Увольнение работников: расчет и налогообложение последних выплат

Положение

Разъяснение

1

2

Организационные моменты

Основания
для увольнения работников

Трудовой договор с наемным работником может быть расторгнут по основаниям, установленным КЗоТ, в частности статьями 28, 36, 38 — 41, 45, 199 этого Кодекса. В целом все основания можно условно разделить на четыре группы:

1) инициатива одной из сторон трудового договора (работника либо работодателя);

2) обоюдное желание сторон трудового договора;

3) невозможность сохранения трудовых отношений в связи с возникновением определенных обстоятельств (призыв в армию и т. п.);

4) прекращение трудовых отношений по независящим от желания сторон договора основаниям (например, смерть работника).

Полный перечень оснований для увольнения в данной статье приводить не будем, а рассмотрим три наиболее часто встречающихся из них:

а) сокращение штата (пункт 1 статьи 40 КЗоТ);

б) отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда (пункт 6 статьи 36 КЗоТ);

в) увольнение по собственному желанию (статья 38 КЗоТ).

О проведении окончательного расчета при увольнении именно по данным основаниям мы и поговорим подробнее.

Заметим, что «дисциплинарное» увольнение должно подкрепляться доказательствами вины работника, поэтому чаще всего работник и работодатель предпочитают «расходиться миром»

Что должен сделать предприниматель при увольнении работника

Так, при окончательном расчете работодателю нужно:

1) выплатить заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения, а также другие выплаты, которые он «задолжал»;

2) рассчитать и предоставить выплаты, предусмотренные трудовым законодательством (перечень их зависит от причин увольнения);

3) при необходимости удержать задолженность работника из заработной платы;

4) произвести перерасчет сумм доходов, начисленных увольняемому работнику в виде заработной платы, удержанного НДФЛ, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) (при праве на нее) (подпункт «в» подпункта 169.4.2, подпункт 169.4.3 НКУ)

Что выплачивается при увольнении:

в связи с сокращением штата или отказом работника от продолжения работы в новых условиях труда

1. Заработная плата за фактически отработанное время.

2. Выходное пособие при прекращении трудового договора в размере не менее среднего месячного заработка.

3. Компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии неиспользованных дней отпуска)

по собственному желанию

1. Заработная плата за фактически отработанное время.

2. Компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии неиспользованных дней отпуска)

Что можно удержать из заработной платы работника

1. Сумму аванса, выданного в счет заработной платы.

2. Суммы, излишне выплаченные вследствие счетных ошибок.

3. Суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или хозяйственные нужды.

4. Другие виды задолженности перед работодателем (статья 127 КЗоТ). Работодатель вправе издать распоряжение об удержании указанных сумм, если выполняются одновременно два условия:
— не истек срок в один месяц со дня окончания срока, установленного для возврата аванса на командировку (хознужды), погашения задолженности или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы;
— работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

В противном случае указанные суммы могут быть удержаны только по решению суда.

Если работник увольняется по собственному желанию, то у него также можно удержать из заработной платы суммы «отпускных» за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной части рабочего года.

Осуществляя удержания из суммы заработной платы, начисленной работнику при увольнении, нужно соблюдать требования статьи 128 КЗоТ. Так, общий размер производимых отчислений при каждой выплате заработной платы работнику не может превышать 20 %, а в некоторых случаях, отдельно предусмотренных законодательством (например, при отчислении из заработной платы по нескольким исполнительным документам), — 50 % заработной платы, подлежащей выплате работнику. Данные ограничения не распространяются на удержание из заработной платы при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей — не более 70 %

Выходное пособие

Если работник увольняется по причине сокращения штата (пункт 1 статьи 40 КЗоТ) или изменений условий труда (пункт 6 статьи 36 КЗоТ), то сумма выходного пособия должна быть не менее среднемесячного заработка. Рассчитать такую среднюю величину нужно по правилам, установленным Порядком № 100

Правила расчета суммы выходного пособия

1. Для расчета берем выплаты за два последних календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших месяцу увольнения.

