Довідник підприємця. Оформлення відпустки та розрахунок відпускних-2011

Відпускний
нюанс

Роз’яснення

1

2

Види щорічної відпустки

Види щорічних відпусток установлено статтею 4 Закону про відпустки:
— основні (стаття 6 Закону про відпустки);
— додаткові за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 Закону про відпустки);
— додаткові за особливий характер праці (стаття 8 Закону про відпустки);
— інші додаткові, передбачені законодавством.

Усе це види оплачуваних відпусток, за час перебування в яких працівнику нараховується оплата (відпускні).

Щорічна основна відпустка надається в обов’язковому порядку всім працівникам. Додаткові щорічні відпустки надаються лише тим працівникам, які мають на них право згідно зі статтями 6 — 8 Закону про відпустки

Оформлення відпустки

Організаційні моменти надання щорічної відпустки працівнику такі:

а) потрібно визначити черговість відпусток найманих працівників, наприклад шляхом складання графіка відпусток. При цьому враховуються категорії працівників, які можуть узяти відпустку в потрібний для них час згідно зі статтею 10 Закону про відпустки;

б) необхідно повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні про наближення часу його відпустки. Якщо черговість відпусток працівників не встановлюється за графіком, то працівник повинен погоджувати час відпустки за домовленістю з підприємцем;

в) отримати від працівника заяву з проханням надати щорічну відпустку на бажану кількість календарних днів (у загальному випадку не більше 24);

г) оформити письмове розпорядження (наказ)

Тривалість щорічної відпустки

Згідно зі статтею 6 Закону про відпустки мінімальна тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, становить 24 календарних дні. У тривалості відпустки не враховуються святкові та неробочі дні, тому якщо вони припадають на період відпустки, то автоматично її подовжують.

Наприклад, працівник підприємця йде у відпустку з 8 червня 2011 року на 9 календарних днів. Якщо від 8 червня 2011 року відрахувати 9 днів, то виходить, що останній день відпустки припадає на 16 червня 2011 року. Однак у зв’язку з тим, що на цей період припадає один святковий день — 12 червня (Трійця), відпустка працівника закінчиться на один календарний день пізніше. Отже, останнім днем відпустки є 17 червня 2011 року.

Оплаті підлягають 9 календарних днів, незважаючи на те, що відпустка фактично тривала 10 календарних днів. Це пов’язано з тим, що святковий день згідно із Законом про відпустки не оплачується.

Окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості, що передбачено статтею 6 Закону про відпустки. Загальна тривалість щорічної основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів

«Поділення» відпустки

Працівник може відгуляти належні 24 календарних дні частинами. Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якій тривалості за умови,
що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка

Формулювання заяви працівника та розпорядження про відпустку

Роботодавець повинен отримати від працівника заяву з проханням надати щорічну відпустку на бажану кількість календарних днів (у загальному випадку — не більше 24). Далі підприємець оформляє письмове розпорядження (наказ). Його може бути складено в довільній формі або підприємець може придбати готовий бланк первинної документації форми № П-3 (наказ (розпорядження) про надання відпустки)

Період, за який надається відпустка

За загальним правилом щорічна основна відпустка (24 календарних дні) надається працівнику за кожний відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору

Черговість відпусток працівників

Черговість відпусток найманих працівників може визначатися шляхом складання графіка відпусток (у письмовій формі), з яким роботодавець ознайомлює працівників, або час відпустки кожний працівник погоджує з підприємцем за декілька тижнів або місяців до її передбачуваного початку.

При цьому згідно зі статтею 10 Закону про відпустки існують категорії працівників, які можуть узяти відпустку в потрібний для них час: особи віком до 18 років; інваліди; жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда; одинока мати (батько); ветерани війни і праці та деякі інші особи

Уперше — у першу відпустку

Уперше взяти відпустку повної тривалості (24 календарних дні) можна після 6 місяців роботи. Однак якщо працівник не встиг пропрацювати на новому місці 6 місяців, то до закінчення цього строку за його заявою відпустка йому надається тривалістю пропорційно відпрацьованому часу (при грубому підрахунку, якщо загальна тривалість відпустки 24 дні, то по 2 дні за кожний місяць роботи). Причому працівник може догуляти дні щорічної відпустки, що залишилися, після шестимісячного періоду.

