Как начислить зарплату работникам: основные моменты

Правило

Разъяснение

1

2

Начисление заработной платы за месяц

В общем случае, для определения суммы «грязной» заработной платы по окончании месяца берется либо:
— месячный оклад, который установлен работнику (с учетом отработанных по графику рабочих дней, количества изготовленных деталей и т. д.);
— зарплата, рассчитанная в зависимости от сдельных расценок и объема выработки, часовой (дневной) ставки и количества отработанных часов (дней) и т. д.
Если работник болел или уходит в отпуск, то ему нужно рассчитать и начислить больничные (за счет работодателя и Фонда «временной нетрудоспособности») или отпускные. При этом зарплата за месяц также должна быть скорректирована (уменьшена) на количество отработанных дней.
Вместе с тем заработная плата должна выплачиваться не менее двух раз в месяц (аванс и зарплата за вторую половину месяца), о чем мы скажем ниже

Индексация

Если заработная плата работника давно не повышалась, то в зависимости от индекса инфляции она может подлежать индексации. Сумма индексации денежных доходов определяется как результат произведения денежного дохода, подлежащего индексации, и величины прироста индекса потребительских цен, деленный на 100.

Данный индекс рассчитывается по установленной формуле, но нашим читателям совсем не обязательно самим проводить его расчет. Раз в месяц на страницах «СД» мы публикуем «готовые» показатели с учетом месяцев повышения зарплаты (см. соответствующий раздел рубрики «На заметку»). Предпринимателям важно знать базовые месяцы: повышения заработной платы работника или его приема на работу.

Принцип выбора месяца таков: если работнику повышалась заработная плата (с момента приема на работу), то ориентируемся на месяц, в котором произошло последнее повышение, а если она не повышалась — то на месяц, в котором заключен трудовой договор.
Индексация проводится по каждому работнику в отдельности, по каждой зарплате (индексы по отдельным работникам могут не совпадать). Суммы индексации прошлых месяцев в дальнейшем не индексируются (участвует только установленная заработная плата).
Индексируется не вся зарплата, а только ее часть в пределах прожиточного минимума для трудоспособных лиц независимо от ее размера (см. «СД», 2012, № 1, с. 34). Таким образом, если зарплата основного работника окажется меньше прожиточного минимума на трудоспособное лицо, то ее сумму индексируют полностью, если равна или превышает — индексируют сумму, равную прожиточному минимуму на трудоспособное лицо.
В связи с повышением минимальной заработной платы (далее — МЗП), которая равна размеру прожиточного минимума, для тех работников, у которых зарплата равна размеру МЗП, месяц ее повышения будет базовым для исчисления индексации.
Повышение зарплаты на сумму, которая меньше суммы положенной индексации, проведение индексации не отменяет

МЗП

Согласно статье 95 КЗоТ работникам устанавливается месячная заработная плата в размере не ниже минимального (в I квартале — 1073,00 грн., во II квартале — 1094,00 грн. В течение года эти показатели будут повышены еще три раза: с 1 июля, с 1 октября и с 1 декабря (см. «СД», 2012, № 1, с. 34)

Периодичность выплаты заработной платы

Зарплата выплачивается регулярно, не реже двух раз в месяц. Промежуток между выплатами должен быть не более 16 календарных дней. В то же время работодатель по-прежнему может выплачивать зарплату и более двух раз (например, один раз в неделю или каждые 10 дней и т. д.)

