Довідник підприємця. Оренда офісу: основні моменти

Положення

Роз’яснення

1

2

ЮРИДИЧНІ НЮАНСИ ОРЕНДИ ПРИМІЩЕНЬ

Укладення договору оренди

Договір оренди нерухомості складається у письмовій формі на будь-який обумовлений сторонами строк.

Договір, укладений не менше ніж на три роки, підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню і до 01.01.2013 р. — державній реєстрації (статті 793 і 794 ЦКУ).

Договір, не зареєстрований і не посвідчений у нотаріуса (зрозуміло, якщо строк його дії перевищує три роки), вважається неукладеним (пункт 8 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.2009 р. № 9).

Якщо підприємець не бажає реєструвати та посвідчувати договір, можна порадити укладати його на строк менше трьох років, а після закінчення цього строку або укладати новий договір оренди, або продовжувати вже існуючий, оформляючи додаткову угоду до нього.

Цей нюанс є найбільш актуальним для договорів, які укладатимуться до 01.01.2013 р., оскільки з цієї дати відпаде необхідність в їх держреєстрації згідно зі змінами до статті 794 ЦКУ.

Однак і на цей час, і після 01.01.2013 р. при укладенні договору оренди нерухомості на три та більше роки потрібно здійснити держреєстрацію права користування майном, як це передбачено Законом № 1878 (детальніше про це див. далі)

Мінімальний строк дії договору оренди держмайна

Мінімальний строк дії договорів оренди державного майна становить не менше п’яти років за умови, що орендар не запропонує менший строк (наказ № 43)

Реєстрація права користування нерухомістю

Якщо договір оренди укладений на строк більше трьох років, то, крім реєстрації та посвідчення договору в нотаріуса, потрібно ще й зареєструвати право користування нерухомістю (стаття 3 Закону № 1878).

Причому до 01.01.2013 р. для цього орендар повинен звернутися до БТІ (а після зазначеної дати цю функцію виконуватимуть нотаріуси), тобто реєстрація права користування нерухомості відбуватиметься разом із нотаріальним посвідченням договору (пункт 5 Розділу II Закону № 1878).

Зауважимо, що на сьогодні державна реєстрація права користування нерухомістю в БТІ поки ще є додатковою гарантією захисту прав та інтересів сторін, що виникають на підставі договору. У свою чергу, право користування нерухомістю виникне в орендаря саме з моменту реєстрації та посвідчення договору в нотаріуса (лист Мін’юсту від 20.04.2011 р. № 248-0-2-11).

Зверніть увагу: усе зазначене вище про реєстрацію права користування нерухомістю не стосується договорів найму (оренди) житла (розділ III Методичних рекомендацій № 2500/5)

Акт приймання-передачі

Згідно зі статтею 795 ЦКУ передача приміщення в оренду та повернення його орендодавцю оформляються актом приймання-передачі. Форма такого акта є довільною, однак підписати його повинні обидві сторони. Саме з моменту підписання акта і починається обчислення строку дії договору оренди (якщо інше не встановлено самим договором).

В акті доцільно зазначити стан приміщення, дефекти, наявність меблів (якщо вони є) тощо, аби уникнути претензій у разі поверненні майна

«Пожежний» дозвіл

Питання щодо «пожежного» дозволу для орендованого приміщення на сьогодні остаточно не врегульовано. Так, згідно зі статтею 10 Закону про пожежну безпеку оренда будь-яких приміщень здійснюється після видачі на це дозволу органу Держпожежнагляду. Дозвіл видається безоплатно і є безстроковим документом.

Підставою для видачі дозволу є висновок, який оформляється за результатами оцінки (експертизи) протипожежного стану приміщення, а вона вже здійснюється на платній основі. Далі протягом 10 робочих днів орган Держпожежнагляду повинен прийняти рішення про видачу дозволу або про відмову в його видачі.

Водночас більшість підприємців починає роботу з ретельним чином оформленого договору оренди (суборенди), в якому, по суті, відповідальність за забезпечення пожежної безпеки покладається на орендодавця. У цьому договорі серед обов’язків орендодавця може бути передбачене надання орендареві (суборендареві) приміщення, що відповідає основним вимогам пожежної безпеки, і копії дозволу на початок роботи, виданого йому органами Держпожежнагляду. Причому покладати «пожежну» відповідальність на орендодавця не забороняє жодний нормативний документ.

Однак на практиці органи Держпожежнагляду все ж таки керуються саме статтею 10 Закону про пожежну безпеку та зобов’язують орендарів отримувати дозвіл.