У деяких випадках громадяни мають право на «достроковий» вихід у відпустку повної тривалості, зокрема: жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, інваліди, особи віком до 18 років, чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами, сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи) та інші особи, зазначені у статті 6 Закону про відпустки

Відпустка працівників-сумісників

Якщо працівник має декілька місць роботи, то час відпочинку за графіками різних роботодавців може не збігатися. Якщо він заздалегідь подбає про своє право на відпочинок,
то він може домовитися з обома роботодавцями та скоригувати їх графіки, однак про це часто забувають. Утім, згідно зі статтею 25 Закону про відпустки роботодавець зобов’язаний надати працівнику-суміснику на строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи відпустку без збереження заробітної плати. Зауважимо, що відпустка за свій рахунок не замінює щорічної відпустки і згодом її має бути надано працівнику

Коли виплачуються відпускні

У період перебування працівника в щорічній відпустці за ним зберігається його заробітна плата (відпускні). Відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (стаття 21 Закону про відпустки). На практиці ці суми зручно виплачувати разом із зарплатою (авансом), однак з урахуванням дотримання триденного строку, тобто заздалегідь

Розрахунок відпускних

Сума відпускних розраховується згідно з Порядком № 100 виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Наприклад, трудовий договір з працівником було підписано 12.04.2010 р., а працівник

з 01.07.2011 р. збирається у відпустку, то до розрахунку суми відпускних потрапить період з 01.07.2010 р. по 30.06.2011 р.

Розрахунок відпускних (для розрахункового періоду 12 календарних місяців) здійснюється за такою формулою:

В = ЗП : (365 — П) х N,

де В — сума відпускних;

ЗП — сумарний заробіток працівника за останні 12 календарних місяців (фактично відпрацьований період);

П — кількість святкових і неробочих днів, передбачених законодавством у розрахунковому періоді (стаття 73 КЗпП);

N — кількість календарних днів відпустки.

Зауважимо, що при визначенні святкових днів у розрахунковому періоді підприємцям потрібно пам’ятати про так звані плаваючі свята, дата яких щороку змінюється, — Великдень, Трійця. Наприклад, якщо працівник іде у відпустку в червні 2011 року, то в розрахунковий період з червня 2010 року по травень 2011 року потраплять 9 святкових і неробочих днів, оскільки у 2010 році Трійця була в травні, а у 2011 році — у червні. Якщо відпустка працівника припадає на липень 2011 року, то до розрахункового періоду потраплять 10 святкових днів, зазначених у статті 73 КЗпП.

Приклад. Працівник пропрацював у підприємця більше року та йде в щорічну відпустку на 24 календарних дні з 1 липня 2011 року. Розрахунковий період — з липня 2010 року по червень 2011 року, нарахована заробітна плата працівника за цей період становить 24000,00 грн.

Визначаємо середньоденну зарплату: 24000,00 : (365 - 10) = 67,61 (грн.).

Визначаємо суму відпускних: 67,61 х 24 = 1622,64 (грн.).

При розрахунку середньої заробітної плати слід мати на увазі, що час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток, виключається з розрахункового періоду

Розрахунковий період, якщо працівник пропрацював менше року

Якщо працівник пропрацював у підприємця менше року, середня заробітна плата розраховується виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу по перше число місяця, в якому надається відпустка. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 11 квітня 2011 року, а з 5 липня 2011 року він бажає піти у відпустку, то до розрахунку для нарахування відпускних потрапить заробітна плата працівника з 1 травня 2011 року по 30 червня 2011 року.

Якщо розрахунок здійснюється за період менше 12 календарних місяців, то до формули підставляються не 365 днів, а кількість календарних днів, що припадає на цей період.
У наведеному прикладі до формули замість 365 підставимо 61 (кількість календарних днів травня та червня)

Виплати, які включаються
до розрахунку середньої заробітної плати для відпускних

Якщо працівник отримував у розрахунковому періоді будь-які виплати, крім заробітної плати, то визначати, які з них включаються до розрахунку, а які ні, потрібно згідно з пунктами 3 і 4 Порядку № 100 («ВД», 2008, № 11, с. 44).

Так, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних включаються:
— уся сума оплати лікарняного листка (перші п’ять днів за рахунок роботодавця та допомога по тимчасовій непрацездатності). При цьому календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключаються до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період;
— допомога по вагітності та пологах. Прямо про цю допомогу у Порядку № 100 не йдеться, однак за аналогією з допомогою по тимчасовій непрацездатності вона виплачується як матеріальне забезпечення, що компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (лист Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13);
— сума відпускних попередньої щорічної відпустки;
— суми індексації.

