Звільнення працівників: розрахунок та оподаткування останніх виплат

Положення

Роз’яснення

1

2

Організаційні моменти

Підстави для звільнення працівників

Трудовий договір з найманим працівником може бути розірвано за підставами, установленими КЗпП, зокрема статтями 28, 36, 38 — 41, 45, 199. У цілому всі підстави можна умовно поділити на чотири групи:

1) ініціатива однієї зі сторін трудового договору (працівника чи роботодавця);

2) обопільне бажання сторін трудового договору;

3) неможливість збереження трудових відносин у зв’язку з виникненням певних обставин (призов в армію тощо);

4) припинення трудових відносин з не залежних від бажання сторін договору підстав (наприклад, смерть працівника).

Повний перелік підстав для звільнення в цій статті не наводитимемо, а розглянемо три з них, що найчастіше зустрічаються:

а) скорочення штату (пункт 1 статті 40 КЗпП);

б) відмова працівника від продовження роботи у зв’язку зі змінами істотних умов праці (пункт 6 статті 36 КЗпП);

в) звільнення за власним бажанням (стаття 38 КЗпП).

Про проведення остаточного розрахунку при звільненні саме з цих підстав ми і поговоримо детальніше.

Зауважимо, що «дисциплінарне» звільнення має підкріплюватися доказами провини працівника, тому найчастіше працівник і роботодавець вважають за краще «розходитися миром»

Що повинен зробити підприємець у разі звільнення працівника

Так, при остаточному розрахунку роботодавцю потрібно:

1) виплатити заробітну плату за фактично відпрацьований час у місяці звільнення, а також здійснити інші виплати, які він «заборгував»;

2) розрахувати та здійснити виплати, передбачені трудовим законодавством (перелік їх залежить від причин звільнення);

3) за необхідності утримати заборгованість працівника із заробітної плати;

4) здійснити перерахунок сум доходів, нарахованих працівнику, який звільняється, у вигляді заробітної плати, утриманого ПДФО, а також суми наданої ПСП)
(за наявності права на неї) (підпункт «в» підпункту 169.4.2, підпункт 169.4.3 ПКУ)

Що виплачується в разі звільнення:

у зв’язку зі скороченням штату або відмовою працівника від продовження роботи в нових умовах праці

1. Заробітна плата за фактично відпрацьований час.

2. Вихідна допомога в разі припинення трудового договору в розмірі не менше середнього місячного заробітку.

3. Компенсація за невикористану відпустку (за наявності невикористаних днів відпустки)

за власним бажанням

1. Заробітна плата за фактично відпрацьований час.

2. Компенсація за невикористану відпустку (за наявності невикористаних днів відпустки)

Що можна утримати із заробітної плати працівника

1. Суму авансу, виданого в рахунок заробітної плати.

2. Суми, надміру виплачені внаслідок рахункових помилок.

3. Суми невитраченого та своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або господарські потреби.

4. Інші види заборгованості перед роботодавцем (стаття 127 КЗпП).

Роботодавець має право видати розпорядження про утримання зазначених сум, якщо виконуються одночасно дві умови:
— не минув один місяць з дня закінчення строку, установленого для повернення авансу на відрядження (госппотреби), погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми;
— працівник не оспорює підстав і розміру утримань.

Інакше зазначені суми можуть бути утримані лише за рішенням суду.

Якщо працівник звільняється за власним бажанням, то у нього із заробітної плати також можна утримати суми «відпускних» за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Здійснюючи утримання із суми заробітної плати, нарахованої працівнику в разі звільнення, потрібно дотримуватися вимог статті 128 КЗпП. Так, загальний розмір здійснюваних відрахувань під час кожної виплати заробітної плати працівнику не може перевищувати 20 %, а в деяких випадках, окремо передбачених законодавством (наприклад, при відрахуванні із заробітної плати за декількома виконавчими документами), — 50 % заробітної плати, що належить до виплати працівнику. Ці обмеження не поширюються на утримання із заробітної плати аліментів на неповнолітніх дітей — не більше 70 %

Вихідна допомога

Якщо працівник звільняється внаслідок скорочення штату (пункт 1 статті 40 КЗпП) або змін умов праці (пункт 6 статті 36 КЗпП), то сума вихідної допомоги має бути не менше середньомісячного заробітку. Розрахувати таку середню величину потрібно за правилами, установленими Порядком № 100

Правила розрахунку суми вихідної допомоги

1. Для розрахунку беремо виплати за два останні календарні місяці роботи (з 1-го до 1-го числа),
що передували місяцю звільнення.

