Если работник трудится посменно: как вести учет рабочего времени, начислять зарплату и др.

Если работник трудится посменно: как вести учет рабочего времени, начислять зарплату и др.

Некоторые категории работников, например, кассиры, реализаторы, работники цехов, водители, официанты, сторожа и охранники, работают посменно или по принципам «день-ночь-48», «сутки-трое» и др. Таким работникам устанавливается так называемый суммированный учет рабочего времени. Об особенностях ведения суммированного учета рабочего времени, организации режима труда и отдыха таких работников пойдет речь в данной статье.

Анастасия ХМЕЛЕВИЧ, консультант газеты «Собственное Дело»

Суммированный учет рабочего времени: общие моменты

Рабочее время — это время, в течение которого работник обязан выполнять работу, определенную трудовым договором, и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (статья 50 КЗоТ).

Специфика работы кассиров, водителей, официантов, работников цеха, охранников и сторожей состоит в необходимости находиться на рабочем месте посменно, иногда круглосуточной охране объектов семь дней в неделю, включая выходные, праздничные и нерабочие дни. Поэтому в отношении таких работников еженедельная и ежедневная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена.

Выход из данной ситуации предусмотрен статьей 61 КЗоТ. Для данной категории работников ведется суммированный учет рабочего времени, когда ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может отклоняться от законодательно установленной нормы, однако общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов.

Заключение трудового договора

Прежде всего рассмотрим вопрос о том, нужно ли указывать в трудовом договоре с работником применение суммированного учета рабочего времени.

В пункте 4 Формы договора, в котором указывается время выполнения работ, сказано, что стороны имеют право установить суммированный учет рабочего времени за определенный учетный период.

По нашему мнению, в данном случае в пункте 4 лучше указать, что время и дни выхода на работу устанавливаются согласно графику сменности (выхода на работу), а его сделать дополнением к трудовому договору. Образец такого графика мы приводили в «СД», 2011, № 16, с. 14.

То же самое касается выходных дней, которые указываются в пункте 5 Формы договора.

Теперь разберем, как указать в трудовом договоре размер заработной платы работника при суммированном учете рабочего времени. Размер заработной платы работника указывается в пункте 3 Формы договора. Причем правила заполнения этого пункта не зависят от того, применяется стандартный или суммированный учет рабочего времени. Так, в пункте 3 Формы договора нужно указать «твердый» размер зарплаты (не ниже минимального), которую физлицо-предприниматель обязуется выплачивать работнику, сделав оговорку, что она будет начисляться при выполнении соответствующей нормы выработки, времени и т. д.

Отметим, что несовпадение суммы месячной заработной платы, указанной в пункте 3 Формы договора, и выплаченной заработной платы не может расцениваться как нарушение трудового законодательства. Главное, чтобы ее размер при нормальном графике работы не был ниже установленного минимума.

Далее поговорим об оплате труда работников с суммированным учетом рабочего времени.

Режим рабочего времени

Продолжительность работы. Согласно пункту 4 Методических рекомендаций при суммированном учете рабочего времени продолжительность работы в течение дня может составлять до 12 часов. При этом отметим, что, устанавливая продолжительность работы для таких работников, предпринимателю, в первую очередь, следует учитывать специфику, характер и условия его работы, а данную норму Методических рекомендаций рассматривать как рекомендательную. В связи с чем довольно популярный режим работы «сутки-трое», когда, например охранник сутки работает, а потом три дня отдыхает, на наш взгляд, не является нарушением трудового законодательства, поскольку не противоречит нормам КЗоТ.

Обратите внимание! Назначать работника на работу в течение двух смен подряд нельзя ввиду прямого запрета, содержащегося в части 2 статьи 59 КЗоТ.