Сроки выплаты зарплаты

Заработная плата должна выплачиваться не позднее 7 дней по окончании периода, за который осуществляется выплата.
Эта норма должна учитываться предпринимателями при установлении сроков выплаты заработной платы.
Так, аванс нужно выплачивать не позднее 22 числа текущего месяца (исходя из такой арифметики: 15 число месяца + 7 дней).
А оставшуюся часть зарплаты, начисленной за текущий месяц, — не позже 7 числа следующего месяца.
В первую очередь на это нужно обратить внимание тем работодателям, которые могли затягивать сроки выплаты заработной платы, вплоть до второй половины следующего месяца.
Покажем на примере, как можно установить сроки выплаты заработной платы.
Допустим, предприниматель по договоренности с работниками решил выплачивать зарплату за вторую половину месяца 4 числа каждого месяца, т. е. не позднее четырех дней по окончании периода, за который производится выплата. В таком случае конкретные сроки выплаты заработной платы за первую (аванс) половину месяца определим так. Аванс — это зарплата за период с 1 по 15 число (15 календарных дней по графику работы), следовательно, датой выплаты аванса будет 19 число месяца (15 + 4). Максимальный промежуток между 19 числом текущего месяца и 4 числом следующего месяца (в месяце, в котором 31 календарный день) не превысит 16 дней

Перенос дня выплаты, если он совпадает
с выходным, праздничным или нерабочим днем

Зарплата выплачивается в рабочие дни. Если установленный для ее выплаты день (определенное число месяца) приходится на выходной, праздничный или нерабочий день, то зарплата выплачивается накануне

Обязательный размер аванса (заработной платы за первую половину месяца)

Сумма аванса (зарплаты за первую половину месяца) должна составлять не менее оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника.
Под тарифной ставкой или окладом работника предпринимателя понимается оговоренная заработная плата за месяц (неделю, день), указанная в трудовом договоре.
Как правило, работникам устанавливается (указывается в трудовом договоре) зарплата за месяц. Поэтому размер аванса за полмесяца должен составлять не менее 50 % размера «грязной» заработной платы за месяц (тарифной ставки), при условии, что по графику отработаны все рабочие дни за период с 1 по 15 число месяца, за который выплачивается зарплата.
Отметим, что дата выплаты аванса (16 или 22 число месяца) на указанный выше размер аванса не влияет

Документ, которым устанавливаются сроки выплаты и размер аванса

Предприниматель-работодатель должен задокументировать сроки выплаты заработной платы, а также размер аванса (зарплаты за первую половину месяца).
Он может разработать и утвердить документ, который будет называться Положение об оплате труда

Документальное оформление выплаты зарплаты

У предпринимателя должна быть зарплатная ведомость, однако он может ее вести в произвольной форме.
Документ о выплате зарплаты работникам необходим предпринимателю для того, чтобы документально подтвердить расходы на оплату труда.
Кроме того, Закон о ЕСВ требует, чтобы у каждого работодателя были документы, касающиеся выплаты зарплаты и начисления (расчета) единого взноса на ощеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).
Поскольку предприниматель бухучет вести не обязан, ему необязательно четко придерживаться утвержденной формы расчетно-платежной ведомости.
Тем не менее, основные реквизиты зарплатной ведомости должны содержать данные предпринимателя, название документа (формы), дату составления,
графы с начисленными и рассчитанными к выплате суммами зарплаты, ЕСВ, налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), графы для подписи работников и т. д. (см. пример в конце статьи на с. 19)

Правило

Разъяснение

1

2

Заработная плата для НДФЛ

Согласно подпункту 14.1.48 НКУ заработная плата — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма.
Подробный перечень таких выплат содержится в Инструкции № 5. В ней они указаны как те, что входят в фонд оплаты труда, в частности, к нему относятся премии и отпускные.

