Покупаем — ремонтируем — продаем: как организовать учет такой деятельности
Ситуация. Частный предприниматель-общесистемщик покупает б/у оборудование, ремонтирует его (меняет двигатели, красит, производит другие работы в зависимости от состояния приобретенного оборудования), в общем, придает ему товарный вид и приводит в рабочее состояние. А затем перепродает своим клиентам.
Возникают вопросы: какие документы в этом случае должны быть у предпринимателя в наличии, что и как отражать в Книге УДР? Ответам на эти вопросы посвящена данная статья.
Виктория ПЕТРУШИНА, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Покупка б/у оборудования
Как мы видим из описанной ситуации, предприниматель покупает оборудование не для использования в своей хозяйственной деятельности, поэтому купленное оборудование не является для него основным средством. Цель покупки оборудования совсем другая — его дальнейшая перепродажа. Из этого делаем вывод, что купленное оборудование для данного предпринимателя является ничем иным, как товаром.
Раз это товар, предназначенный для дальнейшей перепродажи, то его закупочная стоимость относится к операционным расходам, поскольку это себестоимость приобретенных и предназначенных для реализации товаров в соответствии с пунктом 138.6 НКУ.
После оплаты за оборудование и получения его от поставщика предприниматель (на последнюю из двух дат) должен отразить его стоимость в графе 5 Книги учета доходов и расходов (далее — Книга УДР).
Что касается подтверждающих документов, то согласно пункту 177.10 НКУ физические лица — предприниматели (общесистемщики) обязаны вести Книгу УДР и иметь подтверждающие документы относительно происхождения товара. То есть для подтверждения понесенных расходов наш общесистемщик должен получить от поставщика расчетный документ и желательно расходную накладную или акт приема-передачи оборудования.
Обратите внимание! Если б/у оборудование ввозится из-за границы с целью его перепродажи в Украине, то ввозная таможенная пошлина также относится к операционным расходам, поскольку этот платеж включается в себестоимость приобретенных и предназначенных для реализации товаров, о чем прямо сказано в пункте 138.6 НКУ. Таким образом, после оплаты и получения оборудования от иностранного поставщика (на последнюю из двух дат) общесистемщик может отразить в графе 10 Книги УДР ввозную таможенную пошлину.
Плата за таможенное оформление, на наш взгляд, является операционными расходами, поскольку представляет собой затраты на доведение товара до состояния, пригодного для продажи (пункт 138.6 НКУ). Однако налоговики считают, что раз плата за таможенное оформление (таможенный сбор) прямо не указана в пункте 138.6 НКУ, предприниматель не имеет права учитывать ее в расходах. Поэтому осторожный предприниматель не будет вносить сумму платы за таможенное оформление оборудования в Книгу УДР.
Доставка купленного оборудования на склад предпринимателя (при наличии договора с перевозчиком) также относится к операционным расходам, поскольку этот платеж включается в себестоимость приобретенных и предназначенных для реализации товаров, о чем прямо сказано в пункте 138.6 НКУ. В Книге УДР расходы на его доставку отражаются после его оплаты и получения (на последнюю из двух дат) в графе 10 как стоимость услуг перевозчика.
Кроме того, поскольку речь идет об оборудовании, то однозначно, что оно имеет какой-то технический документ, например технический паспорт и/или руководство по эксплуатации, с указанием координат его производителя, технических характеристик и описанием условий эксплуатации. Такой технический документ, по сути, является неотъемлемой частью самого оборудования. Его также необходимо получить от поставщика. Иначе дальнейшая перепродажа оборудования может быть затруднена.
Необходимый ремонт оборудования
Поскольку в описанной выше ситуации речь идет о том, что общесистемщик производит необходимый ремонт оборудования, чтобы придать ему товарный вид и привести в рабочее состояние, теперь поговорим об отражении затрат на эти мероприятия в учете предпринимателя.
