Нужны ли документы на товар единоналожнику
Поскольку с 01.01.2012 г. изменились правила работы для единоналожников, и на сегодняшний день уже утверждены основные подзаконные акты, регулирующие их деятельность, возникла необходимость еще раз разобраться с одним из самых популярных в предпринимательской среде вопросов, а именно с документами на товар. Обязательно ли единоналожнику их иметь с 01.01.2012 г.? И если да, то какие именно документы могут у него потребовать налоговики?
Итак, изучаем проблему с учетом последних законодательных «новинок».
Виталина МИРОШНИЧЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
Налоговый кодекс — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
КАСУ — Кодекс административного судопроизводства Украины от 06.07.2005 г. № 2747-IV.
Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Закон об автотранспорте — Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.
Закон о защите прав потребителей — Закон Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.91 г. № 1023-XII.
Закон о санитарно-эпидемическом благополучии — Закон Украины «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения» от 24.02.94 г. № 4004-XII.
Закон о безопасности пищевых продуктов — Закон Украины «О безопасности и качестве пищевых продуктов» от 23.12.97 г. № 771/97-ВР.
Порядок № 833 — Порядок осуществления торговой деятельности и правила торгового обслуживания населения, утвержденный постановлением КМУ от 15.06.2006 г. № 833.
Приказ № 1637 — приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения» от 15.12.2011 г. № 1637.
Постановление № 32 — постановление Правления НБУ «Об установлении предельной суммы наличного расчета» от 09.02.2005 г. № 32.
Требования о документах в нормативно-правовых актах
Требование о том, чтобы у любого предпринимателя были первичные документы (а документы на товар как раз и относятся к первичным), существует уже давно. Содержится оно в части 8 статьи 19 ХКУ и звучит следующим образом: любой субъект хозяйствования (в том числе предприниматель) обязан вести первичный (оперативный) учет. Тем не менее, четкого определения термина «первичный учет» в законодательстве нет. И все же вполне очевидно, что первичный учет заключается именно в том, чтобы:
— оформлять документально все операции, осуществляемые в рамках хоздеятельности (в том числе покупку товара);
— записывать такие операции в определенный учетный регистр (для единоналожников — это Книга УД или Книга УДР).
Однако за нарушение указанного требования никаких штрафов ХКУ не предусматривает. Поэтому в течение долгого времени единоналожники, хотя и не совсем легально, но все же обходились без документов на товар. Но позже появились и дополнительные требования относительно «товарных» документов.
Так, согласно пункту 17 Порядка № 833 запрещается продавать товары, которые поступили без документов, предусмотренных законодательством и удостоверяющих их качество и безопасность. Этот запрет распространяется на всех предпринимателей, в том числе и на единоналожников. Однако:
— во-первых, далеко не на все товары нужны документы, подтверждающие их качество и безопасность (см. табл. 2 на с. 23);
— во-вторых, нарушение этого запрета может повлечь лишь админштраф в размере от 17 до 170 грн. (статья 155 КУоАП).
Соответственно единоналожники не сильно обращали внимание на этот запрет.
Еще одно предписание, требующее от предпринимателей иметь документы о происхождении товара, — это пункт 177.10 Налогового кодекса. Но поскольку статья 177 Налогового кодекса касается только общесистемщиков и не распространяется на единоналожников, значит, последние не обязаны выполнять требование пункта 177.10. Таким образом, у единоналожников нет такой обязанности: иметь документы о происхождении товара.
И все же, с 01.01.2011 г. в законодательстве появилась норма, которая практически не оставляет единоналожникам возможности работать без первичных документов о расходах. Так, пункт 44.1 Налогового кодекса гласит следующее:
«44.1. Для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым этого пункта».
Судя по приведенной цитате, единоналожники обязаны документально подтверждать данные, указанные ими в декларациях. Конечно, предприниматель в процессе осуществления своей деятельности может составлять массу налоговых отчетов (деклараций), но с расходами на покупку товаров связаны только два из них:
— декларация единоналожника;
— отчет по форме № 1ДФ (который с 01.01.2011 г. получил статус налоговой декларации — пункт 46.1 Налогового кодекса).
Что касается декларации единоналожника, то здесь уместно вспомнить о том, что с 01.01.2012 г. единоналожники (независимо от избранной группы) в своей декларации приводят только сумму дохода, а расходы вообще не отражают. Поэтому иметь документы, подтверждающие расходы (в частности, документы на товар), в связи с составлением данного отчета им больше не нужно.
