Зникнення документів податкового обліку: що робити?
Зникнення документів, на підставі яких ведеться податковий облік, навряд чи обрадує підприємця. Причому особливо такі втрати є відчутними, коли документи необхідні для підтвердження відображених в обліку витрат, як це приписує Податковий кодекс (див. «ВД», 2011, № 3, с. 15).
Причини втрати можуть бути різними: необережність самого підприємця, крадіжка, стихійні лиха, інші обставини.
Однак, незалежно від причини, відсутність первинних документів призводить до того, що податківці без підтверджуючих фактів можуть перерахувати базу оподаткування, а то й застосувати штрафні санкції.
Про те, як діяти в разі зникнення документів, ітиметься в цій статті.
Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
ПКУ
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р.№ 2755-VI.
КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Указ № 746
— Указ Президента України «Про спрощену систему оподаткування, обліку та звітності суб’єктів малого підприємництва» у редакції від 28.06.99 р. № 746/99.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (втратив чинність, за винятком окремих положень).Перелік № 41
— Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.Порядок № 1025
— Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, окрім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1025.
«Опіка» над документами
Підприємці, як до набуття чинності
ПКУ, так і після 01.01.2011 р., ведуть свій облік на підставі документів, які утворюються під час їх діяльності: накладних, чеків, квитанцій, актів, зарплатних відомостей тощо.Крім того, не менш важливими складовими є облікові регістри, зокрема Книга обліку доходів і витрат підприємців на загальній системі та Книга за формою № 10 в єдиноподатників.
Однак увага податкових органів насамперед зосереджена на документи, на підставі яких відображаються витрати в податковому обліку.
Раніше законодавство вимагало документального підтвердження витрат від підприємців на загальній системі, для єдиноподатників і фікспатентників у цьому питанні були деякі послаблення. Водночас після прийняття
ПКУ наявність і збереження первинних податкових документів повинна забезпечуватися не лише підприємцями на загальній системі, а й єдиноподатниками та навіть фікспатентниками.Так, у
пункті 44.1 ПКУ зазначено таке: «Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.Платникам податків
забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту».Основні показники, наведені в податковій звітності підприємця, — це доходи та витрати, а також податкові зобов’язання та кредит з ПДВ.
Доходи у підприємця виникають за фактом продажу товарів або виконання робіт (послуг). Якщо дохід надходить у безготівковій формі, то як підтверджуючого документа достатньо виписки банку. Якщо ж підприємець отримує виручку готівкою, підтверджуючими документами будуть звіти РРО та/або записи про виручку у Книзі обліку доходів і витрат (Книзі за формою № 10).
Приписів щодо суворого підтвердження кожного факту продажу (отримання коштів від замовників тощо) ні
ПКУ, ні Порядок № 1025, ні Указ № 746 не містять, головне, детально заповнювати Книгу обліку доходів і витрат і Книгу за формою № 10.Водночас
достовірність суми витрат потрібно підтверджувати первинними документами за кожною платіжною операцією:— по-перше, потрібно фіксувати хронологію витрат (для складання податкової звітності за періодами);
— по-друге, це оптимальний спосіб зібрати інформацію про платежі різним контрагентам (зокрема, для заповнення щодо фізичних осіб форми № 1ДФ).
Додамо, що підприємцям на загальній системі
пункт 177.10 ПКУ приписує обов’язково мати документи, які підтверджують походження товару.Первинними документами, які підтверджують витрати в податковому обліку, можуть бути: акти закупівлі, ТТН, подорожні листи, касові, банківські документи, повідомлення банків та переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання та списання майна і матеріалів, квитанції та накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти тощо. Також до цього списку можна включити податкові накладні, первинні документи та доповнення до них за експортно-імпортними операціями, документи (акти, процентівки, довідки, рахунки) про прийняття виконаних робіт (усе те, що стосується податкового обліку).
Крім того, ті підприємці, які є платниками ПДВ, зобов’язані підтверджувати документально і придбання товарів (робіт, послуг), і їх продаж (очевидно, для цього, як і раніше, достатньо буде наявності податкових накладних, ВМД, фіскальних касових чеків, а в разі відряджень, пов’язаних з госпдіяльністю, — транспортних квитків, готельних рахунків і рахунків за послуги зв’язку).
