Электронная отчетность: с чего начать, как получить бесплатные ключи ЭЦП и др.
Сдавать отчетность в электронном виде предприниматели не обязаны. Но если они считают это удобным и желают это делать в добровольном порядке, то, чтобы иметь возможность подавать отчетность в электронном виде, нужно прежде всего получить так называемые ключи электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Давайте разберемся, что такое ключи ЭЦП, какие они бывают и как с их помощью предприниматель сможет подать отчетность в электроном виде.
Анна КАЛИНОВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»
Кто обязан подавать отчетность в электронном виде
Пунктом 49.4 Налогового кодекса Украины предусмотрено, что подавать налоговую отчетность в органы ГНС в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством, обязаны только крупные и средние предприятия.
Все остальные предприятия, а также физлица-предприниматели (субъекты малого предпринимательства, в том числе субъекты микро-предпринимательства) могут предоставлять отчетность в электронной форме в добровольном порядке (только если сами этого захотят).
Что нужно для подачи электронной отчетности
Для того чтобы получить возможность подавать налоговую отчетность в электронном виде, плательщик должен выполнить действия, указанные в разделе III Инструкции № 233. Во-первых, необходимо получить усиленные сертификаты открытых ключей. Физлицу-предпринимателю понадобится один ключ своей личной подписи, а в случае наличия печати — второй ключ в виде аналога ее оттиска.
Получить усиленные сертификаты открытых ключей можно в любом аккредитованном центре сертификации ключей (далее — АЦСК), с которым у ГНСУ заключен соответствующий договор. Перечень таких АЦСК можно найти на сайте ГНСУ www.sts.gov.ua в рубрике «Головна — Електронна звiтнiсть — Платникам податкiв про електронну звiтнiсть — Iнформацiйно-аналiтичне забезпечення — Перелiк акредитованих центрiв сертифiкацiї ключiв».
Получение сертификатов открытых ключей в АЦСК является платным. В то же время с 30.05.2012 г. плательщикам предоставлена возможность бесплатного получения ключей электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в АЦСК Информационно-справочного департамента ГНС. С перечнем его региональных представительств можно ознакомиться на официальном сайте Центра (cskidd.gov.ua/contacts). На этом же сайте размещены формы заявления-присоединения к договору «О предоставлении услуг электронной цифровой подписи» и заявления на регистрацию для получения усиленных сертификатов открытых ключей (cskidd.gov.ua/registrationdocuments).
ГНСУ подчеркивает, что все АЦСК имеют равный статус и плательщики имеют право выбора: получать ЭЦП бесплатно в АЦСК Информационно-справочного департамента ГНС или платно в любом другом АЦСК, с которым ГНСУ заключен соответствующий договор.
С помощью полученных сертифицированных ключей можно сформировать ЭЦП и наложить ее на электронную отчетность. Использовать сертификаты открытых ключей, полученные для подписания электронной отчетности, при заключении договоров с другими субъектами хозяйствования нельзя (акцент на этом ГНСУ сделала в разделе 020.06 ЕБНЗ).
Что такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)
В соответствии со статей 1 Закона об ЭЦП электронная цифровая подпись — вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, которая прилагается к этому набору или логично с ним совмещается и позволяет подтвердить его целостность и идентифицировать подписывающего. Электронная цифровая подпись налагается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
Согласно статье 3 Закона об ЭЦП ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати), если:
— электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
— при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи;
— личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Применение ЭЦП основано на использовании двух криптографических ключей — личного и открытого. Пользователь ЭЦП в ЦСК или АЦСК генерирует уникальные личный и открытый криптографические ключи. Личный ключ записывается на носитель информации (CD, флэшнакопитель и т. п.) и передается пользователю сразу после процесса генерации. На основании данных открытого ключа представители ЦСК или АЦСК формируют сертификат открытого ключа.
Функционирование ЭЦП обеспечивает специализированное программное обеспечение. Оно позволяет подписать документ, зашифровать или дешифровать его, проверить подлинность ЭЦП полученных документов.
Личный ключ ЭЦП формируется на основании последовательности случайных чисел, генерируемых специальной программой — датчиком случайных чисел. Открытый ключ вычисляется на основании личного ключа по специальному алгоритму. Этот алгоритм гарантирует, что получить личный ключ по значению общего ключа невозможно.
Подписывают электронный отчет только личным ключом ЭЦП. Он имеется в единственном экземпляре у его владельца. С помощью открытого ключа проверяют подлинность ЭЦП получаемых документов. Личный и соответствующий ему открытый ключи используются только в паре.
