Чи потрібні документи на товар єдиноподатнику
Оскільки з 01.01.2012 р. змінилися правила роботи для єдиноподатників і на сьогодні вже затверджено основні підзаконні акти, що регулюють їх діяльність, виникла необхідність ще раз розібратися з одним із найпопулярніших у підприємницькому середовищі питань, а саме з документами на товар. Чи обов'язково єдиноподатнику їх мати з 01.01.2012 р.? І якщо так, то які саме документи можуть у нього вимагати податківці?
Отже, вивчаємо проблему з урахуванням останніх законодавчих «новинок».
Віталіна МІРОШНИЧЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
КАСУ — Кодекс адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-IV.
Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.
Закон про автотранспорт — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.
Закон про захист прав споживачів — Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.91 р. № 1023-XII.
Закон про санітарно-епідемічне благополуччя — Закон України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII.
Закон про безпечність харчових продуктів — Закон України «Про безпечність та якість харчових продуктів» від 23.12.97 р. № 771/97-ВР.
Порядок № 833 — Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування населення, затверджені постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.
Наказ № 1637 — наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження форм книги обліку доходів і книги обліку доходів і витрат та порядків їх ведення» від 15.12.2011 р. № 1637.
Постанова № 32 — постанова Правління НБУ «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку» від 09.02.2005 р. № 32.
Вимоги стосовно документів у нормативно-правових актах
Вимога про те, щоб у будь-якого підприємця були первинні документи (а документи на товар якраз і належать до первинних), існує вже давно. Міститься вона в частині 8 статті 19 ГКУ і звучить так: будь-який суб'єкт господарювання (у тому числі підприємець) зобов'язаний вести первинний (оперативний) облік. Проте чіткого визначення терміна «первинний облік» у законодавстві немає. Та все-таки цілком очевидно, що первинний облік полягає саме в тому, щоб:
— оформляти документально всі операції, що здійснюються в межах госпдіяльності (у тому числі купівлю товару);
— записувати такі операції до певного облікового регістру (для єдиноподатників — це Книга ОД або Книга ОДВ).
Однак за порушення зазначеної вимоги ГКУ жодних штрафів не передбачає. Тому протягом тривалого часу єдиноподатники, хоча й не зовсім легально, але все-таки обходилися без документів на товар. Але пізніше з'явилися й додаткові вимоги стосовно «товарних» документів.
Так, згідно з пунктом 17 Порядку № 833 забороняється продавати товари, що надійшли без документів, передбачених законодавством, що засвідчують їх якість і безпечність. Ця заборона поширюється на всіх підприємців, у тому числі й на єдиноподатників. Однак:
— по-перше, далеко не на всі товари потрібні документи, що підтверджують їх якість і безпечність (див. табл. 2 на с. 23);
— по-друге, порушення цієї заборони може призвести лише до адмінштрафу в розмірі від 17 до 170 грн. (стаття 155 КУпАП).
Відповідно єдиноподатники не дуже звертали увагу на цю заборону.
Ще один припис, де від підприємців вимагається мати документи про походження товару, — це пункт 177.10 Податкового кодексу. Але оскільки стаття 177 Податкового кодексу стосується лише загальносистемників та не поширюється на єдиноподатників, то останні не зобов'язані виконувати вимогу пункту 177.10 Податкового кодексу. Таким чином, у єдиноподатників немає такого обов'язку: мати документи про походження товару.
Але все-таки з 01.01.2011 р. у законодавстві з'явилася норма, що практично не залишає єдиноподатникам можливості працювати без первинних документів про витрати. Так, у пункті 44.1 Податкового кодексу зазначено таке:
«44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту».
Судячи з наведеної цитати, єдиноподатники зобов'язані документально підтверджувати дані, зазначені ними в деклараціях. Звичайно, підприємець у процесі здійснення своєї діяльності може складати безліч податкових звітів (декларацій), але з витратами на купівлю товарів пов'язані лише два з них:
— декларація єдиноподатника;
— звіт за формою № 1ДФ (який з 01.01.2011 р. набув статусу податкової декларації, — пункт 46.1 Податкового кодексу).
Що стосується декларації єдиноподатника, то тут доречно згадати про те, що з 01.01.2012 р. єдиноподатники (незалежно від вибраної групи) у своїй декларації наводять лише суму доходу, а витрати взагалі не відображають. Тому мати документи, що підтверджують витрати (зокрема, документи на товар) у зв'язку зі складанням його звіту їм більше не потрібно.