В то же время в понятие «заработная плата» для обложения НДФЛ входят не только те выплаты, которые входят в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5. В частности, к заработной плате в понимании НКУ приравниваются обычные больничные

База налогообложения

Согласно пункту 164.6 НКУ при начислении доходов в виде заработной платы база обложения НДФЛ определяется как начисленная заработная плата, уменьшенная на сумму ЕСВ и налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) при ее наличии. Таким образом, для расчета НДФЛ предприниматель берет не всю сумму заработной платы, а вначале уменьшает ее на сумму ЕСВ «снизу» и НСЛ, если у работника есть на нее право

Ставки НДФЛ

Ставки НДФЛ для налогообложения заработной платы определены пунктом 167.1 НКУ:
— если сумма зарплаты не превышает 10-кратный размер МЗП, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (в 2012 году — 10730,00 грн.), применяется ставка 15 %;
— если же сумма зарплаты превышает 10730,00 грн., то к ее части, которая не превышает эту величину, применяется ставка 15 %, а к части, которая превышает 10730,00 грн., — 17 %

Пример. Заработная плата работника за февраль 2012 года составляет 11000,00 грн. Определим сумму НДФЛ.
Начисленная сумма зарплаты превышает предел в размере 10730,00 грн., поэтому зарплата работника облагается по двум ставкам — 15 и 17 %.
Определим базу налогообложения зарплаты, которая облагается по ставке 15 % (ставка ЕСВ в части удержаний «снизу» для заработной платы — 3,6 %):
10730,00 - 10730,00 х 3,6 : 100 = 10730,00 - 386,28 = 10343,72 (грн.).
Сумма зарплаты, превышающая 10730,00 грн., составляет:
11000,00 - 10730,00 = 270,00 (грн.).
Определим базу налогообложения зарплаты, которая облагается по ставке 17 %:
270,00 - 270,00 х 3,6 : 100 = 270,00 - 9,72 = 260,28 (грн.).
Рассчитаем сумму НДФЛ:
10343,72 х 15 : 100 + 260,28 х 17 : 100 = 1551,56 + 44,25 = 1595,81 (грн.)

Сроки уплаты НДФЛ

Если деньги на выплату зарплаты берутся со счета в банке, то НДФЛ уплачивается (перечисляется) в бюджет в этот же день (подпункт 168.1.2 НКУ). При выплате зарплаты наличностью из кассы (из выручки) налог подлежит уплате (перечислению) в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем такого начисления (выплаты, предоставления) (подпункт 168.1.4 НКУ), подробнее см. «СД», 2012, № 1, с. 38

Отчетность по НДФЛ

Налоговый расчет сумм дохода начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ).
Данный отчет подается в течение 40 календарных дней по окончании отчетного квартала. Если в отчетном периоде доходы физическим лицам не начислялись, то отчет не подается

НСЛ

Обычная НСЛ, предоставляемая на основании подпункта 169.1.1 НКУ, в 2012 году составляет 536,50 грн. (размеры повышенной НСЛ см. в «СД», 2012, № 1, с. 38).
Также с 2012 года повышен и предельный размер дохода, который дает право на применение НСЛ к зарплате до уровня 1500,00 грн.
При применении обычной и повышенной НСЛ «на детей» (536,50 и 804,75 грн. на каждого ребенка) (подпункт 169.1.2 НКУ, подпункты «а» и «б» подпункта 169.1.3 НКУ) предельный доход для одного из родителей учитывается как размер предельного дохода, кратного количеству детей.
Что касается подачи заявления и других документов на применение НСЛ, то отметим, что ежегодно их подавать не надо — их подают только в момент, когда работник решил пользоваться НСЛ у конкретного работодателя.
В то же время при применении повышенных НСЛ для инвалидов (подпункты «б», «в» и «ґ» подпункта 169.1.3 и подпункт «б» подпункта 169.1.4 НКУ) периодичность обновления документов, подтверждающих применение, соответствует установленным Минздравом срокам их пересмотра. Также работодателю нужно «держать на контроле» возраст детей работников, который дает право на применение НСЛ.

