Почему предпринимателям теперь нужны документы на товар
Налоговый кодекс внес немало изменений в уже привычные для предпринимателей правила уплаты налогов и подачи отчетов по ним. Так, среди всего прочего с 01.01.2011 г. абсолютно всем предпринимателям необходимо иметь документы, подтверждающие данные, указанные в налоговой отчетности (в том числе и документы на товар).
Подробнее об этом сейчас и поговорим.
Людмила БАЛА, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
Налоговый кодекс
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Немного предыстории
Формально предприниматели уже давно должны были вести оперативный учет (т. е. составлять первичные документы). Такое требование содержалось в
части 8 статьи 19 ХКУ. Другое дело, что за нарушение данной нормы никакой ответственности не было. Поэтому на практике на нее мало кто обращал внимание.Тем не менее предприниматели, работающие на общей системе налогообложения, все-таки старались первичные документы иметь (хотя бы платежные). Ведь без таких документов они не смогли бы подтвердить сумму своих расходов и уменьшить доход, подлежащий налогообложению.
А вот многие единоналожники, фикспатентщики и даже некоторые из общесистемщиков (учитывающие расходы не по документам, а по нормам) о первичных документах не заботились.
Такое положение вещей ГНАУ не устраивало, и в прошлом году налоговики принялись серьезно штрафовать предпринимателей за отсутствие документов на товар. Тем не менее каких-либо веских оснований для этого у них не было и, если дело доходило до суда, суд нередко становился на сторону предпринимателей (достаточно вспомнить хотя бы
письмо Минюста от 19.05.2010 г. № 6091-0-4-10-20, в котором он советовал ГНАУ прекратить неверно толковать нормы Закона об РРО).Однако с принятием
Налогового кодекса ситуация кардинально изменилась: теперь первичные документы понадобятся всем: не только предпринимателям на общей системе налогообложения, но и единоналожникам и даже фикспатентщикам.
Новое требование
Новые требования, касающиеся первичных документов, содержатся в
статье 44 Налогового кодекса: «Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.Налогоплательщикам
запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта».Обратите внимание:
бухгалтерские документы предприниматель составлять не обязан, поскольку Закон о бухучете не заставляет физлиц-предпринимателей вести бухгалтерский учет и составлять финотчетность. Вместе с тем никто не запрещает предпринимателям использовать некоторые формы первичных бухгалтерских документов для того, чтобы документально оформить определенную хозяйственную операцию.Итак, основными показателями, которые фигурируют в налоговой отчетности предпринимателя, являются доходы и расходы.
Что касается доходов, то, на наш взгляд,
подтверждать документально каждый факт продажи (и получения доходов) необязательно. Ведь если доход поступает в безналичной форме, то в качестве подтверждающего документа достаточно выписки банка. Если же предприниматель получает выручку наличными, подтверждающими документами будут отчеты РРО и/или записи о выручке в Книге учета доходов и расходов (те предприниматели, которые РРО не используют, могут ограничиться только записями в Книге учета доходов и расходов).А вот
суммы расходов подтверждать придется весьма детально (по каждой платежной операции), поскольку:— во-первых, на общей системе налогообложения сумма расходов отражается в декларации о доходах (а это налоговая декларация);
— во-вторых, несмотря на то что отчет единоналожника не является налоговой декларацией,
даже единоналожникам и предпринимателям на фикспатенте необходимо иметь документы о расходах. Объясняется это тем, что все предприниматели (независимо от системы налогообложения) обязаны указывать суммы, выплаченные физлицам или частным предпринимателям, в Налоговом расчете суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщика (который теперь в понимании Налогового кодекса является налоговой декларацией справка 1);— и, наконец, в-третьих, даже если суммы выплачены юрлицу (т. е. они не будут фигурировать в Налоговом расчете суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщика), во избежание недоразумений с налоговиками лучше документально подтвердить и их. Это необходимо для того, чтобы у проверяющих не возникало сомнений по поводу выплат, будто они осуществлены не юрлицу, а физлицу.
Подтверждающими документами в таком случае могут быть:
платежные поручения, чеки от продавца, свидетельствующие об уплате денежных средств, договоры, акты закупки, ТТН, путевые листы, копии свидетельств о госрегистрации предпринимателей-продавцов (или исполнителей по договору услуг). Вполне возможно, что с 01.04.2011 г. налоговики будут требовать даже накладные на оприходование товара, несмотря на то что это — исключительно бухгалтерский документ (так, инспекторы могут зацепиться за статью 44 и подпункт 139.1.9 Налогового кодекса, где говорится о необходимости подтверждать показатели налоговой декларации и сумму расходов в том числе и бухгалтерскими документами, но, на наш взгляд, смелые предприниматели могут хотя бы бухгалтерские документы не составлять, ведь физлица-предприниматели не обязаны вести бухучет, поскольку Закон о бухучете на них не распространяется).Кроме того,
те предприниматели, которые являются плательщиками НДС, обязаны подтверждать документально и приобретение товаров (работ, услуг), и их продажу (по всей видимости, для этого по-прежнему достаточно будет наличия налоговых накладных, ГТД, фискальных кассовых чеков, а в случае командировок, связанных с хоздеятельностью, — транспортных билетов, гостиничных счетов и счетов за услуги связи).Отсюда можно сделать такой вывод:
документы на товар должны быть у предпринимателя обязательно, независимо от того, работает ли он на общей системе налогообложения, на едином налоге или на фикспатенте. Кстати, для общесистемщиков в Налоговом кодексе есть даже специальная норма, предписывающая им обязательно иметь документы, подтверждающие происхождение товара (пункт 177.10 Налогового кодекса).