Але є ще форма № 1ДФ, і саме в ній підприємець зобов'язаний зазначити всі кошти, які він протягом кварталу виплачував громадянам або підприємцям, у тому числі за куплені в них товари, роботи чи послуги. А кожну з цих сум згідно з пунктом 44.1 Податкового кодексу обов'язково має бути підтверджено первинним документом (наприклад, випискою банку, квитанцією, чеком або документом довільної форми про готівкову оплату товарів, робіт чи послуг, якщо вони придбавалися у громадян чи у фізичних осіб — єдиноподатників).
Нагадуємо, що у звіті за формою № 1ДФ не відображаються лише виплати на користь юридичних осіб, тому:
— якщо підприємець купував товари (роботи, послуги) у громадян чи інших підприємців і у нього немає документів, що підтверджують такі купівлі, то податківці можуть не визнати поданий ним звіт за формою № 1ДФ. А це загрожує штрафом за неподання податкової декларації в розмірі 170 грн. за кожний не поданий звіт (стаття 120 Податкового кодексу);
— якщо ж підприємець купував товари (роботи, послуги) виключно у юридичних осіб, то він не зобов'язаний був зазначати витрачені суми у звіті за формою № 1ДФ, а тому йому не потрібні документи, що підтверджують факт покупки.
Таким чином, на сьогодні ситуація склалася так, що єдиноподатники, які купують товар (роботи, послуги) виключно у юридичних осіб у принципі можуть обходитися без документів на товар (оскільки їм не потрібно подавати форму № 1ДФ). Але таких підприємців зовсім небагато. І навіть їм треба мати документи про купівлю для підтвердження того, що товар дійсно було куплено у юридичної особи (а отже, вартість такого товару не потрапила до форми № 1ДФ цілком законно).
Так, єдиноподатники, так або інакше, але документи на товар (хоча б платіжні) мати повинні. Тим більше, що зараз у податківців з'явилися деякі нові «зачіпки», що дозволяють їм прискіпуватися до тих єдиноподатників, в яких немає документів на товар. Про це і йтиметься далі.
Як податківці можуть прискіпуватися у 2012 році до відсутності документів на товар
Якщо згадати 2010 і 2011 роки, то виявиться, що в цей період податківці почали особливо завзято вимагати від підприємців-торговців наявності документів на товар. При цьому відсутність таких документів розцінювалася як:
— порушення правил ведення обліку доходів і витрат (а точніше, правил заповнення графи «Витрати» Книги ф. № 10). А за це загрожував адмінштраф за статтею 1641 КУпАП у розмірі 51 — 136 грн.;
— продаж необлікованих товарів, за що податківці намагалися штрафувати підприємців за статтею 20 Закону про РРО у двократній вартості таких товарів.
На щастя, сьогодні вказані обставини змінилися. По-перше, форма нової Книги обліку доходів узагалі не вимагає від єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатників ПДВ) здійснювати хоча б якісь записи про витрати, у тому числі про купівлю товарів. Відповідно і підтверджувати такі записи документально сенсу немає.
По-друге, усіх єдиноподатників (груп 1 — 3) звільнено від необхідності застосовувати РРО. Таким чином, вимога статті 20 Закону про РРО (про необхідність обліковувати товар) на них узагалі не поширюється.
Проте, як ми вже з'ясували, у більшості підприємців-спрощенців не вийде обійтися без документів на товар. І причина цього — не лише 170-гривенний штраф (за неподання звіту за формою № 1ДФ). Справа в тому, що з 01.01.2012 р. з'явилося нове правило: у дохід єдиноподатника обов'язково має потрапляти вартість безоплатно отриманого ним товару (пункт 292.3 Податкового кодексу).
Можна припустити, що ця норма дозволить податківцям висувати нові претензії до «бездокументого» товару, зокрема, вважати, що його було отримано безоплатно, і вимагати включення його вартості в доходи єдиноподатника (крім доходу, який буде отримано від продажу цього товару). А це може спричинити небажані для єдиноподатників наслідки у вигляді донарахування єдиного податку (для групи 3) або збільшення річного доходу (котрий, як відомо, не повинен виходити за певні межі) довідка 1.
