Довідник підприємця
Загальні правила подання форми № 1ДФ
| Нюанс | Роз'яснення |
| 1 | 2 |
| Способи подання | Податкові агенти, які не належать до великих та середніх платників податків, можуть подати податкову декларацію одним з таких способів, визначених п. 49.3 ПКУ: а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою. При цьому один примірник звіту буде подано до органу ДПС, а другий, із підписом відповідальної за приймання особи та штампом органу ДПС, залишається у податкового агента. Наявність штампу є підтвердженням подання декларації; б) надіславши поштою на адресу органу ДПС з повідомленням про вручення і з описом вкладення. Відправити звітність потрібно не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку її подання (п. 49.5 ПКУ). У цьому випадку підтвердженням подання буде повідомлення про вручення з підписом відповідальної особи органу ДПС; в) за допомогою засобів електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством. Підтвердженням подання в цьому випадку є квитанція про її отримання |
| Які доходи відображаються | У формі № 1ДФ повинні відображатися виплачені (нараховані) доходи незалежно від того: |
| Коли звіт може не подаватися | Підприємці без найманих працівників або ті, які не здійснюють виплати фізичним особам, звільняються від подання форми № 1ДФ |
| Податковий період | Подається окремо за кожний квартал (податковий період) — без наростаючого підсумку. За календарний рік не подається |
| Строк подання | Необхідно відзвітувати протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, наступний за вихідним або святковим днем. Граничний строк подання форми № 1ДФ за 1 квартал 2012 року — 10 травня 2012 року (включно) |
| Куди подавати | Підприємці подають форму № 1ДФ до органу ДПС за своєю податковою адресою. Згідно з п. 45.1 ПКУ податковою адресою платника податків — фізичної особи визнається місце його проживання, за яким його взято на облік як платника податків |
| Чи обов'язково подавати в електронному вигляді та яким чином | В електронній формі податковий розрахунок подається за добровільним рішенням податкового агента, якщо він не належить до великих і середніх платників податків (загальні правила подання податкової звітності ми навели вище) |
| Вимоги щодо | Подається на непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується). Заповнюється машинописним текстом або друкованими літерами без помарок, закреслень, виправлень і уточнень, зазначаються порядкові номери сторінок. |
| Кількість примірників, що заповнюються | Форма № 1ДФ складається у двох примірниках. Один примірник подається до органу ДПС. Інший, із підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом і проставленим номером порції, повертається податковому агенту. Якщо кількість працівників не перевищує 1000 осіб, то звіт подається однією порцією |
| Подання при виправленні або уточненні даних | Якщо податковий агент виявив помилку у формі № 1ДФ, яку було подано за поточний звітний квартал, до закінчення граничного строку подання, він зобов'язаний подати новий податковий розрахунок. При цьому штрафні санкції та адміністративні штрафи до податкового агента не застосовуються, а раніше поданий податковий розрахунок скасовується. Якщо ж граничний строк минув, то потрібно подати уточнюючий податковий розрахунок |
Правила заповнення реквізитів заголовної частини форми № 1ДФ
| Реквізит форми № 1ДФ | Заповнення реквізиту |
| 1 | 2 |
| «Стор.» | Порядковий номер сторінки форми № 1ДФ |
| «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий» | Ставиться позначка у відповідній клітинці: |
| «Порція» | Проставляється номер порції звітності (декілька порцій може бути лише у роботодавців з великим штатом працівників – понад 1000 осіб) |
| «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011 (грн., коп.)» | Відображається сума податкового боргу (якщо він був у підприємця) станом на 01.01.2011 р., величина якого визначається відповідно до п. 1 підрозд. 1 розд. XX ПКУ.Цей рядок заповнювався податковими агентами лише один раз при поданні форми № 1ДФ за 1 квартал 2011 року |
| «Звітний період» | Зазначаються квартал і рік арабськими цифрами, наприклад: за 1 квартал 2012 року |
| «Податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)» | Підприємці зазначають десятирозрядний номер облікової картки платника податку (для зареєстрованих у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов'язкових платежів до набуття чинності ПКУ — десятирозрядний ідентифікаційний номер). Ті ж, хто за своїми релігійними переконаннями відмовився від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податку (ідентифікаційного номера), про що мають відмітку в паспорті, і повідомили про це відповідний орган ДПС, зазначають серію та номер паспорта |