Добавим, что утвержденной формы заявления на сегодняшний день нет, поэтому оно подается в произвольной форме (в качестве ориентира можно использовать заявление «старой» утвержденной формы, которая действовала до вступления в силу НКУ).
В заявлении обязательно должны быть ссылки на нормы НКУ, на основании которых плательщик налогов претендует на НСЛ.
При определении права на НСЛ для сравнения с предельным размером дохода учитываются все выплаты, которые подпадают под понятие «заработная плата» для целей налогообложения

Существует ряд основных правил применения НСЛ:
1) НСЛ может применяться только по одному месту работы, которое налогоплательщик определяет самостоятельно;
2) НСЛ применяется к заработной плате, начисленной за месяц. Аванс (зарплата за первую половину месяца) при налогообложении НДФЛ на НСЛ не уменьшается;
3) суммы больничных и отпускных для целей сравнения с предельным доходом, дающим право на НСЛ, распределяются по месяцам, на дни которых приходится болезнь (отпуск);
4) НСЛ начинает предоставляться со дня получения заявления (необходимых документов) от работника;
5) НСЛ прекращает предоставляться с месяца, в котором работник подает заявление об отказе от ее применения. Повышенная НСЛ прекращает предоставляться в связи с утратой работником соответствующего статуса с определенного НКУ момента;
6) НСЛ можно применять к зарплате работника, который одновременно является предпринимателем, занимается независимой профессиональной деятельностью;
7) НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогооблагаемого дохода, в котором налогоплательщик умер, или объявляется судом умершим, или признается судом без вести пропавшим, или утрачивает статус резидента, или был уволен с работы

Правило

Разъяснение

1

2

База начисления

В базу для взимания ЕСВ включается заработная плата, а также виды выплат, входящие в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5. Также ЕСВ облагаются больничные и вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.
Не включаются в базу для начисления и удержания ЕСВ выплаты, которые указаны в Перечне № 1170.
Начисление ЕСВ осуществляется в пределах максимальной величины базы начисления единого взноса — 17 прожиточных минимумов для трудоспособных лиц. В 2012 году размер этого показателя составляет: в I квартале — 18241,00 грн., во II квартале — 18598,00 грн. (см. «СД», 2012, № 1, с. 34).
При начислении ЕСВ на суммы больничных, отпускных, период которых превышает один месяц, применение максимальной величины осуществляется отдельно за каждый месяц.
В случае если в отчетном месяце работнику начислены заработная плата, больничные и вознаграждение по гражданско-правовому договору, то согласно подпункту 4.3.2 Инструкции № 21-5 при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ эти выплаты учитываются в такой последовательности:
1) сумма начисленной заработной платы;
2) сумма вознаграждений по договорам гражданско-правового характера;
3) сумма пособия по временной нетрудоспособности.
При этом ставки ЕСВ применяются отдельно к каждому виду выплат

Ставки

Для работодателей размер ЕСВ в части начислений «сверху» на заработную плату зависит от класса профессионального риска производства, к которым плательщики относятся в зависимости от вида экономической деятельности. При этом минимальная ставка ЕСВ в части начислений для них составляет 36,76 %, максимальная — 49,7 % (таблицу с размерами ставок ЕСВ в части начислений см. в «СД», 2012, № 1, с. 40).
Класс риска и ставку ЕСВ «сверху» Пенсионный фонд доводит до сведения работодателя в уведомлении о взятии на учет, а также отдельно уведомляет об его изменении.

Для работников-инвалидов, которые трудятся у предпринимателей, льготные ставки ЕСВ в части начислений «сверху» не предусмотрены.
Для наемных работников — застрахованных лиц размер ставки ЕСВ в части удержаний «снизу» составляет 3,6 %.
На суммы обычных больничных (за счет работодателя и Фонда «временной нетрудоспособности») ЕСВ начисляется по ставке 33,2 %. Размер ставки взноса в части удержаний с сумм больничных составляет 2 %

Сроки уплаты

Суммы ЕСВ «сверху» перечисляются одновременно с получением (перечислением) средств на оплату труда (выплату дохода), либо в день выплаты заработной платы из кассы.
Суммы ЕСВ «снизу» нужно заплатить не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, за который выплачивается заработная плата, но на практике их удобнее перечислить вместе с ЕСВ «сверху»

