Книга учета доходов и расходов общесистемщиков: наглядные примеры заполнения

Книга учета доходов и расходов общесистемщиков: наглядные примеры заполнения

Недавно мы подробно рассмотрели порядок ведения и заполнения Книги учета доходов и расходов предпринимателями на общей системе налогообложения. Однако народная мудрость гласит, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, а в данном случае — прочитать. Потому в сегодняшней статье проиллюстрируем теорию практическими примерами.

Анастасия ХМЕЛЕВИЧ, консультант газеты «Собственное Дело»

Ниже рассмотрены примеры, раскрывающие особенности заполнения Книги учета доходов и расходов (далее — Книга УДР) при осуществлении трех основных видов деятельности: торговли, услуг и производства. Примеры сопровождаются подробными рекомендациями.

Пример 1 (торговля). Предприниматель-общесистемщик (неплательщик НДС) торгует чаем в упаковках и чайными принадлежностями. Для этого арендует киоск, в котором в субботу и воскресенье торгует сам, а в остальные дни — наемный работник.

Расчеты осуществляются только в наличной форме, поэтому на торговой точке установлен РРО.

В декабре 2012 года были осуществлены такие операции:

05.12.2012 г.:

— выплачена работнику зарплата за вторую половину ноября и отпускные (с 17.12.2012 г. по 31.12.2012 г. работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем в этот период деятельность в будние дни не осуществляется, поскольку в это время предприниматель работает по основному месту работы и заменить работника не может). По ведомости общая сумма начисленного дохода составила 2600 грн. Обратите внимание! В Книге УДР отражается зарплата, начисленная предпринимателем своим наемным работникам («грязная» сумма, т. е. без вычета НДФЛ и «удержаний» по ЕСВ). Запись осуществляется в день выплаты зарплаты;

— перечислен ЕСВ с зарплаты и отпускных работника — 1115,20 грн. (в том числе в части «начислений» — 956,80 грн.; в части «удержаний» — 158,40 грн  ^{справка 1}). ЕСВ в части «удержаний» в Книге УДР отдельно не отражается;

— перечислен НДФЛ с зарплаты и отпускных работника — 375,96 грн . Удержанный НДФЛ в Книге УДР отдельно не отражается.

06.12.2012 г.: оплачено поставщику 50 чашек по цене 20 грн. на общую сумму 1000 грн. В соответствии с подпунктом 139.1.3 НК предоплату в расходы включать нельзя, поэтому такая операция отражается в расходной части только после фактического получения ТМЦ.

07.12.2012 г.:

— получена от поставщика оплаченная 06.12.2012 г. партия чашек. Предприниматель имеет право отразить расходы в Книге УДР. Причем неплательщики НДС записывают всю сумму доходов и расходов, не выделяя отдельно НДС;

— получено 100 упаковок чая по цене 16 грн. на общую сумму 1600 грн., которая согласно договору будет оплачена в следующем месяце. По общему правилу, расходы отражаются в графе 5 Книги УДР по «второму событию», а потому в декабре запись о таком получении делаться не должна. Вместе с тем в «СД», 2012, № 20 с. 14 мы отмечали, что при торговле за наличные лучше заполнять данную графу сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен). В противном случае проверяющие могут счесть такие товары неучтенными и за торговлю ими применить штраф в размере двойной стоимости неучтенных товаров по ценам продажи, но не менее 170 грн. (статья 20 Закона об РРО);

— оплачены наличными услуги по доставке партии чашек в киоск в сумме 70 грн. предпринимателю на едином налоге группы 3. Периодичность заполнения расходных граф (в частности, графы 10) Книги УДР Порядком № 1025 не установлена. Поэтому предприниматель может выбирать: либо делать записи после каждой такой операции, либо — не реже одного раза в месяц. Причем в последнем случае расходы вносятся не общей суммой, а детализируются по операциям с одновременным заполнением графы 4.

08.12.2012 г. предприниматель обнаружил заводской брак на 2 упаковках чая и вернул их поставщику для обмена. Возврат товара на сумму 32 грн. отражается в графе 5 Книги УДР со знаком «минус».

