Як нарахувати зарплату працівникам: основні моменти
Про нарахування та виплату заробітної плати роботодавці зазвичай згадують не частіше двох разів на місяць, однак це трудомісткий процес, що потребує підвищеного уваги.
Оскільки початок календарного року часто вносить якісь нововведення до правил виплати та оподаткування заробітної плати, ще раз нагадаємо про них читачам у пропонованій статті.
Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р.
№ 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07. 2010 р. № 2464-VI.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-5.
Правила нарахування зарплати
Коли йдеться про заробітну плату, зазвичай виділяють нараховану, або «брудну», заробітну плату і виплачену, або «чисту», заробітну плату. Перша сума відповідає заробітній платі, зазначеній у трудовому договорі, з урахуванням відпрацьованого часу, а друга — нарахованій зарплаті за вирахуванням сум обов'язкових утримань.
До заробітної плати для трудового законодавства та оподаткування можуть належати не лише встановлений оклад або сума, яка згідно з трудовим договором розраховується залежно від відпрацьованого часу чи виробітку, а й інші виплати: відпускні, лікарняні тощо.
Покажемо в таблиці основні моменти нарахування та виплати заробітної плати.
| Правило | Роз'яснення |
| 1 | 2 |
| Нарахування заробітної плати за місяць | У загальному випадку для визначення суми «брудної» заробітної плати після закінчення місяця береться: Якщо працівник хворів або йде у відпустку, то йому потрібно розрахувати і нарахувати лікарняні (за рахунок роботодавця та Фонду «тимчасової непрацездатності») або відпускні. При цьому зарплату за місяць також має бути скориговано (зменшено) на кількість відпрацьованих днів. Водночас заробітна плата має виплачуватися не менше двох разів на місяць (аванс і зарплата за другу половину місяця), про що йтиметься нижче |
| Індексація | Якщо заробітна плата працівника давно не підвищувалася, то залежно від індексу інфляції вона може підлягати індексації. Сума індексації грошових доходів визначається як результат добутку грошового доходу, що підлягає індексації, та величини приросту індексу споживчих цін, ділений на 100. Цей індекс розраховується за встановленою формулою, але нашим читачам зовсім не обов'язково самотужки провадити його розрахунок. Раз на місяць на сторінках «ВД» ми публікуємо «готові» показники з урахуванням місяців підвищення зарплати (див. відповідний розділ рубрики «На замітку»). Підприємцям важливо знати базові місяці: підвищення заробітної плати працівника або його прийняття на роботу. Принцип вибору місяця такий: якщо працівнику підвищувалася заробітна плата Індексація провадиться щодо кожного працівника окремо, щодо кожної зарплати (індекси для окремих працівників можуть не збігатися). Суми індексації минулих місяців надалі не індексуються (у розрахунку бере участь лише встановлена заробітна плата). Індексується не вся зарплата, а тільки її частина в межах прожиткового мінімуму на працездатну особу незалежно від її розміру (див. «ВД», 2012, № 1, с. 34). Таким чином, якщо зарплата (основного працівника) виявиться менше прожиткового мінімуму на працездатну особу, то її суму індексують повністю, якщо дорівнює або перевищує — індексують суму, що дорівнює прожитковому мінімуму на працездатну особу. У зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), що дорівнює розміру прожиткового мінімуму, для тих працівників, у яких зарплата дорівнює розміру МЗП, місяць її підвищення буде базовим місяцем для обчислення індексації. Підвищення зарплати на суму менше суми належної індексації не скасовує проведення індексації |
| МЗП | Згідно зі статтею 95 КЗпП працівникам установлюється місячна заробітна плата в розмірі не нижче мінімального (у I кварталі — 1073,00 грн., у II кварталі — 1094,00 грн.) Протягом року ці показники буде підвищено ще тричі: з 1 липня, з 1 жовтня та з 1 грудня (див. «ВД», 2012, № 1, с. 34) |
| Періодичність виплати заробітної плати | Зарплата виплачується регулярно, не рідше двох разів на місяць. Проміжок між виплатами має бути не більше 16 календарних днів. Водночас роботодавець, як і раніше, може виплачувати зарплату і більше двох разів (наприклад, один раз на тиждень або кожні 10 днів тощо) |