Но есть еще форма № 1ДФ, и вот в ней-то предприниматель обязан указать все средства, которые в течение квартала выплачивал гражданам или предпринимателям, в том числе за купленные у них товары, работы или услуги. А каждая из этих сумм, согласно пункту 44.1 Налогового кодекса, обязательно должна быть подтверждена первичным документом (например, выписка банка, квитанция, чек или документ произвольной формы о наличной оплате товаров, работ или услуг, если они приобретались у граждан либо у физлиц-единоналожников).
Напоминаем, что в отчете по форме № 1ДФ не отражаются только выплаты в пользу юрлиц, следовательно:
— если предприниматель покупал товары (работы, услуги) у граждан или иных предпринимателей и у него нет документов, подтверждающих такие покупки, то налоговики могут не признать предоставленный им отчет по форме № 1ДФ. А это чревато штрафом за непредоставление налоговой декларации в размере 170 грн. за каждый не поданный отчет (статья 120 Налогового кодекса);
— если же предприниматель покупал товары (работы, услуги) исключительно у юрлиц, то он не обязан был указывать потраченные суммы в отчете по форме № 1ДФ. А значит, ему не нужны документы, подтверждающие факт покупки.
Таким образом, в настоящий момент ситуация сложилась так, что единоналожники, которые закупают товар (работы, услуги) исключительно у юрлиц, в принципе, могут обходиться без документов на товар (так как им не нужно подавать форму № 1ДФ). Но таких предпринимателей совсем немного. И даже им нужно иметь документы о покупке для того, чтобы подтвердить тот факт, что товар действительно был куплен у юрлица (а значит, стоимость такого товара не попала в форму № 1ДФ вполне законно).
Так что единоналожники, так или иначе, но документы на товар (хотя бы платежные) иметь должны. Тем более, что сейчас у налоговиков появились кое-какие новые «зацепки», позволяющие им придираться к тем единоналожникам, у которых нет документов на товар. Об этом и пойдет речь далее.
Как налоговики могут придраться в 2012 году к отсутствию документов на товар
Если вспомнить 2010 и 2011 года, то окажется, что в этот период налоговики начали особо рьяно требовать от предпринимателей-торговцев наличия документов на товар. При этом отсутствие таких документов вменялось в:
— нарушение правил ведения учета доходов и расходов (а точнее — правил заполнения графы «Расходы» Книги ф. № 10). А за это следовал админштраф по статье 1641 КУоАП в размере 51 — 136 грн.;
— продажу неучтенных товаров. А за это налоговики пытались штрафовать предпринимателей по статье 20 Закона об РРО в двукратной стоимости таких товаров.
К счастью, на сегодняшний день указанные обстоятельства изменились. Во-первых, форма новой Книги учета доходов вообще не требует от единоналожников групп 1 — 3 (неплательщиков НДС) делать хоть какие-то записи о расходах, в том числе о покупке товаров. Соответственно, и подтверждать такие записи документально смысла нет.
Во-вторых, все единоналожники (группы 1 — 3) освобождены от необходимости применять РРО. Таким образом, требование статьи 20 Закона об РРО (о необходимости учитывать товар) на них вообще не распространяется.
Тем не менее, как мы уже выяснили, большинству предпринимателей-упрощенцев не обойтись без документов на товар. И причина тому — не только 170-гривневый штраф (за непредоставление отчета по форме № 1ДФ). Дело в том, что с 01.01.2012 г. появилось новое правило: в доход единоналожника обязательно должна попадать стоимость бесплатно полученного им товара (пункт 292.3 Налогового кодекса).
Можно предположить, что эта норма позволит налоговикам предъявлять новые претензии к «бездокументому» товару, в частности, считать, что он был получен бесплатно и требовать включения его стоимости в доходы единоналожника (помимо дохода, который будет получен от продажи этого товара). А это может повлечь нежелательные для единоналожников последствия в виде доначисления единого налога (для группы 3) или увеличения годового дохода (который, как известно, не должен выходить за определенные рамки) справка 1.
