Как указывать в Приложении 4 по ЕСВ данные о количестве работников и наличии трудовой книжки, если работает студент (не совместитель)
ВОПРОС. Предприниматель принял на работу студента (дневная форма обучения) на полный рабочий день, всего у него 5 наемных работников. Причем в связи с тем, что это первое место работы студента, предприниматель не смог начать вносить записи в трудовую книжку, так как не имеет права заполнять ее титульную страницу.
При подаче отчетности по ЕСВ за работников представители Пенсионного фонда отказались принимать Приложение 4. Причиной стало то, что в Таблице 1 предприниматель включил студента в показатель «Среднеучетное количество штатных работников за отчетный период, лиц», куда попадают только основные работники, а в Таблицах 5 и 6 указал о нем как о работнике без трудовой книжки.
Правомерен ли отказ в принятии отчетности, как правильно должен был заполнить ее предприниматель в такой ситуации?
ОТВЕТ. Для начала рассмотрим, в каких случаях отчетность по ЕСВ может быть не принята работниками Пенсионного фонда.
Так, согласно пункту 2.11 Порядка № 22-2 страхователь должен подавать отчет в полном объеме, поэтому он не принимается в случае неподачи одной из необходимых таблиц либо не считается поданным, если был отправлен по почте.
По сути, Приложение 4 по ЕСВ за работников было сформировано предпринимателем с соблюдением всех требований, предусмотренных Порядком № 22-2, все необходимые таблицы были предоставлены, поэтому существенных оснований для непринятия отчета у работников Пенсионного фонда не было.
При этом, как можно судить по определению, приведенному в пункте 1.1 Порядка № 22-2, ответственное лицо Пенсионного фонда на момент приема отчета, т. е. до его ввода и обработки, проверяет:
— отсутствие исправлений;
— наличие подписей, печатей;
— соблюдение общих требований по формированию отчета.
Следовательно, о том, правильно или неправильно заполнены отдельные показатели Приложения 4, можно будет судить уже после обработки данных. Если все же будут выявлены недостоверные сведения о застрахованных лицах, представленных и/или накопленных в электронных базах данных персонифицированного учета, Пенсионный фонд в течение 2-х рабочих дней должен уведомить страхователя об их выявлении, а тот, в свою очередь, подать правильные данные (пункт 5.4 Порядка № 22-2) (см. «СД», 2011, № 11, с. 8).
Вместе с тем, поскольку представители Пенсионного фонда посчитали, что Приложение 4 было неправильно заполнено, то разберемся, так ли это на самом деле и как должен был предприниматель внести данные о работнике-студенте.
1. Показатель «Среднеучетное количество штатных работников за отчетный период, лиц» рассчитывается за отчетный месяц согласно Инструкции № 286.
Если студент оформлен по основному месту работы, то он учитывается в этом показателе, если совместителем — нет (подпункт 2.6.1 Инструкции № 286).
О том, что работа студентов (у единственного работодателя) не является совместительством , указывается в письме Минтруда от 26.10.05 г. № 09-503. Поэтому, если студент не предоставил предпринимателю каких-либо доказательств наличия иного основного места работы, то он должен быть оформлен у предпринимателя как основной работник (это может быть отражено в распоряжении предпринимателя).
Следовательно, он должен учитываться в показателе «Среднеучетное количество штатных работников за отчетный период, лиц».
Отметим, что тот факт, что работник оформлен по основному месту, а не совместителем, играет важную роль при определении размера зарплаты, расчете больничных, проведении индексации и т. д. Например, если работник — совместитель, то он должен предоставлять с основного места работы справку о доходах, чтобы ему рассчитали больничный на дополнительном месте работы.
Поэтому мы считаем, что этот показатель был заполнен работодателем правильно.
2. Отметки о ведении трудовой книжки в Таблицах 5 и 6 Приложения 4.
Если работник устраивается на работу впервые, то работодатель должен, помимо всего прочего, заполнить титульную страницу трудовой книжки. С этим нюансом для предпринимателя-работодателя существует проблема.
Дело в том, что в центрах занятости отказывают в подтверждении записи в трудовой книжке, открытой предпринимателем, указывая на то, что он не имеет права ее заполнять, так как это обязанность уполномоченного лица предприятия (пункт 2.12 Инструкции № 58). Получается, есть основания, хотя и чисто формальные, говорить, что законодательство не предусматривает заполнения физлицом-предпринимателем титульной страницы трудовой книжки (подробнее см. «СД», 2011, № 16, с. 28).
Вместе с тем в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 Минтруда приходит к выводу о том, что «неведение трудовой книжки в данном случае не является нарушением норм трудового законодательства, и, следовательно, физическое лицо — работодатель не может быть привлечено к административной ответственности, предусмотренной статьей 41 КУоАП».
Получается, что на работников, для которых место работы у предпринимателя является первым, трудовую книжку предприниматель завести не может. Однако нарушением трудового законодательства это считаться не будет, так как достаточно зарегистрированного трудового договора.
Из устных разъяснений работников Пенсионного фонда следует, что предприниматели могут в таком случае ставить отметки о том, что трудовая книжка на работников ведется:
— в графе 7 Таблицы 5 — «1»;
— в графе 18 Таблицы 6 — «1».
Тем не менее, на наш взгляд, такой подход нельзя назвать корректным, поскольку данные о работниках попадают в Реестр застрахованных лиц (далее — Реестр) (пункт 2.5 Порядка № 22-1).
Дело в том, что за предоставление недостоверных сведений, используемых в Реестре, на должностных лиц налагается штраф по статье 1651 КУоАП от 340 грн. до 510 грн. (от 20 до 30 нмдг), за повторное нарушение — от 510 грн. до 680 грн. (от 30 до 40 нмдг). Напомним, что предприниматели с наемными работниками могут быть отнесены к должностным лицам.
Таким образом, в данной ситуации мы можем посоветовать предпринимателю следующее:
1. Сделать письменный запрос в центр занятости с просьбой дать официальное разъяснение для Пенсионного фонда о правилах заполнения трудовой книжки и о том, что с точки зрения трудового законодательства работник оформлен по основному месту работы.
2. Предоставить полученный ответ Пенсионному фонду или обратиться в него за официальным разъяснением, как в таком случае заполнять Приложение 4.
Если такие действия не принесут результата, то предпринимателю нужно получить от работников Пенсионного фонда письменный отказ с указанием его причины для обжалования их действий. Или, как вариант, сдать отчет в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи согласно Порядку № 7-7.
Если же предприниматель вообще не хочет иметь дело с госорганами, то можно подумать о том, чтобы найти «дружественное» юрлицо и оформить к нему работника на непродолжительный срок, для того, чтобы завести на него трудовую книжку.
Документы консультации
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.
Порядок № 22-2 — Порядок формирования и предоставления страховщиками отчета по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 08.10.2010 г. № 22-2.
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.
Положение № 22-1 — Положение о Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования, утвержденное постановлением правления Пенсионного фонда от 08.10.2010 г. № 22-1.
Порядок № 7-7 — Порядок предоставления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 19.04.2007 г. № 7-7.
Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения от 29.07.93 г. № 58.