| Терміни виплати зарплати | Заробітна плата має виплачуватися не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Ця норма повинна враховуватися підприємцями при встановленні термінів виплати заробітної плати. Так, аванс потрібно виплачувати не пізніше 22 числа поточного місяця (виходячи з такої арифметики: 15 число місяця + 7 днів). А решту зарплати, нарахованої за поточний місяць, — не пізніше 7 числа наступного місяця. У першу чергу на це потрібно звернути увагу тим роботодавцям, які могли зволікати з виплатою заробітної плати, аж до другої половини наступного місяця. Покажемо на прикладі, як можна встановити терміни виплати заробітної плати. Припустимо, підприємець за домовленістю з працівниками вирішив виплачувати зарплату за другу половину місяця 4 числа кожного місяця, тобто не пізніше чотирьох днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. У такому разі конкретні терміни виплати заробітної плати за першу (аванс) половину місяця визначимо так. Аванс — це зарплата за період з 1 по 15 число (15 календарних днів за графіком роботи), отже, датою виплати авансу буде 19 число місяця (15 + 4). Максимальний проміжок між 19 числом поточного місяця та 4 числом наступного місяця (у місяці, в якому 31 календарний день) не перевищить 16 днів |
| Перенесення дня виплати, якщо | Зарплата виплачується в робочі дні. Якщо встановлений для її виплати день (певне число місяця) припадає на вихідний, святковий або неробочий день, то зарплата виплачується напередодні |
| Обов'язковий розмір авансу (заробітної плати за першу половину місяця) | Сума авансу (зарплати за першу половину місяця) має становити не менше оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Під тарифною ставкою чи окладом працівника підприємця розуміється застережена заробітна плата за місяць (тиждень, день), зазначена у трудовому договорі. Як правило, працівникам установлюється (указується в трудовому договорі) зарплата за місяць. Тому розмір авансу за півмісяця має становити не менше 50 % розміру «брудної» заробітної плати за місяць (тарифної ставки) за умови, що за графіком відпрацьовано всі робочі дні за період з 1 по 15 число місяця, за який виплачується зарплата. Зауважимо, що дата виплати авансу (16 або 22 число місяця) на зазначений вище розмір авансу не впливає |
| Документ, яким установлюються терміни виплати і розмір авансу | Підприємець-роботодавець має задокументувати терміни виплати заробітної плати, а також розмір авансу (зарплати за першу половину місяця). Він може розробити і прийняти документ, що називатиметься Положення про оплату праці |
| Документальне оформлення виплати зарплати | У підприємця має бути зарплатна відомість, однак він може її вести в довільній формі. Документ про виплату зарплати працівникам необхідний підприємцю для того, Крім того, Закон про ЄСВ вимагає, щоб у кожного роботодавця були документи щодо виплати зарплати і нарахування (розрахунку) єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ). Оскільки підприємець не зобов’язаний вести бухоблік, йому не обов'язково чітко дотримуватися затвердженої форми розрахунково-платіжної відомості. Проте основні реквізити зарплатної відомості повинні містити дані підприємця, назву документа (форми), дату складання, графи з нарахованими та розрахованими до виплати сумами зарплати, ЄСВ, податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), графи для підпису працівників тощо (див. приклад у кінці статті на с. 19) |
Оподаткування заробітної плати
Перелічимо основні моменти для роботодавця:
1) оподаткування нарахованої зарплати є однаковим для підприємців і на загальній системі, і на єдиному податку;
2) «зарплатні» платежі бувають у вигляді нарахувань «зверху», що справляються за рахунок підприємця-роботодавця, та у вигляді утримань «знизу» з доходу працівника:
— ПДФО у вигляді утримань «знизу» (відповідно до ПКУ);
— ЄСВ у частині нарахувань «зверху» та в частині утримань «знизу» (відповідно до Закону про ЄСВ);
3) розраховувати і перераховувати всі «зарплатні» платежі має підприємець-роботодавець.