Перерыв для отдыха и питания. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время работника. Перерыв работники используют по своему усмотрению. Во время перерыва они могут отлучаться с места работы. Однако специфика работы работников с суммированным учетом рабочего времени такова, что в большинстве случаев установить им полноценный перерыв не представляется возможным. Ведь они постоянно должны присутствовать на рабочем месте. В таких случаях статья 66 КЗоТ обязывает работодателя предоставить работникам возможность приема пищи в течение рабочего времени. При этом время перерыва в работе для внутрисменного отдыха и личных потребностей (в том числе и для приема пищи в течение рабочего времени) будет являться составной частью рабочего времени (см. письмо Минтруда от 04.10.2010 г. № 304/13/116-10).

Ежедневный отдых. Под ежедневным (междусменным) отдыхом понимается время с момента окончания работы до начала следующего рабочего дня (смены). Продолжительность его зависит от продолжительности рабочего времени. Так, согласно части 1 статьи 59 КЗоТ и пункту 7 Методических рекомендаций при суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая перерыв на обед). То есть, если работник отработал (с учетом перерыва на обед) 12 часов подряд, он должен выйти на работу не ранее чем через 24 часа.

Выходные дни (еженедельный отдых). При суммированном учете рабочего времени среди свободных от работы дней выделяют выходные дни. При этом выходные дни одного работника могут не совпадать с выходными днями других работников.

Работодателям следует учитывать также, что продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (статья 70 КЗоТ).

Отметим, что в случае привлечения работника к работе в день, который для него является выходным (например, при работе по принципу «сутки-трое»), такая работа подлежит компенсации по согласию сторон путем:

— предоставлением другого дня отдыха

или

— в денежной форме в двойном размере.

Сверхурочные работы. Сверхурочным при суммированном учете рабочего времени считается время, отработанное работником сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период. Сверхурочное время подлежит оплате в соответствии со статьей 106 КЗоТ. А вот работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренной графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период не является сверхурочной работой. Дело в том, что переработка, возникающая в отдельные дни при суммированном учете, может быть компенсирована работодателем дополнительными днями отдыха в учетном периоде или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода (абзац третий пункта 10 Методических рекомендаций). Количество дополнительных свободных от работы дней определяется путем деления времени, отработанного сверх нормы продолжительности рабочего времени, на нормальную продолжительность рабочего дня (письмо Минтруда от 15.06.2007 г. № 148/13/133-07).

Причем сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд или 120 часов в год (статья 65 КЗоТ). Также не следует забывать о запрете на привлечение к сверхурочным работам отдельных категорий работников, установленном статьей 63 КЗоТ:

1) беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

2) лиц моложе 18 лет;

3) работников, которые учатся в общеобразовательных школах и профессионально-технических училищах без отрыва от производства, в дни занятий;

4) женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка-инвалида.

Такие категории работников могут привлекать к сверхурочным работам только с их согласия.

Привлечение инвалидов к сверхурочным работам возможно только с их согласия и при условии, что это не противоречит медицинским рекомендациям.

Подсчет и оплата часов сверхурочной работы производятся предпринимателем в конце учетного периода. Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице фактически отработанного времени и нормы рабочего времени за данный учетный период. При подсчете нормы рабочего времени за учетный период для определения сверхурочных часов из рабочего времени исключаются дни, которые по графику работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения трудовых обязанностей (например, находился в отпуске, болел и т. п.).

При подсчете сверхурочных часов по работнику с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни, проведенная сверх установленной у предпринимателя нормы рабочего времени, за учетный период не учитывается, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Праздничные и нерабочие дни. Перечень праздничных и нерабочих дней определен статьей 73 КЗоТ. В случае суммированного учета рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни по графику работы включается в норму рабочего времени за учетный период.

Работа в ночное время. Работа некоторых категорий работников может длиться круглосуточно (когда они сутки работают), либо в ночное время (когда они заступают «в ночь» при работе «день-ночь-48»). Отметим, что ночным считается время с 22 до 6 часов (часть 3 статьи 54 КЗоТ). Кроме того, в таких случаях работодателю нужно знать требования, предусмотренные статьей 55 КЗоТ:

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени (далее — табель) — это документ, который отражает фактические показатели использования рабочего времени. Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489 и носит рекомендательный характер. Это необязательный для ведения предпринимателем документ, но он позволяет:

— учитывать рабочее время;

— контролировать соблюдение работающими установленного режима рабочего времени;

— рассчитывать заработную плату;

— составлять статистическую отчетность по труду.