10.12.2012 г.:

— предприниматель передал наемному работнику весь товар на реализацию, установив цену реализации на чашки 28 грн. и на чай 22 грн. В «СД», 2012, № 20, с. 14, мы отмечали, что если предприниматель и работник торгуют в одной и той же торговой точке, то они могут не заполнять графы 7 и 8 в своих книгах УДР. Однако безопаснее все же фиксировать такое перемещение ТМЦ, при этом оформлять акт приема-передачи (или другой подобный документ). Напоминаем, что предприниматель в графу 8 записывает общую сумму переданного товара по ценам приобретения (2568 грн.), а работник — по ценам реализации (3556 грн.). Причем плательщики НДС такие суммы указывают без НДС;

— наемный работник продал 4 чашки одному покупателю, 2 чашки разным покупателям и 1 упаковку чая одному покупателю. Общая сумма выручки^{справка 2} за день составила 190 грн. В своей Книге УДР реализатор отражает доход после каждого факта продажи товара (работ, услуг). При этом указывается общая сумма по чеку (без расшифровки, за что получена выручка). В конце дня подводится итог.

15.12.2012 г. предприниматель:

— принял у наемного работника нереализованный товар. В данном случае стоимость товара в Книге УДР и предпринимателя, и наемного работника отражается со знаком «минус». При этом наемный работник передает товар по ценам реализации (на сумму 3366 грн.), а предприниматель принимает — по ценам приобретения (на сумму 2432 грн.). Поскольку предприниматель не является плательщиком НДС, то записи делаются на полную сумму;

— продал 2 чашки разным покупателям на сумму 56 грн. По такой операции в Книге УДР нужно сделать три записи (помимо указания даты осуществления деятельности). Так, в графу 3 Книги УДР заносится итоговая дневная сумма дохода, поскольку расшифровывать доходы за день предприниматель не обязан . При этом одновременно заполняется графа 6, в которой отражается сумма расходов, непосредственно связанная с получением дохода ^{справка 3}(40 грн.), и графа 4. Вместе с тем такую запись, на наш взгляд, можно сделать и в последний день месяца;

— уплатил арендную плату за киоск в размере 600 грн. (подписан акт). Такие расходы отражаются в графе 10 Книги УДР.

31.12.2012 г. перенесены записи из Книги УДР наемного работника в Книгу УДР предпринимателя. При этом необходимо заполнить графы 6 и 4. Заметим, что в графу 6 попадут только расходы на приобретение реализованных чашек в сумме 120 грн. А вот расходы на приобретение реализованного чая в декабре отражены не будут, поскольку их еще нет (ведь чай еще не оплачен). Такие расходы попадут в Книгу УДР в месяце их понесения.

Примеры заполнения книг УДР предпринимателем и наемным работником приведены на рис. 1 и 2 (см. с. 15, 16).

* В дни, когда деятельность не велась, рекомендуем все равно сделать запись и поставить прочерк по графе доходов. В данном примере с целью наглядного представления остальной информации такие дни будут пропущены. — Примеч. ред.

Рис. 1. Пример заполнения Книги УДР предпринимателем

* В дни, когда деятельность не велась, рекомендуем все равно сделать запись и поставить прочерк по графе доходов. В данном примере с целью наглядного представления остальной информации такие дни будут пропущены. — Примеч. ред.

Рис. 2. Пример заполнения Книги УДР реализатором

Пример 2 (услуги). Предприниматель-общесистемщик (плательщик НДС) занимается автоперевозками. Деятельность осуществляется предпринимателем и наемным работником на их личных автомобилях^{справка 4}. При этом за использование автомобиля наемного работника предприниматель выплачивает ему арендную плату в размере 700 грн. (сумма по договору^{справка 5}, т. е. «грязная»). Выплата происходит ежемесячно 7-го числа, одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца.

Автомобили используются только в предпринимательской деятельности, что подтверждается путевыми листами грузового автомобиля (форма утверждена приказом Минтранспорта от 29.12.95 г. № 488/346 ), оформленными на каждый выезд авто.

Расчеты осуществляются как в безналичной, так и в наличной форме, поэтому автомобили оборудованы портативными РРО.