ПДФО: база, ставки, строки сплати, звітність
| Правило | Роз'яснення |
| 1 | 2 |
| Заробітна плата для ПДФО | Згідно з підпунктом 14.1.48 ПКУ заробітна плата — це основна й додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що виплачуються (надаються) платнику податку у зв'язку з відносинами трудового найму. Докладний перелік таких виплат міститься в Інструкції № 5. У ній вони зазначені як такі, що входять до фонду оплати праці, зокрема, до нього належать премії та відпускні. Водночас до поняття «заробітна плата» для обкладення ПДФО входять не лише виплати, що включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5. Зокрема, до заробітної плати в розумінні ПКУ прирівнюються звичайні лікарняні |
| База оподаткування | Відповідно до пункту 164.6 ПКУ при нарахуванні доходів у вигляді заробітної плати база обкладення ПДФО визначається як нарахована заробітна плата, зменшена на суму ЄСВ та податкову соціальну пільгу (далі — ПСП) за її наявності. Таким чином, для розрахунку ПДФО підприємець бере не всю суму заробітної плати, а спочатку зменшує її на суму ЄСВ «знизу» та ПСП, якщо у працівника |
| Ставки ПДФО | Ставки ПДФО для оподаткування заробітної плати визначено пунктом 167.1 ПКУ: |
| Приклад. Заробітна плата працівника за лютий 2012 року становить 11000,00 грн. Визначимо суму ПДФО. Нарахована сума зарплати перевищує межу в розмірі 10730,00 грн., тому зарплата працівника оподатковується за двома ставками — 15 і 17 %. Визначимо базу оподаткування зарплати, що оподатковується за ставкою 15 % (ставка ЄСВ у частині утримань «знизу», для заробітної плати — 3,6 %): 10730,00 - 10730,00 х 3,6 : 100 = 10730,00 - 386,28 = 10343,72 (грн.). Сума зарплати, що перевищує 10730,00 грн., дорівнює: 11000,00 - 10730,00 = 270,00 (грн.). Визначимо базу оподаткування зарплати, що оподатковується за ставкою 17 %: 270,00 - 270,00 х 3,6 : 100 = 270,00 - 9,72 = 260,28 (грн.). Розрахуємо суму ПДФО: 10343,72 х 15 : 100 + 260,28 х 17 : 100 = 1551,56 + 44,25 = 1595,81 (грн.) | |
| Строки сплати ПДФО | Якщо гроші на виплату зарплати беруться з рахунку в банку, то ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету цього ж дня (підпункт 168.1.2 ПКУ). При виплаті зарплати готівкою з каси (з виручки) податок підлягає сплаті (перерахуванню) |
| Звітність з ПДФО | Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ). Цей звіт подається протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Якщо у звітному періоді доходи фізичним особам не нараховувалися, то звіт не подається |
| ПСП | Звичайна ПСП, що подається на підставі підпункту 169.1.1 ПКУ, у 2012 році становить 536,50 грн. (розміри підвищеної ПСП див. у «ВД», 2012, № 1, с. 38). Також з 2012 року підвищено і граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП до зарплати до рівня 1500,00 грн. При застосуванні звичайної та підвищеної ПСП «на дітей» (536,50 грн. і 804,75 грн. на кожну дитину) (підпункт 169.1.2 ПКУ, підпункти «а» і «б» підпункту 169.1.3 ПКУ) граничний дохід для одного з батьків ураховується як розмір граничного доходу, кратного кількості дітей. Що стосується подання заяви та інших документів на застосування ПСП, то зауважимо, що їх щороку подавати не потрібно — їх подають лише в момент, Водночас при застосуванні підвищених ПСП для інвалідів (підпункти «б», «в» і «г» підпункту 169.1.3 і підпункт «б» підпункту 169.1.4 ПКУ) періодичність оновлення документів, що підтверджує застосування пільги, відповідає встановленим МОЗ строкам їх перегляду. Також роботодавцю потрібно «тримати на контролі» вік дітей працівників, що дає право на застосування ПСП. Додамо, що затвердженої форми заяви на сьогодні немає, тому вона подається в довільній формі (як орієнтир можна використовувати заяву «старої» затвердженої форми, що діяла до набуття чинності ПКУ). У заяві обов’язково мають бути посилання на норми ПКУ, на підставі яких платник податків претендує на ПСП. При визначенні права на ПСП для порівняння з граничним розміром доходу враховуються всі виплати, що підпадають під поняття «заробітна плата» для цілей оподаткування. |
