Работник увольняется: как правильно с ним рассчитаться

Работник увольняется: как правильно с ним рассчитаться

 

Работники предпринимателя могут увольняться по собственному желанию, в связи с сокращением штата, отказом принять новые условия труда и т. д. При этом независимо от причины увольнения в последний рабочий день работодатель должен произвести окончательный расчет.

О видах «увольнительных» выплат, особенностях их расчета и налогообложения мы поговорим в данной статье.

Оксана ПИРОЖЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»

 

Документы статьи

КЗоТ

— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

НКУ

— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон об отпусках

— Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 100

— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Перечень № 1170

— Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.

Инструкция № 5

— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Постановление № 13

— постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

 

Порядок окончательного расчета с работником

Итак, независимо от причин увольнения работника при окончательном расчете работодателю нужно:

1) выплатить заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения, а также другие выплаты, которые он «задолжал»;

2)

при наличии оснований рассчитать и предоставить выплаты, предусмотренные трудовым законодательством (см. табл.);

3)

при необходимости удержать задолженность работника из заработной платы (см. табл.);

4) произвести перерасчет

сумм доходов, начисленных увольняемому работнику в виде заработной платы, удержанного налога на доходы, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) (при праве на нее) (подпункт «в» подпункта 169.4.2, подпункт 169.4.3 НКУ).

 

Выплаты и удержания, предусмотренные трудовым законодательством,
при увольнении

Основание для увольнения	Выплаты, которые рассчитываются и выплачиваются дополнительно	Удержания с работника при увольнении справка 3
В связи с сокращением штата (пункт 1 статьи 40 КЗоТ) справка 1	1. Выходное пособие при прекращении трудового договора в размере не менее среднего месячного заработка справка 2. 2. Компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии неиспользованных дней отпуска)	1. Возврат аванса, выданного в счет заработной платы. 2. Возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок. 3. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или хозяйственные нужды. 4. Некоторые другие виды задолженности перед работодателем (статья 127 КЗоТ). Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании указанных сумм, если выполняются одновременно два условия: — не истек срок в один месяц со дня окончания срока, установленного для возврата аванса на командировку (хознужды), погашения задолженности или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы; — работник не оспаривает оснований и размера удержаний. В противном случае указанные суммы могут быть удержаны только по решению суда
Отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда (пункт 6 статьи 36 КЗоТ) справка 1
Увольнение по собственному желанию (статья 38 КЗоТ)	Компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии неиспользованных дней отпуска)	1. Удержания, перечисленные выше. 2. Удержание из заработной платы «отпускных» за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной части рабочего года

　

Итак, перейдем к правилам расчета и налогообложения «увольнительных» выплат.

 

Выходное пособие

Расчет.

Как было сказано выше, сумма выходного пособия должна быть не менее среднемесячного заработка. Правила расчета средней зарплаты для него установлены Порядком № 100 и состоят в следующем:

1. Определяется период, за который берутся выплаты для расчета, — последние

два календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших месяцу увольнения.

Работникам, отработавшим на предприятии менее двух календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется

исходя из выплат за фактически отработанное время. Время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.

2. Определяется количество рабочих дней в расчетном периоде согласно графику работы предпринимателя, установленному в соответствии с требованиями законодательства

.

3. Определяется количество рабочих дней, фактически отработанных увольняемым работником в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода, принимаемого в расчет).

4. Определяются выплаты, которые были начислены работнику в расчетном периоде и которые будут участвовать в расчете средней заработной платы для расчета размера выходного пособия

. Перечень таких выплат приведен в пункте 3 Порядка № 100 : заработная плата, доплаты и надбавки, премии и др.

Если работнику выплачивалась премия за месяц, то она включается в заработок того месяца, за который начислялась. Что касается

квартальных премий, а также начисленных за более длительный промежуток времени, то они включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде.