Далее в таблице приведем примерный перечень расходов, которые могут быть у предпринимателя в этом случае:
| Платеж | Учитывается ли в расходах предпринимателя | На какую дату записывается | В какую графу |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Стоимость сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, использованных для ремонта оборудования | Да. Такой платеж относится к операционным расходам и представляет собой материальную составляющую себестоимости услуг по ремонту — пункт 138.8 и подпункт 138.8.1 НКУ | После оплаты сырья, материалов, комплектующих | Графа 5 |
| Чтобы определить стоимость сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов, предпринимателю нужно вести учет себестоимости ремонта каждой единицы оборудования. Если такой ремонт осуществляется под заказ, то учет довольно простой: все материалы, потраченные на исполнение конкретного заказа, можно записывать в каком-либо документе произвольной формы, например в форме материального отчета. Далее в примере и на рис. 1 (с. 13) мы приведем его форму и порядок заполнения. | |||
| Заработная плата и иные выплаты работникам, которые непосредственно заняты ремонтом оборудования | Да. Такой платеж относится к операционным расходам и представляет собой зарплатную составляющую себестоимости услуг по ремонту — пункт 138.8 и подпункт 138.8.2 НКУ | В день выплаты зарплаты | Графа 9 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕСВ) |
| Обратите внимание на такой момент. Предприниматель может включать в расходы премии и иные стимулирующие выплаты только при условии, что такая выплата предусмотрена трудовым договором с работником либо указана в положении о премировании (такой документ предприниматель может оформить в письменном виде произвольной формы) — подпункт 142.1 НКУ. | |||
| ЕСВ, начисленный на зарплату работников, занятых непосредственно ремонтом б/у оборудования | Да. Такой платеж относится к операционным расходам и представляет собой другие прямые расходы на ремонт — пункты 138.8 и 143.1 НКУ | В день перечисления ЕСВ на счет ПФ | Графа 9 (записывается сумма ЕСВ, начисленного на фонд оплаты труда работников по ставкам 36,76 — 49,70 %) |
| ЕСВ, удержанный с зарплаты работников (ставка 3,6 %), в расходы предпринимателя отдельно не включается. То же касается и удержанного с работников НДФЛ. | |||
| Зарплата работникам «ремонтного» аппарата управления (например, мастеру ремонтного цеха) и ЕСВ, начисленный на их зарплату | Да. Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой общепроизводственные расходы (подпункт 138.8.5 НКУ) | В день выплаты зарплаты | Графа 9 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕСВ) |
| Зарплата работникам аппарата управления (например, бухгалтеру, юристу, экономисту и т. п.) и ЕСВ, начисленный на их зарплату | Да. Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой административные (управленческие) расходы (подпункт 138.10.2 НКУ) | В день выплаты зарплаты | Графа 9 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕСВ) |
| В день перечисления ЕСВ на счет ПФ | Графа 9 (записывается сумма ЕСВ, начисленного на фонд оплаты труда по ставкам 36,76 — 49,70 %) | ||
| Зарплата и комиссионные вознаграждения работникам сбыта (торговым агентам и т. п.) и ЕСВ, начисленный на их зарплату | Да. Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой расходы на сбыт (подпункт 138.10.2 НКУ) | В день выплаты зарплаты | Графа 9 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕСВ) |
| В день перечисления ЕСВ на счет ПФ | Графа 9 (записывается сумма ЕСВ, начисленного на фонд оплаты труда по ставкам 36,76 — 49,70 %) | ||
| Расходы на оплату служебных командировок работников аппарата управления ремонтом, административного персонала и работников сбыта также включаются в расходы при наличии подтверждающих документов (транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов, посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.). При этом нужно помнить, что расходы на командировку самого предпринимателя учитывать нельзя . | |||
| ЕСВ, уплаченный предпринимателем за себя, т. е. с чистого дохода (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года) | Да. Такие платежи являются прочими операционными расходами, о чем сказано в подпункте 138.10.4 НКУ. | Смелый предприниматель может попытаться доказать налоговикам незаконность их требований (аргументы см. в «СД», 2011, № 19, с. 42) или обратиться в суд за защитой своих прав. | Графа 10 |
| Расходы на содержание, эксплуатацию (отопление, освещение, водоснабжение и водоотведение и иные услуги), оперативную аренду основных средств общепроизводственного назначения (например, ремонтной мастерской) | Да. Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой общепроизводстственные расходы (подпункт 138.8.5 НКУ) | В день уплаты денежных средств арендодателю (но обязательно после подписания акта приема-передачи услуг аренды), так как предоплату в расходы включать нельзя | Графа 10 |
| Расходы на содержание, оперативную аренду основных средств, в том числе легковых автомобилей, общехозяйственного назначения (отопление, освещение, водоснабжение и водоотведение, охрана; покупка ГСМ, стоянка и парковка легковых автомобилей). Например, аренда офиса | Да. Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой административные (управленческие) расходы (подпункт 138.10.2 НКУ) | В день уплаты денежных средств | Графа 10 |
Перепродажа отремонтированного оборудования
После того как отремонтированное б/у оборудование будет продано заказчику, точнее на дату получения оплаты от заказчика, предприниматель должен заполнить Книгу УДР следующим образом.
