Справочник предпринимателя. Оформление отпуска и расчет отпускных-2011

Отпускной нюанс

Разъяснение

1

2

Виды ежегодного отпуска

Виды ежегодных отпусков установлены статьей 4 Закона об отпусках:
— основные (статья 6 Закона об отпусках);
— дополнительные за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (статья 7 Закона об отпусках);
— дополнительные за особый характер труда (статья 8 Закона об отпусках);
— другие дополнительные, предусмотренные законодательством.
Все это виды оплачиваемых отпусков, за время пребывания в которых работнику начисляется оплата (отпускные).
Ежегодный основной отпуск предоставляется в обязательном порядке всем работникам. Дополнительные ежегодные отпуска полагаются только тем работникам, которые имеют на них право согласно статьям 6 — 8 Закона об отпусках

Оформление отпуска

Организационные моменты предоставления ежегодного отпуска работнику таковы:
а) нужно определить очередность отпусков наемных работников, например путем составления графика отпусков. При этом учитываются категории работников, которые могут взять отпуск в удобное для них время согласно статье 10 Закона об отпусках;
б) необходимо уведомить работника не позднее чем за две недели о приближении времени его отпуска. Если очередность отпусков работников не устанавливается по графику, то работник должен согласовать время отпуска по договоренности с предпринимателем;
в) получить от работника заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск на желаемое количество календарных дней (в общем случае не более 24);
г) оформить письменное распоряжение (приказ)

Продолжительность ежегодного отпуска

Согласно статье 6 Закона об отпусках минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, составляет 24 календарных дня. В продолжительности отпуска не учитываются праздничные и нерабочие дни, поэтому если они попадают на период отпуска, то автоматически его продлевают.
Например, работник предпринимателя уходит в отпуск с 8 июня 2011 года на 9 календарных дней. Если от 8 июня 2011 года отсчитать 9 дней, то получается, что последний день отпуска приходится на 16 июня. Но в связи с тем, что на данный период приходится один праздничный день — 12 июня (Троица), отпуск работника закончится на один календарный день позже. Значит, последним днем отпуска является 17 июня 2011 года.
Оплате подлежат 9 календарных дней, несмотря на то что отпуск фактически продолжался 10 календарных дней. Это связано с тем, что праздничный день согласно Закону об отпусках не оплачивается.
Отдельные категории работников имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности, нежели предусмотрено статьей 6 Закона об отпусках. Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней

«Дробление» отпуска

Работник может отгулять положенные 24 календарных дня частями. Ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная ее часть будет составлять не менее 14 календарных дней.
Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск

Формулировки заявления работника и распоряжения об отпуске

Работодатель должен получить от работника заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск на желаемое количество календарных дней (в общем случае не более 24). Далее предприниматель оформляет письменное распоряжение (приказ). Оно может быть составлено в произвольной форме или предприниматель может купить готовый бланк первичной документации формы № П-3 (приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска)

Период, за который предоставляется отпуск

По общему правилу ежегодный основной отпуск (24 календарных дня) предоставляется работнику за каждый отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора

Очередность отпусков
работников

Очередность отпусков наемных работников может определяться путем составления графика отпусков (в письменной форме), с которым работодатель ознакамливает работников, либо время отпуска каждый работник согласовывает с предпринимателем за несколько недель или месяцев до его предполагаемого начала.
При этом согласно статье 10 Закона об отпусках существуют категории работников, которые могут взять отпуск в удобное для них время: лица в возрасте до 18 лет; инвалиды; женщины перед отпуском по беременности и родам или после него; женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида; одинокая мать (отец); ветераны войны и труда и некоторые другие лица

Первый раз — в первый отпуск

Первый раз взять отпуск полной продолжительности (24 календарных дня) можно после 6 месяцев работы. Однако если работник не успел проработать на новом месте 6 месяцев, то до истечения этого срока по его заявлению отпуск ему предоставляется продолжительностью пропорционально отработанному времени (при грубом подсчете если общая продолжительность отпуска 24 дня, то по 2 дня за каждый месяц работы). Причем работник может догулять оставшиеся дни ежегодного отпуска по истечении шестимесячного периода.
В некоторых случаях граждане имеют право на «досрочный» выход в отпуск полной продолжительности, в частности: женщины перед отпуском по беременности и родам или после него, женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида, инвалиды, лица в возрасте до 18 лет, мужья, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами, совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы) и другие лица, перечисленные в статье 6 Закона об отпусках

