Працівник звільняється: як правильно з ним розрахуватися
Працівники підприємця можуть звільнятися за власним бажанням, у зв'язку зі скороченням штату, відмовою прийняти нові умови праці тощо. При цьому, незалежно від причини звільнення, в останній робочий день роботодавець має здійснити остаточний розрахунок.
Про види «звільнювальних» виплат, особливості їх розрахунку та оподаткування ми поговоримо в цій статті.
Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.ПКУ
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.Закон про відпустки
— Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.Порядок № 100
— Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.Перелік № 1170
— Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.Постанова № 13
— постанова Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13.
Порядок остаточного розрахунку з працівником
Отже, незалежно від причин звільнення працівника, при остаточному розрахунку роботодавцю потрібно:
1) виплатити заробітну плату за фактично відпрацьований час у місяці звільнення, а також інші виплати, які він «заборгував»;
2)
за наявності підстав розрахувати та надати виплати, передбачені трудовим законодавством (див. таблицю);3)
за необхідності утримати заборгованість працівника із заробітної плати (див. таблицю);4) здійснити перерахунок сум доходів, нарахованих працівнику, який звільняється, у вигляді заробітної плати, утриманого податку на доходи, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі — ПСП) (за наявності права на неї) (
підпункт «в» підпункту 169.4.2, підпункт 169.4.3 ПКУ).
Виплати та утримання, передбачені трудовим законодавством при звільненні
| Підстава для звільнення | Виплати, що розраховуються та виплачуються додатково | Утримання з працівника при звільненні довідка 3 |
| У зв'язку зі скороченням штату (пункт 1 статті 40 КЗпП) довідка 1 | 1. Вихідна допомога у разі припинення трудового договору в розмірі не менше середнього місячного заробітку довідка 2. | 1. Повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати. |
| Відмова працівника від продовження роботи у зв'язку | ||
| Звільнення за власним бажанням (стаття 38 КЗпП) | Компенсація за невикористану відпустку (за наявності невикористаних днів відпустки) | 1. Утримання, перелічені вище. |
Отже, перейдемо до правил розрахунку та оподаткування «звільнювальних» виплат.
Вихідна допомога
Розрахунок.
Як було зазначено вище, сума вихідної допомоги має бути не менше середньомісячного заробітку. Правила розрахунку середньої зарплати для нього встановлено Порядком № 100, і полягають вони в такому.1. Визначаємо період, за який беруться виплати для розрахунку, — останні 2 календарні місяці роботи (з 1-го до 1-го числа), що передували місяцю звільнення
.Працівникам, які відпрацювали на підприємстві менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється
виходячи з виплат за фактично відпрацьований час. Час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством чи з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.2. Визначаємо кількість робочих днів у розрахунковому періоді згідно з графіком роботи підприємця, установленого відповідно до вимог законодавства
.3. Визначаємо кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником, який звільняється, протягом двох місяців, що передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду, що враховується)
.4. Визначаємо виплати, які було нараховано працівнику в розрахунковому періоді і які братимуть участь у розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку розміру вихідної допомоги
. Перелік таких виплат наведено в пункті 3 Порядку № 100: заробітна плата, доплати та надбавки, премії тощо.Якщо працівнику виплачувалася премія за місяць, то вона потрапляє до заробітку того місяця, за який нараховувалася. Щодо
квартальних премій, а також нарахованих за більш тривалий проміжок часу, то вони включаються до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.У разі якщо
число робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати враховуються пропорційно до часу, відпрацьованого в розрахунковому періоді.Зверніть увагу: усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому їх
нараховано(у «грязній» сумі), без виключення утримань податку, стягнення аліментів тощо.
Не беруть участі
в розрахунку середньої заробітної плати виплати, зазначені в пункті 4 Порядку № 100, зокрема одноразова матеріальна допомога, соціальні та компенсаційні виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника:—
середня зарплата за час відрядження;— відпускні за час щорічної та додаткової відпусток;
— лікарняні, у тому числі оплата перших п'яти днів хвороби за рахунок роботодавця, тощо.
5. Здійснюємо розрахунок середньомісячної заробітної плати.
