Чому підприємцям тепер потрібні документи на товар
Податковий кодекс уніс чимало змін до вже звичних для підприємців правил сплати податків і подання звітів щодо них. Так, серед усього іншого, з 01.01.2011 р. усім без винятку підприємцям необхідно мати документи, що підтверджують дані, зазначені в податковій звітності (у тому числі й документи на товар).
Детальніше про це й поговоримо.
Людмила БАЛА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
Податковий кодекс
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.ГКУ
— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Дещо з передісторії
Формально підприємці вже давно повинні були вести оперативний облік (тобто складати первинні документи). Така вимога містилася в
частині 8 статті 19 ГКУ. Інша річ, що за порушення цієї норми жодної відповідальності не передбачалося. Тому на практиці на неї мало хто звертав увагу.Однак підприємці, які працюють на загальній системі оподаткування, усе ж таки намагалися мати первинні документи (хоча б платіжні). Адже без таких документів вони не змогли б підтвердити суму своїх витрат і зменшити дохід, що підлягає оподаткуванню.
А ось багато хто з єдиноподатників, фікспатентників і навіть деякі загальносистемники (які обліковують витрати не за документами, а за нормами), про первинні документи не піклувалися.
Такий стан речей ДПАУ не задовольняв, і торік податківці почали серйозно штрафувати підприємців за відсутність документів на товар. Однак якихось вагомих підстав для цього вони не мали, та, якщо справа доходила до суду, суд здебільшого ставав на бік підприємців (достатньо пригадати хоча б
лист Мін'юсту від 19.05.2010 р. № 6091-0-4-10-20, в якому він радив ДПАУ припинити неправильно тлумачити норми Закону про РРО).Однак з прийняттям
Податкового кодексу ситуація кардинально змінилася — тепер первинні документи будуть потрібні всім: не лише підприємцям на загальній системі оподаткування, а й єдиноподатникам і навіть фікспатентникам.
Нова вимога
Нова вимога щодо первинних документів міститься у
статті 44 Податкового кодексу: «Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.Платникам податків
забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту».Зверніть увагу:
бухгалтерські документи підприємець складати не зобов'язаний, оскільки Закон про бухоблік не змушує фізичних осіб — підприємців вести бухгалтерський облік і складати фінзвітність. Водночас ніхто не забороняє підприємцям використовувати деякі форми первинних бухгалтерських документів для того, щоб документально оформити певну господарську операцію.Отже, основними показниками, що фігурують у податковій звітності підприємця, є доходи та витрати.
Що стосується доходів, то, на наш погляд,
підтверджувати документально кожний факт продажу (і отримання доходів) необов'язково. Адже якщо дохід надходить у безготівковій формі, то як підтверджуючий документ достатньо виписки банку. Якщо ж підприємець отримує виручку готівкою, підтверджуючими документами будуть звіти РРО та/або записи про виручку у Книзі обліку доходів і витрат (ті підприємці, які РРО не використовують, можуть обмежитися лише записами у Книзі обліку доходів і витрат).А ось
суми витрат підтверджувати доведеться детально (за кожною платіжною операцією), оскільки:— по-перше, на загальній системі оподаткування сума витрат відображається в декларації про доходи (а це податкова декларація);
— по-друге, незважаючи на те, що звіт єдиноподатника не є податковою декларацією,
навіть єдиноподатникам і підприємцям на фікспатенті необхідно мати документи про витрати. Пояснюється це тим, що всі підприємці (незалежно від системи оподаткування) зобов'язані зазначати суми, виплачені фізичним особам або приватним підприємцям, у Податковому розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платника податків (який тепер, у розумінні Податкового кодексу, є податковою декларацією довідка 1);— і нарешті, по-третє, навіть якщо суми виплачено юридичній особі (тобто вони не фігуруватимуть у Податковому розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платника податків), щоб уникнути непорозумінь з податківцями, краще документально підтвердити і їх. Це необхідно для того, щоб у перевіряючих не виникало сумнівів з приводу виплат, ніби їх здійснено не юридичній, а фізичній особі.
Підтверджуючими документами в такому разі можуть бути:
платіжні доручення, чеки від продавця, що свідчать про сплату грошових коштів, договори, акти закупівлі, ТТН, подорожні листи, копії свідоцтв про держреєстрацію підприємців-продавців (або виконавців за договором послуг). Цілком можливо, що з 01.04.2011 р. податківці вимагатимуть навіть накладні на оприбуткування товару, незважаючи на те, що це виключно бухгалтерський документ (так, інспектори можуть посилатися за статтю 44 і підпункт 139.1.9 Податкового кодексу, де йдеться про необхідність підтверджувати показники податкової декларації та суму витрат у тому числі й бухгалтерськими документами, однак, на нашу думку, сміливі підприємці можуть хоча б бухгалтерські документи не складати, адже фізичні особи — підприємці не зобов'язані вести бухоблік, оскільки Закон про бухоблік на них не поширюється).Крім того,
ті підприємці, які є платниками ПДВ, зобов'язані підтверджувати документально і придбання товарів (робіт, послуг), і їх продаж (очевидно, для цього, як і раніше, достатньо буде наявності податкових накладних, ВМД, фіскальних касових чеків, а в разі відряджень, пов'язаних із госпдіяльністю, — транспортних квитків, готельних рахунків і рахунків за послуги зв'язку).Звідси можна дійти такого висновку:
підприємець обов'язково повинен мати документи на товар, незалежно від того, працює він на загальній системі оподаткування, на єдиному податку чи на фікспатенті. До речі, для загальносистемників у Податковому кодексі є навіть спеціальна норма, яка приписує їм обов'язково мати документи, що підтверджують походження товару (пункт 177.10 Податкового кодексу).
