Справочник предпринимателя. Аренда офиса: основные моменты

Положение

Разъяснение

1

2

ЮРИДИЧЕСКИЕ НЮАНСЫ АРЕНДЫ ПОМЕЩЕНИЙ

Заключение договора аренды

Договор аренды недвижимости составляется в письменной форме на любой оговоренный сторонами срок.

Договор, заключенный не менее чем на три года, подлежит обязательному нотариальному удостоверению и до 01.01.2013 г. государственной регистрации (статьи 793 и 794 ГКУ).

Договор, не зарегистрированный и не заверенный у нотариуса (разумеется, если срок его действия превышает три года), считается незаключенным (пункт 8 постановления Пленума ВСУ от 06.11.2009 г. № 9).

Если предприниматель не желает регистрировать и заверять договор, то можно посоветовать заключать его на срок менее трех лет, а по истечении этого срока либо заключать новый договор аренды, либо продлевать уже существующий, оформляя допсоглашения к нему.

Этот нюанс наиболее актуален для договоров, которые будут заключаться до 01.01.2013 г., так как с этой даты отпадет необходимость в их госрегистрации согласно изменениям в статью 794 ГКУ.

Однако и в настоящее время, и после 01.01.2013 г. при заключении договора аренды недвижимости на три и более года нужно осуществить госрегистрацию права пользования имуществом, как это предусмотрено Законом № 1878 (подробнее об этом см. ниже)

Минимальный срок действия договора аренды госимущества

Минимальный срок действия договоров аренды государственного имущества составляет не менее пяти лет при условии, что арендатор не предлагает меньший срок (приказ № 43)

Регистрация права пользования недвижимостью

Если договор аренды заключен на срок более трех лет, то, помимо регистрации и заверения договора у нотариуса, нужно еще и зарегистрировать право пользования недвижимостью (статья 3 Закона № 1878).

Причем до 01.01.2013 г. для этого арендатор должен обратиться в БТИ, а после указанной даты эту функцию будут выполнять нотариусы, т. е. регистрация права пользования недвижимостью будет происходить вместе с нотариальным заверением договора (пункт 5 Раздела II Закона № 1878).

Отметим, что в настоящее время государственная регистрация права пользования недвижимостью в БТИ пока что является дополнительной гарантией защиты прав и интересов сторон, возникающих на основании договора. В свою очередь, право пользования недвижимостью возникнет у арендатора именно с момента регистрации и заверения договора у нотариуса (письмо Минюста от 20.04.2011 г. № 248-0-2-11).

Обратите внимание: все вышесказанное о регистрации права пользования недвижимостью не касается договоров найма (аренды) жилья (раздел III Методических рекомендаций № 2500/5)

Акт приема-передачи

Согласно статьи 795 ГКУ передача помещения в аренду и возврат его арендодателю оформляются актом приема-передачи. Форма такого акта произвольная, но его должны подписать обе стороны. Именно с момента подписания акта и начинается исчисление срока действия договора аренды (если иное не установлено самим договором).

В акте целесообразно указать состояние помещения, дефекты, наличие мебели (если есть) и т. п. во избежание претензий при возврате имущества

«Пожарное» разрешение

Вопрос относительно «пожарного» разрешения для арендованного помещения на сегодняшний день полностью не урегулирован. Так, согласно статье 10 Закона о пожарной безопасности аренда любых помещений осуществляется после выдачи на это разрешения органа Госпожарнадзора. Разрешение выдается бесплатно и является бессрочным документом.

Основанием для выдачи разрешения является заключение, которое оформляется по результатам оценки (экспертизы) противопожарного состояния помещения, но она уже осуществляется на платной основе. Далее в течение 10 рабочих дней орган Госпожарнадзора должен принять решение о выдаче разрешения либо об отказе в его выдаче.

Вместе с тем многие предприниматели начинают работу с тщательным образом оформленного договора аренды (субаренды), в котором, по сути, ответственность за обеспечение пожарной безопасности возлагается на арендодателя. В этом договоре среди обязанностей арендодателя может быть предусмотрено предоставление арендатору (субарендатору) помещения, отвечающего основным требованиям пожарной безопасности, и копии разрешения на начало работы, выданного ему органами Госпожарнадзора. Причем возлагать «пожарную» ответственность на арендодателя не запрещает ни один нормативный документ.

Однако на практике органы Госпожарнадзора все-таки руководствуются именно статьей 10 Закона о пожарной безопасности и обязывают арендаторов получать разрешение.