В графе 6 отразить:
— закупочную стоимость оборудования;
— ввозную таможенную пошлину (если оборудование покупалось за границей);
— стоимость сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, использованных для ремонта оборудования.
Обратите внимание! Если оплата за проданное оборудование поступила частично (например, 30 %), то и отражать в графе 6 нужно 30 % указанных выше расходов. Точно так же: если было закуплено и отремонтировано, например, 10 единиц оборудования, а продано 4 единицы, то в графе 6 нужно отражать 40 % указанных выше расходов.
В графе 3 соответственно нужно отразить сумму полученного дохода от продажи оборудования.
На факт отгрузки оборудования заказчику предприниматель должен оформить с заказчиком:
— договор поставки оборудования, неотъемлемой частью которого будет технический документ (например, техпаспорт на оборудование);
— акт приема-передачи (или расходную накладную).
Теперь приведем нюансы расчета отдельных показателей себестоимости.
Так, зарплату рабочих, занятых ремонтом, рекомендуем относить на себестоимость конкретной единицы оборудования пропорционально рабочим дням, затраченным на ее ремонт.
Например, за месяц отремонтировано две единицы оборудования. При этом на ремонт первой единицы рабочий потратил 10 дней, а второй — 15 дней. Всего в месяце 25 рабочих дней. Тогда его зарплату в 3000 грн. нужно распределить так:
10 : 25 = 0,4; 15 : 25 = 0,6.
На себестоимость первой единицы отнести:
3000 х 0,4 = 1200 (грн.).
На себестоимость второй единицы отнести:
3000 х 0,6 = 1800 (грн.).
Другие затраты относить на себестоимость можно пропорционально любому выбранному критерию, например, закупочной стоимости единицы оборудования. Если закуплено две единицы оборудования: первая — 11000 грн., вторая — 9000 грн., другие затраты (аренда офиса и цеха, доставка оборудования на склад предпринимателя) — 10000 грн., тогда распределить другие затраты предлагаем так:
11000 : (11000 + 9000) = 0,55; 9000 : (11000 + 9000) = 0,45.
На себестоимость первой единицы отнести:
10000 х 0,55 = 5500 (грн.).
На себестоимость второй единицы отнести:
10000 х 0,45 = 45000 (грн.).
А теперь, собственно, пример.
Пример. 03.09.2012 г. ФЛП Зотов М. А. закупил 5 б/у станков (расходная накладная № 20 от 03.09.2012 г.). Закупочная цена каждого — 10000 грн.
Для ремонта станков были закуплены:
— 5 м гибкого кабель-канала 15 х 20 по цене 150 грн./м (расходная накладная № 8 от 03.09.2012 г.);
— 20 л краски по цене 25 грн./л (расходная накладная № 715 от 04.09.2012 г.).
На ремонт 5 станков потрачены (прямые затраты):
1. Материалы и комплектующие на общую сумму 1000 грн., из них:
— гибкий кабель-канал 15 х 20 — 5 м;
— краска — 10 л.
2. Зарплата ремонтного рабочего и мастера ремонтного цеха (в том числе НДФЛ и ЕСВ) — 7000 грн.
По сути, нам надо рассчитать себестоимость одного отремонтированного и проданного станка. Для этого надо сложить закупочную стоимость станка и все затраты на его ремонт (прямые и другие затраты, о которых пойдет речь далее).