Строк зберігання документів
Пунктом 44.3 Податкового кодексу
встановлено також спеціальний строк зберігання документів, якими підтверджуються показники податкових декларацій. Він становить не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи (а якщо її не було подано — 1095 днів з граничного строку подання такої звітності).У тому випадку, коли зазначені документи пов'язані з предметом перевірки, вони повинні зберігатися до закінчення перевірки, але не менше 1095 днів.
Якщо підприємець припиняє діяльність, документи, щодо яких не минуло 1095 днів, необхідно передати до архіву.
Втрата первинних документів
Може статися, що підприємець втратить первинні документи або вони знищаться (наприклад, у разі пожежі, повені, крадіжки тощо). Що робити в таких випадках? Відповідь на це дає
пункт 44.5 Податкового кодексу: у разі втрати документів платник податків зобов'язаний протягом 15 днів письмово повідомити про це орган податкової служби за місцем обліку, а якщо втрачено ВМД, то про це потрібно повідомити ще й митницю, на якій її оформлялося.Крім того,
втрачені документи слід відновити протягом 90 календарних днів з дня повідомлення податківців (і за необхідності — митниці).Якщо документи втрачено напередодні перевірки і ця обставина унеможливлює проведення перевірки податківцями,
строки перевірки переносяться до дати відновлення документів, однак не більше ніж на 90 днів.
Чи обов'язково надавати документи під час перевірки
Підприємець
зобов'язаний надавати перевіряючим первинні документи, які підтверджують показники податкової звітності. Якщо він їх не надасть під час перевірки або протягом 3 робочих днів після отримання акта перевірки, вважатиметься, що на момент складання звітності він не мав документів.Може статися, що
податковий інспектор, проводячи перевірку, відмовиться враховувати ті чи інші документи. У такому разі підприємець має право до закінчення перевірки надіслати їх копії до податкової поштою (листом із повідомленням про вручення та з описом вкладення). Зробити це потрібно якомога раніше, причому, перш ніж відправити копії документів, підприємець повинен посвідчити їх своїм підписом і печаткою (за її наявності). При цьому слід мати на увазі таке: якщо документи надіслано податківцям за 2 дні (або менше) до закінчення перевірки або податківці отримали їх пізніше ніж за 3 дні до закінчення перевірки, перевірку може бути продовжено: планову або фактичну — не більше ніж на 5 робочих днів, позапланову — не більше ніж на 2 робочих дні (пункт 44.7 і стаття 82 Податкового кодексу).Утім, для податківців поле для діяльності необмежене. Так, якщо вони
одержать від підприємця лист із документами вже після закінчення перевірки, то можуть на власний розсуд або прийняти рішення за результатами проведеної перевірки (тобто, не враховуючи отримані документи), або призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків (однак знову ж таки, призначення позапланової перевірки — не обов'язок, а всього лише право податківців).
Відповідальність за відсутність документів
Отже, якщо під час перевірки з'ясується, що підприємець не має первинних документів, йому загрожує штраф за
статтею 121 Податкового кодексу: «Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого
протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень».Щоправда, зазначені штрафи почнуть діяти лише з другого півріччя 2011 року (з 01.07.2011 р.). А до цього, тобто
з 01.01.2011 р. по 30.06.2011 р., штрафні санкції за порушення податкового законодавства застосовуються у розмірі 1 грн. за кожне порушення (пункт 7 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу).
Висновки
З 01.01.2011 р. усі показники податкової звітності повинні підтверджуватися первинними документами.
Якщо таких документів немає, звітність складати заборонено.А оскільки податкова звітність охоплює різні сфери госпдіяльності, віднині підприємцям потрібно буде оформляти документально кожну операцію. Тому не варто і сумніватися в тому, що
з 01.01.2011 р. підприємець повинен мати всі можливі документи на товар і послуги (незалежно від обраної ним системи оподаткування): договори, платіжні доручення, чеки, квитанції, ТТН або подорожні листи, податкові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт (послуг).Крім того,
потрібні будуть також документи, що підтверджують отримання виручки, — виписки банку, звіти РРО, корінці розрахункових документів про приймання готівки (якщо підприємець працює без РРО).Зазначені документи потрібно зберігати протягом 3 років після подання звітності, складеної на їх підставі, і надавати податківцям під час перевірки.
Підприємцю, який порушить це розпорядження та не подбає про наявність первинних документів, загрожує
штраф за незбереження документів, розмір якого становить 510 грн. за перше порушення та 1020 грн. за повторне протягом року порушення (щоправда, у першому півріччі 2011 року цей штраф буде символічним — 1 грн.).Довідкова інформація (довідка)
1 Раніше для цих цілей застосовувалася форма № 1ДФ. Буде вона застосовуватися у 2011 році чи зміниться, поки що невідомо, однак уже зараз немає сумнівів, що вона набула статусу податкової звітності
(статті 46 і 51 Податкового кодексу).