Отпуск работников-совместителей

Если у работника несколько мест работы, то время отдыха по графикам разных работодателей может не совпадать. Если он заранее побеспокоится о своем праве на отдых, то он может договориться с обоими работодателями и скорректировать их графики, но часто об этом забывают. Тем не менее согласно статье 25 Закона об отпусках работодатель обязан предоставить работнику-совместителю на срок до окончания отпуска по основному месту работы отпуск без сохранения заработной платы. Отметим, что отпуск за свой счет не заменяет ежегодного отпуска и впоследствии он должен быть предоставлен работнику

Когда выплачиваются
отпускные

В период пребывания работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется его заработная плата (отпускные). Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (статья 21 Закона об отпусках). На практике эти суммы удобно выплачивать вместе с зарплатой (авансом), но с учетом соблюдения трехдневного срока, т. е. заранее

Расчет
отпускных

Сумма отпускных рассчитывается согласно Порядку № 100 исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
Например, если трудовой договор с работником был подписан 12.04.2010 г., а работник с 01.07.2011 г. собирается в отпуск, то в расчет суммы отпускных попадет период с 01.07.2010 г. по 30.06.2011 г.
Расчет отпускных (для расчетного периода 12 календарных месяцев) производится по следующей формуле:
О = ЗП : (365 - П) х N,
где О — сумма отпускных;
ЗП — суммарный заработок работника за последние 12 календарных месяцев (фактически отработанный период);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных законодательством в расчетном периоде (статья 73 КЗоТ);
N — количество календарных дней отпуска.
Заметим, что при определении праздничных дней в расчетном периоде предпринимателям нужно помнить о так называемых плавающих праздниках, дата которых каждый год меняется, — Пасха, Троица. Например, если работник уходит в отпуск в июне 2011 года, то в расчетный период с июня 2010 года по май 2011 года попадут 9 праздничных и нерабочих дней, так как в 2010 году Троица была в мае, а в 2011 году — в июне. Если отпуск работника приходится на июль 2011 года, то в расчетный период попадут 10 праздничных дней, перечисленных в статье 73 КЗоТ

Пример. Работник проработал у предпринимателя больше года и идет в ежегодный отпуск на 24 календарных дня с 1 июля 2011 года. Расчетный период — с июля 2010 года по июнь 2011 года, начисленная заработная плата работника за этот период составляет 24000,00 грн.
Определяем среднедневную зарплату: 24000,00 : (365 - 10) = 67,61 грн.
Определяем сумму отпускных: 67,61 х 24 = 1622,64 грн.
При расчете средней заработной платы следует иметь в виду, что время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок, исключается из расчетного периода

Расчетный период, если работник проработал меньше года

Если работник проработал у предпринимателя меньше года, средняя заработная плата рассчитывается исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу по первое число месяца, в котором предоставляется отпуск. Например, если работник принят на работу 11 апреля 2011 года, а с 5 июля желает пойти в отпуск, то в расчет для начисления отпускных попадет заработная плата работника с 1 мая по 30 июня 2011 года.
Если расчет осуществляется за период меньше 12 календарных месяцев, то в формулу подставляются не 365 дней, а приходящееся на этот период количество календарных дней.
В приведенном примере в формулу вместо 365 подставим 61 (количество календарных дней мая и июня)

Выплаты, которые включаются в расчет средней заработной платы для отпускных

Если работник получал в расчетном периоде какие-либо выплаты, кроме заработной платы, то определять, какие из них включаются в расчет, а какие нет, нужно согласно пунктам 3 и 4 Порядка № 100 («СД», 2008, № 11, с. 44).
Так, в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных включаются:
— вся сумма оплаты больничного листа (первые пять дней за счет работодателя и пособие по временной нетрудоспособности). При этом календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включаются в общее количество календарных дней за расчетный период;
— пособие по беременности и родам. Прямо об этом пособии в Порядке № 100 не говорится, но по аналогии с пособием по временной нетрудоспособности оно выплачивается в качестве материального обеспечения, компенсирующего потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами (письмо Минтруда от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13);
— сумма отпускных предыдущего ежегодного отпуска;
— суммы индексации.
Не включается в расчет средней зарплаты сумма материальной помощи к отпуску (на оздоровление и т. д.) (подпункт «б» пункта 4 Порядка № 100)