Правда, в некоторых случаях можно обоснованно обойтись без «пожарного» разрешения. Так, согласно пункту 3.1 Инструкции № 278 арендатор может начать деятельность по декларативному принципу (без оформления разрешения) при выполнении таких условий:

1) арендатор не изменяет функциональное назначение объектов и арендованных помещений и не проводит их перепланировку;

2) арендованные объекты не являются потенциально опасными;

3) арендованные объекты не относятся к взрывоопасным или объектам с массовым пребыванием людей и не размещаются на территории или внутри таких объектов;

4) арендатор заключил договор страхования гражданской ответственности перед третьими лицами относительно возмещения убытков;

5) не позже чем за 10 дней до начала осуществления хоздеятельности арендатор подает в орган Госпожнадзора декларацию соответствия объекта требованиям законодательства по вопросам пожарной безопасности (это предусмотрено и частью 4 статьи 4¹ Закона № 2806)

Разрешение СЭС

На практике орган СЭС предлагает арендаторам оформить (подать) декларацию соответствия (руководствуясь частью 4 статьи 4¹ Закона № 2806). Для этого в разрешительном центре бесплатно заполняется документ и через 10 дней можно начинать свою хоздеятельность в арендуемом помещении. Вместе с тем, если арендатор решит провести реконструкцию помещения или ввести в действие новое оборудование, он обязательно должен будет получить на это разрешение СЭС (подробнее см. «СД», 2012, № 11, с. 46)

Сроки внесения арендной платы

В общем случае плата за пользование имуществом по договору найма вносится ежемесячно (часть 5 статьи 762 ГКУ). Однако это не ограничивает стороны в праве установить в договоре аренды другую периодичность внесения арендной платы

Может ли физлицо-предприниматель сдавать в аренду нежилой фонд как обычный гражданин

Да, может. Сдача в аренду собственного недвижимого имущества может осуществляться физлицом как в рамках предпринимательской деятельности, так и в качестве гражданина (непредпринимателя) — на выбор. Это обусловлено тем, что право собственности на недвижимость регистрируется именно на физлицо, а не на физлицо-предпринимателя (письмо Минюста от 11.01.2007 г. № 19-32/2), а использовать ли его в предпринимательской деятельности, он решает самостоятельно (статья 320 ГКУ), с чем на сегодняшний день не спорят даже налоговики (см. «СД», 2012, № 5, с. 5).

Кстати, тот факт, что нежилой фонд зарегистрирован на физлицо (а не на предпринимателя), не мешает заключать сделки по передаче его в аренду от имени предпринимателя.

Однако в данном случае наличие или отсутствие предпринимательского статуса будет влиять на порядок налогообложения арендной платы (подробнее см. ниже)

Остается ли в силе договор аренды помещения после смерти арендодателя

Договор аренды помещения остается в силе и не прекращает свое действие даже в связи со смертью арендодателя. В этом случае наследники приобретают все права умершего, в том числе и права арендодателя на унаследованное имущество, связанные с договором аренды. Такой вывод вытекает из нормы статьи 770 ГКУ. Предприниматель-арендатор в этом случае должен выяснить, кто является наследником арендодателя. Именно ему предприниматель должен будет уплачивать арендную плату до окончания срока договора (см. «СД», 2012, № 17, с. 46)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА НАЛОГОВОГО УЧЕТА

1. Предприниматель на едином налоге — арендодатель недвижимости

Нужно ли в заявлении единоналожника указывать адрес имущества, которое будет сдаваться в аренду

Налоговики придерживаются мнения, что нужно. Мы считаем, что это не обязательно, поскольку точный адрес такого объекта — это всего лишь место расположения недвижимости, которая используется для осуществления деятельности, а местом ее осуществления фактически является населенный пункт, где ее арендуют (может совпадать с адресом предпринимателя).

Кроме того, имея объекты, в связи с которыми возникает обязанность уплачивать налоги в других административно-территориальных единицах, предприниматель должен стать на учет в еще одном (нескольких) налоговых органах, а также обо всех таких объектах должен уведомить налоговый орган, подав форму № 20-ОПП (см. «СД», 2012, № 13, с. 35)

Может ли единоналожник сдавать в аренду часть нежилого помещения до 300 кв. м, а другую часть передавать в пользование

По мнению налоговиков, физическое лицо — предприниматель, которое сдает в аренду часть нежилого помещения (сооружения, здания)
до 300 кв. м, а другую часть нежилого помещения (сооружения, здания) безвозмездно передает в аренду (пользование), не может находиться на упрощенной системе налогообложения.

