Исчезновение документов налогового учета: как быть?
Пропажа документов, на основании которых ведется налоговый учет, вряд ли обрадует предпринимателя. Причем особенно такие потери ощутимы, когда документы необходимы для подтверждения отраженных в учете расходов, как это предписывает НКУ (см. «СД», 2011, № 3, с. 15).
Причины пропажи могут быть разными: неосторожность самого предпринимателя, кража, стихийные бедствия, другие обстоятельства.
Тем не менее, независимо от причины, отсутствие первичных документов приводит к тому, что налоговики без подтверждающих фактов могут пересчитать базу налогообложения, а то и применить штрафные санкции.
О том, как действовать при пропаже документов, и пойдет речь в данной статье.
Оксана ПИРОЖЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.КУоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Указ № 746
— Указ Президента Украины «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства» в редакции от 28.06.99 г. № 746/99.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (утратил силу за исключением отдельных положений).Перечень № 41
— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.Порядок № 1025
— Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025.
«Опека» над документами
Предприниматели, как до вступления в силу
НКУ, так и после 01.01.2011 г., ведут свой учет на основании документов, которые создаются в ходе их деятельности: накладных, чеков, квитанций, актов, зарплатных ведомостей и т. д.Кроме того, не менее важными составляющими являются учетные регистры, в частности Книга учета доходов и расходов предпринимателей на общей системе и Книга ф. № 10 у единоналожников.
Однако налоговые органы в первую очередь обращают внимание на документы, на основании которых отражаются расходы в налоговом учете.
Ранее законодательство требовало документального подтверждения расходов от предпринимателей на общей системе, для единоналожников и фикспатентщиков в этом вопросе были некоторые поблажки. Вместе с тем после принятия
НКУ наличие и сохранность первичных налоговых документов должна обеспечиваться не только предпринимателями на общей системе, но и единоналожниками и даже фикспатентщиками.Так, в
пункте 44.1 НКУ сказано следующее: «…для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.Налогоплательщикам
запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта».Основные показатели, которые представлены в налоговой отчетности предпринимателя, — это доходы и расходы, а также налоговые обязательства и кредит по НДС.
Доходы у предпринимателя возникают по факту продажи товаров или выполнения работ (услуг). Если доход поступает в безналичной форме, то в качестве подтверждающего документа достаточно выписки банка. Если же предприниматель получает выручку наличными, подтверждающими документами будут отчеты РРО и/или записи о выручке в Книге учета доходов и расходов (Книге ф. № 10).
Предписания строго подтверждать каждый факт продажи (получения средств от заказчиков и т. д.) ни
НКУ, ни Порядок № 1025, ни Указ № 746 не содержат. Главное, детально заполнять Книгу учета доходов и расходов и Книгу ф. № 10.В то же время
достоверность суммы расходов нужно подтверждать первичными документами по каждой платежной операции:— во-первых, нужно фиксировать хронологию расходов (для составления налоговой отчетности по периодам);
— во-вторых, это оптимальный способ собрать информацию о платежах различным контрагентам (в частности, для заполнения по физлицам
формы № 1ДФ).Добавим, что предпринимателям на общей системе
пункт 177.10 НКУ предписывает обязательно иметь документы, подтверждающие происхождение товара.Первичными документами, подтверждающими расходы, в налоговом учете могут быть: акты закупки, ТТН, путевые листы, кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табеля, акты о принятии, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, авансовые отчеты и др. Также в этот список можно включить налоговые накладные, первичные документы и дополнения к ним по экспортно-импортным операциям, документы (акты, процентовки, справки, счета) о принятии выполненных работ (все то, что имеет отношение к налоговому учету).
Кроме того, те предприниматели, которые являются плательщиками НДС, обязаны подтверждать документально и приобретение товаров (работ, услуг), и их продажу (по всей видимости, для этого по-прежнему достаточно будет наличия налоговых накладных, ГТД, фискальных кассовых чеков, а в случае командировок, связанных с хоздеятельностью, — транспортных билетов, гостиничных счетов и счетов за услуги связи).