В ноябре 2012 года были осуществлены такие операции:

03.12.2012 г.:

— на текущий предпринимательский счет поступила оплата от предприятия А (плательщик НДС) за перевозку партии товара в сумме 4200 грн. (в том числе НДС — 700 грн.). Как известно, доходы общесистемщика учитываются по «кассовому методу», т. е. если получены деньги (или другие блага) от предпринимательской деятельности, отражается доход, во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет. Следовательно, в данном случае в Книге УДР необходимо сделать соответствующую «доходную» запись. Кроме того, нужно учитывать, что общесистемщики, зарегистрированные плательщиками НДС, в Книге УДР суммы доходов и расходов отражают без НДС (пункт 4 Порядка № 1025);

— предприятию Б (плательщик НДС) перечислена предоплата за услуги охраняемой стоянки за декабрь в сумме 720 грн. (в том числе НДС — 120 грн.). Предоплата за приобретенные товары (работы, услуги) не отражается в Книге УДР (подпункт 139.1.3 НК).

04.12.2012 г.:

— наемный работник осуществил перевозку груза (заказчик — физическое лицо) и получил оплату наличными, о чем свидетельствует чек РРО^{справка 2} на сумму 400 грн. Поскольку заказчик не является плательщиком НДС, то в Книге УДР наемного работника доход отражается на полную стоимость ;

— на текущий предпринимательский счет получена предоплата за перевозку двух партий товара от предприятия В (плательщик НДС) в сумме 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.) ;

— предприниматель наличными получил оплату за перевозку грузов от предпринимателя Г (неплательщик НДС) в сумме 4000 грн. Расшифровывать доходы за день предприниматель не обязан , поэтому в графу 3 своей Книги УДР он заносит итоговую дневную сумму дохода.

05.12.2012 г. наемным работником перевезена первая партия товара предприятия В. Акт предоставленных услуг подписан на сумму 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.). Такая операция в Книге УДР не отражается, поскольку уже попала в доходную часть 04.12.2012 г.

06.12.2012 г.: внесена предоплата за бензин, которая зачислена на топливные карты предпринимателя и его наемного работника, в сумме 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.). Расходы отражаются в Книге УДР по «второму событию», следовательно, в данном случае пока расходов нет.

07.12.2012 г.:

— выплачена зарплата работнику за вторую половину ноября 2012 года. При этом начислено по ведомости 1500 грн. В Книге УДР отражается «грязная» сумма зарплаты, т. е. без вычета НДФЛ и ЕСВ. Запись осуществляется в день выплаты зарплаты;

— перечислен ЕСВ с зарплаты работника — 715,20 грн. (в том числе в части «начислений» — 553,20 грн.; в части «удержаний»^{справка 1} — 162 грн.). ЕСВ в части «удержаний» в Книге УДР не отражается;

— подписан акт предоставленных услуг по аренде автомобиля и выплачена арендная плата наемному работнику в размере 700 грн. ^{справка 6} Сумма по договору («грязная») отражается в расходной части Книги УДР ;

— перечислен НДФЛ с зарплаты работника — 216,90 грн., а также с арендной платы — 105 грн. Удержанный НДФЛ в Книге УДР не отражается.

10.12.2012 г. наемным работником:

— осуществлена перевозка груза предприятия Д (плательщик НДС). Акт предоставленных услуг подписан на сумму 1800 грн. (в том числе НДС — 300 грн.). Оплата произведена наличными с выдачей чека РРО. В своей Книге УДР наемный работник фиксирует получение дохода;

— заправлен автомобиль на сумму 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.) с использованием топливной смарт-карты. Заметим, что при заправке по топливной карте водитель, как правило, получает чек специализированного РРО с указанием наименования, количества и стоимости фактически отпущенных нефтепродуктов. Таким образом, стоимость ГСМ попадет в расходы (отразится в графе 5 Книги УДР) в дни заправки авто, что подтверждается таким чеком и документом о произведенной ранее предоплате (реквизиты документов указываются в графе 4 Книги УДР). Что касается заполнения графы 6, то предположим, что предприниматель заполняет ее единоразово в последний день месяца.

12.12.2012 г. наемным работником перевезена первая партия товаров предприятию Е (плательщик НДС). Акт предоставленных услуг подписан на сумму 7500 грн. Запись в Книге УДР не делают, поскольку услуги еще не оплачены.