Что касается материалов в расчете себестоимости, то предприниматель может сам вести учет, каких материалов и сколько пошло на ремонт конкретного станка. Можно возложить обязанность, например, на мастера ремонтного цеха делать материальный отчет о том, каких материалов и сколько по количеству пошло на ремонт каждого станка (образец материального отчета см. на рис. 1 на с. 13).
Утверждаю
ФЛП Зотов М. А.
Зотов
(подпись)
Материальный отчет за сентябрь 2012 года
| Наименование материала, | Остаток на начало месяца | Приход | Расход | Остаток на конец | ||||||||||||
| на станок М1 | на станок М2 | на станок М3 | на станок М4 | на станок М5 | ||||||||||||
| кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | кол-во | сумма, грн. | |
| Краска ПФ-15, л | 5 | 125,00 | 20 | 500,00 | 2 | 50,00 | 2 | 50,00 | 2 | 50,00 | 2 | 50,00 | 2 | 50,00 | 15 | 375,00 |
| Гибкий кабель-канал 15 х 20, м | — | — | 5 | 750,00 | 1 | 150,00 | 1 | 150,00 | 1 | 150,00 | 1 | 150,00 | 1 | 150,00 | — | — |
| Мастер ремонтного цеха | Соловей | Соловей И. А. |
Рис. 1. Материальный отчет за сентябрь 2012 года
Зарплату рабочего и мастера ремонтного цеха нужно распределить на каждый отремонтированный станок пропорционально рабочим дням, затраченным на ремонт каждого станка. В примере рабочих дней в месяце — 20, ремонт каждого из пяти станков длился 4 дня. Тогда зарплата рабочего и мастера в себестоимости одного станка составляет:
7000 х 4 : 20 = 1400 (грн.).
Как рассчитать зарплату пропорционально дням, мы показывали выше.
По поводу зарплаты обращаем ваше внимание на такой нюанс. В графе 9 Книги УДР зарплата отражается на день выплаты. 10.09.2012 г. предприниматель выплачивает зарплату за август 2012 года. Но! В расчете себестоимости он учитывает зарплату за сентябрь 2012 года.
Другие расходы предпринимателя за сентябрь 2012 года:
— услуги по доставке купленных станков в ремонтный цех ФЛП (акт перевозки от 03.09.2012 г.) — 2000 грн.;
— аренда офиса (акт аренды от 28.09.2012 г.) — 3500 грн.;
— аренда ремонтной мастерской (акт аренды от 28.09.2012 г.) — 5000 грн.;
— зарплата менеджера — 1500 грн.
Итого других расходов — 12000 грн.
Для расчета себестоимости одного отремонтированного станка эти расходы нужно распределить между всеми отремонтированными станками пропорционально выбранному для себя критерию, например, закупочной стоимости б/у станков. В нашем случае закупочная стоимость пяти станков одинаковая, поэтому итоговую сумму других расходов делим на 5 и получаем сумму других расходов, которую нужно отнести на себестоимость одного отремонтированного станка:
10000 : 5 = 2400 (грн.).
Как распределить другие расходы на себестоимость одного отремонтированного станка пропорционально закупочной стоимости, мы показывали выше.
Далее на рис. 2 покажем расчет себестоимости одного отремонтированного станка. Рекомендуем предпринимателям оформлять такой внутренний документ с подписью на каждый отремонтированный объект.
Расчет себестоимости отремонтированного станка марки М1
за сентябрь 2012 года
| Закупочная стоимость | 10000,00 |
| Материалы и комплектующие | 200,00 |
| Зарплата ремонтного рабочего и мастера ремонтного цеха (в том числе НДФЛ и ЕСВ) | 1400,00 |
| Другие расходы | 2400,00 |
| Итого себестоимость | 14000,00 |
| 21.09.2012 г. | ФЛП Зотов М. А. | Зотов |
Рис. 2. Расчет себестоимости отремонтированного станка
Рассчитав себестоимость отремонтированного станка, прибавляем прибыль, которую хотим получить от продажи одного станка. Например, мы рассчитываем на прибыль в размере 6000 грн. Тогда цена продажи одного станка составляет:
14000 + 6000 = 20000 (грн.).