Срок хранения налоговых документов
Для документов налогового учета, которыми подтверждаются показатели налоговых деклараций,
пунктом 44.3 НКУ установлен специальный срок хранения — не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы. Если отчетность не была подана, то срок составляет 1095 дней с предельного срока подачи такой отчетности.Заметим, что согласно
пункту 44.1 НКУ к вышеуказанным документам относятся не только первичные документы, но и регистры бухгалтерского учета, финансовой отчетности, другие документы, связанные с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.В том случае, когда указанные документы связаны с предметом проверки, они должны сохраняться до окончания проверки, но не менее 1095 дней. То есть
от документов можно избавиться по истечении установленных сроков их хранения и при условии, что период, к которому имеют отношение данные документы, проверен налоговиками в рамках плановой проверки. Следовательно, их преждевременное отсутствие по какой-либо причине является нарушением.Если предприниматель прекращает деятельность, документы, по которым не истекло 1095 дней, необходимо передать в архив.
Вместе с тем отметим, что сроки хранения всей документации, которая образуется в деятельности как юрлиц, так и предпринимателей, установлены
Перечнем № 41. Согласно ему большинство документов, которые предприниматель использует в своей хозяйственной деятельности, имеют срок хранения 3 года (плюс налоговая проверка), т. е. фактически не менее тех же 1095 дней. Но есть и исключения — срок хранения некоторых документов может быть и 5, и 75 лет (например, ведомости для начисления зарплаты). На наш взгляд, если для каких-либо налоговых документов Перечнем № 41 предусмотрен срок хранения более чем 1095 дней, то он должен соблюдаться.
Пропажа документов: что делать?
Алгоритм действий в случае потери первичных документов, повреждения или досрочного уничтожения документов, подтверждающих данные налоговой отчетности, изложен в
пункте 44.5 и подпункте 139.1.9 НКУ. Разъяснения о том, в каком случае должна применяться каждая из двух норм, приведены в письме ГНАУ от 06.04.2011 г. № 4236/5/23-4016/287.По мнению ГНАУ, указанные нормы
не противоречат друг другу и должны применяться в разных сферах регулирования: подпункт 139.1.9 НКУ — при ведении учета по налогу на прибыль, а пункт 44.5 НКУ — во всех остальных случаях.Заметим, что предприниматели не являются плательщиками налога на прибыль, поэтому, смогут ли они воспользоваться
подпунктом 139.1.9 НКУ (входит в раздел III НКУ), который «сохраняет» расходы при пропаже документов, достаточно спорный момент.С одной стороны, предприниматели на общей системе в расходах для определения величины налога на доходы отражают суммы, которые документально подтверждены и
формируются согласно разделу III НКУ, куда входит и подпункт 139.1.9 НКУ.Но с другой — налоговики вряд ли разрешат применять норму данного
подпункта, так как твердо стоят на том, что суммы, отнесенные в расходы, должны подтверждаться документами. Также отметим, что до 01.01.2011 г. в Законе о налоге на прибыль была похожая норма, но и тогда возможность воспользоваться ею для предпринимателей была под вопросом.Конечно же, предприниматели, которые будут пытаться отстоять свое право на расходы в подобной ситуации, могут обратиться в налоговый орган за разъяснением и, если оно будет в пользу налогоплательщика, воспользоваться этой нормой. Однако пока предприниматели на общей системе, как единоналожники и фикспатентщики, будут руководствоваться
пунктом 44.5 НКУ, который звучит так:«В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 настоящей статьи, плательщик налогов обязан
в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Плательщик налогов обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы, таможенный орган. При невозможности проведения проверки плательщика налогов в случаях, предусмотренных данным подпунктом, сроки проведения таких проверок переносятся до даты восстановления и подачи документов к проверке в пределах определенных данным подпунктом сроков».Итак, в случае пропажи
документов, касающихся налоговых платежей, руководствуясь пунктом 44.5 НКУ, предприниматель должен:—
уведомить налоговый орган в 5-дневный срок со дня обнаружения пропажи документов (если пропали ГТД, то уведомляются также таможенные органы);—
восстановить потерянные документы в течение 90 календарных дней, следующих за днем поступления уведомления в налоговый (таможенный) орган.Отметим, что в
пункте 44.5 НКУ не прописан порядок действий налогоплательщика в случае, если по истечении 90-дневного срока документация так и не восстановлена. По логике ему нужно будет откорректировать показатели налоговой отчетности по соответствующему налогу (сбору).