13.12.2012 г. предприниматель заправил автомобиль на сумму 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.) с использованием топливной смарт-карты (получен чек специализированного РРО). Такая операция отражается в Книге УДР.

20.12.2012 г. перевезена вторая партия товаров предприятия Е (подписан акт предоставленных услуг) и получена оплата за перевезенные товары в сумме 15000 грн. (в том числе НДС — 2500 грн.). Предприниматель фиксирует доход в Книге УДР.

21.12.2012 г.:

— наемному работнику выплачена зарплата за первую половину декабря (аванс). При этом по ведомости начислено 3000 грн. Напоминаем, что в Книге УДР следует отразить «грязную» сумму, т. е. без вычета НДФЛ и ЕСВ. Запись осуществляется в день выплаты зарплаты;

— перечислен ЕСВ в части «начислений» с зарплаты работника — 1106,40 грн. и отражен в Книге УДР. ЕСВ в части «удержаний» будет уплачен при выплате зарплаты за вторую часть декабря, однако в Книге все равно отражаться не будет;

— перечислен НДФЛ с зарплаты работника — 433,80 грн. Удержанный НДФЛ в Книге УДР не отражается.

31.12.2012 г.:

— подписан акт предоставленных услуг по стоянке автомобилей. Расходы следует отразить в Книге УДР;

— включена в расходы стоимость фактически использованного бензина, определенная на основании путевых листов (данные в Книге УДР приведены условно). Сумма таких расходов отражается в графе 6 Книги УДР с одновременным отражением в графе 4 реквизитов путевых листов. Кроме того, нужно помнить, что в расходы попадет стоимость бензина в пределах Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Минтранспорта от 10.02.98 г. № 43;

— перенесены записи из Книги УДР наемного работника в Книгу УДР предпринимателя.

Примеры заполнения книг УДР приведены на рис. 3 и 4 (см. с. 19).

* В дни, когда деятельность не велась, рекомендуем все равно сделать запись и поставить прочерк по графе доходов. В данном примере с целью наглядного представления остальной информации такие дни буду пропущены. — Примеч. ред.

Рис. 3. Пример заполнения Книги УДР предпринимателем

* В дни, когда деятельность не велась, рекомендуем все равно сделать запись и поставить прочерк по графе доходов. В данном примере с целью наглядного представления остальной информации такие дни буду пропущены. — Примеч. ред.

Рис. 4. Пример заполнения Книги УДР наемным работником

Пример 3 (производство). Предприниматель-общесистемщик (плательщик НДС) занимается пошивом кухонных полотенец. Готовую продукцию реализует оптом с применением наличных и безналичных расчетов. С 24.12.2012 г. принял на работу двух наемных работников. Работники не связаны с торговлей, поэтому Книги УДР на них не заводятся.

В декабре осуществлены такие операции:

05.12.2012 г. оплачены коммунальные услуги в сумме 180 грн.

12.12.2012 г. :

— получено от поставщика А (плательщик НДС) 20 м² ткани «Cafe» по цене 2,10 грн. на сумму 42 грн. (в том числе НДС — 7 грн.). Оплата будет произведена в следующем месяце. В отличие от торговцев «производственники» полученные, но неоплаченные ТМЦ к расходам не относят;

— приобрел за наличные у предпринимателя на едином налоге группы 3 (плательщик НДС) 10 комплектов ниток на сумму 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.) и 6 комплектов иголок на сумму 24 грн. (в том числе НДС — 4 грн.). По нашему мнению, такие расходы необходимо отразить в графе 10 Книги УДР. Причем плательщик НДС отражает расходы без НДС.

13.12.2012 г. на текущий счет получена предоплата от предприятия Б (плательщика НДС) за партию полотенец (60 шт.) на сумму 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.). Сумма без НДС записывается в доход предпринимателя — плательщика НДС.

14.12.2012 г. приобретены у предприятия В (плательщик НДС) 20 м² ткани «Cafe» по цене 2,40 грн. на сумму 48 грн. (в том числе НДС — 8 грн.). Расходы отражаются в графе 5 Книги УДР.

24.12.2012 г. заказ отгружен предприятию Б. Доходы по такой операции уже отражены 13.12.2012 г.