Строк зберігання податкових документів
Для документів податкового обліку, якими підтверджуються показники податкових декларацій,
пунктом 44.3 ПКУ встановлено спеціальний строк зберігання — не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи. Якщо звітність не було подано, то строк становить 1095 днів з граничного строку подання такої звітності.Зауважимо, що згідно з
пунктом 44.1 ПКУ до зазначених вище документів належать не лише первинні документи, а й регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.У тому разі, коли зазначені документи пов’язані з предметом перевірки, вони повинні зберігатися до закінчення перевірки, але не менше 1095 днів. Тобто від документів можна позбавитися після закінчення встановлених строків їх зберігання та за умови, що період, якого стосуються ці документи, перевірено податківцями в межах
планової перевірки. Отже, їх передчасна відсутність з будь-якої причини є порушенням.Якщо підприємець припиняє діяльність, документи, щодо яких не минуло 1095 днів, необхідно передати до архіву.
Водночас зазначимо, що строки зберігання всієї документації, яка утворюється в діяльності як юридичних осіб, так і підприємців, установлено
Переліком № 41. Згідно з ним більшість документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, мають строк зберігання 3 роки (плюс податкова перевірка), тобто фактично не менше тих самих 1095 днів. Але є і винятки — строк зберігання деяких документів може бути і 5, і 75 років (наприклад, відомості для нарахування зарплати). На наш погляд, якщо для будь-яких податкових документів Переліком № 41 передбачено строк зберігання понад 1095 днів, то він має його дотримуватися.
Зникнення документів: що робити?
Алгоритм дій у разі втрати первинних документів, пошкодження або дострокового знищення документів, що підтверджують дані податкової звітності, викладено в
пункті 44.5 і підпункті 139.1.9 ПКУ. Роз’яснення щодо того, в якому випадку має застосовуватися кожна з двох норм, наведено в листі ДПАУ від 06.04.2011 р. № 4236/5/23-4016/287.На думку ДПАУ, зазначені норми
не суперечать одна одній і повинні застосовуватися в різних сферах регулювання: підпункт 139.1.9 ПКУ — при веденні обліку з податку на прибуток, а пункт 44.5 ПКУ — у решті випадків.Зауважимо, що підприємці не
є платниками податку на прибуток, тому достатньо спірним є момент, чи зможуть вони скористатися
З одного боку, підприємці на загальній системі у витратах для визначення величини податку на доходи відображають суми, які документально підтверджено і
формуються згідно з розділом III ПКУ, до якого входить і підпункт 139.1.9 ПКУ.Однак, з іншого боку, податківці навряд чи дозволять застосовувати норму цього
підпункту, оскільки твердо стоять на тому, що суми, віднесені до витрат, повинні підтверджуватися документами. Також зазначимо, що до 01.01.2011 р. у Законі про податок на прибуток була схожа норма, однак і тоді можливість скористатися нею для підприємців була спірною.Звичайно ж, підприємці, які намагатимуться відстояти своє право на витрати в такій ситуації, можуть звернутися до податкового органу за роз’ясненням, і якщо воно буде на користь платника податків, — скористатися цією нормою. Однак поки що підприємці на загальній системі, як і єдиноподатники, і фікспатентники керуватимуться
пунктом 44.5 ПКУ, в якому зазначено:«
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та митний орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до органу державної податкової служби, митного органу. У разі неможливості проведення перевірки платника податків у випадках, передбачених цим підпунктом, терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків».Отже, в разі втрати
документів, що стосуються податкових платежів , керуючись пунктом 44.5 ПКУ, підприємець повинен:—
повідомити податковий орган у 5-денний строк з дня виявлення зникнення документів (якщо зникли ВМД, то повідомляються також митні органи);—
відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів, наступних за днем надходження повідомлення до податкового (митного) органу.Зауважимо, що в
пункті 44.5 ПКУ не прописано порядок дій платника податків в разі, якщо після закінчення 90-денного строку документацію так і не відновлено. За логікою йому потрібно буде відкоригувати показники податкової звітності з відповідного податку (збору). Не виключено, що податківці за аналогією з податком на прибуток вимагатимуть також сплати пені виходячи з 120 % облікової ставки НБУ.