Мы же считаем, что договор ссуды регулируется иными нормами ГКУ, нежели договор аренды. Поэтому ограничения по площади, сдаваемой в аренду единоналожником, распространяются только на договоры аренды. Это значит, что предприниматель может оформить вместо договора аренды договор ссуды на всю недвижимость либо на ту ее часть, которая превышает допустимый для аренды предел в 300 кв. м для нежилой недвижимости
(см. «СД», 2012, № 13, с. 38)

Каким образом предпринимателю-единоналожнику сдавать в аренду недвижимость

Согласно подпункту 291.5.3 НКУ физлица-единоналожники не имеют права сдавать в аренду земельные участки общей площадью, превышающей 2 га, жилую недвижимость общей площадью свыше 100 кв. м и нежилую недвижимость общей площадью свыше 300 кв. м. Представим все важные моменты, касающиеся единоналожников-арендодателей, которые хотят сдавать недвижимость, оставаясь на упрощенной системе, установленные приказом № 136 (см. «СД», 2012, № 5, с. 5):

1) если у предпринимателя есть жилая недвижимость, площадь которой превышает 100 кв. м, то он может сдавать в аренду не более 100 кв. м ее площади при условии, что «излишек» не сдается;

2) если у предпринимателя есть нежилая недвижимость, площадь которой превышает 300 кв. м, то он может сдавать в аренду не более 300 кв. м недвижимости и оставаться упрощенцем при условии, что «излишек» не сдается;

3) единоналожник имеет право сдавать в аренду одновременно: землю максимум 2 га, жилую недвижимость максимум 100 кв. м и нежилую недвижимость максимум 300 кв. м;

4) если единоналожник сдает в аренду несколько объектов недвижимости, то для сравнения с разрешенным пределом их площади (сданные под аренду) суммируются. Проще говоря, единоналожник не имеет права сдавать в аренду, к примеру, две квартиры по 60 кв. м, так как общая их площадь (120 кв. м) превышает максимально допустимый предел;

5) единоналожник не имеет права одновременно заниматься арендой в качестве предпринимателя и в качестве гражданина даже если сдает в аренду не один объект, превышающий предельный размер, а несколько объектов, общая площадь которых превышает допустимое ограничение. Так, он не может, к примеру, сдать в аренду одну квартиру площадью 60 кв. м как единоналожник, а вторую (такой же площади) — как гражданин-физлицо;

6) все вышеперечисленные запреты и ограничения в равной мере распространяются и на тех предпринимателей, которые занимаются субарендой, в частности сдают в субаренду землю или недвижимость.

Добавим, что единоналожники могут сдавать всю недвижимость сверх «предельных» норм в качестве обычных физлиц

2. Основные моменты налогообложения арендатора и арендодателя

Учет НДС

Если предприниматель сдает помещение в аренду и при этом является плательщиком НДС (работает на общей системе или является единоналожником группы 3 со ставкой 3 % или группы 5 со ставкой 7 %),
то с суммы арендной платы он должен перечислить в бюджет НДС. Налоговое обязательство по НДС возникает по первой дате (пункт 187.1 НКУ):
— или на дату получения арендной платы,
— или на дату подписания акта приема-передачи арендных услуг (акт о приеме услуг аренды лучше составлять каждый раз перед внесением арендной платы — раз в месяц, квартал и т. п.).

В соответствии с пунктом 188.1 НКУ база налогообложения всегда определяется исходя из договорной (контрактной) стоимости, определенной по свободным ценам, но не ниже обычных цен.

Если предприниматель, который арендует помещение, — плательщик НДС, то, заплатив за аренду, он может получить право на налоговый кредит по НДС. Однако это возможно только в том случае, когда арендодатель тоже является плательщиком НДС и выпишет арендатору налоговую накладную на сумму арендной платы.

Налоговый кредит по НДС отражается на ту дату, которая произойдет ранее:
— или на дату выплаты арендной платы,
— или на дату подписания акта приема-передачи арендных услуг (не путать с актом приема-передачи недвижимости)

Спецводосбор при аренде помещения

С 01.07.2012 г. предприниматели как на общей системе, так и на едином налоге освобождены от уплаты спецводосбора, если используют воду исключительно для удовлетворения собственных питьевых и санитарно-гигиенических нужд и указанных потребностей населения.