Как оплачивать отпуск в случае работы в режиме неполного рабочего времени

Переход на данный режим работы может осуществляться:
— в связи с изменением существенных условий труда согласно статье 32 КЗоТ (по инициативе работодателя);
— по желанию работника на основании статьи 56 КЗоТ (в обязательном порядке, если просьба исходит от беременной женщины либо женщины, имеющей ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида либо осуществляющей уход за больным членом семьи).
В соответствии с пунктом 2 Порядка № 100 период, на протяжении которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода. Отметим, если такие дни исключаются, то следовательно, согласно «отпускной» формуле уменьшается количество календарных дней расчетного периода (знаменатель), а тем самым увеличивается размер средней заработной платы для суммы отпускных.
Однако, по мнению Минтруда, изложенному в письмах от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07, от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09, от 07.08.2009 г. № 472/13/84-09, количество рабочих дней, на протяжении которых работник не работал при неполной рабочей неделе, исключается из расчета средней заработной платы для оплаты отпускных только в том случае, если работник работал в режиме неполного рабочего времени по независящим от него причинам, т. е. по инициативе работодателя.
Таким образом, при расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника, который работает на условиях неполной рабочей недели в соответствии со статьей 56 КЗоТ (т. е. по согласованию с работодателем), дни, в течение которых он не работал, не исключаются.

Заметим, если работник работает на условиях неполного рабочего дня (несколько часов),
то в расчет также принимаются все дни его работы и заработная плата за расчетный период.
Однако если работник работал в режиме неполной рабочей недели в связи с изменением существенных условий труда (согласился с предложенными работодателем условиями), то рабочие дни по графику работы предпринимателя, в течение которых работник не работал, из расчета исключаются. Приведем примеры.
Пример 1. Работница предпринимателя идет в отпуск с 13 июня 2011 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является июнь 2010 года — май 2011 года. С июня 2010 года по февраль 2011 года включительно сотрудница работала в режиме полной рабочей недели. С марта 2011 года по ее просьбе в связи с беременностью она была переведена в режим неполной рабочей недели (3 дня в неделю) (статья 56 КЗоТ). Заработная плата с июня 2010 года по февраль 2011 года составила 2000,00 грн. в месяц, с марта по май 2011 года — 1200,00 грн.
Рассчитаем среднюю заработную плату для определения суммы отпускных.
Количество календарных дней в расчетном периоде составит:
365 - 9 = 356 к. дн.,
где 365 — общее количество календарных дней за год;
9 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период июнь 2010 года — май 2011 года (в этом периоде 9 праздничных и нерабочих дней, так как Троица в 2010 была в мае, а в 2011 году — в июне и, следовательно, в расчетный период не попала).
Общая сумма зарплаты, начисленная в расчетном периоде:
2000,00 x 9 + 1200,00 x 3 = 18000,00 + 3600,00 = 21600,00 грн.
Средняя заработная плата составит:
21600,00 : 356 = 60,67 грн.
Сумма отпускных составит:
60,67 x 24 = 1456,08 грн.
Пример 2. Работник предпринимателя идет в ежегодный основной отпуск с 20 июня 2011 года на 24 календарных дня. Расчетным периодом является июнь 2010 года — май 2011 года. Режим работы указанного сотрудника в течение расчетного периода был таков:
— с июня 2010 года по февраль 2011 года включительно — полная рабочая пятидневная неделя;
— с марта — май 2011 года — 3 дня в неделю: понедельник, вторник, среда.
Работник предпринимателя был переведен с марта по май 2011 года на неполную рабочую неделю (3 дня в неделю) в связи с изменениями в организации производства и труда.
Заработная плата работника:
— с июня 2010 года по февраль 2011 года включительно — по 2000,00 грн.;
— с марта по май 2011 года включительно — по 1200,00 грн.
Рассчитаем среднюю заработную плату для определения суммы отпускных.
Количество календарных дней в расчетном периоде составит:
365 - 9 - 26 = 330 к. дн.,
где 365 — общее количество календарных дней за год;
9 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период
(июнь 2010 года — май 2011 года);
26 — количество рабочих дней, в течение которых работник не работал в марте — мае 2011 года в связи с изменениями организации производства и труда предприятия.
Общая сумма зарплаты, начисленная в расчетном периоде:
2000,00 x 9 + 1200,00 х 3 = 21600,00 грн.
Средняя заработная плата составит:
21600,00 : 330 = 65,45 грн.
Сумма отпускных составит:
65,45 x 24 = 1570,80 грн.