Как получить бесплатный ключ ЭЦП?
Все не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Итак, для получения бесплатных ключей ЭЦП предпринимателю нужно обратиться в один из этих представительств с такими документами:
— заявление на регистрацию для получения усиленного сертификата ключей;
— заявление на присоединение к договору «Об оказании услуг электронной цифровой подписи»;
— копию и оригинал свидетельства о госрегистрации (выписки из госреестра);
— копию и оригинал регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (бывший ИНН);
— копии 1 — 4 страниц паспорта и оригинал паспорта;
— 2 пустых CDR или 2 USBнакопителя для записи двух электронных ключей предпринимателя (ключа подписи и ключа печати).
На том же сайте (http://www.cskidd.gov.ua) в одноименных разделах можно найти формы документов, необходимых для получения бесплатных ключей ЭЦП в АЦСК, и образцы их заполнения.
Еще раз обращаем внимание! Предпринимателю нужен один ключ своей личной подписи, а в случае наличия печати — второй ключ как аналог оттиска печати.
В самом региональном представительстве у предпринимателя проверят документы, а потом посадят за компьютер, где он должен будет придумать и ввести два пароля: для ключа подписи и для ключа печати. Рекомендуем заранее придумать пароли для ключей подписи и печати, которыми будет удобно регулярно пользоваться, чтобы там не тратить время и не ломать голову над удобными паролями.
Сгенерированные закрытые ключи записываются по одному в корень CDR или USBнакопителя. После того как ключи сгенерированы и записаны, соответствующие им открытые ключи публикуются на том же сайте АЦСК. Если в заявлении предприниматель не отметил опцию «публиковать сертификаты», ключи могут записать предпринимателю на USBнакопитель или отправить на электронную почту. Также на электронный носитель предпринимателю запишут специальную компьютерную программу, которую он должен будет установить на свой компьютер и с помощью которой он будет подписывать отчеты в налоговую инспекцию.
Далее предприниматель устанавливает на свой рабочий компьютер эту программу, которая предлагает ему подписать с помощью полученных ключей ЭЦП «Договір про надання послуг ЕЦП» (с текстом договора можно заранее ознакомиться на том же сайте в разделе «Реєстрація користувачів» и отправить договор по указанной электронной почте (в головный офис АЦСК в Киеве). Теперь надо дождаться, когда на электронную почту предпринимателя придет:
— подтверждение о подписании публичного договора:
— дополнительное соглашение к этому договору.
Это дополнительное соглашение надо распечатать, подписать личной, а не электронной подписью, поставить печать (при наличии) и отнести в свою налоговую инспекцию. И только после этого предприниматель сможет:
— формировать отчеты для налоговой в специальной программе, предлагаемой АЦСК;
— подписывать эти отчеты бесплатными ключами ЭЦП, полученными в АЦСК;
— предоставлять отчеты в налоговую инспекцию в электронном виде, т. е. через Интернет.
Теперь уже не нужно будет тратить время на поездку в налоговую и отстаивание там очередей, чтобы сдать отчет.
И еще один важный нюанс. Для получения бесплатных ключей ЭЦП в некоторых региональных центрах АЦСК в пакете документов для выдачи ключей ЭЦП просили предоставить копию выписки из госреестра (т. е. обычную ксерокопию, заверенную подписью и печатью предпринимателя).
Как подавать электронный отчет в налоговую инспекцию?
Для подачи отчетности в электронном виде предприниматель:
1) создает электронный отчет с помощью программы, полученной в АЦСК;
2) налагает ЭЦП в следующем порядке: первой — ЭЦП предпринимателя, второй — ЭЦП, являющейся аналогом оттиска печати (при наличии);
3) осуществляет шифровку электронного отчета;
4) зашифрованный электронный отчет подает в налоговую инспекцию по электронному адресу zvit@sta.gov.ua при таких условиях приема электронных отчетов: время работы — с 8:00 до 20:00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.
Завершающим этапом является получение подтверждения приема налоговой отчетности . Их должно быть два: первая квитанция подтверждает факт и время получения файла с отчетностью органом ГНС, а вторая квитанция свидетельствует о том, что отчетность прошла проверку на соответствие формату и принята (не принята) органом ГНС.
Датой и временем подачи электронной отчетности являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции (при наличии подтверждающей второй квитанции). Если вторая квитанция не пришла или в ней содержится отказ в приеме отчетности, плательщик имеет право исправить допущенные ошибки и послать отчетность повторно.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755VI.
Закон об ЭЦП — Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852IV.
Инструкция № 233 — Инструкция по подготовке и подаче налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. № 233.