Щоправда, у деяких випадках можна обґрунтовано обійтися без «пожежного» дозволу. Так, згідно з пунктом 3.1 Інструкції № 278 орендар може почати діяльність за декларативним принципом (без оформлення дозволу) при виконанні таких умов:

1) орендар не змінює функціональне призначення об’єктів та орендованих приміщень і не проводить їх перепланування;

2) орендовані об’єкти не є потенційно небезпечними;

3) орендовані об’єкти не належать до вибухонебезпечних або об’єктів з масовим перебуванням людей і не розміщуються на території або всередині таких об’єктів;

4) орендар уклав договір страхування цивільної відповідальності перед третіми особами щодо відшкодування збитків;

5) не пізніше ніж за 10 днів до початку здійснення госпдіяльності орендар подає до органу Держпожежнагляду декларацію відповідності об’єкта вимогам законодавства з питань пожежної безпеки
(це передбачено і частиною 4 статті 4¹ Закону2806)

Дозвіл СЕС

На практиці орган СЕС пропонує орендарям оформити (подати) декларацію відповідності (керуючись частиною 4 статті 4¹ Закону № 2806). Для цього в дозвільному центрі безоплатно заповнюється документ і через 10 днів можна починати свою госпдіяльність у приміщенні,
що орендується. Водночас, якщо орендар вирішить провести реконструкцію приміщення або ввести в експлуатацію нове обладнання, він обов’язково повинен буде отримати на це дозвіл СЕС (детальніше див. «ВД», 2012, № 11, с. 46)

Строки внесення орендної плати

У загальному випадку плата за користування майном за договором найму вноситься щомісяця (частина 5 статті 762 ЦКУ). Однак це не обмежує сторони у праві встановити в договорі оренди іншу періодичність унесення орендної плати

Чи може фізична особа — підприємець надавати в оренду нежитловий фонд як звичайний громадянин?

Так, може. Надання в оренду власного нерухомого майна може здійснюватися фізичною особою як у межах підприємницької діяльності, так і як громадянином (непідприємцем) — на вибір. Це зумовлено тим, що право власності на нерухомість реєструється саме на фізичну особу, а не на фізичну особу — підприємця (лист Мін’юсту від 11.01.2007 р. № 19-32/2), а чи використовувати його в підприємницькій діяльності, вона вирішує самостійно (стаття 320 ЦКУ), з чим на сьогодні не сперечаються навіть податківці (див. «ВД», 2012, № 5, с. 5).

До речі, той факт, що нежитловий фонд зареєстрований на фізичну особу (а не на підприємця), не заважає вчиняти правочини з передачі його в оренду від імені підприємця.

Однак у цьому випадку наявність чи відсутність підприємницького статусу впливатиме на порядок оподаткування орендної плати (детальніше див. далі)

Чи залишається чинним договір оренди приміщення після смерті орендодавця?

Договір оренди приміщення залишається чинним і не припиняє своєї дії навіть у зв’язку зі смертю орендодавця. У цьому випадку спадкоємці придбавають усіх прав померлого, у тому числі й права орендодавця на успадковане майно, пов’язані з договором оренди. Такий висновок випливає з норми статті 770 ЦКУ. Підприємець-орендар у цьому випадку повинен з’ясувати, хто є спадкоємцем орендодавця. Саме йому підприємець повинен буде сплачувати орендну плату до закінчення строку договору (див. «ВД», 2012, № 17, с. 46)

ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПОДАТКОВОГО ОБЛІКУ

1. Підприємець на єдиному податку — орендодавець нерухомості

Чи потрібно в заяві єдиноподатника зазначати адресу майна, яке надаватиметься в оренду

Податківці дотримуються думки, що потрібно. Ми вважаємо, що це необов’язково, оскільки точна адреса такого об’єкта — це всього лише місце розташування нерухомості, яка використовується для провадження діяльності, а місцем її провадження фактично є населений пункт, де її орендують (може збігатися з адресою підприємця).

Крім того, маючи об’єкти, у зв’язку з якими виникає обов’язок сплачувати податки в інших адміністративно-територіальних одиницях, підприємець повинен стати на облік у ще одному (декількох) податкових органах, а також про всі такі об’єкти повинен повідомити податковий орган, подавши форму № 20-ОПП (див. «ВД», 2012, № 13, с. 35)

Чи може єдиноподатник надавати в оренду частину нежитлового приміщення
до 300 кв. м, а іншу частину передавати в користування

На думку податківців, фізична особа — підприємець, яка надає в оренду частину нежитлового приміщення (споруди, будівлі) до 300 кв. м, а іншу частину нежитлового приміщення (споруди, будівлі) безоплатно передає в оренду (користування), не може перебувати на спрощеній системі оподаткування.