Відповідно до пункту 8 Порядку № 100 розмір середньомісячної заробітної плати для нарахування вихідної допомоги дорівнює добутку середньоденної заробітної плати та середньомісячного числа робочих днів у розрахунковому періоді.У свою чергу:
—
середньоденна заробітна плата визначається шляхом ділення заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні (інший фактично відпрацьований період, що враховується) на число відпрацьованих за цей період робочих днів;—
середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на 2 сумарного числа робочих днів за останні два календарні місяці відповідно до графіка роботи підприємця, установленого з дотриманням вимог законодавства.Таким чином, у загальному випадку розрахунок середньої заробітної плати для визначення розміру вихідної допомоги можна зобразити у вигляді формули:
ЗПср = ЗПсдн х РДг : 2,
ЗПсдн = ЗПф : РДф
,де
ЗПср— середньомісячна заробітна плата для визначення розміру вихідної допомоги;ЗПсдн
— середньоденна заробітна плата для визначення розміру вихідної допомоги;ЗПф
— сума заробітної плати за фактично відпрацьовані працівником робочі дні протягом двох місяців, що передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду, що враховується), та інших виплат, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати і нараховані в розрахунковому періоді;РДф
— кількість робочих днів, фактично відпрацьованих протягом двох місяців, що передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду, що враховується);РДг
— кількість робочих днів за останні два календарні місяці згідно з графіком роботи підприємця, установленим відповідно до вимог законодавства.Наведемо приклад розрахунку вихідної допомоги.
Приклад.
Працівниця підприємця звільняється 20 липня 2011 року унаслідок відмови від продовження роботи у зв'язку зі зміною суттєвих умов праці (пункт 6 статті 36 КЗпП).Розрахуємо вихідну допомогу — в однократному розмірі середньомісячної заробітної плати, що має бути виплачена цій працівниці при звільненні.
Розрахунковим періодом для нарахування вихідної допомоги при звільненні буде травень — червень 2011 року. Виплати, нараховані працівниці за цей період, наведемо в таблиці.
| Період | Нарахований дохід, грн. | Ураховується при розрахунку | ||
| зарплата | лікарняні | усього | ||
| Травень 2011 року | 4500,00 | 1417,30* | 5917,30 | 4500,00 |
| Червень 2011 року | 6000,00 | — | 6000,00 | 6000,00 |
| РАЗОМ | 10500,00 | 1417,30 | 11917,30 | 10500,00 |
| * Працівниця перебувала на лікарняному з 16 по 19 травня 2011 року. | ||||
Визначимо середньомісячну заробітну плату для визначення розміру вихідної допомоги.
1. Сумарна кількість робочих днів, фактично відпрацьованих протягом двох місяців, що передують місяцю звільнення (за травень і червень):
15 + 20 = 35 (роб. дн.).
2. Середньоденна заробітна плата:
10500,00 : 35 = 300,00 (грн.).
Середньомісячна кількість робочих днів згідно з установленим режимом роботи:
(19 + 20) : 2 = 19,5 (роб. дн.).
Середньомісячна заробітна плата:
300,00 х 19,5 = 5850,00 (грн.).
Оскільки згідно з умовою наказу працівниці при звільненні мають виплатити вихідну допомогу в однократному розмірі середньомісячної заробітної плати, що повністю відповідає вимогам
статті 44 КЗпП, то сума вихідної допомоги, нарахована їй у місяці звільнення, складе 5850,00 грн.Оподаткування та відображення у витратах вихідної допомоги
. Правила податкового обліку вихідної допомоги наведемо в таблиці.
| ЄСВ | Податок на доходи | Витрати підприємця |
| Ні, ані «зверху», ані «знизу». | Так. Вихідна допомога обкладається за ставками 15 і 17 %. | Так (з урахуванням граничного розміру). Суми вихідної допомоги при звільненні в розмірі, передбаченому чинним законодавством (статтею 44 КЗпП і деякими спецзаконами), включаються до витрат на підставі пункту 142.2 ПКУ. Сума перевищення над законодавчо встановленим розміром до складу витрат не включається. |
Компенсація за невикористану відпустку
Спершу визначимося, які види відпустки згідно з чинним законодавством підлягають компенсації.
Так,
статтею 83 КЗпП та статтею 24 Закону про відпустки визначено, що при звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні:—
щорічної відпустки (основної і додаткових довідка 4);—
додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.Нагадаємо, що всі наймані працівники підприємця мають право на щорічну відпустку мінімальною тривалістю 24 календарні дні (див. «ВД», 2011, № 11, с. 20).
Соціальні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються відповідно до
статті 19 Закону про відпустки:— жінці, яка має двох чи більше дітей віком до 15 років;
— жінці, яка має дитину-інваліда;
— жінці, яка усиновила дитину;
— одинокій матері, батьку, який виховує дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
— особі, яка взяла дитину під опіку;
— одному з прийомних батьків.
Інші види оплачуваних відпусток
(наприклад, навчальні, творчі), не використані працівником, компенсації не підлягають. Зверніть увагу: вона може надаватися працівнику незалежно від причин звільнення.Компенсації підлягають усі дні всіх невикористаних працівником щорічних відпусток незалежно від того, скільки років вони не надавалися.