Не включається до розрахунку середньої зарплати сума матеріальної допомоги до відпустки

(на оздоровлення тощо) (підпункт «б» пункту 4 Порядку № 100)

Як оплачувати відпустку в разі роботи в режимі неповного робочого часу

Перехід на цей режим роботи може здійснюватися:
— у зв’язку зі зміною істотних умов праці згідно зі статтею 32 КЗпП (за ініціативою роботодавця);
— за бажанням працівника на підставі статті 56 КЗпП (в обов’язковому порядку, якщо про це просить вагітна жінка, яка або має дитину віком до 14 років або дитину-інвалида, або здійснює догляд за хворим членом сім’ї).

Відповідно до пункту 2 Порядку № 100 період, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Зауважимо: якщо такі дні виключаються, то згідно з «відпускною» формулою зменшується кількість календарних днів розрахункового періоду (знаменник), а тим самим збільшується розмір середньої заробітної плати для суми відпускних.

Однак, на думку Мінпраці, висловлену в листах від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07, від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09, від 07.08.2009 р. № 472/13/84-09, кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював при неповному робочому тижні, виключається з розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпускних лише в тому разі, якщо працівник працював у режимі неповного робочого часу з не залежних від нього причин, тобто за ініціативою роботодавця.

Таким чином, при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника, який працює на умовах неповного робочого тижня відповідно до статті 56 КЗпП (тобто за погодженням з роботодавцем), дні, протягом яких він не працював, не виключаються.

Зауважимо: якщо працівник працює на умовах неповного робочого дня (декілька годин), то до розрахунку також приймаються всі дні його роботи та заробітна плата за розрахунковий період.

Однак якщо працівник працював у режимі неповного робочого тижня у зв’язку зі зміною істотних умов праці (погодився із запропонованими роботодавцем умовами), то робочі дні за графіком роботи підприємця, протягом яких працівник не працював, з розрахунку виключаються. Наведемо приклади.

Приклад 1. Працівниця підприємця йде у відпустку з 13 червня 2011 року на 24 календарних дні. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є червень 2010 року — травень 2011 року. З червня 2010 року по лютий 2011 року включно працівниця працювала в режимі повного робочого тижня. З березня 2011 року на її прохання у зв’язку з вагітністю її було переведено на режим неповного робочого тижня (3 дні на тиждень) (стаття 56 КЗпП). Заробітна плата з червня 2010 року по лютий 2011 року становила 2000,00 грн. на місяць, з березня по травень 2011 року — 1200,00 грн.

Розрахуємо середню заробітну плату для визначення суми відпускних.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді становитиме:

365 - 9 = 356 к. дн.,

де 365 — загальна кількість календарних днів за рік;

9 — кількість святкових і неробочих днів, що припадає на розрахунковий період червень 2010 року — травень 2011 року (у цьому періоді 9 святкових і неробочих днів, оскільки Трійця у 2010 році була у травні, а у 2011 році — у червні, і отже, до розрахункового періоду не потрапила).

Загальна сума зарплати, нарахована в розрахунковому періоді:

2000,00 x 9 + 1200,00 x 3 = 18000,00 + 3600,00 = 21600,00 грн.

Середня заробітна плата становитиме:

21600,00 : 356 = 60,67 грн.

Сума відпускних становитиме:

60,67 x 24 = 1456,08 грн.

Приклад 2. Працівник підприємця йде в щорічну основну відпустку з 20 червня 2011 рік на 24 календарних дні. Розрахунковим періодом є червень 2010 року — травень 2011 року. Режим роботи зазначеного працівника протягом розрахункового періоду був такий:
— з червня 2010 року по лютий 2011 року включно — повний робочий п’ятиденний тиждень;
— березень — травень 2011 року — 3 дні на тиждень: понеділок, вівторок, середа.

Працівника підприємця було переведено з березня 2011 року по травень 2011 року на неповний робочий тиждень (3 дні на тиждень) у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці.

Заробітна плата працівника:
— з червня 2010 року по лютий 2011 року включно — по 2000,00 грн.;
— з березня 2011 року — по травень 2011 року включно — по 1200,00 грн.
Розрахуємо середню заробітну плату для визначення суми відпускних.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді становитиме:

365 - 9 - 26 = 330 к. дн.,

де 365 — загальна кількість календарних днів за рік;

9 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (червень 2010 року — травень 2011 року);

26 — кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював у березні — травні 2011 року у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці підприємства.

Загальна сума зарплати, нарахована в розрахунковому періоді:

2000,00 x 9 + 1200,00 х 3 = 21600,00 грн.

Середня заробітна плата становитиме:

21600,00 : 330 = 65,45 грн.