| «Працювало в штаті» | Найбільша облікова кількість штатних працівників (на перше число місяця) серед показників за кожний місяць. Правила розрахунку цього показника описано в п. 2.2 Інструкції № 286. Це показник чисельності працівників, оформлених за основним місцем роботи, на певну дату звітного періоду, наприклад на перше або останнє число місяця, уключаючи прийнятих та виключаючи тих працівників, які вибули цього дня. Сюди не включаються ті, з ким укладено ЦП-договори, а також працівники-сумісники. Якщо підприємець не працював першого числа місяця, то чисельність визначається на останній день роботи, що передує цій даті |
| «Працювало за цивільно-правовими договорами» | Відображається кількість осіб, які працювали за ЦП-договорами. Крім того, сюди потраплять і працівники-сумісники |
| Крім того, тут наводяться найменування та податкова адреса підприємця, а також дані органу ДПС | |
Правила заповнення основних показників форми № 1ДФ
| Графа форми № 1ДФ
| Заповнення графи |
| 1 | 2 |
| Графа 1 «№ з/п» | Ставиться порядковий номер запису (рядка) |
| Графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта»* | У цій графі зазначаються: Що стосується нерезидентів, то інформація про таких осіб також в обов'язковому порядку включається до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків (п. 70.1 ПКУ). Отже, якщо підприємець виплачував доходи нерезиденту, такий нерезидент повинен надати роботодавцю інформацію про свій реєстраційний номер, який необхідний для заповнення форми № 1ДФ. Якщо одній фізичній особі було виплачено декілька видів доходів, надавалися різні ПСП, заповнюється декілька рядків розрахунку, при цьому графа 2 заповнюється в кожному рядку |
| Графа 3а «Сума нарахованого доходу (грн., коп.)» | Відображається дохід, нарахований фізичній особі за звітний квартал, відповідно до ознаки доходу згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 1020. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачено такі доходи чи ні. Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи, суми ЄСВ, суми ПСП за її наявності |
| Графа 3 «Сума виплаченого доходу (грн., коп.)» | Відображається сума доходу, фактично виплаченого платнику податків у звітному кварталі. При цьому заробітна плата, що виплачується у встановлені строки в наступному місяці, має бути відображена за той період, в якому її було нараховано. Інакше кажучи, якщо заробітна плата виплачується регулярно, то у графі 3 відображається сума заробітної плати за 3 місяці звітного кварталу: Таким чином, підприємці, які своєчасно виплачують заробітну плату, у цій графі форми № 1ДФ за 1 квартал 2012 року відображають суму заробітної плати за січень, яка нарахована в січні та виплачена в лютому, за лютий (нараховану в лютому та виплачену в березні), за березень (нараховану в березні та виплачену у квітні). А ось сума заробітної плати за грудень, виплачена в січні, до цієї графи потрапити не повинна. На нашу думку, у графі 3 відображається сума фактично виплаченого платнику податку доходу відповідно до нарахованого доходу, тобто без вирахування податку на доходи та ЄСВ. До речі, такої самої думки дотримуються і податківці, про що свідчить роз'яснення, розміщене в Єдиній базі податкових знань |
| Графа 4а «Сума утриманого податку (грн., коп.), нарахованого» | Відображається сума податку на доходи, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку, згідно з чинним законодавством |
| Графа 4 «Сума утриманого податку (грн., коп.), перерахованого» | Відображається сума податку на доходи, фактично перерахованого протягом звітного кварталу до бюджету. Ураховуючи правила заповнення форми № 1ДФ, зауважимо: якщо заробітна плата виплачується регулярно, то в цій графі відображається сума утриманого протягом кварталу податку (у тому числі й за останній місяць кварталу, що підлягає перерахуванню до бюджету в наступному місяці). Отже, дані граф 4 і 4а повинні збігатися, тобто сума нарахованого податку на доходи дорівнюватиме сумі сплаченого податку |
| Графа 5 «Ознака доходу» | Зазначається ознака доходу відповідно до Довідника ознак доходів, наведеного в додатку до Порядку № 1020. При цьому ознака доходу визначається за нарахованим доходом. Якщо у звітному кварталі доходи виплачено не в повному обсязі та їх остаточна виплата здійснюватиметься в наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна зазначатися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу. Зверніть увагу: щодо кожної фізичної особи необхідно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати лише один рядок з обов’язковим заповненням графи 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*», крім випадків, зазначених в пп. 3.7 і 3.8 Порядку № 1020. Інакше кажучи, якщо протягом звітного кварталу платнику податків було нараховано (виплачено) доходи, які належать до різних ознак, то на нього заповнюється кількість рядків, що відповідає кількості ознак доходів. Наприклад, якщо в 1 кварталі 2012 року працівнику було виплачено доходи у вигляді заробітної плати (ознака доходу «101»), а також винагороду за надання майна в оренду (ознака доходу «106»), слід заповнити два рядки, в кожному з яких у графі 2 буде зазначено ідентифікаційний номер такого працівника |