Поэтому предпринимателям мы все же рекомендуем его вести.

В табеле фиксируются данные о явках/неявках сотрудников на работу.

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:

верхняя — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

нижняя — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

Отметим, что типовая форма табеля учета рабочего времени не предусматривает кодировку для выходных (дней еженедельного отдыха), праздничных и нерабочих дней. Поля таких дней можно оставлять незаполненными либо проставлять в них прочерк. Вместе с тем, если работа работника в такие дни не предусмотрена трудовым договором и графиком работы, то отработанное время табелируют с кодом «РВ» (06).

Работа в вечернее время с 18 до 22 часов табелируется с кодом «ВН», а в ночное (с 22 до 6 часов) — с кодом «РН».

Оплата труда

Оплата труда работников с суммированным учетом рабочего времени, как и других работников, осуществляется на основании трудовых договоров за фактически выполненную работу и не может быть ниже размера минимальной заработной платы, установленного законодательством Украины.

Если предприниматель не может заранее установить месячный размер зарплаты, то он может в Форме договора указать минимальную заработную плату, сделав оговорку, что она будет начисляться при выполнении соответствующей нормы выработки, времени и т. д. Отметим, что несовпадение суммы месячной заработной платы, указанной в пункте 3 Формы договора, и выплаченной заработной платы не может расцениваться как нарушение трудового законодательства. Главное, чтобы ее размер при нормальном графике работы не был ниже установленного минимума.

Кроме того, при повышении минимальной заработной платы в трудовой договор могут вноситься изменения (письмо Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06).

Сверхурочное время. В случае суммированного учета рабочего времени сверхурочные работы оплачиваются в двойном размере часовой ставки (статья 106 КЗоТ).

Если, например, работнику установлена дневная тарифная ставка, для определения размера часовой тарифной ставки необходимо разделить дневную тарифную ставку на дневную норму рабочего времени, установленную для такого работника, а если месячный оклад — месячный оклад работника на месячную норму рабочего времени.

Если же учетным периодом для работника является период, превышающий месяц, например, квартал, то часовая ставка для оплаты сверхурочной работы должна исчисляться исходя из среднемесячного числа часов за учетный период (квартал), которое должно рассчитываться с учетом нормы продолжительности рабочего времени за квартал, установленной с соблюдением требований статей 50 и 51 КЗоТ (письмо Минтруда от 18.05.2007 г. № 380/13/84-07).

Оплата за все часы сверхурочной работы осуществляется в конце учетного периода (письмо Минсоцполитики от 05.07.2012 г. № 229/13/116-12). То есть, например, если для охранников установлен учетный период, равный году, то в конце каждого месяца таким работникам начисляют основную заработную плату, надбавки и доплаты, в том числе за работу в ночное время, праздничные и нерабочие дни и т. д., а по окончании учетного периода производят оплату сверхурочных часов (при наличии) в двойном размере.

Обратите внимание! Компенсация сверхурочных работ путем предоставления отгулов не допускается (часть 4 статьи 106 КЗоТ).

<…>

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ на сентябрь 2012 года

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

Оплата работы в ночное время. Правила оплаты работы в ночное время установлены статьей 108 КЗоТ. Согласно данной норме работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом трудовым договором, но не ниже 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время.

Оплата труда в выходные дни. Для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, выходные дни устанавливаются графиком работы и могут не совпадать с общими выходными днями у предпринимателя. То есть если согласно графику работы работнику необходимо выйти на работу в субботу — день, который является выходным для остальных работников предпринимателя, то работа в такой день (субботу) не будет считаться работой в выходной день. Однако если в силу каких-либо причин этому работнику необходимо выйти на работу в день, который согласно графику работы является для него выходным, то его работа в такой день будет считаться работой в выходной день.