Однако если предприниматель сдает помещение в аренду и не перезаключил на арендатора договор на поставку воды с водоконалом, то, по мнению представителей налогового органа, изложенном в письме ГНСУ от 01.08.2012 г. № 20820/7/15-2117, он должен уплачивать спецводосбор, так как вода будет использоваться не только для его собственных нужд.

В данном случае единственный вариант избежать уплаты спецводосбора — перезаключить договор с водоканалом и сделать водопользователем арендатора (подробнее об этом см. с. 44 этого номера)

Единый соцвзнос (ЕСВ)

ЕСВ на сумму арендной платы не начисляется и не удерживается (аренда для ЕСВ-целей не рассматривается как услуга; это неоднократно подтверждал Пенсионный фонд)

НДФЛ

1. Арендодатель — обычное физлицо, арендатор — предприниматель (на любой системе налогообложения).

В данном случае при выплате арендной платы арендатор должен удержать с ее суммы^{справка 1} НДФЛ (по ставке 15 %, 17 %).

Сведения о суммах начисленной (выплаченной) физическим лицам арендной платы и суммах удержанного (перечисленного) НДФЛ налоговые агенты отражают в форме № 1ДФ, которая подается в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала.

Доход физического лица от предоставления имущества в аренду отражается субъектом хозяйствования в форме № 1ДФ с признаком дохода «106».

2. Арендодатель и арендатор — предприниматели (на любой системе налогообложения).

Если арендная плата выплачивается физлицу-предпринимателю, то в этом случае НДФЛ не удерживается. Однако, несмотря на реквизиты в договоре, предприниматель должен подтвердить свой статус субъекта предпринимательства, предоставив арендатору копию выписки из госреестра (единоналожники могут предоставить копию свидетельства плательщика единого налога) (подробнее см. «СД», 2012, № 20, с. 3).

Выплаченная арендная плата отражается арендатором в форме № 1ДФ с признаком дохода «157» (доход, выплаченный самозанятому лицу), при этом в графах 4а и 4 ставится прочерк.

3. Арендодатель — предприниматель (на любой системе налогообложения), арендатор — обычное физлицо.

Обычные физлица не являются налоговыми агентами, поэтому НДФЛ не удерживают, а следовательно, копию выписки им предъявлять не нужно

3. Доходы и расходы предпринимателей, возникающие в процессе аренды

Арендная плата

Арендатор. Пункт 177.4 НКУ предписывает предпринимателям на общей системе при формировании своих расходов руководствоваться расходами операционной деятельности из раздела III НКУ. На основании подпункта 138.10.2 НКУ арендную плату можно включить в состав расходов предпринимателя-арендатора. При этом ее зачисляют в состав расходов в том месяце, в котором она была уплачена (при наличии соответствующего расчетного документа), записывают ее сумму в графу 10 Книги учета доходов и расходов на момент перечисления средств.

Предприниматели на едином налоге групп 3 и 5 — плательщики НДС по такому же принципу включают арендную плату в состав расходов. Они отражают уплаченную сумму арендной платы на дату оплаты в графе 6 раздела II Книги учета доходов и расходов (пока форма Книги предназначена только для единоналожников группы 3, но вскоре в нее будут внесены соответствующие изменения).

Арендодатель. Сумма арендной платы будет включаться в доход предпринимателя, т. е. отражаться в день ее получения:
— в графе 3 Книги учета доходов и расходов общесистемщика;
— в графе 2 Книги учета доходов (и расходов) единоналожника

Коммунальные платежи

Коммунальные платежи оплачивает тот, кто пользуется помещением, т. е. арендатор.

В общем случае выделяют три способа оплаты коммунальных услуг:

1) включение стоимости коммунальных услуг в состав арендной платы (договоры с коммунальными предприятиями оформлены на арендодателя);

2) отдельное возмещение арендатором стоимости потребленных коммунальных услуг арендодателю;

3) перезаключение договоров с предприятиями — поставщиками коммунальных услуг на имя арендатора.

Наиболее распространенным является первый способ оплаты коммунальных услуг, при этом налоговый учет доходов и расходов у предпринимателей будет таким же, как и отражение в учете арендной платы, в том числе правила удержания (неудержания) НДФЛ и ЕСВ.

Подробнее об этом, а также о последствиях отражения в учете доходов и расходов при других способах оплаты коммунальных услуг мы писали в «СД», 2012, № 17, с. 12