Если же работник отработал менее двух календарных месяцев, то берем выплаты за фактически отработанное время. Время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним заработок не сохранялся или сохранялся частично, исключается из расчетного периода

2. Определяем количество рабочих дней в расчетном периоде по графику работы работника, установленному предпринимателем в соответствие с законодательством

3. Определяем количество рабочих дней, фактически отработанных увольняемым работником в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода)

4. «Выбираем» выплаты, которые будут участвовать в расчете средней заработной платы для расчета размера выходного пособия. Перечень таких выплат приведен в пункте 3 Порядка № 100: заработная плата, доплаты и надбавки, премии и др. Обратите внимание: все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены (в «грязной» сумме), без исключения удержаний налога, взыскания алиментов и др.

Если работнику выплачивалась премия за месяц, то она включается в заработок того месяца, в котором она была начислена. Что касается квартальных премий, а также премий, начисленных за более длительный промежуток времени, то они включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде.

В случае если число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, премии, вознаграждения и прочие поощрительные выплаты учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты, указанные в пункте 4 Порядка № 100, в частности материальная помощь разового характера, социальные и компенсационные выплаты за время, в течение которого сохраняется средний заработок работника:
— средняя зарплата за время командировки;
— отпускные за время ежегодного и дополнительного отпуска;
— больничные, в том числе оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя, и т. д.

5. Производим расчет среднемесячной заработной платы в соответствии с пунктом 8 Порядка № 100. Для этого нужно определить среднедневную заработную плату и среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде, а потом их перемножить.

Для расчета среднедневной заработной платы делим заработную плату за фактически отработанные в течение двух месяцев рабочие дни (другой фактически отработанный период, принимаемый в расчет) на число отработанных за этот период рабочих дней.

Среднемесячное число рабочих дней рассчитывается делением на 2 суммарного числа рабочих дней за последние два календарных месяца в соответствии с графиком работы работника, установленным
с соблюдением требований законодательства

В общем случае расчет средней заработной платы для определения размера выходного пособия можно представить в виде формулы:

ЗП_ср = ЗП_сдн х РД_г : 2,

ЗП_сдн = ЗП_ф : РД_ф,

где ЗП_ср — среднемесячная заработная плата для определения размера выходного пособия;

ЗП_сдн — среднедневная заработная плата для определения размера выходного пособия;

ЗП_ф — сумма заработной платы за фактически отработанные работником рабочие дни в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода, принимаемого в расчет), и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы и начисленных в расчетном периоде;

РД_ф — количество рабочих дней, фактически отработанных в течение двух месяцев, предшествовавших месяцу увольнения (в течение другого фактически отработанного периода, принимаемого в расчет);

РД_г — количество рабочих дней за последние два календарных месяца согласно графику работы предпринимателя, установленному в соответствии с требованиями законодательства.

Приведем пример расчета выходного пособия

Пример. Работница предпринимателя увольняется 19 октября 2012 года по причине отказа от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (пункт 6 статьи 36 КЗоТ).

Рассчитаем выходное пособие — в одинарном размере среднемесячной заработной платы, которое должно быть выплачено данной работнице при увольнении.

Расчетным периодом для начисления выходного пособия при увольнении будет август — сентябрь 2012 года. При этом, в августе работница отсутствовала 5 рабочих дней из-за болезни.

«Грязный» доход работницы за август составил 5917,30 грн., из них: 4500,00 грн. — заработная плата, а 1417,30 грн. — больничные, сумма которых для расчета выходного пособия не принимается во внимание.

За сентябрь работница получила только заработную плату в размере — 6000,00 грн.

Определим среднемесячную заработную плату для определения размера выходного пособия:

1. Суммарное количество рабочих дней, фактически отработанных в течение двух месяцев, предшествующих месяцу увольнения (за август и сентябрь):

17 + 20 = 37 р. дн.

2. Среднедневная заработная плата:

10500,00 : 37 = 283,78 грн.