Ми ж вважаємо, що договір позички регулюється іншими нормами ЦКУ, ніж договір оренди. Тому обмеження за площею, що здається в оренду єдиноподатником, поширюються лише на договори оренди. Це означає, що підприємець може оформити замість договору оренди договір позички на всю нерухомість або на ту її частину, яка перевищує допустиму для оренди межу у 300 кв. м для нежитлової нерухомості (див. «ВД», 2012, № 13, с. 38)

Яким чином підприємцю-єдиноподатнику надавати в оренду нерухомість

Згідно з підпунктом 291.5.3 ПКУ фізичні особи — єдиноподатники не мають права надавати в оренду земельні ділянки загальною площею, що перевищує 2 га, житлову нерухомість загальною площею понад 100 кв. м і нежитлову нерухомість загальною площею понад 300 кв. м. Наведемо всі важливі моменти, що стосуються єдиноподатників-орендодавців, які хочуть здавати нерухомість, залишаючись на спрощеній системі, установлені наказом № 136 (див. «ВД», 2012, № 5, с. 5):

1) якщо підприємець має житлову нерухомість, площа якої перевищує 100 кв. м, то він може надавати в оренду не більше 100 кв. м її площі за умови, що «надлишок» не надається;

2) якщо підприємець має нежитлову нерухомість, площа якої перевищує 300 кв. м, то він може надавати в оренду не більше 300 кв. м нерухомості і залишатися спрощенцем за умови, що «надлишок» не надається;

3) єдиноподатник має право надавати в оренду одночасно: землю максимум 2 га, житлову нерухомість максимум 100 кв. м і нежитлову нерухомість максимум 300 кв. м;

4) якщо єдиноподатник надає в оренду декілька об’єктів нерухомості,
то для порівняння з дозволеною межею їх площі (надані в оренду) підсумовуються. Простіше кажучи, єдиноподатник не має права надавати в оренду, наприклад, дві квартири по 60 кв. м, оскільки загальна їх площа (120 кв. м) перевищує максимально допустиму межу;

5) єдиноподатник не має права одночасно займатися орендою як підприємець та як громадянин навіть якщо надає в оренду не один об’єкт, що перевищує граничний розмір, а декілька об’єктів, загальна площа яких перевищує допустиме обмеження. Так, він не може, наприклад, надати в оренду одну квартиру площею 60 кв. м як єдиноподатник, а другу (такої самої площі) — як громадянин — фізична особа;

6) усі перелічені вище заборони та обмеження рівною мірою поширюються і на тих підприємців, які займаються суборендою, зокрема надають в суборенду землю або нерухомість.

Додамо, що єдиноподатники можуть надавати всю нерухомість понад «граничні» норми як звичайні фізичні особи

2. Основні моменти оподаткування орендаря та орендодавця

Облік ПДВ

Якщо підприємець надає приміщення в оренду і при цьому є платником ПДВ (працює на загальній системі або є єдиноподатником групи 3 зі ставкою 3 % або групи 5 зі ставкою 7 %), то із суми орендної плати він повинен перерахувати до бюджету ПДВ. Податкове зобов’язання з ПДВ виникає за першою датою (пункт 187.1 ПКУ):
— або за датою отримання орендної плати;
— або за датою підписання акта приймання-передачі орендних послуг
(акт про приймання послуг оренди краще складати кожного разу перед унесенням орендної плати — раз на місяць, квартал тощо).

Відповідно до пункту 188.1 ПКУ база оподаткування завжди визначається виходячи з договірної (контрактної) вартості, визначеної за вільними цінами, але не нижче звичайних цін.

Якщо підприємець, який орендує приміщення, є платником ПДВ, то, сплативши за оренду, він може отримати право на податковий кредит з ПДВ. Проте це можливо лише у тому разі, коли орендодавець теж
є платником ПДВ і випише орендарю податкову накладну на суму орендної плати.

Податковий кредит з ПДВ відображається на ту дату, яка відбудеться раніше:
— або на дату сплати орендної сплати;
— або на дату підписання акта приймання-передачі орендних послуг
(не плутати з актом приймання-передачі нерухомості)

Спецводозбір при оренді приміщення

З 01.07.2012 р. підприємців, як на загальній системі, так і на єдиному податку звільнено від сплати спецводозбору, якщо вони використовують воду виключно для задоволення власних питних і санітарно-гігієнічних потреб і зазначених потреб населення.

