Зміни, пов’язані з базою персональних даних: як діяти підприємцю
ЗАПИТАННЯ. Підприємець змінив місце провадження діяльності, відповідно змінилася адреса місцезнаходження зареєстрованих баз персональних даних (далі — БПД). Крім того, він звільнив усіх старих працівників і прийняв нових.
Чи потрібно підприємцю подавати заяву про зміни у БПД щодо працівників та її місцезнаходження, як її заповнити? Чи доведеться вносити зміни, якщо одна з новоприйнятих працівниць незабаром збирається одружитися та змінити прізвище?
ВІДПОВІДЬ. Насамперед нагадаємо, що таке БПД. Згідно зі статтею 2 Закону № 2297 персональні дані — це відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка є ідентифікованою або може бути конкретно ідентифікована. Простіше кажучи, це ті відомості, які підприємець отримує від фізичних осіб, з якими має справу під час своєї діяльності, у тому числі й ті, які він зобов’язаний отримати за законодавством у вигляді документів або їх копій (джерел даних). А вже сукупність упорядкованих за певною ознакою персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек і буде БПД (картотека анкет працівників, електронні бази відомостей про постачальників (контрагентів) тощо).
Інформація про те, що підприємець має таку сукупність даних (картотеку, електронну базу тощо) і види таких відомостей підлягають реєстрації у вигляді БПД, інакше з 1 липня 2012 року йому загрожуватиме адміністративна відповідальність (детальніше див. «ВД», 2011, № 23, с. 32; 2012, № 1, с. 11). Для реєстрації БПД підприємець подає до Державної служби України з питань захисту персональних даних (далі — ДСЗПД) заяву за формою, затвердженою наказом № 1824.
У заяві зазначається інформація, необхідна для внесення до Державного реєстру БПД (далі — Реєстр), а її види визначено в пункті 7 Положення № 616:
— звернення про внесення БПД до Реєстру;
— інформація про власника БПД (зокрема, його адреса);
— інформація про найменування та місцезнаходження БПД;
— інформація про мету обробки персональних даних у БПД;
— інформація про інших розпорядників БПД;
— документ, що підтверджує зобов’язання щодо виконання вимог законодавства із захисту персональних даних.
По суті, це вичерпний перелік, він «розширюється» лише на характеристики кожного виду зазначеної інформації, передбаченого заявою.
Щодо конкретних даних стосовно кожної фізичної особи (працівника, контрагента тощо), то їх передавати для реєстрації, тобто зазначати в заяві, не потрібно . Згідно з Положенням № 616 для реєстрації передається лише найменування БПД, тому якщо підприємець продовжує використовувати найману працю, то у нього продовжує існувати БПД «Працівники», незважаючи на те, що штат повністю змінився. Те саме стосується й майбутньої зміни прізвища працівниці, що ніяк не позначиться на обов’язку інформувати про зміни у БПД.
Таким чином, якщо підприємець уже зареєстрував БПД «Працівники», то вносити зміни до Реєстру ні при повній заміні штату, ні при зміні прізвища однієї з працівниць не потрібно.
Водночас, якщо змінилося місцезнаходження БПД (підприємець переїхав до іншого офісу тощо), то, враховуючи, що такі дані є в переліку пункту 7 Положення № 616 і наводяться в заяві для реєстрації, то вони повинні коригуватися і в Реєстрі.
Згідно з частиною 4 статті 9 Закону № 2297 власник БПД зобов’язаний повідомляти ДСЗПД про кожну зміну відомостей, необхідних для реєстрації БПД, не пізніше ніж протягом 10 робочих днів із дня настання такої зміни. Робиться це шляхом подання заяви за спеціальною формою, установленою наказом № 1824.
Відповідно до наказу № 1824 правила заповнення заяви такі:
— відомості наводяться державною мовою;
— вона не повинна містити помарок, закреслень і виправлень, заповнюватися розбірливо, друкованими літерами;
— обрана ознака позначається символом «х»;
— дати мають заповнюватися арабськими цифрами у форматі — день, місяць, рік;
— сторінки заяви нумеруються, на кожній сторінці зазначаються номер сторінки та загальна кількість сторінок;
— за необхідності заявник заповнює відповідні розділи заяви потрібну кількість разів.
Бланк заяви про внесення змін у цілому нагадує форму основної заяви. У ньому наводяться ті самі розділи, що й в основної заяви, однак для виправлення даних передбачено додаткові комірки, в яких потрібно ставити позначки «х» у полях «Вилучити» і «Додати».
У нашому випадку підприємцю потрібно внести зміни до відомостей, які наводилися в розділі II «Інформація про найменування і місцезнаходження бази персональних даних» первинної заяви. Отже, у заяві про зміни він повинен заповнити однойменний розділ. Причому якщо дотримуватися правил заповнення та цілей подання заяви, то підприємцю потрібно заповнити:
— заголовну частину, де зазначити реєстраційний номер запису в Реєстрі та дату державної реєстрації;
— двічі розділ II. Уперше з позначкою «х» у комірці «Вилучити» та адресою колишнього місцезнаходження, а вдруге з позначкою «х» у комірці «Додати» і новою адресою;
— проставити на кожній сторінці нумерацію сторінок та їх загальну кількість.
Заява може бути заповнена на паперовому бланку та в такому разі:
— подаватися особисто підприємцем або його представником за адресою: 02660 м. Київ, вул. М. Раскової, 15, каб. 1205 (тел: (044) 517-81-68) (до заяви в паперовій формі бажано додавати електронну копію);
— надсилатися поштою рекомендованим листом із описом вкладення.
Якщо підприємець має можливість поставити електронний цифровий підпис (є клієнтом акредитованого центру сертифікації ключів), то він може:
— заповнити та відправити її в електронному вигляді на електронну пошту ДСЗПД (e-mail: register@zpd.gov.ua);
— сформувати її через Інтернет на офіційному сайті ДСЗПД: https://rbpd.informjust.ua.
Свідоцтво про внесення змін до відомостей, необхідних для реєстрації БПД, не надається. ДСЗПД надсилає її власнику лист, в якому повідомляє про прийняте рішення (роз’яснення Мін’юсту від 21.12.2011 р.). Згідно з пунктом 12 наказу № 1824 ДСЗПД повідомляє заявника у тій самій формі, у якій було отримано заяву (паперовій або електронній).
Документи консультації
Закон № 2297 — Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI.
Положення № 616 — Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 р. № 616.
Наказ № 1824 — наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження форм заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних і порядку їх надання» від 08.07.2011 р. № 1824/5.