Среднемесячное количество рабочих дней согласно установленному режиму работы:

(22 + 20) : 2 = 21 р. дн.

Среднемесячная заработная плата:

283,78 х 21 = 5959,38 грн.

Поскольку в соответствии с законодательством (статья 44 КЗоТ) согласно условию приказа работнице при увольнении должны выплатить выходное пособие в одинарном размере среднемесячной заработной платы, то сумма выходного пособия, начисленная работнице в месяце увольнения, составит 5959,38 грн.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска

Виды компенсируемых отпусков

Статьей 83 КЗоТ и статьей 24 Закона об отпусках определено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни:
— ежегодного отпуска (основного и дополнительных);
— дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

Напомним, что все наемные работники предпринимателя имеют право на ежегодный отпуск минимальной продолжительностью 24 календарных дня (см. «СД», 2012, № 10, с. 20).

Социальные дополнительные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляются в соответствии со статьей 19 Закона об отпусках:
— женщине, имеющей двоих или более детей в возрасте до 15 лет;
— женщине, которая имеет ребенка-инвалида;
— женщине, усыновившей ребенка;
— одинокой матери, отцу, воспитывающему детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении);
— лицу, которое взяло ребенка под опеку;
— одному из приемных родителей.

Другие виды оплачиваемых отпусков (например, учебные, творческие), не использованные работником, компенсации не подлежат.

Компенсации подлежат все дни всех не использованных работником ежегодных отпусков независимо от того, сколько лет они не предоставлялись. Также законодательство не устанавливает сроков давности, после которых утрачивается право на дополнительный отпуск работникам, имеющим детей

Правила расчета суммы компенсации за неиспользованные дни отпуска

Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск производится аналогично расчету обычных отпускных (см. «СД», 2012, № 10, с. 24). Однако здесь важно определить количество дней, которые подлежат компенсации.

1. Определяется количество неиспользованных дней отпуска, подлежащих компенсации.

Расчет дней неиспользованного ежегодного отпуска можно произвести с помощью следующей формулы:

Д_комп = Д_отп х (К_отр - П_отр) : (К_год - П_год),

где Д_комп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;

Д_отп — общая продолжительность отпуска;

К_отр — количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения, за которые не предоставлялся отпуск;

П_отр — количество праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на отработанный период, за который ежегодный отпуск не предоставлялся;

К_год — общее количество календарных дней в текущем рабочем году;

П_год — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году

2. Рассчитывается среднедневная зарплата. Средняя заработная плата определяется в соответствии
с Порядком № 100 исходя из суммарного заработка за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу выплаты компенсации. Работнику, проработавшему на предприятии менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы
с 1-го числа месяца после оформления на работу по 1-е число месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Среднедневная заработная плата в общем случае определяется по формуле:

ЗП_ср = ЗП : (К_год - П_год - В),

где ЗП — сумма заработной платы и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы, начисленная в расчетном периоде;

В — время, в течение которого работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся средний заработок (например, отпуск за свой счет).

Что касается выплат, которые включаются в расчет средней зарплаты, то их перечень приведен в пункте 3 Порядка № 100. Кроме того, в расчет средней зарплаты для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск включаются также выплаты за время, в течение которого сохраняется средний заработок работника (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей и т. д.), и пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый пункта 3 Порядка № 100). Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты, указанные в пункте 4 Порядка № 100

3. Рассчитывается сумма компенсации за неиспользованный отпуск. Данный расчет представим в виде формулы:

К = Д_комп х ЗП_ср,

где К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

ЗП_ср — среднедневная заработная плата.

Подробнее о порядке выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и примеры ее расчета см. «СД», 2011, № 4, с. 31

Перерасчет доходов и НДФЛ

Перерасчет производится за каждый месяц отчетного года до момента увольнения. При проведении перерасчета уточняются начисленные и выплаченные доходы с учетом сумм, начисленных непосредственно за соответствующий месяц (отпускных, больничных и т. п.), правильность расчета (удержания) НДФЛ за каждый месяц, наличие оснований для применения НСЛ, после чего исправляются допущенные ошибки.

