Изменения, связанные с базой персональных данных: как действовать предпринимателю
ВОПРОС. Предприниматель сменил место осуществления деятельности, соответственно изменился адрес местонахождения зарегистрированных баз персональных данных (далее — БПД). Кроме того, он полностью уволил старых работников и принял новых.
Нужно ли предпринимателю подавать заявление об изменениях в БПД относительно работников и ее местонахождения, как его заполнить? Придется ли вносить изменения, если одна из вновь принятых работниц в скором времени собирается вступить в брак и сменить фамилию?
ОТВЕТ. Прежде всего напомним, что из себя представляют БПД. Согласно статье 2 Закона № 2297 персональные данные — это сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано. Проще говоря, это все те сведения, которые предприниматель получает от физических лиц, с которыми имеет дело в ходе своей деятельности, в том числе и те, которые он обязан получить по законодательству в виде документов или их копий (источников данных). А уже совокупность упорядоченных по определенному признаку персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек и будет являться БПД (картотека анкет работников, электронные базы сведений о поставщиках (контрагентах) и т. д.).
Информация о том, что у предпринимателя есть такая совокупность данных (картотека, электронная база и т. д.), и виды таких сведений подлежат регистрации в виде БПД, в противном случае с 1 июля 2012 года ему будет грозить административная ответственность (подробнее см. «СД», 2011, № 23, с. 32; 2012, № 1, с. 11). Для регистрации БПД предприниматель подает в Государственную службу Украины по вопросам защиты персональных данных (далее — ГСЗПД) заявление по форме, утвержденной приказом № 1824.
В заявлении указывается информация, необходимая для внесения в Государственный реестр БПД (далее — Реестр), а ее виды перечислены в пункте 7 Положения № 616:
— обращение о внесении БПД в Реестр;
— информация о владельце БПД (в частности, его адрес);
— информация о наименовании и местонахождении БПД;
— информация о цели обработки персональных данных в БПД;
— информация о других распорядителях БПД;
— документ, подтверждающий обязательства относительно выполнения требований законодательства по защите персональных данных.
По сути, это исчерпывающий перечень. Он «расширяется» только на характеристики каждого вида указанной информации, предусмотренные заявлением.
Что касается конкретных данных по каждому физическому лицу (работнику, контрагенту и т. д.), то их передавать для регистрации, т. е. указывать в заявлении, не нужно. Согласно Положению № 616 для регистрации передается только наименование БПД, поэтому если предприниматель продолжает использовать наемный труд, то у него продолжает существовать БПД «Работники», несмотря на то, что штат полностью поменялся. То же самое касается и предстоящей смены фамилии работницы, которая никак не отразится на обязанности информировать об изменениях в БПД.
Таким образом, если предприниматель уже зарегистрировал БПД «Работники», то вносить изменения в Реестр ни при полной замене штата, ни при изменении фамилии одной из сотрудниц не нужно.
Вместе с тем, если изменилось местонахождение БПД (предприниматель переехал в другой офис и т. д.), то учитывая, что такие данные есть в перечне пункта 7 Положения № 616 и приводятся в заявлении для регистрации, они должны корректироваться и в Реестре.
Согласно части 4 статьи 9 Закона № 2297 владелец БПД обязан сообщать ГСЗПД о каждом изменении сведений, необходимых для регистрации БПД, не позднее чем в течение 10 рабочих дней со дня наступления такого изменения. Делается это путем подачи заявления специальной формы, установленной приказом № 1824.
В соответствии с приказом № 1824 правила заполнения заявления таковы:
— сведения приводятся на государственном языке;
— оно не должно содержать помарок, зачеркиваний и исправлений, заполняться разборчиво, печатными буквами;
— выбранный признак отмечаться символом «х»;
— даты заполняются арабскими цифрами в формате — день, месяц, год;
— страницы заявления нумеруются, на каждой странице указываются номер страницы и общее количество страниц;
— при необходимости заявитель заполняет соответствующие разделы заявления необходимое количество раз.
Бланк заявления о внесении изменений в целом напоминает форму основного заявления. В нем приводятся те же разделы, что и в основном заявлении, но для исправления данных предусмотрены дополнительные ячейки, в которых нужно ставить отметки «х» в полях «Вилучити» и «Додати».
В нашем случае предпринимателю нужно внести изменения в сведения, которые приводились в Разделе II «Інформація про найменування і місцезнаходження бази персональних даних» первоначального заявления. Следовательно, в заявлении об изменениях он должен заполнить одноименный раздел. Причем, если следовать правилам заполнения и целям подачи заявления, предпринимателю нужно заполнить:
— заглавную часть, где указать регистрационный номер записи в Реестре и дату государственной регистрации;
— два раза Раздел II. Первый раз с отметкой «х» в ячейке «Вилучити» и адресом прежнего местонахождения, а второй — с отметкой «х» в ячейке «Додати» и новым адресом;
— проставить на каждой странице нумерацию страниц и их общее количество.
Заявление может быть заполнено на бумажном бланке и в таком случае:
— подаваться лично предпринимателем или его представителем по адресу: 02660 г. Киев, ул. М. Расковой, 15, каб. 1205 (тел: (044) 517-81-68) (к заявлению в бумажной форме просят прилагать электронную копию);
— отправляться по почте заказным письмом с описью вложения.
Если у предпринимателя есть возможность поставить на заявление электронную цифровую подпись (является клиентом акредитированного центра сертификации ключей), то он может:
— заполнить и отправить его в электронном виде на электронную почту ГСЗПД (e-mail: register@zpd.gov.ua);
— сформировать его через Интернет на официальном сайте ГСЗПД https://rbpd.informjust.ua.
Свидетельство о внесении изменений в сведения, необходимые для регистрации БПД, не предоставляется. ГСЗПД направляет ее владельцу письмо, в котором сообщает о принятом решении (разъяснение Минюста от 21.12.2011 г.). Согласно пункту 12 приказа № 1824 ГСЗПД уведомляет заявителя в той же форме, в которой было получено заявление (бумажной или электронной).
Документы консультации
Закон № 2297 — Закон Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 г. № 2297-VI.
Положение № 616 — Положение о Государственном реестре баз персональных данных и порядке его ведения, утвержденное постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.2011 г. № 616.
Приказ № 1824 — приказ Министерства юстиции Украины «Об утверждении форм заявлений о регистрации базы персональных данных и о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных и порядка их предоставления» от 08.07.2011 г. № 1824/5.