Разумеется, такие требования налоговиков, если они и будут, нельзя считать законными. Выдвигая их, налоговики на самом деле могут рассчитывать только на неосведомленных или весьма опасливых предпринимателей, которые безропотно согласятся уплатить все штрафы, не оспаривая их в суде. Ведь если дело дойдет до суда (т. е. предприниматель подаст в суд на налоговиков о признании недействительным налогового уведомления-решения), то именно налоговикам придется доказывать, что «бездокументный» товар поступил к предпринимателю бесплатно (части 2 и 4 статьи 71 КАСУ). А доказать это без каких-либо документов или свидетелей просто невозможно.
Но это еще не все. Нередко налоговики прибегают к иным фантазиям на тему «бездокументного» товара. Так, они могут сказать, что раз на товар нет документов, значит, он был куплен не у предпринимателя или юрлица, а у физлица-гражданина. Стало быть, покупатель (единоналожник) должен был удержать с такого гражданина-продавца НДФЛ и уплатить его в бюджет.
Таким образом, налоговики могут снова попытаться оштрафовать предпринимателя еще и за вымышленную неуплату НДФЛ. Ведь документально (или как-либо иначе) подтвердить факт покупки товара именно у гражданина они никак не смогут. Но отстоять свою правоту в данном случае будет сложнее. Дело в том, что не удерживать НДФЛ при покупке товара предприниматель мог бы только в трех случаях:
1) если бы покупал товар у юрлица
; /p>2) если бы покупал товар для удовлетворения личных нужд, а не для предпринимательской деятельности (правда, такой аргумент не подойдет для больших партий товара или для частых «бездокументных» покупок);
3) если имеет копию документа, подтверждающего предпринимательский статус поставщика (копия свидетельства о осрегистрации продавца или копия выписки/извлечения из ЕГР). Поскольку мы сейчас говорим о ситуации, в которой на товар нет вообще никаких документов, этот случай в качестве аргумента не подходит.
Итак, в суде можно делать упор именно на первые два варианта покупок. Хотя первый вариант подойдет только тем единоналожникам, у которых есть дружественное юрлицо, готовое при необходимости оформить документы на продажу товара «задним числом» (так как суд может запросить подтверждение покупки у указанного юрлица).
Что же касается подозрений со стороны налоговиков относительно неудержания НДФЛ, то у них нет и не будет достоверных доказательств того, что товар был приобретен именно у гражданина-физлица или у предпринимателя, не предъявившего документ о госрегистрации. А значит, если все-таки не удалось мирно решить это недоразумение и дело дойдет до суда, суд обязательно запросит от налоговиков доказательства их подозрений (части 2 и 4 статьи 71 КАСУ), которые они предоставить не смогут.
И все же, если единоналожники (групп 1 — 3, без НДС) не хотят связываться с судами и не желают вступать в конфликты с проверяющими, им лучше позаботиться о том, чтобы хоть какие-то первичные документы на товар у них были.
Что же касается единоналожников группы 3 — плательщиков НДС, то они обязаны записывать в Книгу УДР не только суммы дохода, но и величину расходов. И хотя подтверждать такие записи документально приказ № 1637 вовсе не требует, но первичные документы на товар им обязательно нужны, как минимум для подтверждения своего права на налоговый кредит по НДС.
Какие документы на товар нужно иметь
Итак, мы выяснили, что единоналожникам (независимо от избранной группы) желательно оформлять и хранить документы на товар. Перечень документов, которые позволят отбиться от претензий со стороны налоговиков, приведем в табл. 1.