Следствием проведения перерасчета может быть выявление недоплаты или переплаты НДФЛ.

Недоплата взыскивается работодателем за счет суммы любого налогооблагаемого дохода увольняемого работника за соответствующий месяц (после его налогообложения), а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть недоплаты включается в состав налогового обязательства работника по результатам отчетного налогового года и уплачивается самим работником (подпункт 169.4.4 НКУ).

Что касается переплаты по НДФЛ, то работодателем на сумму такой переплаты уменьшается сумма начисленного налогового обязательства работника в месяце увольнения. Если же сумма переплаты превышает сумму НДФЛ, определенного в последнем месяце работы, то сумма превышения подлежит возмещению из бюджета по результатам отчетного года. Для этого работник должен вести специальную Книгу учета доходов и расходов для определения суммы общего годового налогооблагаемого дохода по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1022, и подать до 1 мая года, следующего за отчетным, годовую декларацию об имущественном состоянии и доходах, в которой необходимо задекларировать сумму переплаты НДФЛ

Сроки проведения окончательного расчета
с работником

При увольнении работника выплата всех надлежащих ему сумм осуществляется в день увольнения, которым в общем случае является последний рабочий день.

О начисленных суммах предприниматель обязан письменно уведомить работника перед выплатой, форму такого уведомления устанавливает сам предприниматель, например в виде расчетного листа.

Если работник в день увольнения не работал, указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, надлежащих работнику при увольнении, предприниматель обязан в указанный выше срок выплатить работнику неоспариваемую сумму.

В случае невыплаты по вине работодателя причитающихся уволенному работнику сумм в вышеуказанные сроки при отсутствии спора об их размере работодатель обязан выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (статья 117 КЗоТ), а при непроведении его до рассмотрения дела в суде — по день принятия решения, если работодатель не докажет отсутствие в этом своей вины (пункт 20 постановления № 13)

Обложение выплат НДФЛ и ЕСВ

НДФЛ

Выходное пособие облагается по ставкам 15 и 17 %.

Отметим, что из разъяснений, приведенных в письме ГНАУ от 09.03.2011 г. № 4628/6/17-0715, можно сделать вывод, что для целей обложения НДФЛ выходное пособие не является заработной платой. Следовательно, НСЛ к выходному пособию не применяется и данная выплата не учитывается при определении права на НСЛ.

Выходное пособие при увольнении отражается в форме № 1ДФ с признаком дохода «127».

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается по ставкам 15 и 17 %
с учетом «зарплатных» правил:
— при определении базы налогообложения уменьшается на сумму ЕСВ «снизу» и на сумму НСЛ (при наличии права на нее);
— учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на НСЛ.

В форме № 1ДФ она отражается с признаком дохода «101»

ЕСВ

Выходное пособие не подлежит обложению ЕСВ ни «сверху», ни «снизу», так как:
— не входит в фонд оплаты труда (подпункт 3.8 Инструкции № 5);
— указано в пункте 4 раздела I Перечня № 1170 в составе выплат, на которые не производится начисление ЕСВ.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска включается в базу начисления ЕСВ, так как согласно подпункту 2.2.12 Инструкции № 5 входит в состав фонда дополнительной заработной платы. Поэтому она облагается ЕСВ «сверху» и «снизу» по ставкам, предусмотренным для зарплаты

Расходы у предпринимателя

Сумма выходного пособия в размере, предусмотренном действующим законодательством (т. е. не выше размера, указанного в статье 44 КЗоТ), включаются в расходы предпринимателей, так как на основании пункта 142.2 НКУ. Сумма превышения над законодательно установленным размером в состав расходов не включается.

Сумму компенсации, а также сумму ЕСВ в части начислений («сверху») предприниматели также могут отразить в расходах по факту их выплаты или перечисления (уплаты)