| Існують деякі основні правила застосування ПСП: 1) ПСП може застосовуватися тільки за одним місцем роботи, яке платник податків визначає самостійно; 2) ПСП застосовується до заробітної плати, нарахованої за місяць. Аванс (зарплата за першу половину місяця) при обкладенні ПДФО на ПСП не зменшується; 3) суми лікарняних та відпускних для цілей порівняння з граничним доходом, що дає право на ПСП, розподіляються за місяцями, на дні яких припадає хвороба (відпустка); 4) ПСП починають надавати з дня отримання заяви (необхідних документів) від працівника; 5) ПСП припиняють надавати з місяця, в якому працівник подає заяву про відмову від її застосування. Підвищену ПСП припиняють надавати у зв'язку із втратою працівником відповідного статусу з визначеного ПКУ моменту; 6) ПСП можна застосовувати до зарплати працівника, який одночасно є підприємцем, займається незалежною професійною діяльністю; 7) ПСП надається з урахуванням останнього оподатковуваного доходу, тобто за місяць, в якому платник податків помер, або оголошується судом померлим, або визнається судом безвісти зниклим, або втрачає статус резидента, або був звільнений з роботи | |
ЄСВ: база, ставки, строки сплати, звітність
| Правило | Роз'яснення |
| 1 | 2 |
| База нарахування | До бази для справляння ЄСВ уключаються заробітна плата, а також види виплат, що входять до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5. Також ЄСВ обкладаються лікарняні та винагороди за договорами цивільно-правового характеру. Не включаються до бази для нарахування та утримання ЄСВ виплати, зазначені в Переліку № 1170. Нарахування ЄСВ здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування єдиного внеску — 17 прожиткових мінімумів для працездатних осіб (далі — ПМПО). У 2012 році розмір цього показника становить: у I кварталі — 18241,00 грн., у II кварталі — 18598,00 грн. (див. «ВД», 2012, № 1, с. 34). При нарахуванні ЄСВ на суми лікарняних, відпускних, період яких перевищує один місяць, застосування максимальної величини здійснюється окремо за кожен місяць. У разі якщо у звітному місяці працівнику нараховано заробітну плату, лікарняні та винагороду за цивільно-правовим договором, то згідно з підпунктом 4.3.2 Інструкції № 21-5 при визначенні максимальної величини бази нарахування ЄСВ ці виплати враховуються в такій послідовності: 1) сума нарахованої заробітної плати; 2) сума винагород за договорами цивільно-правового характеру; 3) сума допомоги по тимчасовій непрацездатності. При цьому ставки ЄСВ застосовуються окремо до кожного виду виплат |
| Ставки | Для роботодавців розмір ЄСВ у частині нарахувань «зверху» на заробітну плату залежить від класу професійного ризику виробництва, до яких платники належать залежно від виду економічної діяльності. При цьому мінімальна ставка ЄСВ у частині нарахувань для них становить 36,76 %, максимальна — 49,7 % (таблицю з розмірами ставок ЄСВ у частині нарахувань див. у «ВД», 2012, № 1, с. 40). Клас ризику і ставку ЄСВ «зверху» Пенсійний фонд доводить до відома роботодавця в повідомленні про взяття на облік, а також окремо повідомляє про його зміну. Для працівників-інвалідів, які працюють у підприємців, пільгових ставок ЄСВ у частині нарахувань «зверху» не передбачено. Для найманих працівників — застрахованих осіб розмір ставки ЄСВ у частині утримань «знизу» дорівнює 3,6 %. На суми звичайних лікарняних (за рахунок роботодавця та Фонду «тимчасової непрацездатності») ЄСВ нараховується за ставкою 33,2 %. Розмір ставки внеску в частині утримань із сум лікарняних становить 2 % |
| Строки сплати | Суми ЄСВ «зверху» перераховуються одночасно з отриманням (перерахуванням) коштів на оплату праці (виплату доходу) або в день виплати заробітної плати з каси. Суми ЄСВ « знизу» потрібно заплатити не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем, за який виплачується заробітна плата, але на практиці їх зручніше перерахувати разом з ЄСВ «зверху» |
| Звітність з ЄСВ за працівників | Роботодавці (страхувальники) щомісяця подають додаток 4 «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України» у строк не пізніше 20 числа місяця, наступного за базовим звітним періодом |
Податковий облік
Заробітна плата і суми ЄСВ «зверху» включаються до складу витрат підприємця на загальній системі та єдиноподатника III групи — платник ПДВ у «брудній» сумі (єдиноподатники груп I, II і III — не платники ПДВ облік витрат не ведуть). Підтверджуючими документами будуть «зарплатні» відомості з підписами працівників про отримання коштів на руки, а також платіжні документи про перерахування ЄСВ у частині нарахувань.