Зрозуміло, такі вимоги податківців, якщо вони й будуть, не можна вважати законними. Висуваючи їх, податківці насправді можуть розраховувати лише на непоінформованих або дуже боязких підприємців, які покірливо погодяться сплатити всі штрафи, не оспорюючи їх у суді. Адже якщо справа дійде до суду (тобто підприємець подасть до суду на податківців з проханням визнати недійсним податкове повідомлення-рішення), то саме податківцям доведеться доказувати, що «бездокументний» товар надійшов до підприємця безоплатно (частини 2 і 4 статті 71 КАСУ). А довести це без будь-яких документів або свідків просто неможливо.
Але це ще не все. Часто податківці вдаються до інших фантазій на тему «бездокументного» товару. Так, вони можуть сказати: оскільки на товар немає документів, то його було куплено не у підприємця або юридичної особи, а у фізичної особи — громадянина . Отже, покупець (єдиноподатник) мав утримати з такого громадянина-продавця ПДФО і сплатити його до бюджету.
Таким чином, податківці можуть знову спробувати оштрафувати підприємця ще й за удавану несплату ПДФО. Адже документально (або якось інакше) підтвердити факт купівлі товару саме у громадянина вони ніяк не зможуть. Але відстояти свою правоту в цьому випадку буде складніше. Справа в тому, що не утримувати ПДФО при купівлі товару підприємець міг би лише у трьох випадках:
1) якби купував товар у юридичної особи;
2) якби купував товар для задоволення особистих потреб, а не для підприємницької діяльності (щоправда, такий аргумент не підійде для великих партій товару або для частих «бездокументних» купівель);
3) якщо має копію документа, що підтверджує підприємницький статус постачальника (копія свідоцтва про держреєстрацію продавця або копія виписки/витягу з ЄДР). Оскільки ми розглядаємо про ситуацію, в якій на товар немає взагалі жодних документів, цей випадок як аргумент не підходить.
Отже, у суді можна наголошувати саме на перших двох варіантах купівель. Хоча перший варіант підійде лише тим єдиноподатникам, в яких є дружня юридична особа, готова за необхідності оформити документи на продаж товару «заднім числом» (оскільки суд може запитати підтвердження купівлі в зазначеної юридичної особи).
Що ж стосується підозр з боку податківців щодо неутримання ПДФО, то в них немає і не буде достовірних доказів того, що товар було придбано саме у громадянина — фізичної особи або у підприємця, який не пред'явив документ про держреєстрацію. А тому, якщо все-таки не вдалося мирно вирішити це непорозуміння і справа дійде до суду, суд обов'язково вимагатиме у податківців докази їх підозр (частини 2 і 4 статті 71 КАСУ), які вони надати не зможуть.
Та все-таки, якщо єдиноподатники (груп 1 — 3, без ПДВ) не хочуть доводити справу до суду і не бажають конфліктувати з перевіряючими, їм краще потурбуватися про те, щоб хоча б якісь первинні документи на товар у них були.
Що ж стосується єдиноподатників групи 3 — платників ПДВ, то вони зобов'язані записувати до Книги ОДВ не лише суми доходу, а й величину витрат. І хоча підтверджувати такі записи документально наказ № 1637 зовсім не вимагає, але первинні документи на товар їм обов'язково потрібні, як мінімум, для підтвердження свого права на податковий кредит з ПДВ.
Які документи на товар потрібно мати
Отже, ми з'ясували, що єдиноподатникам (незалежно від обраної групи) бажано оформляти і зберігати документи на товар. Перелік документів, що дозволять «відбитися» від претензій з боку податківців, наведемо в табл. 1.