Ответственность
Прежде чем перейти к возможным штрафным санкциям за пропажу документов, еще раз подчеркнем, что главная проблема, с которой столкнется предприниматель на общей системе, — вынужденная корректировка неподтвержденных расходов, а плательщик НДС не сможет отразить в учете суммы налогового кредита при потере налоговой накладной.
Так, согласно
статье 121 НКУ за ненадлежащее хранение первичных налоговых документов грозит штраф в размере 510 грн. Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, — влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 грн. справка 1.Кроме того, согласно
статье 1641 КУоАП — за неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета. При этом по статье 1641 КУоАП наказать могут предупреждением или штрафом от 51 до 136 грн., а в случае повторного совершения в течение года аналогичного нарушения — штрафом от 85 до 136 грн.
Если пропала Книга учета доходов и расходов (Книга УДР)
Книга УДР — это главный регистр налогового учета предпринимателя на общей системе, ее пропажа может не только лишить его расходов, но и поставить под вопрос правильность оприходования им выручки.
К сожалению, четкий алгоритм действий в случае ее потери в нормативных документах не прописан. Опираясь на практику прошлых лет, можно рекомендовать
при утере Книги УДР сразу обращаться в органы внутренних дел с заявлением об утере, а также в орган налоговой службы. При этом предпринимателю придется купить новую Книгу и зарегистрировать ее в налоговой.Обратите внимание: если на момент проверки налоговики не обнаружат у предпринимателя Книгу УДР (и заявления о ее утере у них тоже не окажется), то:
—
наличная выручка, полученная предпринимателем за весь период отсутствия у него Книги УДР, будет признана неоприходованной, за что установлен штраф в 5-кратном размере неоприходованных сумм;—
предпринимателю грозит штраф за несохранность Книги УДР по статье 121 НКУ (поскольку Книга УДР является документом, связанным с исчислением НДФЛ) — 510 грн.;— может быть признана
недействительной его декларация о доходах. Ведь в пункте 5 Порядка № 1025 четко сказано, что для составления декларации о доходах необходимо использовать данные Книги УДР;— за нарушение требований
Порядка № 1025, в частности за отсутствие Книги УДР, предпринимателя могут наказать админштрафом по статье 1641 КУоАП в размере от 51 до 136 грн.Выводы
Потеря первичных документов, которыми подтверждаются расходы предпринимателя, влечет ряд негативных последствий:
— непризнание расходов предпринимателя на общей системе;
— штраф по статье
статье 121 НКУ в размере 510 грн. и по статье 1641 КУоАП — от 51 до 136 грн.;— доначисление налоговых обязательств.
При потере первичных документов нужно руководствоваться
пунктом 44.5 НКУ:— уведомить налоговый орган в 5-дневный срок со дня обнаружения пропажи документов (если пропали ГТД, то уведомляются также таможенные органы);
— восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней, следующих за днем поступления уведомления в налоговый (таможенный) орган.
Подпункт
139.1.9 НКУ позволяет «сохранить» при потере документов расходы в отчетном периоде, но им, вероятнее всего, смогут воспользоваться только юрлица — плательщики налога на прибыль.Любому предпринимателю независимо от избранной системы налогообложения необходимо следить за сохранностью документов. В то же время предпринимателям на общей системе, определяющим базу с учетом документально подтвержденных расходов, это может значительно осложнить положение. То же самое касается и плательщиков НДС.
Справочная информация (справка)
1 Отметим, что
указанные штрафы начнут действовать только со второго полугодия 2011 года (с 01.07.2011 г.), а до этого штрафные санкции за нарушения налогового законодательства применяются в размере 1 грн. за каждое нарушение.