Проте, якщо підприємець надає приміщення в оренду та не переуклав на орендаря договір на постачання води з водоконалом, то, на думку представників податкового органу, викладену в листі ДПСУ від 01.08.2012 р. № 20820/7/15-2117, він повинен сплачувати спецводозбір, оскільки вода використовуватиметься не лише для його власних потреб.

У цьому випадку єдиний варіант уникнути сплати спецводозбору —
це переукласти договір з водоканалом і зробити водокористувачем орендаря (детальніше про це див. с. 44 цього номера)

Єдиний соцвнесок (ЄСВ)

ЄСВ на суму орендної плати не нараховується і не справляється (оренда для ЄСВ-цілей не розглядається як послуга; це неодноразово підтверджував Пенсійний фонд)

ПДФО

1. Орендодавець — звичайна фізична особа, орендар — підприємець (на будь-якій системі оподаткування).

У цьому випадку при виплаті орендної плати орендар повинен утримати з її суми ^{довідка 1} ПДФО (за ставкою 15 %, 17 %).

Відомості про суми нарахованої (виплаченої) фізичним особам орендної плати та суми утриманого (перерахованого) ПДФО податкові агенти відображають у формі № 1ДФ, яка подається протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу.

Дохід фізичної особи від надання майна в оренду відображається суб’єктом господарювання у формі № 1ДФ з ознакою доходу «106».

2. Орендодавець і орендар — підприємці (на будь-якій системі оподаткування).

Якщо орендна плата виплачується фізичній особі — підприємцю, то ПДФО не справляється. Однак, незважаючи на реквізити в договорі, підприємець повинен підтвердити свій статус суб’єкта підприємництва, надавши орендарю копію виписки з держреєстру (єдиноподатники можуть надати копію свідоцтва платника єдиного податку) (детальніше див. «ВД», 2012, № 20, с. 3).

Сплачена орендна плата відображається орендарем у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157» (дохід, виплачений самозайнятій особі), при цьому у графах 4а і 4 відображається прокреслення.

3. Орендодавець — підприємець (на будь-якій системі оподаткування), орендар — звичайна фізична особа.

Звичайні фізичні особи не є податковими агентами, тому ПДФО не утримують, а отже, копію виписки їм пред’являти не потрібно

3. Доходи та витрати підприємців, що виникають у процесі оренди

Орендна плата

Орендар. Пункт 177.4 ПКУ приписує підприємцям на загальній системі при формуванні своїх витрат керуватися витратами операційної діяльності з розділу III ПКУ. На підставі підпункту 138.10.2 ПКУ орендну плату можна включити до складу витрат підприємця-орендаря. При цьому її зараховують до складу витрат у тому місяці, в якому її було сплачено
(за наявності відповідного розрахункового документа), записують її суму до графи 10 Книги обліку доходів і витрат на момент перерахування коштів.

Підприємці на єдиному податку груп 3 і 5 — платники ПДВ за таким же принципом уключають орендну плату до складу витрат. Вони відображають сплачену суму орендної плати на дату оплати у графі 6 розділу II Книги обліку доходів і витрат (поки ще форма Книги призначена лише для єдиноподатників групи 3, однак незабаром до неї буде внесено відповідні зміни).

Орендодавець. Сума орендної плати включатиметься до доходу підприємця, тобто відображатися в день її отримання:
— у графі 3 Книги обліку доходів і витрат загальносистемника;
— у графі 2 Книги обліку доходів (і витрат) єдиноподатника

Комунальні платежі

Комунальні платежі сплачує той, хто користується приміщенням,
тобто орендар.

У загальному випадку виділяють 3 способи оплати комунальних послуг:

1) уключення вартості комунальних послуг до складу орендної плати (договори з комунальними підприємствами оформлені на орендодавця);

2) окреме відшкодування орендарем вартості спожитих комунальних послуг орендодавцю;

3) переукладення договорів з підприємствами — постачальниками комунальних послуг на ім’я орендаря.

Найпоширенішим є перший спосіб оплати комунальних послуг, при цьому податковий облік доходів і витрат у підприємців буде таким самим, як і відображення в обліку орендної плати, у тому числі правила утримання (неутримання) ПДФО та ЄСВ.

Детальніше про це, а також про наслідки відображення в обліку доходів і витрат при інших способах оплати комунальних послуг ішлося у «ВД», 2012, № 17, с. 12