В случае если

число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, премии, вознаграждения и прочие поощрительные выплаты учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Обратите внимание: все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они

начислены (в «грязной» сумме), без исключения удержаний налога, взыскания алиментов и др.

Не участвуют

в расчете средней заработной платы выплаты, указанные в пункте 4 Порядка № 100, в частности материальная помощь разового характера, социальные и компенсационные выплаты за время, в течение которого сохраняется средний заработок работника:

— средняя зарплата

за время командировки;

— отпускные за время ежегодного и дополнительного отпуска;

— больничные, в том числе оплата первых пяти дней болезни за счет работодателя;

— и т. д.

5. Производится расчет среднемесячной заработной платы.

В соответствии с пунктом 8 Порядка № 100 размер среднемесячной заработной платы для начисления выходного пособия равен произведению среднедневной заработной платы и среднемесячного числа рабочих дней в расчетном периоде.

В свою очередь:

—

среднедневная заработная плата определяется путем деления заработной платы за фактически отработанные в течение двух месяцев рабочие дни (другой фактически отработанный период, принимаемый в расчет) на число отработанных за этот период рабочих дней;

—

среднемесячное число рабочих дней рассчитывается делением на 2 суммарного числа рабочих дней за последние два календарных месяца в соответствии с графиком работы предпринимателя, установленным с соблюдением требований законодательства.

Таким образом, в общем случае расчет средней заработной платы для определения размера выходного пособия можно представить в виде формулы:

ЗП_ср

= ЗП_сдн х РД_г : 2,

ЗП_сдн = ЗП_ф : РД_ф,

где

ЗП_ср — среднемесячная заработная плата для определения размера выходного пособия;

ЗП_сдн —

среднедневная заработная плата для определения размера выходного пособия;

ЗП_ф

— сумма заработной платы за фактически отработанные работником рабочие дни в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода, принимаемого в расчет), и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы и начисленных в расчетном периоде;

РД_ф

— количество рабочих дней, фактически отработанных в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода, принимаемого в расчет);

РД_г

— количество рабочих дней за последние два календарных месяца согласно графику работы предпринимателя, установленному в соответствии с требованиями законодательства.

Приведем пример расчета выходного пособия.

 

Пример.

Работница предпринимателя увольняется 20 июля 2011 года по причине отказа от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (пункт 6 статьи 36 КЗоТ).

Рассчитаем выходное пособие — в однократном размере среднемесячной заработной платы, которое должно быть выплачено данной работнице при увольнении.

Расчетным периодом для начисления выходного пособия при увольнении будет май — июнь 2011 года. Выплаты, начисленные работнице за этот период, представим в таблице:

 

Период	Начисленный доход, грн.			Учитывается при расчете выходного пособия
	зарплата	больничные	всего
Май 2011 года	4500,00	1417,30*	5917,30	4500,00
Июнь 2011 года	6000,00	—	6000,00	6000,00
ИТОГО	10500,00	1417,30	11917,3	10500,00
* Работница находилась на больничном с 16 по 19 мая 2011 года.

　

Определим среднемесячную заработную плату для определения размера выходного пособия:

1. Суммарное количество рабочих дней, фактически отработанных в течение двух месяцев, предшествующих месяцу увольнения (за май и июнь):

15 + 20 = 35 р. дн.

2. Среднедневная заработная плата:

10500,00 : 35 = 300,00 грн.

Среднемесячное количество рабочих дней согласно установленному режиму работы:

(19 + 20) : 2 = 19,5 р. дн.

Среднемесячная заработная плата:

300,00 х 19,5 = 5850,00 грн.

Поскольку согласно условию приказа

работнице при увольнении должны выплатить выходное пособие в однократном размере среднемесячной заработной платы, что полностью соответствует требованиям статьи 44 КЗоТ, то сумма выходного пособия, начисленная работнице в месяце увольнения, составит 5850,00 грн.

Налогообложение и отражение в расходах выходного пособия

. Правила налогового учета выходного пособия приведем в таблице.