В соответствии со статьей 72 КЗоТ работа такого работника в выходной день согласно его графику работы может компенсироваться:

— путем предоставления другого дня отдыха

или

— в денежной форме в двойном размере.

Способ компенсации за работу в выходной день определяется по соглашению между работником и работодателем и указывается в распоряжении о привлечении к работе в такой день. Если работа в выходной день компенсируется путем предоставления другого дня отдыха, конкретная дата такого дня отдыха должна быть также оговорена в распоряжении. В случае если работа в выходной день компенсируется в денежной форме, оплата производится по правилам, установленным статьей 107 КЗоТ, для оплаты работы в праздничный и нерабочий день.

Оплата работы в праздничные и нерабочие дни. Оплата работы для работников с почасовыми ставками в праздничные и нерабочие дни производится в порядке, установленном статьей 107 КЗоТ, а именно в размере двойной часовой ставки.

Отметим, что по желанию работника, работавшего в праздничный и нерабочий день, ему может быть предоставлен другой день отдыха, конечно же, при условии, что работа в этот день производилась сверх установленной месячной нормы рабочего времени. Причем такой день предоставляется как дополнительная компенсация, т. е. оплата за работу в праздничный или нерабочий день в любом случае производится в двойном размере. Это подтверждает Минтруда в письме от 29.12.2009 г. № 853/13/84-09.

Индексация доплат за работу в ночное время, в праздничные, нерабочие и выходные дни

Механизм проведения индексации денежных доходов граждан установлен Законом № 491 и Порядком № 1078.

В соответствии со статьей 2 Закона № 491 и пунктом 2 Порядка № 1078 индексации подлежат денежные доходы граждан, полученные ими в гривнях на территории Украины и не имеющие разового характера, в том числе оплата труда в денежном выражении, которая включает оплату труда за выполненную работу в соответствии с тарифными ставками (окладами) и сдельными расценками, доплаты, надбавки, премии, гарантийные и компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством, а также иные компенсационные выплаты, которые носят постоянный характер.

Подробно о правилах индексации мы писали в «СД», 2012, № 15, с. 12.

Если работа в ночные часы предусмотрена графиком работы, то доплату за работу в ночное время следует отнести к выплатам постоянного характера. В данном случае доплата за работу в ночное время будет подлежать индексации.

Относительно определения базового месяца в случае повышения размера доплаты за работу в ночное время, отметим следующее. Согласно пункту 5 Порядка № 1078 базовым месяцем при расчете индекса потребительских цен считается месяц, в котором происходит повышение заработной платы работников за счет постоянных составляющих.

То есть, если увеличение заработной платы работника происходит за счет повышения размера должностного оклада и доплаты за работу в ночное время, то месяц такого повышения считается базовым.

Если же увеличение доплаты за работу в ночное время связано с увеличением количества отработанных ночных часов, а размер должностного оклада остается прежним (не увеличивается), то нет оснований считать такой месяц базовым при проведении индексации.

Что касается доплат за работу в праздничные, нерабочие и выходные дни, то данные выплаты, являясь гарантийными, которые предусмотрены законодательством, подлежат индексации в составе заработной платы работника на основании пункта 2 Порядка № 1078. А вот в определении базового месяца данные выплаты не участвуют, поскольку имеют временный характер.

Отпускные и больничные

Ежегодные отпуска. Порядок предоставления отпусков работникам с суммированным учетом рабочего времени, так же, как и другим работникам, регулируется нормами КЗоТ и Закона об отпусках.

В общем случае ежегодный основной отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год, исчисляемый со дня заключения трудового договора с работником (статья 75 КЗоТ, статья 6 Закона об отпусках). Конкретная продолжительность ежегодного отпуска может быть установлена в трудовом договоре.