Сума відпускних становитиме:

65,45 x 24 = 1570,80 грн.

Приклад 3. Працівник підприємця йде в щорічну основну відпустку з 6 червня 2011 рік на 24 календарних дні. Цей працівник працює на умовах неповного робочого дня (4 години на день). Розрахунковим періодом є червень 2010 року — травень 2011 року. Його заробітна плата становила 600,00 грн. на місяць.

Розрахуємо середню заробітну плату для визначення суми відпускних.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді становитиме:

365 - 9 = 356 к. дн.,

де 365 — загальна кількість календарних днів за рік;

9 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (червень 2010 року — травень 2011 року).

Загальна сума зарплати, нарахована в розрахунковому періоді:

600 x 12 = 7200,00 грн.

Середня заробітна плата становитиме:

7200 : 356 = 20,22 грн.

Сума відпускних становитиме:

20,22 x 24 = 485,28 грн.

Як відпускні обкладаються податком на доходи (ПДФО)
та єдиним соцвнеском (ЄСВ)?

Відпускні виплати обкладаються ПДФО та ЄСВ у частині нарахувань і в частині утримань у тому самому порядку, що й зарплата. При цьому при обчисленні суми ПДФО слід пам’ятати про граничний розмір заробітної плати за місяць (з урахуванням відпускних), яка надає право на податкову соціальну пільгу (ПСП). При розрахунку ЄСВ не можна забувати про максимальний місячний дохід для його сплати.

Отже, якщо дні відпустки припадають на один місяць (наприклад, працівник іде у відпустку на 12 днів з 18 по 29 липня 2011 року), то сума відпускних уключається до доходу працівника за цей місяць (у нашому прикладі — липень). Оскільки відпускні повинні виплачуватися не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки, то суми відпускних будуть виплачені разом із зарплатою за другу половину червня.

Якщо частина відпустки припадає на один місяць, а частина на наступний (перехідні відпускні), то всю суму відпускних усе одно має бути виплачено до початку відпустки.

У цьому випадку краще застосувати такий підхід: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподілити пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Тобто виплати, нараховані за перший і другий місяці, обкладаються окремо як ПДФО, так і ЄСВ. Причому за перший місяць, як правило, працівник отримає зарплату та відпускні, а за другий місяць у день виплати — лише відпускні (зарплату за другий місяць він отримає вже після її закінчення). Строки, в які мають бути перераховані соцвнески та ПДФО, див. у «ВД», 2011, № 3, с. 11

Право на ПСП, якщо виплачуються відпускні за декілька місяців

Для того щоб визначити, чи має працівник право на отримання ПСП, потрібно:
— розподілити відпускні за періодами, на які вони припадають;
— порівняти окремо доходи за кожний місяць з граничним розміром заробітної плати, при якому зберігається право на ПСП.

При цьому слід мати на увазі, що ПСП до відпускних за другий місяць при їх виплаті застосовувати не слід, оскільки в момент виплати (не пізніше ніж за три дні до початку відпустки) ще не відома загальна сума оподатковуваного доходу за місяць, на який припадає друга частина відпускних

Приклад оподаткування перехідних відпускних у підприємця на загальній системі.

Найманий працівник іде в щорічну відпустку тривалістю 16 календарних днів з 25.05.2011 р. Працівнику нараховано («грязними») у травні:

1) заробітну плату за травень (авансом) — 1400,00 грн.;

2) відпускні в сумі 1100,00 грн., з них 481,25 грн. за 7 днів травня і 618,75 грн. за 9 днів червня.

Права на ПСП у травні працівник не має.

Визначимо суму ПДФО та ЄСВ, що підлягають сплаті у зв’язку з видачею працівнику відпускних, виплата здійснюється 20 травня 2011 року.

Усі нарахування та утримання перераховуються у травні (із отриманням грошових коштів у банку). Далі, коли роботодавець перераховуватиме суми ЄСВ та податку, нараховані та утримані з виплат за червень, потрібно врахувати, що з частини доходу за червень (відпускних) ЄСВ та податок на доходи було розраховано та перераховано, тобто перераховується частина суми, що залишилася (див. далі с. 26).

Виплата

Сума,
грн.

Нарахування

Утримання

ЄСВ

ЄСВ

ПДФО

36,8 %

3,6 %

15 %

Зарплата та відпускні за травень

1881,25
(1400,00 + 481,25)

692,30

67,73

272,03

Відпускні за червень

618,75

227,70

22,28

89,47

Разом

2500,00

920,00

90,01

361,50