Справочник предпринимателя
Общие правила подачи формы № 1ДФ
| Нюанс | Разъяснение |
| 1 | 2 |
| Способы подачи | Налоговые агенты, не относящиеся к крупным и средним налогоплательщикам, могут подать налоговую декларацию одним из следующих способов, определенных п. 49.3 НКУ: а) лично плательщиком налогов либо уполномоченным на это лицом. При этом один экземпляр отчета будет подан в орган ГНС, а второй, с подписью ответственного за прием лица и штампом органа ГНС, остается у налогового агента. Наличие штампа является подтверждением подачи декларации; б) отправив по почте по адресу органа ГНС с уведомлением о вручении и описью вложения. Отправить отчетность нужно не позднее чем за 10 дней до окончания предельного срока ее подачи (п. 49.5 НКУ). В данном случае подтверждением подачи будет уведомление о вручении с подписью ответственного лица органа ГНС; в) с помощью средств электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством. Подтверждением подачи в данном случае является квитанция о ее получении |
| Какие доходы отражаются | В форме № 1ДФ должны отражаться выплаченные (начисленные) доходы независимо от того: |
| Когда отчет может не подаваться | Предприниматели без наемных работников или не осуществлявшие выплаты физлицам освобождаются от предоставления формы № 1ДФ |
| Налоговый период | Подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) — без нарастающего итога. За календарный год не подается |
| Срок подачи | Необходимо отчитаться в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Если последний день срока подачи приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем. Предельный срок подачи формы № 1ДФ за 1 квартал 2012 года — 10 мая 2012 года (включительно) |
| Куда подавать | Предприниматели подают форму № 1ДФ в орган ГНС по своему налоговому адресу. Согласно п. 45.1 НКУ налоговым адресом плательщика налогов — физического лица признается место его проживания, по которому он поставлен на учет в качестве плательщика налогов |
| Обязательно ли подавать в электронном виде и каким образом | В электронной форме налоговый расчет подается по добровольному решению налогового агента, если он не относится к крупным и средним налогоплательщикам (общие правила предоставления налоговой отчетности мы привели выше) |
| Требования к форме № 1ДФ на бумажном носителе | Предоставляется на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается). Заполняется машинописным текстом или печатными буквами без помарок, зачеркиваний, исправлений и уточнений, указываются порядковые номера страниц. |
| Количество заполняемых экземпляров | Форма № 1ДФ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр подается в орган ГНС. Второй, с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, возвращается налоговому агенту. Если численность работников до 1000 человек, то отчет подается одной порцией |
| Подача при исправлении или уточнении данных | Если налоговый агент обнаружил ошибку в форме № 1ДФ, которая была предоставлена за текущий отчетный квартал до окончания предельного срока предоставления, он обязан подать новый налоговый расчет. При этом штрафные санкции и административные штрафы к налоговому агенту не применяются, а ранее поданный налоговый расчет отменяется. Если же предельный срок истек, то нужно подать уточняющий налоговый расчет |
Правила заполнения реквизитов заглавной части формы № 1ДФ
| Реквизит формы № 1ДФ | Заполнение реквизита |
| «Стор.» | Порядковый номер страницы формы № 1ДФ |
| «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий» | Ставится отметка в соответствующей клеточке: |
| «Порція» | Проставляется номер порции отчетности (несколько порций может быть только у работодателей с большим штатом работников, более 1000 человек) |
| «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011 (грн., коп.)» | Отражается сумма налогового долга (если он был у предпринимателя) по состоянию на 01.01.2011 г., величина которого определяется в соответствии с п. 1 подразд. 1 раздела XX НКУ.Данная строка заполнялась налоговыми агентами только один раз при подаче формы № 1ДФ за 1 квартал 2011 года |
| «Звітний період» | Указываются квартал и год арабскими цифрами, например: за 1 квартал 2012 года |
| «Податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)» | Предприниматели указывают десятиразрядный номер учетной карточки плательщика налога (для зарегистрированных в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей до вступления в силу НКУ — десятиразрядный идентификационный номер). Те же, кто по своим религиозным убеждениям отказался от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налога (идентификационного номера), о чем имеют отметку в паспорте, и уведомили об этом соответствующий орган ГНС, указывают серию и номер паспорта |