| Графа 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)» | Заповнюються лише на тих фізичних осіб, які у звітному кварталі були прийняті на роботу (графа 6) або звільнені з місця роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного кварталу, але отримували доходи у звітному періоді (графа 7). Для фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному кварталі, графи 6 і 7 не заповнюються. Для осіб, які виконують роботи (надають послуги) за ЦП-договорами, графи 6 і 7 не заповнюються, оскільки виплачувана в такому разі винагорода не є заробітною платою |
| Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» | |
| Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги» | Тут відображається ознака ПСП згідно з Довідником ознак ПСП, наведеному в додатку до Порядку № 1020. Заповнюється лише для працівників, до заробітної плати яких протягом звітного кварталу застосовувалася ПСП. За відсутності у працівника права на ПСП у звітному періоді у графі 8 ставиться прокреслення. У разі якщо у звітному кварталі до заробітної плати працівника застосовувалися ПСП з різними ознаками, на працівника слід заповнити таку кількість рядків, яка відповідає кількості ознак ПСП |
| Графа 9 | Ця графа заповнюється, лише коли подається новий звітний або уточнюючий розрахунок (форма № 1ДФ). Ознака «0» зазначається в тому випадку, якщо рядок потрібно ввести, а ознака «1» — якщо рядок потрібно виключити |
Довідник ознак доходів
| Вид виплати (доходу) | Ознака доходу (графа 5 форми № 1ДФ) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
| Доходи у вигляді зарплати, нараховані (виплачені) фізичній особі згідно з умовами трудового договору (контракту) (п.п. 164.2.1 ПКУ) | 101 | Під цим кодом зазначаються, зокрема: (натуральна форма оплати праці) |
| Суми винагород та інших виплат, нарахованих (виплачених) фізичній особі згідно з умовами цивільно-правового договору (п.п. 164.2.2 ПКУ) | 102 | Під цю ознаку доходу не підпадають доходи, нараховані за цивільно-правовими договорами фізичним особам — підприємцям. Якщо дохід виплачується підприємцю за роботи (послуги), виконані в межах проваджуваних ним видів підприємницької діяльності, то такий дохід відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157» |
| Дохід від надання майна в лізинг, оренду або суборенду, визначений згідно з п. 170.1 ПКУ (п.п. 164.2.5 ПКУ) | 106 | З ознакою «106» відображаються доходи від надання в оренду нерухомого майна. Для доходів від надання в оренду рухомого майна окремої ознаки не передбачено. На нашу думку, логічно було б відображати такі доходи з ознакою «102». Що стосується випадку, коли орендодавцем є фізична особа — підприємець та оренда належить до його підприємницької діяльності, то такі доходи (орендна плата) відображаються з ознакою «157» |
| Сума заборгованості за укладеними | 107 | З ознакою доходу «107» відображається сума заборгованості фізичної особи за ЦП-договором, за якою минув строк позовної давності (1095 днів) та яка перевищує 50 % місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи, установленої на 1 січня звітного року |
| Кошти, отримані фізичною особою на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернені | 118 | З ознакою доходу «118» у формі № 1ДФ слід відображати не всі кошти, видані на відрядження або під звіт, а лише ті, які не повернені або несвоєчасно повернені фізичною особою |
| Дохід у вигляді неустойки (штрафів, пені), відшкодування матеріального або морального збитку в установлені законодавством строки | 120 | З ознакою «120» відображаються доходи, отримані фізичною особою від податкового агента як відшкодування матеріальної або моральної шкоди за рішенням суду |
| Дохід, отриманий фізичною особою як додаткове благо, крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ (п.п. 164.2.17 ПКУ) | 126 | З ознакою «126» відображаються доходи у вигляді додаткового блага, що обкладається ПДФО, зокрема: |
| Інші доходи (пп. 164.2.18 і 165.1.49 ПКУ) | 127 | З кодом «127» відображаються доходи, не відображені |
