Як зазначати в Додатку 4 з ЄСВ дані про кількість працівників і наявність трудової книжки, якщо працює студент (не сумісник)
ЗАПИТАННЯ. Підприємець прийняв на роботу студента (денна форма навчання) на повний робочий день, усього у нього 5 найманих працівників. Причому у зв'язку з тим, що це перше місце роботи студента, роботодавець не зміг унести записів до трудової книжки, оскільки не має права заповнювати її титульну сторінку.
Під час подання звітності з ЄСВ за працівників представники Пенсійного фонду відмовилися приймати Додаток 4. Причиною стало те, що в Таблиці 1 підприємець включив студента до показника «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб», куди потрапляють лише основні працівники, а в Таблицях 5 і 6 вказав дані про студента як про працівника без трудової книжки.
Чи правомірна відмова в прийнятті звітності, як правильно повинен був заповнити її підприємець у такій ситуації?
ВІДПОВІДЬ. Спершу розглянемо, в яких випадках звітність з ЄСВ може бути не прийнята працівниками Пенсійного фонду.
Так, згідно з пунктом 2.11 Порядку № 22-2 страхувальник повинен подавати звіт у повному обсязі, тому він не приймається в разі неподання однієї з необхідних таблиць, або не вважається поданим, якщо його було надіслано поштою.
По суті, Додаток 4 з ЄСВ за працівників було сформовано підприємцем з дотриманням усіх вимог, передбачених Порядком № 22-2, усі необхідні таблиці було надано, тому істотних підстав для неприйняття звіту у працівників Пенсійного фонду не було.
При цьому, як можна судити з визначення, наведеного в пункті 1.1 Порядку № 22-2, відповідальна особа Пенсійного фонду на момент прийняття звіту, тобто до його введення та обробки, перевіряє:
— відсутність виправлень;
— наявність підписів, печаток;
— дотримання загальних вимог до формування звіту.
Отже, про те, правильно чи неправильно заповнено окремі показники Додатка 4, можна буде судити вже після обробки даних. Якщо все-таки будуть виявлені недостовірні відомості про застрахованих осіб, представлених та/або накопичених в електронних базах даних персоніфікованого обліку, Пенсійний фонд протягом двох робочих днів повинен повідомити страхувальника про їх виявлення, а той, у свою чергу, подати правильні дані (пункт 5.4 Порядку № 22-2) (див. «ВД», 2011, № 11, с. 8).
Водночас, оскільки представники Пенсійного фонду вважали, що Додаток 4 було неправильно заповнено, то розберемося, чи так це насправді, і як підприємець мав унести дані про працівника-студента.
1. Показник «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб» розраховується за звітний місяць згідно з Інструкцією № 286.
Якщо студент оформлений за основним місцем роботи, то він ураховується в цьому показнику, якщо як сумісник — ні (підпункт 2.6.1 Інструкції № 286).
Про те, що робота студентів (у єдиного роботодавця) не є сумісництвом , зазначається в листі Мінпраці від 26.10.2005 р. № 09-503. Тому, якщо студент не надав підприємцю будь-яких доказів про наявність іншого основного місця роботи, то він має бути оформлений у підприємця як основний працівник (це може бути відображено у розпорядженні підприємця).
Отже, він повинен враховуватися в показнику «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб».
Зауважимо: той факт, що працівник оформлений за основним місцем, а не як сумісник, відіграє важливу роль при визначенні розміру зарплати, розрахунку лікарняних, проведенні індексації тощо. Наприклад, якщо працівник-сумісник, то він повинен надавати з основного місця роботи довідку про доходи, щоб йому розрахували лікарняний на додатковому місці роботи.
Тому ми вважаємо, що цей показник роботодавець заповнив правильно.
2. Відмітки про ведення трудової книжки в Таблицях 5 і 6 Додатка 4.
Якщо працівник влаштовується на роботу вперше, то роботодавець повинен, крім усього іншого, заповнити титульну сторінку трудової книжки. Щодо цього для підприємця-роботодавця існує проблема.
Річ у тім, що в центрах зайнятості відмовляють у підтвердженні запису в трудовій книжці, відкритій підприємцем, вказуючи на те, що він не має права її заповнювати, оскільки це обов'язок уповноваженої особи підприємства (пункт 2.12 Інструкції № 58). Виходить, є підстави, хоча і суто формальні, говорити, що законодавство не передбачає заповнення фізособою-підприємцем титульної сторінки трудової книжки (детальніше див. «ВД», 2011, № 16, с. 28).
Водночас у листі від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06 Мінпраці доходить висновку про те, що «не ведення трудової книжки у зазначеному випадку не є порушенням норм трудового законодавства і, отже, фізичну особу — роботодавця не може бути притягнуто до адміністративної відповідальності, передбаченої статтею 41 КУпАП».
Виходить, що на працівників, для яких місце роботи у підприємця є першим, трудову книжку підприємець завести не може. Проте порушенням трудового законодавства це не вважатиметься, оскільки достатньо зареєстрованого трудового договору.
З усних роз'яснень працівників Пенсійного фонду випливає, що підприємці можуть у такому разі ставити відмітки про те, що трудова книжка на працівників ведеться:
— у графі 7 Таблиці 5 — «1»;
— у графі 18 Таблиці 6 — «1».
Проте, на наш погляд, такий підхід не можна назвати коректним, оскільки дані про працівників потрапляють до Реєстру застрахованих осіб (далі — Реєстр) (пункт 2.5 Положення № 22-1).
Річ у тім, що за надання недостовірних відомостей, що використовуються в реєстрі, на посадових осіб накладається штраф за статтею 165 1 КУпАП від 340 грн. до 510 грн. (від 20 до 30 нмдг), за повторне порушення — від 510 до 680 грн. (від 30 до 40 нмдг). Нагадаємо, що підприємці з найманими працівниками можуть бути віднесені до посадових осіб.
Таким чином, у цій ситуації ми можемо порадити підприємцю таке.
1. Зробити письмовий запит до центру зайнятості з проханням дати офіційне роз'яснення для Пенсійного фонду про правила заповнення трудової книжки, і про те, що з точки зору трудового законодавства працівник оформлений за основним місцем роботи.
2. Надати отриману відповідь Пенсійному фонду, або звернутися до нього за офіційним роз'ясненням, як у такому разі заповнювати Додаток 4.
Якщо такі дії не дадуть результату, то підприємцю потрібно дістати від працівників Пенсійного фонду письмову відмову із зазначенням її причини для оскарження їхніх дій. Або, як варіант, здати звіт в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису згідно з Порядком № 7-7.
Якщо ж підприємець узагалі не хоче мати справи з держорганами, то можна подумати про те, щоб знайти «дружню» юрособу і оформити до неї працівника на нетривалий термін для того, щоб завести на нього трудову книжку.
Документи консультації
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та надання страховиками звіту про суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду від 08.10.2010 р. № 22-2.
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286.
Положення № 22-1 — Положення про Державний реєстр загальнообов'язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління Пенсійного фонду від 08.10.2010 № 22-1.
Порядок № 7-7 — Порядок надання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою правління Пенсійного фонду від 19.04.2007 р. № 7-7.
Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.