Хоча при виплаті авансу підприємець має право відобразити його суму у витратах, ми вважаємо, що краще відобразити всю суму зарплати за місяць («брудну») в тому місяці, коли буде виплачено зарплату за його другу половину (зарплату за лютий буде віднесено до витрат у березні, коли виплачується зарплата за другу половину лютого). Те саме стосується і віднесення до витрат сум ЄСВ у частині нарахувань («зверху»).
Приклад нарахування і виплати авансу та заробітної плати
| Умови прикладу. Заробітна плата працівника Степанова В. І. з 1 січня 2012 року становить 3000,00 грн. на місяць (місяць останнього підвищення). Згідно з таблицею, наведеною у «ВД», 2012, № 4, с. 6, індексацію провадити не потрібно. Термін виплати заробітної плати за першу половину місяця (авансу) — 22 число поточного місяця, заробітної плати за другу половину місяця — 7 число наступного місяця. У разі якщо ці дні збігаються з вихідним або святковим та неробочим днем, зарплата виплачується напередодні в робочий день. Розмір авансу («брудна» сума) становить 55 % від установленого місячного окладу працівника. Ставка ЄСВ на зарплату в частині нарахувань «зверху» — 36,8 % (умовно візьмемо ставку для 5-го класу ризику). Отже, підприємцем буде здійснено такі операції та проведено розрахунки: |
Виплата авансу за лютий, розрахунок та перерахування обов'язкових платежів
| № з/п | Дата | Зміст операції | Розрахунок | Сума, |
| 1 | 22.02.2011 р. | Визначено суму авансу працівника | 3000,00 х 55 : 100 | 1650,00 |
| 2 | 22.02.2011 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | 1650 х 36,8 : 100 | 607,20 |
| 3 | 22.02.2011 р. | Розраховано суму ПДФО* | 1650 х 15 : 100 | 247,50 |
| * Ми не зменшуємо суму нарахованого авансу на суму ЄСВ у частині утримань, оскільки її ми розрахуємо | ||||
| 4 | 22.02.2011 р. | Перераховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | — | 607,20 |
| 5 | 22.02.2011 р. | Перераховано суму ПДФО | — | 247,50 |
| 6 | 22.02.2011 р. | Виплачено аванс у «чистій» сумі: | 1650 - 247,5 | 1402,50 |
Нарахування заробітної плати за лютий та виплата зарплати за другу половину місяця,
розрахунок та перерахування обов'язкових платежів
| № з/п | Дата | Зміст операції | Розрахунок | Сума, |
| 1 | 29.02.2011 р. | Нараховано заробітну плату за лютий | — | 3000,00 |
| 2 | 29.02.2011 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» (36,8 %) | 3000,00 х 36,8 : 100 | 1104,00 |
| 3 | 29.02.2011 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині утримань «знизу» із зарплати | 3000,00 х 3,6 % : 100 | 108,00 |
| 4 | 29.02.2011 р. | Розраховано суму ПДФО із зарплати | (3000,00 - 108,00) х | 433,80 |
| 5 | 07.03.2011 р. | Перераховано: |
|
|
| — ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | 1104,00 - 607,20 | 496,8 | ||
| — ЄСВ у частині утримань «знизу» | — | 108,00 | ||
| — ПДФО | 433, 80 - 247,50 | 186,30 | ||
| Сума виплаченої («чистої») зарплати = Сума нарахованої («брудної») зарплати - | ||||
| 6 | 07.03.2011 р. | Виплачено зарплату | 3000,00 - 1402,50 - - 108,00 - 433,80 | 1055,70 |
| Номер документа | Дата складання | Звітний період |
|
|
|
|
ФОП П. І. Б.
Сума __________________________________________ ___________ грн. ____________коп.
прописом
(______________ грн. __________________ коп.)
цифрами
підпис ФОП
«___» _________ 20 ________ р.
РОЗРАХУНКОВО-ПЛАТІЖНА ВІДОМІСТЬ
| Номер за порядком | Табельний номер | П. І. Б. | Оклад (годинна, денна ставка), грн. | Відпрацьовано днів | Нараховано, грн. | Усього | Утримано, грн. | До виплати | Гроші отримав | ||||||||||
| за поточний місяць (за видами оплат) | податок на доходи | ЄСВ | підпис | примітка | |||||||||||||||
| робочих | вихідних | святкових | заробітна плата | індексація | премія | відпускні | допомога за рахунок роботодавця | допомога за рахунок Фонду | інші виплати | ||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Разом |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||