 

ЕСВ	Налог на доходы	Расходы предпринимателя
Нет, ни «сверху», ни «снизу». Не подлежит обложению, так как выходное пособие: — не входит в фонд оплаты труда (подпункт 3.8 Инструкции № 5); — указано в пункте 4 раздела I Перечня № 1170 в составе выплат, на которые не производится начисление ЕСВ	Да. Выходное пособие облагается по ставкам 15 и 17 %. Отметим, что из разъяснений, приведенных в письме ГНАУ от 09.03.2011 г. № 4628/6/17-0715, можно сделать вывод, что для целей обложения налогом на доходы выходное пособие не является заработной платой. Следовательно, НСЛ к выходному пособию не применяется и данная выплата не учитывается при определении права на НСЛ. Выходное пособие при увольнении отражается в форме № 1ДФ с признаком дохода «127»	Да (с учетом предельного размера). Суммы выходного пособия при увольнении в размере, предусмотренном действующим законодательством (ст. 44 КЗоТ и некоторые спецзаконы), включаются в расходы на основании пункта 142.2 НКУ. Сумма превышения над законодательно установленным размером в состав расходов не включается. При этом предприниматель должен отразить выплату в зарплатной ведомости

　

Компенсация за неиспользованный отпуск

Для начала определимся, какие виды отпуска согласно действующему законодательству подлежат компенсации.

Так,

статьей 83 КЗоТ и статьей 24 Закона об отпусках определено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни:

—

ежегодного отпуска (основного и дополнительных ^{справка 4)};

—

дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

Напомним, что все наемные работники предпринимателя имеют право на ежегодный отпуск минимальной продолжительностью 24 календарных дня (см. «СД», 2011, № 11, с. 20).

Социальные дополнительные отпуска работникам, которые имеют детей, предоставляются в соответствии со

статьей 19 Закона об отпусках:

— женщине, имеющей двоих или более детей в возрасте до 15 лет;

— женщине, которая имеет ребенка-инвалида;

— женщине, усыновившей ребенка;

— одинокой матери, отцу, воспитывающему детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении);

— лицу, которое взяло ребенка под опеку;

— одному из приемных родителей.

Другие виды оплачиваемых отпусков

(например, учебные, творческие отпуска), не использованные работником, компенсации не подлежат. Обратите внимание: она может предоставляться работнику независимо от причин увольнения.

Компенсации подлежат все дни всех неиспользованных работником ежегодных отпусков

независимо от того, сколько лет они не предоставлялись. Также законодательство не устанавливает сроков давности, после которых утрачивается право на дополнительный отпуск работникам, имеющим детей.

Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск производится аналогично расчету обычных отпускных (см. «СД», 2011, № 11, с. 20). Но здесь

важно определить количество дней, которые подлежат компенсации.

Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск следующий:

1. Определяется количество неиспользованных дней отпуска, подлежащих компенсации.

Расчет дней неиспользованного

ежегодного отпуска можно произвести с помощью следующей формулы:

Д_комп

= Д_отп х (К_отр - П_отр) :  (К_год - П_год),

где

Д_комп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;

Д_отп

— общая продолжительность отпуска;

К_отр

— количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения, за которые не предоставлялся отпуск;

П_отр

— количество праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на отработанный период, за который ежегодный отпуск не предоставлялся;

К_год

— общее количество календарных дней в текущем рабочем году;

П_год

— общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году.

2. Рассчитывается среднедневная зарплата

. Средняя
заработная плата определяется в соответствии с Порядком № 100 исходя из суммарного заработка за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу выплаты компенсации. Работнику, проработавшему на предприятии менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу по 1-е число месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Среднедневная заработная плата в общем случае определяется по формуле:

ЗП_ср = ЗП : (К_год - П_год),

где

ЗП — сумма заработной платы и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы, начисленная в расчетном периоде.