27.12.2012 г. приобретены у предприятия Д 35 м² хлопка «Клетка» по цене 1,80 грн. на сумму 63 грн. (в том числе НДС — 10,50 грн.).

28.12.2012 г. реализовано 30 полотенец на сумму 300 грн. предпринимателю на едином налоге группы 1 Предприниматель отражает доход.

31.12.2012 г. отражены расходы, понесенные предпринимателем в течение ноября. Заметим, что при производстве продукции (работ, услуг) в графу 6 вносятся данные о покупной стоимости запасов, сырья, других ТМЦ, фактически использованных в производстве. При этом «производственники» должны:

— учитывать, что записи в данной графе осуществляются после получения оплаты за товар от покупателей и при наличии документов, подтверждающих факт понесения расходов;

— применять один из бухгалтерских методов учета выбытия запасов (см. Методрекомендации № 2).

К тому же, осторожным предпринимателям рекомендуем оформлять хоть какой-то документ (произвольной формы), в котором бы содержался расчет сумм, заносимых в графу 6 Книги УДР (например, см. рис. 5).

Допустим, что в декабре было произведено 100 шт. полотенец, из них реализовано — 90 шт. Следовательно, в графе 6 отражают 57 грн. (в том числе НДС — 9,5 грн.)

Заметим, что право отражать расходы на амортизацию по-прежнему отстоять очень сложно, поэтому в данном примере они не показаны.

Пример заполнения Книги УДР приведен на рис. 6.

Расчет материальной части реализованных изделий за период с 01.12.2012 г. по 31.12.2012 г.

Изделие: полотенце кухонное.

Для производства 1 изделия необходимо 0,5 м² ткани.

В течение месяца изготовлено 100 шт. изделий, для чего затрачено 50 м² ткани на сумму 108 грн. (в том числе НДС — 18 грн.).

Себестоимость использованной в течение месяца ткани определяется по методу ФИФО и представлена в таблице:

В течение месяца реализовано (оплачено) покупателям — 90 шт. изделий, для чего затрачено 45 м² на сумму 57 грн. (в том числе НДС — 9,50 грн.):

— 20 м² х 2,10 грн. на сумму 42,00 грн. Такая ткань не оплачена, поэтому в графе 6 ее отражать нельзя;

— 20 м² х 2,40 грн. на сумму 48,00 грн.;

— 5 м² х 1,80 грн. на сумму 9 грн.

Предприниматель: Иванов И. И.

Рис. 5. Пример документа произвольной формы, подтверждающего
расчет материальной части реализованных изделий

* В дни, когда деятельность не велась, рекомендуем все равно сделать запись и поставить прочерк по графе доходов. В данном примере с целью наглядного представления остальной информации такие дни буду пропущены. — Примеч. ред.

Рис. 6. Пример заполнения Книги УДР предпринимателем

Справочная информация, справка

¹ЕСВ в части удержаний уплачивается не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, в котором был начислен доход.

² Наличная выручка должна быть своевременно оприходована, т. е. в день ее поступления в кассу (место осуществления расчетов) отражена в Книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО.

³ Как правило, предприниматели, связанные с торговлей, отражают в графе 6 покупную стоимость проданных товаров. Однако при значительной номенклатуре товаров, приобретенных по разным ценам, удобнее использовать бухгалтерские методы определения себестоимости реализованных запасов (см. Методрекомендации № 2).

⁴ Колесные транспортные средства, принадлежащие физическим лицам — предпринимателям, регистрируются за ними как за обычными физическими лицами — непредпринимателями (пункт 6 Порядка № 1388).

⁵ Согласно статье 799 ГКУ договор аренды (найма) транспортного средства, одной из сторон которого выступает физическое лицо, заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению.

⁶ Сумма арендной платы не облагается ЕСВ, однако с нее удерживается НДФЛ, причем такая сумма будет входить в состав общего месячного дохода плательщика налога.

Документы статьи

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

Порядок № 1025 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025.

Порядок № 1388 — Порядок государственной регистрации (перерегистрации), снятии с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов, мотоколясок, других приравненных к ним транспортных средств и мопедов, утвержденный постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388.

Методрекомендации № 2 — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2.