Також законодавство не встановлює строків давності, після яких втрачається право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.Обчислення суми компенсації за невикористану відпустку здійснюється аналогічно розрахунку звичайних відпускних (див. «ВД», 2011, № 11, с. 20), але тут
важливо визначити кількість днів, які підлягають компенсації.Алгоритм розрахунку компенсації за невикористану відпустку такий.
1. Визначаємо кількість невикористаних днів відпустки, що підлягають компенсації.
Розрахунок днів невикористаної
щорічної відпустки можна здійснити за допомогою такої формули:Дкомп = Двідп х (Квідпр - Свідпр) : (Крічн - Срічн)
,де
Дкомп— кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;Двідп
— загальна тривалість відпустки;Квідпр
— кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення, за які не надавалася відпустка;Свідпр
— кількість святкових і неробочих днів, які припадають на відпрацьований період, за які щорічна відпустка не надавалася;Крічн
— загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;Срічн
— загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.2. Розраховуємо середньоденну зарплату
. Середня заробітна плата визначається відповідно до Порядку № 100 виходячи із сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Працівнику, який пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу по 1-ше число місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку.Середньоденна заробітна плата в загальному випадку визначається за формулою:
ЗПср = ЗП : (Крічн - Срічн)
,де
ЗП — сума заробітної плати та інших виплат, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати, нарахована в розрахунковому періоді.Щодо виплат, які включаються до розрахунку середньої зарплати, то їх перелік наведено в
пункті 3 Порядку № 100. Крім того, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми компенсації за невикористану відпустку включаються також виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків тощо) та допомога по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий пункту 3 Порядку № 100).Не беруть участі в розрахунку середньої заробітної плати виплати, зазначені в пункті 4 Порядку № 100.
3. Розраховуємо суму компенсації за невикористану відпустку.
Цей розрахунок зобразимо у вигляді формули:Дв = Дкомп х ЗПср
,де
Дв— сума компенсації за невикористану відпустку;ЗПср
— середньоденна заробітна плата.Детальніше про порядок виплати компенсації за невикористану відпустку та приклади її розрахунку див. у «ВД», 2011, № 4, с. 31.
Оподаткування та відображення у витратах компенсації
. Правила податкового обліку компенсації за невикористану відпустку наведемо в таблиці.
| ЄСВ | Податок на доходи | Витрати підприємця |
| Так. Компенсація за невикористані дні відпустки включається до бази нарахування ЄСВ, оскільки згідно з підпунктом 2.2.12 Інструкції № 5 входить до складу фонду додаткової заробітної плати. Тому вона обкладається ЄСВ «зверху» і «знизу» за ставками, передбаченими для зарплати (див. «ВД», 2011, № 3, с. 10, 12) | Так. Компенсація за невикористану відпустку обкладається податком на доходи за ставками 15 і 17 % з урахуванням | Так. Підприємці мають право відобразити у витратах суму компенсації, а також суму ЄСВ у частині нарахувань («зверху») за фактом їх виплати чи перерахування (сплати) |
Перерахунок доходів і податку на доходи
Ще один «звільнювально-розрахунковий» обов'язок роботодавця —
здійснити перерахунок сум доходів, нарахованих працівнику, який звільняється, у вигляді заробітної плати, а також утриманого податку на доходи та суми наданої ПСП (у разі наявності права на неї) (підпункти 169.4.2 та 169.4.3 ПКУ).Перерахунок здійснюється
за кожен місяць звітного року до моменту звільнення. При проведенні перерахунку уточнюються нараховані та виплачені доходи з урахуванням сум, нарахованих безпосередньо за відповідний місяць (відпускних, лікарняних тощо), правильність розрахунку (утримання) податку на доходи за кожен місяць, наявність підстав для застосування ПСП, після чого виправляються допущені помилки.Наслідком проведення перерахунку може бути виявлення
недоплати чи переплати податку на доходи.Недоплата
стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу працівника, який звільняється, за відповідний місяць (після його оподаткування), а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина недоплати включається до складу податкового зобов'язання працівника за результатами звітного податкового року та сплачується самим працівником (підпункт 169.4.4 ПКУ).Щодо
переплати з податку на доходи, то роботодавцем на суму такої переплати зменшується сума нарахованого податкового зобов'язання працівника в місяці звільнення. Якщо ж сума переплати перевищує суму податку, визначеного в останньому місяці роботи, то сума перевищення підлягає відшкодуванню з бюджету за результатами звітного року. Для цього працівник має вести спеціальну Книгу обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1022, і подати до 1 травня року, наступного за звітним, річну декларацію про майновий стан і доходи, в якій задекларувати суму переплати податку на доходи.