Таблиця 1
Документи на товар у єдиноподатника
| Вид документа | Коментар |
| 1 | 2 |
| Купівля товару | |
| Розрахунковий документ (платіжне доручення, квитанція або чек) | Розрахунковий документ необхідний для того, щоб податківці не наполягали на безоплатному отриманні такого товару (і не вимагали включити його вартість у дохід єдиноподатника) |
| ТТН | Необхідна, якщо товар доставлявся на вантажному автомобілі (стаття 48 Закону про автотранспорт). Адже ТТН — це первинний документ, призначений для списання ТМЦ у вантажовідправника та оприбуткування їх у вантажоодержувача, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. |
| Накладна, податкова накладна — для платників ПДВ чи ВМД (для імпортного товару) | Документ, що підтверджує факт отримання товару. Для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатники ПДВ) його наявність не обов'язкова. |
| Закупівельний акт | Документ, що підтверджує факт купівлі товару. Оскільки розрахунки з продавцем здійснюються на місці, закупівельний акт підтверджує і отримання товару, і факт оплати за нього. |
| Договори купівлі-продажу, комісії, зберігання, дарування тощо, а також сертифікати походження (для імпортних товарів) | Договори можна вважати документами, що підтверджують: |
| Сертифікати відповідності та інші документи, що підтверджують якість і безпечність товару | Якщо товар підлягає обов'язковій сертифікації, то в договорах (та інших документах на його отримання) обов'язково має бути зазначено реєстраційні номери: |
| Довіреність на отримання ТМЦ | Цей документ податківці не вимагатимуть. Але він потрібний у тому випадку, коли товар забирає не підприємець, а його працівник або третя особа. |
| Продаж товару | |
| Виписка банку | Документ підтверджує отримання коштів за проданий товар при безготівкових розрахунках |
| Документ довільної форми про отримання грошових коштів від покупця | Документ про отримання грошових коштів оформляється та видається не завжди, а тільки на вимогу покупця |
| Податкова накладна | Такий документ оформляють єдиноподатники — платники ПДВ |
Зверніть увагу: єдиноподатникам груп 1 — 3 (неплатникам ПДВ) зовсім не обов'язково оформляти кожен документ із перелічених у табл. 1, вистачить хоча б одного з них. Адже для того, щоб уникнути непорозумінь з податківцями, їм потрібно підтвердити лише два факти:
1) що товар дійсно було куплено, а не отримано безоплатно (щоб вартість такого товару не потрапила в дохід єдиноподатника). Як підтверджуючий документ підійде платіжне доручення, чек, квитанція, договір купівлі-продажу або рахунок, отриманий від постачальника, тощо (вистачить одного документа);
2) що товар було куплено у підприємця або юридичної особи, а не у фізичної особи — громадянина (щоб податківці не вимагали сплати ПДФО з вартості такого товару). Як підтверджуючий документ підійде договір купівлі-продажу чи інший документ, в якому продавець зазначив реквізити свого свідоцтва про держреєстрацію або виписки/витягу з ЄДР, а також копія виписки/витягу з ЄДР продавця-підприємця.
А от єдиноподатникам із числа платників ПДВ потрібно набагато уважніше ставитися до документів на товар, щоб не втратити право на податковий кредит з ПДВ. Тому мати кілька первинних документів на той самий товар для них цілком нормально.
Далі, згідно з пунктом 17 Порядку № 833, підприємець зобов'язаний мати документи, що підтверджують якість і безпечність товару. Перелік таких документів наведено в табл. 2.
Таблиця 2
Основні документи, що підтверджують якість і безпечність товару
| Документи на товар | Нормативно-правовий акт |
| 1 | 2 |
| — санітарно-епідеміологічні сертифікати (гігієнічні сертифікати), що підтверджують безпечність товарів широкого вжитку (харчових продуктів та напоїв, парфумерно-косметичних виробів, товарів дитячого асортименту, виробів побутового призначення тощо) | Статті 1, 16 і 17 Закону про санітарно-епідемічне благополуччя |
| — висновок державної санітарно-епідеміологічної експертизи щодо безпечності харчових продуктів (при ввезенні продукції з-за кордону або продажу нових харчових продуктів) | |
| — міжнародний ветеринарний сертифікат, ветеринарне свідоцтво, ветеринарна картка і довідки, видані державними інспекторами ветмедицини (щодо харчових продуктів, підконтрольних ветслужбі); | Стаття 1 Закону про безпечність харчових продуктів |
Втрата первинних документів
Може статися, що підприємець мав первинні документи, але втратив їх або вони були знищені (наприклад, у випадку пожежі, повені, крадіжки тощо). Як діяти в такій ситуації? Відповідь на це запитання дає пункт 44.5 Податкового кодексу: при втраті документів платник податків зобов'язаний протягом 15 днів письмово повідомити про це орган податкової служби за місцем обліку, а якщо втрачено ВМД, то про це потрібно повідомити ще й митницю, на якій вона оформлялася.
Крім того, втрачені документи необхідно відновити протягом 90 календарних днів від дня повідомлення податківців (і за необхідності — митниці).
Якщо документи втрачено напередодні перевірки і це не дозволяє податківцям провести перевірку, строки перевірки переносяться до дати відновлення документів, але не більше ніж на 90 днів.