Что касается выплат, которые включаются в расчет средней зарплаты (ЗП), то их перечень приведен в

пункте 3 Порядка № 100. Кроме того, в расчет средней зарплаты для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск включаются также выплаты за время, в течение которого сохраняется средний заработок работника (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей и т. д.), и пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый пункта 3 Порядка № 100). Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты, указанные в пункте 4 Порядка № 100.

3. Рассчитывается сумма компенсации за неиспользованный отпуск.

Данный расчет представим в виде формулы:

К = Д_комп х ЗП_ср,

где

К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

ЗП_ср

— среднедневная заработная плата.

Подробнее о порядке выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и примеры ее расчета см. «СД», 2011, № 4, с. 31.

Налогообложение и отражение в расходах компенсации

. Правила налогового учета компенсации за неиспользованный отпуск приведем в таблице.

 

ЕСВ	Налог на доходы	Расходы предпринимателя
Да. Компенсация за неиспользованные дни отпуска включается в базу начисления ЕСВ, так как согласно подпункту 2.2.12 Инструкции № 5 входит в состав фонда дополнительной заработной платы. Поэтому она облагается ЕСВ «сверху» и «снизу» по ставкам, предусмотренным для зарплаты (см. «СД», 2011, № 3, с. 10, 12)	Да. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы по ставкам 15 и 17 % с учетом «зарплатных» правил: — при определении базы налогообложения уменьшается на сумму ЕСВ «снизу» и на сумму НСЛ (при наличии права на нее); — учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на НСЛ справка 5. В форме № 1ДФ она отражается с признаком дохода «101»	Да. Предприниматели имеют право отразить в расходах сумму компенсации, а также сумму ЕСВ в части начислений («сверху») по факту их выплаты или перечисления (уплаты)

　

Перерасчет доходов и налога на доходы

Еще одна «увольнительно-расчетная» обязанность работодателя —

произвести перерасчет сумм доходов, начисленных увольняемому работнику в виде заработной платы, а также удержанного налога на доходы и суммы предоставленной НСЛ (в случае наличия права на нее) (подпункты 169.4.2 и 169.4.3 НКУ).

Перерасчет производится

за каждый месяц отчетного года до момента увольнения. При проведении перерасчета уточняются начисленные и выплаченные доходы с учетом сумм, начисленных непосредственно за соответствующий месяц (отпускных, больничных и т. п.), правильность расчета (удержания) налога на доходы за каждый месяц, наличие оснований для применения НСЛ, после чего исправляются допущенные ошибки.

Следствием проведения перерасчета может быть выявление

недоплаты или переплаты налога на доходы.

Недоплата

взыскивается работодателем за счет суммы любого налогооблагаемого дохода увольняемого работника за соответствующий месяц (после его налогообложения), а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть недоплаты включается в состав налогового обязательства работника по результатам отчетного налогового года и уплачивается самим работником (подпункт 169.4.4 НКУ).

Что касается

переплаты по налогу на доходы, то работодателем на сумму такой переплаты уменьшается сумма начисленного налогового обязательства работника в месяце увольнения. Если же сумма переплаты превышает сумму налога, определенного в последнем месяце работы, то сумма превышения подлежит возмещению из бюджета по результатам отчетного года. Для этого работник должен вести специальную Книгу учета доходов и расходов для определения суммы общего годового налогооблагаемого дохода по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1022, и подать до 1 мая года, следующего за отчетным, годовую декларацию об имущественном состоянии и доходах, в которой необходимо задекларировать сумму переплаты налога на доходы.

 

Сроки проведения окончательного расчета с работником

При увольнении работника выплата всех надлежащих ему сумм осуществляется

в день увольнения, которым в общем случае считается последний рабочий день.

О начисленных суммах предприниматель обязан

письменно уведомить работника перед выплатой, форму такого уведомления устанавливает работодатель, например в виде расчетного листа.

Если работник в день увольнения

не работал, указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете .

В случае спора о размерах сумм

, надлежащих работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан в указанный выше срок выплатить работнику неоспариваемую сумму.

В случае невыплаты по вине работодателя причитающихся уволенному работнику сумм в вышеуказанные сроки при отсутствии спора об их размере работодатель обязан

выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (статья 117 КЗоТ), а при непроведении его до рассмотрения дела в суде — по день принятия решения, если работодатель не докажет отсутствие в этом своей вины (пункт 20 постановления № 13).

Расчет среднего заработка

в этом случае производится в соответствии с Порядком № 100 исходя из выплат за последние два календарных месяца.

Обратите внимание

: средняя заработная плата за задержку окончательного расчета выплачивается после расторжения трудового договора (бывшему работнику). Она относится к другим выплатам, которые не входят в фонд оплаты труда (пункт 3.9 Инструкции № 5) и указана в пункте 5 раздела I Перечня № 1170 в составе выплат, которые не облагаются ЕСВ. В то же время она облагается налогом на доходы по ставкам 15 и 17 % и отражается в форме № 1ДФ с признаком «101», но НСЛ к ней не применяется.

Отметим, что, кроме отчетности по выплаченным работнику при окончательном расчете доходам, удержанному налогу на доходы (

форма № 1 ДФ) и ЕСВ (приложение 4), предприниматели в определенных случаях должны подавать и специальную отчетность в центр занятости. Подробнее о том, какие формы и в какие сроки нужно предоставить в связи с увольнением работников см. на с. 47.

 

Выводы

При увольнении работника предприниматель должен произвести с ним окончательный расчет:

1) выплатить:

— заработную плату за последний месяц работы;

— некоторые выплаты, предусмотренные трудовым законодательством (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие);

— прочие «задолженности» работодателя;

2) произвести перерасчет доходов, налога на доходы и НСЛ;

3) в некоторых случаях удержать задолженность работника по отпускным и другим предусмотренным выплатам.

Денежная компенсация полагается работнику, который увольняется по собственному желанию и не отгулял все дни положенного ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей.

Если же работника сокращают или он увольняется из-за отказа продолжать работу в других условиях, то ему также полагается выходное пособие.

Окончательный расчет с работником нужно произвести в день его увольнения.

---

Справочная информация (справка)

¹ О предстоящем увольнении по данному основанию работник должен быть предупрежден не менее чем за два месяца.

² Приведенная сумма выходного пособия, предусмотренная

статьей 44 КЗоТ, является законодательно установленной минимальной гарантией, ниже которой работодатель не вправе выплачивать выходное пособие. В то же время он может установить в трудовом договоре выплату пособия в сумме большей, нежели предусмотрена статьей 44 КЗоТ. Выплата выходного пособия в большем размере может быть предусмотрена также другими законодательными актами, например для «чернобыльцев».

³ Осуществляя удержания из суммы заработной платы, начисленной работнику при увольнении, работодатель обязан соблюдать требования

статьи 128 КЗоТ. Так, общий размер производимых отчислений при каждой выплате заработной платы работнику не может превышать 20 %, а в некоторых случаях, отдельно предусмотренных законодательством (например, при отчислении с заработной платы по нескольким исполнительным документам), — 50 % заработной платы, подлежащей выплате работнику. Данные ограничения не распространяются на удержание из заработной платы при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей — не более 70 % .

⁴ Отметим, что дополнительный отпуск, предоставляемый лицам, отнесенным к категориям 1 и 2 пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, по мнению Минтруда,

не относится к ежегодным отпускам, поэтому такой отпуск не подлежит компенсации (письма от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06 и от 18.06.2007 г. № 150/13/133-07).

⁵ Напомним, что с 01.01.2011 г. в месяце увольнения к зарплате работника, имеющего право на применение НСЛ, может применяться льгота независимо от количества отработанных им в таком месяце дней (подпункт 169.3.4 НКУ).