Таблица 1
Документы на товар у единоналожника
| Вид документа | Комментарий |
| 1 | 2 |
| Покупка товара | |
| Расчетный документ (платежное поручение, квитанция или чек) | Расчетный документ необходим для того, чтобы налоговики не настаивали на бесплатном получении такого товара (и не требовали включить его стоимость в доход единоналожника) |
| ТТН | Необходима, если товар доставлялся на грузовом автомобиле (статья 48 Закона об автотранспорте)). Ведь ТТН — это первичный документ, предназначенный для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы. |
| Накладная, налоговая накладная — для плательщиков НДС или ГТД (для импортного товара) | Документ, подтверждающий факт получения товара. Для единоналожников групп 1 — 3 (неплательщики НДС) его наличие необязательно. |
| Закупочный акт (при покупке на рынке) | Документ, подтверждающий факт покупки товара. Поскольку расчеты с продавцом осуществляются на месте, закупочный акт подтверждает и получение товара, и факт оплаты за него. |
| Договоры купли-продажи, комиссии, хранения, дарения и др., а также сертификаты происхождения (для импортных товаров) | Договоры можно считать документами, подтверждающими: |
| Сертификаты соответствия и другие документы, подтверждающие качество и безопасность товара | Если товар подлежит обязательной сертификации, то в договорах (и иных документах на его получение) обязательно должны быть указаны регистрационные номера: |
| Доверенность на получение ТМЦ | Этот документ налоговики требовать не будут. Но он нужен в том случае, когда товар забирает не предприниматель, а его работник или третье лицо. |
| Продажа товара | |
| Выписка банка | Документ подтверждает получение средств за проданный товар при безналичных расчетах |
| Документ произвольной формы о получении денежных средств от покупателя | Документ о получении денежных средств оформляется и выдается не всегда, а лишь по требованию покупателя |
| Налоговая накладная | ТТакой документ оформляют единоналожники — плательщики НДС |
Обратите внимание: единоналожникам групп 1 — 3 (неплательщики НДС) совсем необязательно оформлять каждый документ из перечисленных в табл. 1, достаточно хотя бы одного из них. Ведь для того чтобы избежать недоразумений с налоговиками, им нужно подтвердить лишь два факта:
1) что товар действительно был куплен, а не получен бесплатно (для того чтобы стоимость такого товара не попала в доход единоналожника). В качестве подтверждающего документа подойдет платежное поручение, чек, квитанция, договор купли-продажи или счет, полученный от поставщика и т. п. (достаточно одного документа);
2) что товар был куплен у предпринимателя или юрлица, а не у физлица-гражданина (для того чтобы налоговики не требовали уплаты НДФЛ со стоимости такого товара). В качестве подтверждающего документа подойдет договор купли-продажи или другой документ, в котором продавец указал реквизиты своего свидетельства о госрегистрации или выписки/извлечения из ЕГР, а также копия выписки/извлечения из ЕГР продавца-предпринимателя.
А вот единоналожникам из числа плательщиков НДС нужно гораздо внимательнее относиться к документам на товар, дабы не потерять право на налоговый кредит по НДС. Поэтому иметь несколько первичных документов на один и тот же товар для них вполне нормально.
Далее согласно пункту 17 Порядка № 833 предприниматель обязан иметь документы, подтверждающие качество и безопасность товара. Перечень таких документов представлен в табл. 2.
Таблица 2
Основные документы, подтверждающие качество и безопасность товара
| Документы на товар | Нормативно-правовой акт |
| 1 | 2 |
| — санитарно-эпидемиологические сертификаты (гигиенические сертификаты), которые подтверждают безопасность товаров широкого потребления (пищевых продуктов и напитков, парфюмерно-косметических изделий, товаров детского ассортимента, изделий бытового назначения и т. п.) | Статьи 1, 16 и 17 Закона о санитарно-эпидемиологическом благополучии |
| — заключение государственной санитарно-эпидемиологической экспертизы относительно безопасности пищевых продуктов (при ввозе продукции из-за границы или продаже новых пищевых продуктов) | |
| — международный ветеринарный сертификат, ветеринарное свидетельство, ветеринарная карточка и справки, выданные государственными инспекторами ветмедицины (по пищевым продуктам, подконтрольным ветслужбе); | Статья 1 Закона о безопасности пищевых продуктов |
Утеря первичных документов
Может случиться, что предприниматель имел первичные документы, но потерял их либо они были уничтожены (например, в случае пожара, наводнения, кражи т. п.). Как поступать в такой ситуации? Ответ на этот вопрос дает пункт 44.5 Налогового кодекса: при утере документов налогоплательщик обязан в течение 15 дней письменно уведомить об этом орган налоговой службы по месту учета, а если утеряна ГТД, то об этом нужно уведомить еще и таможню, на которой она оформлялась.
Кроме того, утерянные документы необходимо возобновить в течение 90 календарных дней со дня уведомления налоговиков (и при необходимости — таможни).
Если документы утеряны накануне проверки и это обстоятельство не позволяет налоговикам провести проверку, сроки проверки переносятся до даты возобновления документов, но не более чем на 90 дней.