| Соціальні виплати з відповідних бюджетів і соцфондів | 128 | Під цим кодом відображаються адресні виплати фізичним особам за рахунок бюджетів і соцфондів. Відображати такі виплати у формі № 1ДФ (звітувати щодо виплат) зобов'язані місцеві органи влади та соцфонди (див. «Вісник податкової служби України», 2011, № 9) Зверніть увагу: підприємець, який виплачує працівниці допомогу по вагітності та пологах за рахунок Фонду «тимчасової непрацездатності» у формі № 1ДФ її також відображає з цим кодом |
| Сума ЄСВ, яка вноситься за рахунок роботодавця в розмірах, визначених законом (п.п. 165.1.6 ПКУ) | 133 | Це раніше податківці визнавали, що суми страхових внесків, нарахованих на фонд оплати праці, у формі № 1ДФ не відображаються (лист ДПАУ від 09.06.2005 р. № 5264/6/17-2116). За роз’ясненнями в ЄБПЗ відносно ЄСВ склалась аналогічна практика. Отже, можна порекомендувати зазначати в цьому рядку суму ЄСВ «нарахувань» тільки після відповідних роз’яснень |
| Аліменти, виплачувані фізичній особі згідно з рішенням суду або за добровільним рішенням сторін (п.п. 165.1.14 ПКУ) | 140 | Відповідно до п.п. 165.1.14 ПКУ аліменти, що виплачуються за рішенням суду або за добровільним рішенням сторін, не включаються до оподатковуваного доходу одержувача. При відображенні аліментів у формі № 1ДФ необхідно пам'ятати про те, що у графі 2 зазначається ідентифікаційний код одержувача аліментів |
| Грошові кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на лікування та медобслуговування фізичної особи за рахунок коштів благодійної організації або роботодавця | 143 | Згідно з п.п. 165.1.19 ПКУ фізична особа має право отримати від роботодавця або благодійної організації неоподатковувану допомогу на лікування та медобслуговування. Така допомога не обкладається ПДФО незалежно від суми та наявності у фізичної особи права на податкову соціальну пільгу (за наявності підтвердних документів — довідок, виписок з амбулаторних карт, рахунків медустанов, рецептів тощо). Однак у формі № 1ДФ суму допомоги на лікування та медобслуговування потрібно відобразити з ознакою доходу «143» |
| Сума, сплачена роботодавцем на користь вітчизняних вищих і професійно-технічних навчальних закладів за фізичну особу для підготовки або перепідготовки такої фізичної особи (підпункт 165.1.21 ПКУ) | 145 | З ознакою доходу «145» у формі № 1ДФ відображається сума витрат на навчання працівника, що не обкладається ПДФО, визначена згідно з підпунктом 169.4.1 ПКУ (у 2012 році — 1500 грн. з розрахунку на кожний повний чи неповний місяць навчання), незалежно від того, перебуває фізична особа у трудових відносинах з роботодавцем чи ні, але за умови, що вона уклала письмовий договір (контракт) про взяті зобов'язання щодо відпрацювання у роботодавця після закінчення ВНЗ або ПТУ не менше трьох років. При невиконанні зазначених вимог суми, сплачені за навчання працівника, є його додатковим благом і відображаються у формі № 1ДФ з ознакою доходу «126» |
| Допомога на поховання (підпункт 165.1.22 ПКУ) | 146 | З ознакою доходу «146» відображається допомога на поховання фізичної особи, що не обкладається ПДФО, надана роботодавцем за останнім місцем роботи такої фізичної особи в розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, визначеної згідно з підпунктом 169.4.1 ПКУ. Сума перевищення обкладається ПДФО та відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «126» |
| Доходи від відчуження безпосередньо власником сільгосппродукції (підпункт 165.1.24 ПКУ) | 148 | — |
| Основна сума поворотної фіндопомоги, яка була надана фізичною особою іншим особам та повертається їй, а також основна сума поворотної фіндопомоги, отримана фізичною особою (підпункт 165.1.31 ПКУ) | 153 | Згідно з підпунктом 165.1.31 ПКУ основна сума поворотної фіндопомоги, наданої фізичною особою іншим особам, яка повертається їй, а також основна сума поворотної фіндопомоги, отримана фізичною особою, не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичної особи та не обкладаються ПДФО. У формі № 1ДФ зазначені суми відображаються з ознакою доходів «153» |
| Дохід, виплачений самозайнятій особі (підпункт 165.1.36, статті 177 і 178 ПКУ) | 157 | Доходи підприємця, отримані за результатами операцій, що здійснюються в межах обраних ним видів діяльності, не обкладаються ПДФО та ЄСВ і відображаються у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157». При цьому у графах 3 і 3а форми № 1ДФ зазначається сума нарахованого доходу, а у графах 4 і 4а ставиться прокреслення |
| Сума благодійної допомоги (пункт 170.7 ПКУ) | 169 | Під цим кодом відображається цільова та нецільова благодійна допомога (як така, що обкладається, так і така, що не обкладається ПДФО) |
Довідник ознак ПСП
| Вид ПСП | Ознака ПСП (графа 8 форми № 1ДФ) |
| Звичайна (підпункт 169.1.1 ПКУ) | 01 |
| Підвищена (підпункт 169.1.3 ПКУ) | 02 |
| Максимальна (підпункт 169.1.4 ПКУ) | 03 |
| Пільга для осіб, які отримують пільгу на дітей (підпункт 169.1.2 ПКУ) | 04 |