| «Працювало у штаті» | Наибольшее учетное количество штатных работников (на первое число месяца) среди показателей за каждый месяц. Правила расчета этого показателя описаны в п. 2.2 Инструкции № 286. Это показатель численности работников, оформленных по основному месту работы, на определенную дату отчетного периода, например на первое или последнее число месяца, включая принятых и исключая тех работников, которые выбыли в этот день. Сюда не включаются те, с кем заключены ГП-договоры, а также работники-совместители. Если предприниматель не работал первого числа месяца, то численность определяется на последний день работы, предшествующий этой дате |
| «Працювало за цивільно-правовими договорами» | Отражается количество лиц, работавших по ГП-договорам. Кроме того, сюда попадут и работники-совместители |
| Кроме того, здесь приводятся наименование и налоговый адрес предпринимателя, а также данные органа ГНС | |
Правила заполнения основных показателей формы № 1ДФ
| Графа формы № 1ДФ | Заполнение графы |
| 1 | 2 |
| Графа 1 «№ з/п» | Ставится порядковый номер записи (строки) |
| Графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта»* | В этой графе указываются: Что касается нерезидентов, то информация о таких лицах также в обязательном порядке включается в Государственный реестр физических лиц — плательщиков налогов (п. 70.1 НКУ). Следовательно, если предприниматель выплачивал доходы нерезиденту, такой нерезидент должен предоставить работодателю информацию о своем регистрационном номере, который необходим для заполнения формы № 1ДФ. Если одному физлицу было выплачено несколько видов доходов, предоставлялись разные НСЛ, заполняется несколько строк расчета, при этом графа 2 заполняется в каждой строке |
| Графа 3а «Сума нарахованого доходу (грн., коп.)» | Отражается доход, начисленный физическому лицу за отчетный квартал, в соответствии В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет. Начисленный доход отражается полностью, без вычета налога на доходы, суммы ЕСВ, суммы НСЛ при ее наличии |
| Графа 3 «Сума виплаченого доходу | Отражается сумма фактически выплаченного налогоплательщику в отчетном квартале дохода. При этом заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце (за вторую половину месяца), должна быть отражена за тот период, в котором она была начислена. Другими словами, если заработная плата выплачивается регулярно, то в графе 3 отражается сумма заработной платы за 3 месяца отчетного квартала: которая будет выплачена в установленный срок в следующем месяце. Таким образом, предприниматели, своевременно выплачивающие заработную плату, в этой графе формы № 1ДФ за 1 квартал 2012 года отражают сумму заработной платы за январь, которая начислена в январе и выплачена в феврале, за февраль (начисленную в феврале и выплаченную в марте), за март (начисленную в марте и выплаченную в апреле). А вот сумма заработной платы за декабрь, выплаченная в январе, в эту графу попасть не должна. По нашему мнению, в графе 3 отражается сумма фактически выплаченного плательщику налога дохода в соответствии с начисленным доходом, т. е. без вычета налога на доходы и ЕСВ. Кстати такого же мнения придерживаются и налоговики, о чем свидетельствует разъяснение, размещенное в Единой базе налоговых знаний |
| Графа 4а «Сума утриманого податку | Отражается сумма налога на доходы, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога, согласно действующему законодательству |
| Графа 4 «Сума утриманого податку (грн., коп.), перерахованого» | Отражается сумма налога на доходы, фактически перечисленного в течение отчетного квартала в бюджет. Учитывая правила заполнения формы № 1ДФ, заметим: если заработная плата выплачивается регулярно, то в данной графе отражается сумма удержанного в течение квартала налога (в том числе и за последний месяц квартала, подлежащая перечислению в бюджет в следующем месяце). Таким образом данные граф 4 и 4а должны совпадать, |
| Графа 5 «Ознака доходу» | Указывается признак дохода в соответствии со Справочником признаков доходов, приведенным в приложении к Порядку № 1020. При этом признак дохода определяется по начисленному доходу. Если в отчетном квартале доходы выплачены не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом. Обратите внимание: по каждому физическому лицу необходимо заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. О каждом признаке дохода физического лица нужно заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*», кроме случаев, указанных в п. 3.7 и 3.8 Порядка № 1020. Другими словами, если в течение отчетного квартала налогоплательщику были начислены (выплачены) доходы, которые относятся к разным признакам, то на него заполняется количество строк, соответствующее количеству признаков доходов. Например, если |