Средняя заработная плата для оплаты дней отпуска рассчитывается в соответствии с Порядком № 100. При этом каких-либо особенностей расчета средней зарплаты работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, не предусмотрено.

Подробно о порядке предоставления, оформления и расчета ежегодных отпусков читайте в «СД», 2012, № 10, с. 17.

Больничные. Расчет средней заработной платы для определения суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя и пособия по временной нетрудоспособности, предоставляемого Фондом социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд), производится согласно Порядку № 1266.

Для расчета суммы больничных работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, работодателю следует руководствоваться пунктами 15 и 16 Порядка № 1266.

Согласно пункту 15 Порядка № 1266, если рабочее время суммируется или его учет ведется в часах, для расчета пособия по временной нетрудоспособности и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя применяется среднечасовая заработная плата.

Расчет среднечасовой зарплаты производится путем деления начисленной за расчетный период заработной платы на количество отработанных работником часов за этот период. В свою очередь, количество рабочих часов в расчетном периоде рассчитывают исходя из графика работы данного работника. Выплата больничных производится в соответствии с графиком работы застрахованного лица за рабочие часы, которые приходятся на период временной нетрудоспособности. Часы ежедневного (междусменного) отдыха, а также отгулы не оплачиваются (см. письма Минтруда от 20.04.2007 г. № 210/020/99-07 и от 04.09.2008 г. № 483/020/99-08).

То есть часы согласно графику работы, приходящиеся на первые пять дней временной нетрудоспособности (с 00:00 первого дня болезни по 24:00 пятого дня болезни), оплачиваются за счет средств работодателя, остальные часы согласно графику работы, приходящиеся на последующие дни болезни, оплачиваются Фондом.

Причем хотелось бы обратить внимание работников , которым установлен суммированный учет рабочего времени, и их работодателей на один немаловажный момент, связанный с оформлением больничных листов. Дело в том, что на практике довольно часто встречаются случаи, когда рабочая смена по графику начинается в период временной нетрудоспособности работника (например, 17 сентября 2012 года) и переходит на следующие сутки (18 сентября 2012 года), когда в больничном листе написано «Стати до роботи». В таком случае из приведенных выше положений Порядка № 1266 следует, что больничные за часы смены, приходящиеся на следующие сутки (18 сентября 2012 года), когда работник должен приступить к работе, не начисляются. Чтобы больничные были начислены за все часы смены, переходящей на следующие сутки, работнику необходимо знать график работы и предупредить лечащего врача о необходимости оформить больничный и на день окончания рабочей смены (18 сентября 2012 года).

Отметим, что Минсоцполитики для урегулирования данного вопроса предоставило предложения Минздраву внести уточнения в Инструкцию № 455, в соответствии с которыми листок нетрудоспособности работникам с суммированным учетом рабочего времени выдавался бы на срок до окончания рабочей смены.

Кроме того, в письме от 05.05.2011 г. № 149/18/99-11 Минсоцполитики рекомендовало Фонду с целью недопущения нарушений прав застрахованных лиц принимать к зачету оплаченные за счет средств Фонда часы на протяжении всей рабочей смены, которая переходит на следующие сутки, если на начало смены застрахованное лицо было нетрудоспособным.

Однако, как показывает практика, специалисты Фонда в данной ситуации не согласны с мнением Минсоцполитики и настаивают на оплате только тех часов рабочей смены, которые приходятся на период временной нетрудоспособности согласно листку нетрудоспособности.

Как видим, выход из данной ситуации — внесение соответствующих изменений в Инструкцию № 455. Однако на сегодняшний день такие изменения не внесены.

Документы статьи

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон № 491 — Закон Украины «Об индексации денежных доходов населения» в редакции от 06.02.2003 г. № 491-IV.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 1078 — Порядок проведения индексации денежных доходов населения, утвержденный постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078.

Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

Методические рекомендации — Методические рекомендации относительно применения суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138.

Форма договора — Форма трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утвержденная приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.