Відповідальність
Перш ніж розглядати можливі штрафні санкції за втрату документів, ще раз підкреслимо, що головна проблема, з якою стикнеться підприємець на загальній системі, — вимушене коригування непідтверджених витрат, а платник ПДВ не зможе відобразити в обліку суми податкового кредиту в разі втрати податкової накладної.
Так, за неналежне зберігання первинних податкових документів загрожує штраф згідно зі
статтею 121 ПКУ в розмірі 510 грн. За ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. довідка 1.Крім того, згідно зі
статтею 1641 КУпАП — за неведання обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку. При цьому за статтею 1641 КУпАП покарати можуть попередженням або штрафом від 51 до 136 грн., а в разі повторного вчинення протягом року аналогічного порушення — штрафом від 85 до 136 грн.
Якщо зникла Книга обліку доходів і витрат (Книга ОДВ)
Книга ОДВ — це головний регістр податкового обліку підприємця на загальній системі, її втрата може не лише позбавити його витрат, а й поставити під загрозу правильність оприбуткування ним виручки.
На жаль, чіткий алгоритм дій у разі її втрати в нормативних документах не прописано. Спираючись на практику минулих років, можна рекомендувати
в разі втрати Книги ОДВ відразу звертатися до органів внутрішніх справ із заявою про втрату, а також до органу податкової служби. При цьому підприємцю доведеться придбати нову Книгу та зареєструвати її в податковій.Зверніть увагу: якщо на момент перевірки податківці не виявлять у підприємця Книгу ОДВ (і заяви про її втрату в них теж не виявиться), то:
—
готівкову виручку, отримана підприємцем за весь період відсутності у нього Книги ОДВ, буде визнано неоприбуткованою, за що встановлено штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованих сум;—
підприємцю загрожує штраф за незбереження Книги ОДВ за статтею 121 Податкового кодексу (оскільки Книга ОДВ є документом, пов’язаним з обчисленням ПДФО) — 510 грн.;— може бути визнано
недійсною його декларацію про доходи , адже в пункті 5 Порядку № 1025 чітко зазначено, що для складання декларації про доходи необхідно використовувати дані Книги ОДВ;— за порушення вимог
Порядку № 1025, зокрема за відсутність Книги ОДВ, підприємця можуть покарати адмінштрафом за статтею 1641 КУпАП у розмірі від 51 до 136 грн.
Висновки
Втрата первинних документів, якими підтверджуються витрати підприємця, загрожує низкою негативних наслідків:
— невизнанням витрат підприємця на загальній системі;
— штрафом за
статтею 121 ПКУ в розмірі 510 грн. і за статтею 1641 КУпАП — від 51 до 136 грн.;— донарахуванням податкових зобов’язань.
При втраті первинних документів слід керуватися
пунктом 44.5 ПКУ:— повідомити податковий орган у 5-денний строк з дня виявлення зникнення документів (якщо зникли ВМД, то повідомляються також митні органи);
— відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів, наступних за днем надходження повідомлення до податкового (митного) органу.
Підпункт 139.1.9 ПКУ
дозволяє «зберегти» у разі втрати документів витрати у звітному періоді, але ним, найімовірніше, зможуть скористатися лише юридичні особи — платники податку на прибуток.Будь-якому підприємцю незалежно від обраної системи оподаткування необхідно стежити за зберіганням документів. Водночас підприємцям на загальній системі, які визначають базу з урахуванням документально підтверджених витрат, це може значно ускладнити становище. Таке саме стосується й платників ПДВ.
Довідкова інформація (довідка)
1 Зауважимо, що зазначені
штрафи почнуть діяти лише з другого півріччя 2011 року (з 01.07.2011 р.), а до цього штрафні санкції за порушення податкового законодавства застосовуються у розмірі 1 грн. за кожне порушення.