Задача проделанного выше расчета — найти себестоимость и выйти на прибыль от продажи отремонтированного станка. Расчет себестоимости позволяет прикидывать потом цену реализации станка заказчику с учетом прибыли. Ведь предпринимательская деятельность без прибыли не имеет смысла.
Далее покажем, как заполнить Книгу УДР. Сразу скажем, что заполнение Книги УДР позволяет рассчитать НДФЛ к уплате в бюджет. Причем у расчета себестоимости и заполнения Книги разные задачи, хотя обе очень важные.
24.09.2012 г. продано 3 отремонтированных станка по 20000 грн./шт. Соответственно, в графу 6 Книги УДР переносим стоимость товарно-материальных ценностей, которые потрачены на эти 3 проданных станка (из материального отчета):
— краска — 150 грн.;
— гибкий кабель-канал 15 х 20 — 450 грн.,
а также закупочную стоимость 3 б/у станков — 30000 грн.
В ведомости № 8 отражена выплаченная 10.09.2012 г. августовская зарплата ремонтному рабочему, мастеру ремонтного цеха и менеджеру по продажам. Общая сумма зарплаты с начислениями (НДФЛ и ЕСВ):
7000 + 1500 = 8500 (грн.).
Заполним Книгу УДР ФЛП Зотов М. А. за сентябрь 2012 года (см. рис. 3 на с. 15) и рассчитаем его чистый доход в сентябре 2012 года (графа 12 Книги УДР на рис. 3 на с. 15).
| Період обліку (день, місяць, квартал, рік) | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.) | Розмір отриманих доходів від здійснення | Витрати виробництва та обігу | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.) | Чистий | ||||||
| реквізити документа, що підтверджує понесені витрати | загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.) | у тому числі, товарів, що реалізовані, товарно-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.) | Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано) | понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.) | понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.) | ||||||
| адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер паспорта* | вартість товару, що переміщено (грн.) | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| <…> | |||||||||||
| 03.09 |
|
| Расходная накладная № 20 от 03.09.2012 г. | 50000,00 | 30000,00 |
|
|
|
|
|
|
| 03.09 |
|
| Расходная накладная № 8 от 03.09.2012 г. | 750,00 | 450,00 |
|
|
|
|
|
|
| 03.09 |
|
| Акт перевозки от 03.09.2012 г. |
|
|
|
|
| 2000,00 |
|
|
| 04.09 |
|
| Расходная накладная № 715 от 04.09.2012 г. | 500,00 | 150,00 |
|
|
|
|
|
|
| 10.09 |
|
| Ведомость № 8 |
|
|
|
| 8500,00 |
|
|
|
| 24.09 |
| 60000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 28.09 |
|
| Акт аренды от 28.09.2012 г. |
|
|
|
|
| 3500,00 |
|
|
| 28.09 |
|
| Акт аренды от 28.09.2012 г. |
|
|
|
|
| 5000,00 |
|
|
| Итого за сентябрь |
| 60000,00 |
| 51250,00 | 30600,00 |
|
| 8500,00 | 10500,00 |
| 10400,00 |
| <…> | |||||||||||
Рис. 3. Книга УДР за сентябрь 2012 года
Выводы
Как вы увидели, закупка б/у оборудования и его ремонт требуют от предпринимателя скрупулезного учета всех расходов.
Не всегда предприниматель закупает одинаковое оборудование, т. е. с одинаковыми дефектами, как в рассмотренном примере. Поэтому мы рекомендуем рассчитывать себестоимость ремонта каждой единицы оборудования отдельно.
Рассчитав себестоимость единицы отремонтированного оборудования, нужно добавить сумму желаемой прибыли и выйти на стоимость, по которой можно с прибылью продать отремонтированное оборудование. А учет и расчет себестоимости помогают предпринимателю в определении прибыли от этого вида деятельности.
В то же время учет, который ведется в Книге УДР, не имеет ничего общего с расчетом себестоимости. Потому что его задача — определить величину чистого дохода предпринимателя и расчет НДФЛ к уплате в бюджет, а не прибыли от занятия предпринимательской деятельностью по продаже и ремонту оборудования.