Де взяти документи на товар
Якщо підприємець вчасно не оформив документи на товар (забув або постачальники відмовилися їх надати), можна запропонувати кілька варіантів, як їх дістати:
1) попросити документи у дружнього підприємця, який торгує на роздріб . У цьому випадку ситуація розгортається так: дружній підприємець продає товар кінцевим споживачам за готівку і, як правило, жодних документів на ці продажі не оформляє. Водночас виручку, що надійшла від покупців, він усе одно записує до Книги ОДВ. А оскільки так, то в нього не виникне труднощів оформити договір на продаж цих товарів на ім'я підприємця «Х» (якому потрібні документи на товар).
Однак тут слід ураховувати два нюанси:
— по-перше, дружній підприємець має торгувати тими самими товарами, що й підприємець «Х», або мати документи на товар, гіпотетично проданий такому підприємцю (на випадок, якщо податківці прийдуть на перевірку і до продавця);
— по-друге, протягом одного дня покупець не повинен відображати у витратах платежі на суму, що перевищує 10000 грн. (оскільки в цій ситуації підприємці пропишуть лише готівкові розрахунки, слід пам'ятати про ліміт на готівкові розрахунки між підприємцями — не більше 10000 грн. на день: постанова № 32);
— по-третє, у дружнього підприємця в реєстраційній картці має бути зазначено такий вид діяльності, як «оптова торгівля» (інакше підприємець «Х» має утримувати ПДФО при купівлі товарів, а це вже нікому не потрібно);
2) оформити договір комісії (тобто договір на продаж товару) з іноземним громадянином (щоб податківці не шукали комітента і не приходили до нього з перевіркою). Причому тут потрібно наполягати на тому, що іноземний комітент придбав цей товар на території України (це важливо для того, щоб податківці не вимагали від підприємця митних документів на ввезення товару);
3) попросити документи на товар у підприємця, який припинив діяльність . Якщо дружній підприємець припинив діяльність, то документи на товар, що залишилися в нього, йому вже не потрібні. У такому разі можна спробувати скористатися ними (зрозуміло, якщо в них не зазначено П. І. Б. підприємця, — чек, квитанція тощо). Те, що документам уже декілька років, ролі не зіграє.
Висновки
Незважаючи на те, що чинне законодавство дає єдиноподатникам деяку можливість маневрування стосовно документів на товар, податківці навряд чи схвалять відсутність таких документів. Тим більше, що з 01.01.2012 р. у дохід підприємця має включатися вартість безоплатно отриманих товарів, що може дати привід податківцям вважати будь-який «бездокументний» товар отриманим безоплатно (хоча законних підстав для цього, зрозуміло, немає).
Та все-таки для уникнення можливих претензій від перевіряючих рекомендуємо єдиноподатникам груп 1 — 3 (неплатникам ПДВ) мати такі документи:
— один документ про те, що товар дійсно було куплено, а не отримано безоплатно (наприклад, платіжне доручення, чек, квитанцію, договір купівлі-продажу або рахунок, отриманий від постачальника, тощо);
— документи, які підтверджують, що товар було куплено у підприємця або юридичної особи (наприклад, договір купівлі-продажу або копія свідоцтва про держреєстрацію продавця, або копія виписки/витягу з ЄДР продавця-підприємця).
Що ж стосується єдиноподатників із числа платників ПДВ, то їм потрібно мати максимум первинних документів на товар — переважно для того, щоб підтвердити своє право на податковий кредит з ПДВ. Таким чином, питання про відсутність документів перед ними не постає: документи на товар потрібні завжди, а найважливіший із них — податкова накладна з ПДВ.
Довідкова інформація (довідка)
1 Якщо підприємець упевнений, що його дохід за рік перебуватиме далеко від допустимої межі (тобто буде набагато менше 150 тис. грн. для групи 1, або 1 млн грн. для групи 2), то у принципі він може ризикнути і не оформляти документи на товар. Зрозуміло, що збільшення доходу на вартість «бездокументних» товарів для таких підприємців ролі не зіграє. Але так діяти ми б усе одно не радили, адже в податківців можуть знайтися інші прискіпування до товару, на який немає документа. Наприклад, вони можуть сказати, що такий товар було куплено у громадянина без утримання з нього ПДФО. Так чи інакше, але від будь-яких прискіпувань доведеться відбиватися, і не виключено, що навіть у суді (а зробити це без документів непросто).
Що ж до єдиноподатників групи 3, то донарахування їм доходу спричинить збільшення суми єдиного податку, що підлягає сплаті до бюджету, а також штрафи за його несплату. А це для підприємця, звичайно, зовсім небажано.