| Графа 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)» | Заполняются только на тех физических лиц, которые в отчетном квартале принимались на работу (графа 6) или увольнялись с места работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного квартала, но получали доходы в отчетном периоде (графа 7). Для физических лиц, которые не меняли место работы в отчетном квартале, графы 6 и 7 не заполняются. Для лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) по ГП-договорам, графы 6 и 7 не заполняются, поскольку выплачиваемое в таком случае вознаграждение не является заработной платой |
| Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» | |
| Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги» | Здесь отражается признак НСЛ согласно Справочнику признаков НСЛ, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Заполняется только для работников, к заработной плате которых в течение отчетного квартала применялась НСЛ. При отсутствии у работника права на НСЛ в отчетном периоде в графе 8 ставится прочерк. В случае если в отчетном квартале к заработной плате работника применялись НСЛ с разными признаками, на работника следует заполнить такое количество строк, которое соответствует количеству признаков НСЛ |
| Графа 9 «Ознака (0, 1)» | Эта графа заполняется, только когда подается новый отчетный или уточняющий расчет (форма № 1ДФ). Признак «0» указывается в том случае, если строку нужно ввести, а признак «1» — если строку нужно исключить |
Справочник признаков доходов
| Вид выплаты (дохода) | Признак дохода | Примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| Доходы в виде зарплаты, начисленные (выплаченные) физлицу согласно условиям трудового договора (контракта) (п.п. 164.2.1 НКУ) | 101 | Под этим кодом указываются, в частности: время, в праздничные и нерабочие дни; ее выплаты; (натуральная форма оплаты труда) |
| Суммы вознаграждений и других выплат, начисленных (выплаченных) физлицу согласно условиям гражданско-правового договора (п.п. 164.2.2 НКУ) | 102 | Под данный признак дохода не подпадают доходы, начисленные по гражданско-правовым договорам физлицам-предпринимателям. Если доход выплачивается предпринимателю за работы (услуги), выполненные в рамках осуществляемых им видов предпринимательской деятельности, то такой доход отражается в форме № 1ДФ |
| Доход от предоставления имущества в лизинг, аренду или субаренду, определенный согласно п. 170.1 НКУ (п.п. 164.2.5 НКУ) | 106 | С признаком «106» отражаются доходы от сдачи в аренду недвижимого имущества. Для доходов от сдачи в аренду движимого имущества отдельный признак не предусмотрен. На наш взгляд, логично было бы отражать такие доходы с признаком «102». Что касается случая, когда арендодателем является физлицо-предприниматель и аренда относится к его предпринимательской деятельности, то такие доходы (арендная плата) отражаются с признаком «157» |
| Сумма задолженности по заключенным гражданско-правовым договорам, по которой истек срок исковой давности | 107 | С признаком дохода «107» отражается сумма задолженности физлица по гражданско-правовому договору, по которой истек срок исковой давности (1095 дней) и которая превышает 50 % месячного прожиточного минимума для трудоспособного лица, установленного на 1 января отчетного года (в 2012 году — 536,50 грн.) |
| Средства, полученные физлицом на командировку или под отчет, в том числе излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки (пп. 164.2.11, 165.1.11 НКУ) | 118 | С признаком дохода «118» в форме № 1ДФ следует отражать не все средства, выданные на командировку или под отчет, а только те, которые не возвращены или несвоевременно возвращены физлицом |
| Доход в виде неустойки (штрафов, пени), возмещения материального или морального ущерба (п.п. 164.2.14 НКУ) | 120 | С признаком «120» отражаются доходы, полученные физлицом от налогового агента в качестве возмещения материального или морального ущерба по решению суда |
| Доход, полученный физлицом в качестве дополнительного блага, кроме случаев, предусмотренных ст. 165 НКУ (п.п. 164.2.17 НКУ) | 126 | С признаком «126» показываются доходы в виде дополнительного блага, облагаемые НДФЛ, в частности: |
| Другие доходы (пп. 164.2.18 и 165.1.49 НКУ) | 127 | С кодом «127» отражаются доходы, не отраженные под соответствующими признаками доходов в форме № 1ДФ |