Срок хранения документов
Пунктом 44.3 Налогового кодекса
установлен также специальный срок хранения документов, которыми подтверждаются показатели налоговых деклараций. Он составляет не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы (а если она не была подана — 1095 дней с предельного срока подачи такой отчетности).В том случае, когда указанные документы связаны с предметом проверки, они должны сохраняться до окончания проверки, но не менее 1095 дней.
Если предприниматель прекращает деятельность, документы, по которым не истекло 1095 дней, необходимо передать в архив.
Утеря первичных документов
Может случиться, что предприниматель потеряет первичные документы или они уничтожатся (например, в случае пожара, наводнения, кражи т. п.). Как поступать в таких случаях? Ответ на этот вопрос дает
пункт 44.5 Налогового кодекса: при утере документов налогоплательщик обязан в течение 15 дней письменно уведомить об этом орган налоговой службы по месту учета, а если утеряна ГТД, то об этом нужно уведомить еще и таможню, на которой она оформлялась.Кроме того,
утерянные документы необходимо возобновить в течение 90 календарных дней со дня уведомления налоговиков (и при необходимости — таможни).Если документы утеряны накануне проверки и это обстоятельство не позволяет налоговикам провести проверку
, сроки проверки переносятся до даты возобновления документов, но не более чем на 90 дней.
Обязательно ли предъявлять документы при проверке
Предприниматель
обязан предъявлять проверяющим первичные документы, которые подтверждают показатели налоговой отчетности. Если он их не предъявит во время проверки или в течение 3 рабочих дней после получения акта проверки, будет считаться, что на момент составления отчетности документы у него отсутствовали.Может случиться так, что
налоговый инспектор, проводя проверку, откажется учитывать те или иные документы. В таком случае предприниматель имеет право до окончания проверки отправить их копии в налоговую по почте (письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения). Сделать это нужно как можно раньше, причем прежде, чем отправить копии документов, предприниматель должен заверить их своей подписью и печатью (если таковая имеется). При этом нужно учитывать следующее: если документы направлены налоговикам за 2 дня (или менее) до окончания проверки или налоговики получили их позже чем за 3 дня до окончания проверки, проверка может быть продлена: плановая или фактическая — не более чем на 5 рабочих дней, внеплановая — не более чем на 2 рабочих дня (пункт 44.7 и статья 82 Налогового кодекса).Впрочем, для налоговиков поле деятельности весьма просторное. Так, если они
получат от предпринимателя письмо с документами уже после окончания проверки, то могут на свое усмотрение либо принять решение по результатам проведенной проверки (т. е. не учитывая полученные документы), либо назначить внеплановую документальную проверку такого налогоплательщика (но, опять же, назначение внеплановой проверки — не обязанность, а всего лишь право налоговиков).
Ответственность за отсутствие документов
Итак, если при проверке выяснится, что у предпринимателя нет первичных документов, ему грозит штраф по
статье 121 Налогового кодекса: «Необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам начисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных этим Кодексом, — влекут за собой наложение штрафа в размере 510 гривень.Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому
в течение года был применен штраф за такое же нарушение, — влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривень».Правда, указанные штрафы начнут действовать только со второго полугодия 2011 года (с 01.07.2011 г.). А до этого, т. е.
с 01.01.2011 г. по 30.06.2011 г., штрафные санкции за нарушения налогового законодательства применяются в размере 1 грн. за каждое нарушение (пункт 7 подраздела 10 раздела XX Налогового кодекса).
Выводы
С 01.01.2011 г. все показатели налоговой отчетности должны подтверждаться первичными документами.
Если таких документов нет, отчетность составлять запрещено.Ну а поскольку налоговая отчетность охватывает различные сферы хоздеятельности, отныне предпринимателям нужно будет оформлять документально каждую операцию. Поэтому не стоит и сомневаться в том, что
с 01.01.2011 г. у предпринимателя должны быть все возможные документы на товар и услуги (независимо от избранной им системы налогообложения) — договоры, платежные поручения, чеки, квитанции, ТТН или путевые листы, налоговые накладные, акты приема-передачи выполненных работ (услуг).Кроме того,
понадобятся также документы, подтверждающие получение выручки, — выписки банка, отчеты РРО, корешки расчетных документов о принятии наличных (если предприниматель работает без РРО).Указанные документы нужно хранить в течение 3 лет после подачи отчетности, составленной на их основании, и предъявлять налоговикам во время проверки.
Предприниматель, который нарушит данное предписание и не позаботится о наличии первичных документов, рискует попасть под
штраф за несохранность документов, размер которого составляет 510 грн. за первое нарушение и 1020 грн. за повторное в течение года нарушение (правда, в первом полугодии 2011 года этот штраф будет символический — 1 грн.).Справочная информация (справка)
1 Ранее для этих целей применялась форма № 1ДФ. Будет ли она применяться в 2011 году или изменится, пока неизвестно, но уже сейчас нет сомнений в том, что она получила статус налоговой отчетности (
статьи 46 и 51 Налогового кодекса).