Где взять документы на товар
Если предприниматель вовремя не оформил документы на товар (забыл или поставщики отказались их предоставить), можно предложить несколько вариантов, как их раздобыть:
1) попросить документы у дружественного предпринимателя, который торгует в розницу . В этом случае ситуация обстоит так: дружественный предприниматель продает товар конечным потребителям за наличные и, как правило, никаких документов на эти продажи не оформляет. Вместе с тем поступившую от покупателей выручку он все равно записывает в Книгу УДР. А раз так, то ему не составит труда оформить договор на продажу этих товаров на имя предпринимателя «Х» (которому нужны документы на товар).
Однако тут следует учесть два нюанса:
— во-первых, дружественный предприниматель должен торговать теми же товарами, что предприниматель «Х», или иметь документы на товар, гипотетически проданный такому предпринимателю (на случай, если налоговики придут на проверку и к продавцу);
— во-вторых, в течение одного дня покупатель не должен отражать в расходах платежи на сумму, превышающую 10000 грн. (поскольку в данной ситуации предприниматели пропишут только наличные расчеты, следует помнить о лимите на наличные расчеты между предпринимателями — не более 10000 грн. в день — постановление № 32);
— в-третьих, у дружественного предпринимателя в регистрационной карточке должен быть указан такой вид деятельности, как «оптовая торговля» (в противном случае предприниматель «Х» должен удерживать НДФЛ при покупке товаров, а это уже никому не нужно);
2) оформить договор комиссии (т. е. договор на продажу товара) с иностранным гражданином (чтобы налоговики не искали комитента и не приходили с проверкой к нему). Причем тут нужно настаивать на том, что иностранный комитент приобрел этот товар на территории Украины (это важно для того, чтобы налоговики не требовали от предпринимателя таможенных документов на ввоз товара);
3) попросить документы на товар у закрывшегося предпринимателя. Если дружественный предприниматель закрылся, то оставшиеся у него документы на товар ему уже не нужны. В таком случае можно попробовать воспользоваться ими (разумеется, если в них не указано Ф. И. О. предпринимателя, — чек, квитанция и т. п.). Тот факт, что документам уже несколько лет, роли не сыграет.
Выводы
Несмотря на то что действующее законодательство дает единоналожникам некоторую возможность маневрирования в отношении документов на товар, налоговики вряд ли одобрят отсутствие таких документов. Тем более, что с 01.01.2012 г. в доход предпринимателя должна включаться стоимость бесплатно полученных товаров, что может дать повод налоговикам считать любой «бездокументный» товар полученным бесплатно (хотя законных оснований для этого, разумеется, нет).
И все же, во избежание возможных претензий от проверяющих, рекомендуем единоналожникам групп 1 — 3 (неплательщикам НДС) иметь такие документы:
— один документ о том, что товар действительно был куплен, а не получен бесплатно (например, платежное поручение, чек, квитанция, договор купли-продажи или счет, полученный от поставщика и т. п.);
— документы, подтверждающие тот факт, что товар был куплен у предпринимателя или юрлица (например, договор купли-продажи, или копия свидетельства о госрегистрации продавца, или копия выписки/извлечения из ЕГР продавца-предпринимателя).
Что же касается единоналожников из числа плательщиков НДС, то им нужно иметь максимум первичных документов на товар — в основном для того, чтобы подтвердить свое право на налоговый кредит по НДС. Таким образом, вопрос об отсутствии документов перед ними не стоит: документы на товар нужны всегда, а самый важный из них — налоговая накладная по НДС.
Справочная информация (справка)
1 Если предприниматель уверен, что его доход за год будет находиться далеко от допустимого предела (т. е. будет гораздо меньшим 150 тыс. грн. для группы 1, или 1 млн грн. для группы 2), то, в принципе, он может рискнуть и не оформлять документы на товар. Понятно, что увеличение дохода на стоимость «бездокументных» товаров для них роли не сыграет. Но так поступать мы бы все равно не рекомендовали, ведь у налоговиков могут найтись иные придирки к товару, на который нет документа. К примеру, они могут сказать, что такой товар был куплен у гражданина без удержания с него НДФЛ. Так или иначе, но от любых придирок придется отбиваться, и не исключено, что даже в суде (а сделать это без документов непросто).
Что же касается единоналожников группы 3, то доначисление им дохода повлечет увеличение суммы единого налога, подлежащего уплате в бюджет, а также штрафы за его неуплату. А это для предпринимателя, кончено, вовсе нежелательно.