Отчетность по ЕСВ за работников

Работодатели (страхователи) ежемесячно предоставляют приложение 4 «Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы Пенсионного фонда Украины» в срок не позднее 20 числа месяца, следующего за базовым отчетным периодом

Условие примера. Заработная плата работника Степанова В. И. с 1 января 2012 года составляет 3000,00 грн. в месяц (месяц последнего повышения). Согласно таблице, приведенной в «СД», 2012, № 4, с. 6, индексацию проводить не нужно.

Срок выплаты заработной платы за первую половину месяца (аванса) — 22 число текущего месяца, заработной платы за вторую половину месяца — 7 число следующего месяца. В случае если эти дни попадают на выходной или праздничный и нерабочий день, зарплата выплачивается накануне в рабочий день.

Размер аванса («грязная» сумма) составляет 55 % от установленного месячного оклада работника.

Ставка ЕСВ на зарплату в части начислений «сверху» — 36,8 % (условно возьмем ставку для 5 класса риска).

Итак, предпринимателем будут осуществлены следующие операции и произведены расчеты.

№ п/п

Дата

Содержание

Расчет

Сумма, грн.

1

22.02.2011 г.

Определена сумма аванса работника

3000,00 х 55 : 100

1650,00

2

22.02.2011 г.

Рассчитана сумма ЕСВ в части начислений «сверху»

1650,00 х 36,8 : 100

607,20

3

22.02.2011 г.

Рассчитана сумма НДФЛ*

1650,00 х 15 : 100

247,50

*Мы не уменьшаем сумму начисленного аванса на сумму ЕСВ в части удержаний, так как ее мы рассчитаем и перечислим при выплате зарплаты за вторую половину месяца.

4

22.02.2011 г.

Перечислена сумма ЕСВ в части начислений «сверху»

—

607,20

5

22.02.2011 г.

Перечислена сумма НДФЛ

—

247,50

6

22.02.2011 г.

Выплачен аванс в «чистой» сумме

1650,00 - 247,50

1402,50

№ п/п

Дата

Содержание

Расчет

Сумма, грн.

1

29.02.2011 г.

Начислена заработная плата за февраль

—

3000,00

2

29.02.2011 г.

Рассчитана сумма ЕСВ в части начислений «сверху» (36,8 %)

3000,00 х 36,8 : 100

1104,00

3

29.02.2011 г.

Рассчитана сумма ЕСВ в части удержаний «снизу» с зарплаты

3000,00 х 3,6 % : : 100

108,00

4

29.02.2011 г.

Рассчитана сумма НДФЛ с зарплаты

(3000,00 - 108,00) х х 15 % : 100

433,80

5

07.03.2011 г.

Перечислены:

— ЕСВ в части начислений «сверху»

1104,00 - 607,20

496,8

— ЕСВ в части удержаний «снизу»

—

108,00

— НДФЛ

433,80 - 247,50

186,30

Сумма выплаченной («чистой») зарплаты = Сумма начисленной («грязной») зарплаты -
- «Чистая» сумма аванса - ЕСВ - НДФЛ

6

07.03.2011 г.

Выплачена зарплата (за вторую половину месяца)

3000,00 - 1402,50 - - 108,00 - 433,80

1055,70

Номер
документа

Дата составления

Отчетный период

Номер по порядку

Табельный номер

Ф. И. О.

Оклад (часовая, дневная ставка), грн.

Отработано дней
(часов)

Начислено, грн.

Всего

Удержано, грн.

К выплате

Деньги получил

за текущий месяц (по видам оплат)

налог на доходы

ЕСВ

подпись

примечание

рабочих

выходных

праздничных

заработная плата

индексация

премия

отпускные

пособие за счет работодателя

пособие
за счет Фонда

другие выплаты

ИТОГО