Пример 3. Работник предпринимателя идет в ежегодный основной отпуск с 6 июня 2011 года на 24 календарных дня. Данный сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день). Расчетным периодом является июнь 2010 года — май 2011 года. Его заработная плата составляла 600,00 грн. в месяц.

Рассчитаем среднюю заработную плату для определения суммы отпускных.
Количество календарных дней в расчетном периоде составит:
365 - 9 = 356 к. дн.,
где 356 — общее количество календарных дней за год;
9 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период
(июнь 2010 года — май 2011 года).
Общая сумма зарплаты, начисленная в расчетном периоде:
600 x 12 = 7200,00 грн.
Средняя заработная плата составит:
7200 : 356 = 20,22 грн.
Сумма отпускных составит:
20,22 x 24 = 485,28 грн.

Как отпускные облагаются налогом на доходы (НДФЛ) и единым соцвзносом (ЕСВ)?

Отпускные выплаты облагаются НДФЛ и ЕСВ в части начислений и в части удержаний в том же порядке, что и зарплата. При этом при исчислении суммы НДФЛ следует помнить о предельном размере заработной платы за месяц (с учетом отпускных), которая дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ). При расчете ЕСВ нельзя забывать о максимальном месячном доходе для его уплаты.
Итак, если дни отпуска приходятся на один месяц (например, работник идет в отпуск на 12 дней — с 18 по 29 июля 2011 года), то сумма отпускных включается в доход работника за этот месяц (в нашем примере июль). Поскольку отпускные должны выплачиваться не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, то суммы отпускных будут выплачены вместе с зарплатой за вторую половину июня.
Если часть отпуска приходится на один месяц, а часть на следующий (переходящие отпускные), то вся сумма отпускных все равно должна быть выплачена до начала отпуска.
В этом случае лучше применить такой подход: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределить пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце. То есть выплаты, начисленные за один и второй месяцы, облагаются отдельно как налогом на доходы, так и ЕСВ. Причем за первый месяц, как правило, работник получит зарплату и отпускные, а за второй месяц в день выплаты — только отпускные (зарплату за второй месяц он получит уже после его завершения). Сроки, в которые должны быть перечислены соцвзносы и НДФЛ, см. в «СД», 2011, № 3, с. 11

Право на НСЛ, если выплачиваются отпускные на несколько месяцев

Для того чтобы определить, имеет ли работник право на получение НСЛ, нужно:
— распределить отпускные по периодам, на которые они приходятся;
— сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером заработной платы, при котором сохраняется право на НСЛ.
При этом следует иметь в виду, что НСЛ к отпускным за второй месяц при их выплате применять не следует, так как в момент выплаты (не позднее чем за три дня до начала отпуска) еще не известна общая сумма налогооблагаемого дохода за месяц, на который приходится вторая часть отпускных

Пример налогообложения переходящих отпускных у предпринимателя на общей системе.
Наемный работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 16 календарных дней с 25.05.2011 г.
Работнику начислены («грязными») в мае:
1) заработная плата за май (авансом) — 1400 грн.;
2) отпускные в сумме 1100 грн., из них 481,25 грн. за 7 дней мая и 618,75 грн. за 9 дней в июне.
Права на НСЛ в мае у работника нет.
Определим сумму НДФЛ и ЕСВ, подлежащие уплате в связи с выдачей работнику отпускных, выплата осуществляется 20 мая 2011 года.
Все начисления и удержания перечисляются в мае (с получением денежных средств в банке). Далее, когда работодатель будет перечислять суммы ЕСВ и налога, начисленные и удержанные с выплат за июнь, нужно учесть, что с части дохода за июнь (отпускных) ЕСВ и налог на доходы были рассчитаны и перечислены, т. е. перечисляется оставшаяся часть суммы (см. далее на с. 26)

Выплата

Сумма, грн.

Начисления

Удержания

ЕСВ

ЕСВ

НДФЛ

36,8 %

3,6 %

15 %

Зарплата и отпускные за май

1881,25 (1400,00 + 481,25)

692,30

67,73

272,03

Отпускные за июнь

618,75

227,70

22,28

89, 47

Итого

2500,00

920,00

90,01

361,50