Строки проведення остаточного розрахунку з працівником
При звільненні працівника виплата всіх належних йому сум здійснюється
в день звільнення, яким у загальному випадку вважається останній робочий день .Про нараховані суми підприємець зобов'язаний
письмово повідомити працівника перед виплатою, форму такого повідомлення встановлює роботодавець, наприклад у вигляді розрахункового листа.Якщо працівник у день звільнення
не працював, зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.У разі спору про розміри сум
, що належать працівнику при звільненні, власник чи уповноважений ним орган зобов'язаний у зазначений вище строк виплатити працівнику не оспорювану суму.При невиплаті з вини роботодавця сум, що належать звільненому працівнику, у зазначені вище строки за відсутності спору про їх розмір роботодавець зобов'язаний
виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (стаття 117 КЗпП), а при непроведенні його до розгляду справи в суді — по день ухвалення рішення, якщо роботодавець не доведе відсутність у цьому своєї провини (пункт 20 постанови № 13).Розрахунок середнього заробітку
в цьому випадку здійснюється відповідно до Порядку № 100, виходячи з виплат за останні два календарні місяці.Зверніть увагу
: середня заробітна плата за затримку остаточного розрахунку виплачується після розірвання трудового договору (колишньому працівнику). Вона належить до інших виплат, які не входять до фонду оплати праці (підпункт 3.9 Інструкції № 5) і зазначена в пункті 5 розділу I Переліку № 1170 у складі виплат, які не обкладаються ЄСВ. Водночас вона обкладається податком на доходи за ставками 15 і 17 % та відображається у формі № 1ДФ з ознакою «101», але ПСП до неї не застосовується.Зазначимо, що, крім звітності за виплаченими працівнику при остаточному розрахунку доходами, утриманим податком на доходи (
форма № 1 ДФ) та ЄСВ (додаток 4), підприємці в певних випадках мають подавати і спеціальну звітність до центру зайнятості. Детальніше про те, які форми і в які строки потрібно подати у зв'язку зі звільненням працівників, див. с. 47.Висновки
При звільненні працівника підприємець має провести з ним остаточний розрахунок:
1) виплатити:
— заробітну плату за останній місяць роботи;
— деякі виплати, передбачені трудовим законодавством (компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу);
— інші «заборгованості» роботодавця;
2) провести перерахунок доходів, податку на доходи та ПСП;
3) у деяких випадках утримати заборгованість працівника за відпускними та деякими іншими передбаченими виплатами.
Грошова компенсація належить працівнику, який звільняється за власним бажанням і не відгуляв усі дні належної щорічної відпустки чи додаткової відпустки на дітей.
Якщо ж працівника скорочують або він звільняється через відмову продовжувати роботу в інших умовах, то йому також належить вихідна допомога.
Остаточний розрахунок з працівником потрібно провести в день його звільнення.
Довідкова інформація (довідка)
1 Про майбутнє звільнення на цій підставі працівника має бути попереджено не менше ніж за два місяці.
2 Наведена сума вихідної допомоги, передбачена
статтею 44 КЗпП, є законодавчо встановленою мінімальною гарантією, нижче за яку роботодавець не має права виплачувати вихідну допомогу. Водночас він може встановити в трудовому договорі виплату допомоги в сумі більшій, ніж передбачено статтею 44 КЗпП. Виплату вихідної допомоги в більшому розмірі може бути передбачено також іншими законодавчими актами, наприклад, для «чорнобильців».3 Здійснюючи утримання із суми заробітної плати, нарахованої працівнику при звільненні, роботодавець зобов'язаний дотримуватися вимог
статті 128 КЗпП. Так, загальний розмір здійснюваних відрахувань при кожній виплаті заробітної плати працівнику не може перевищувати 20 %,а в деяких випадках, окремо передбачених законодавством (наприклад, при відрахуванні із заробітної плати за кількома виконавчими документами), — 50 % заробітної плати, належної до виплати працівнику. Ці обмеження не поширюються на утримання із заробітної плати при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей — не більше 70 %.
4 Зазначимо, що додаткова відпустка, яка надається особам, віднесеним до категорій 1 та 2 постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи, на думку Мінпраці,
не належить до щорічних відпусток, тому така відпустка не підлягає компенсації (листи від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06; від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07).5 Нагадаємо, що з 01.01.2011 р. у місяці звільнення до зарплати працівника, який має право на застосування ПСП, може застосовуватися пільга незалежно від кількості відпрацьованих ним у такому місяці днів (підпункт 169.3.4 ПКУ).