| Социальные выплаты из соответствующих бюджетов и соцфондов (п.п. 165.1.1 НКУ) | 128 | Под данным кодом отражаются адресные выплаты физлицам за счет бюджетов и соцфондов. Показывать такие выплаты в форме № 1ДФ (отчитываться по выплатам) обязаны местные органы власти и соцфонды (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 9). Обратите внимание: предприниматель, выплачивающий работнице пособие по беременности и родам за счет Фонда «временной нетрудоспособности», в форме № 1ДФ его также показывает с этим кодом |
| Сумма единого соцвзноса, которая вносится за счет работодателя в размерах, определенных законом | 133 | И ранее налоговики признавали, что суммы страховых взносов, начисленных на фонд оплаты труда, в форме № 1ДФ не отражаются (письмо ГНАУ от 09.06.05 г. № 5264/6/17-2116). По разъяснениям в ЕБНЗ в отношении ЕСВ сложилась аналогичная практика. Следовательно, можно порекомендовать указывать в данной строке сумму ЕСВ «начислений» только после соответствующих разъяснений |
| Алименты, выплачиваемые физлицу согласно решению суда или по добровольному решению сторон (п.п. 165.1.14 НКУ) | 140 | В соответствии с п.п. 165.1.14 НКУ алименты, выплачиваемые по решению суда или по добровольному решению сторон, не включаются в налогооблагаемый доход получателя. При отражении алиментов в форме № 1ДФ необходимо помнить о том, что в графе 2 указывается идентификационный код получателя алиментов |
| Денежные средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемых как помощь на лечение и медобслуживание физлица за счет средств благотворительной организации или работодателя (п.п. 165.1.19 НКУ) | 143 | Согласно п.п. 165.1.19 НКУ физлицо имеет право получить от работодателя или благотворительной организации необлагаемую помощь на лечение и медобслуживание. Такая помощь не облагается НДФЛ независимо от суммы и наличия у физлица права на налоговую социальную льготу (при наличии подтверждающих документов — справок, выписок из амбулаторных карт, счетов медучреждений, рецептов и т. д.). Но в форме № 1ДФ сумму помощи на лечение и медобслуживание нужно отразить с признаком дохода «143» |
| Сумма, уплаченная работодателем в пользу отечественных высших и профессионально-технических учебных заведений за физлицо для подготовки или переподготовки такого физлица (п.п. 165.1.21 НКУ) | 145 | С признаком дохода «145» в форме № 1ДФ отражается не облагаемая НДФЛ сумма расходов на обучение работника, определенная согласно п.п. 169.4.1 НКУ (в 2012 году — 1500 грн. в расчете на каждый полный или неполный месяц обучения), независимо от того, состоит физлицо в трудовых отношениях с работодателем или нет, но при условии, что оно заключило письменный договор (контракт) о взятых обязательствах по отработке у работодателя после окончания вуза или ПТУ не менее трех лет. При невыполнении указанных требований суммы, уплаченные за обучение работника, являются его дополнительным благом и отражаются в форме № 1ДФ с признаком дохода «126» |
| Помощь на погребение | 146 | С признаком дохода «146» отражается не облагаемая НДФЛ помощь на погребение физлица, предоставленная работодателем по последнему месту работы такого физлица в размере, не превышающем двойного размера суммы, определенной согласно п.п. 169.4.1 НКУ. Сумма превышения облагается НДФЛ и отражается в форме № 1ДФ с признаком |
| Доходы от отчуждения непосредственно собственником сельхозпродукции (п.п. 165.1.24 НКУ) | 148 | — |
| Основная сумма возвратной финпомощи, которая была предоставлена физлицом другим лицам и возвращается ему, а также основная сумма возвратной финпомощи, полученная физлицом | 153 | Согласно п.п. 165.1.31 НКУ основная сумма возвратной финпомощи, предоставленной физлицом другим лицам, которая возвращается ему, а также основная сумма возвратной финпомощи, полученная физлицом, не включаются в общий налогооблагаемый доход физлица и не облагаются НДФЛ. |
| Доход, выплаченный самозанятому лицу (п.п. 165.1.36, ст. 177, 178 НКУ) | 157 | Доходы предпринимателя, полученные по результатам операций, осуществляемых в пределах выбранных им видов деятельности, не облагаются НДФЛ и ЕСВ и отражаются в форме № 1ДФ с признаком дохода «157». При этом в графах 3 и 3а форме № 1ДФ указывается сумма начисленного дохода, а в графах 4 и 4а ставится прочерк |
| Сумма благотворительной помощи (п. 170.7 НКУ) | 169 | Под данным кодом отражается целевая и нецелевая благотворительная помощь (как облагаемая, так и не облагаемая НДФЛ) |
Справочник признаков НСЛ
| Вид НСЛ | Признак НСЛ (гр. 8 формы № 1ДФ) |
| Обычная (п.п. 169.1.1 НКУ) | 01 |
| Повышенная (п.п. 169.1.3 НКУ) | 02 |
| Максимальная (п.п. 169.1.4 НКУ) | 03 |
| Льгота для лиц, получающих льготу на детей (п.п. 169.1.2 НКУ) | 04 |