Якщо ж працівник відпрацював менше двох календарних місяців, то беремо виплати за фактично відпрацьований час. Час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток чи зберігався частково, виключається з розрахункового періоду

2. Визначаємо кількість робочих днів у розрахунковому періоді за графіком роботи працівника, установленим підприємцем згідно із законодавством

3. Визначаємо кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником, який звільняється, протягом двох місяців, що передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду)

4. «Вибираємо» виплати, які братимуть участь у розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку розміру вихідної допомоги. Перелік таких виплат наведено в пункті 3 Порядку № 100: заробітна плата, доплати та надбавки, премії тощо. Зверніть увагу: усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому їх нараховано (у «грязній» сумі), без виключення утримань податку, стягнення аліментів тощо

Якщо працівнику виплачувалася премія за місяць, то вона включається до заробітку того місяця, в якому її було нараховано. Що стосується квартальних премій, а також премій, нарахованих за триваліший проміжок часу, то вони включаються до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.

У разі якщо кількість робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.

Не беруть участі у розрахунку середньої заробітної плати виплати, зазначені в пункті 4 Порядку № 100, зокрема матеріальна допомога разового характеру, соціальні та компенсаційні виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника:
— середня зарплата за час відрядження;
— відпускні за час щорічної та додаткової відпусток;
— лікарняні, у тому числі оплата перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця тощо

5. Провадимо розрахунок середньомісячної заробітної плати відповідно до пункту 8 Порядку № 100. Для цього потрібно визначити середньоденну заробітну плату та середньомісячну кількість робочих днів у розрахунковому періоді, а потім перемножити ці показники.

Для розрахунку середньоденної заробітної плати ділимо заробітну плату за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні (інший фактично відпрацьований період, що враховується) на кількість відпрацьованих за цей період робочих днів.

Середньомісячна кількість робочих днів розраховується діленням на 2 сумарної кількості робочих днів за останніх два календарні місяці відповідно до графіка роботи працівника, установленого з дотриманням вимог законодавства

У загальному випадку розрахунок середньої заробітної плати для визначення розміру вихідної допомоги можна представити у вигляді формули:

ЗП_ср = ЗП_сдн х РД_г : 2,

ЗП_сдн = ЗП_ф : РД_ф,

де ЗП_ср— середньомісячна заробітна плата для визначення розміру вихідної допомоги;

ЗП_сдн— середньоденна заробітна плата для визначення розміру вихідної допомоги;

ЗП_ф— сума заробітної плати за фактично відпрацьовані працівником робочі дні протягом двох місяців,
що передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду, що враховується),
та інших виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати та нарахованих у розрахунковому періоді;

РД_ф— кількість робочих днів, фактично відпрацьованих протягом двох місяців, які передували місяцю звільнення (протягом іншого фактично відпрацьованого періоду, що враховується);

РД_г— кількість робочих днів за останні два календарні місяці згідно з графіком роботи підприємця, установленим відповідно до вимог законодавства.

Наведемо приклад розрахунку вихідної допомоги

Приклад. Працівниця підприємця звільняється 19 жовтня 2012 року через відмову від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці (пункт 6 статті 36 КЗпП).

Розрахуємо вихідну допомогу — в одинарному розмірі середньомісячної заробітної плати, яка має бути виплачена цій працівниці в разі звільнення.

Розрахунковим періодом для нарахування вихідної допомоги при звільненні буде серпень — вересень 2012 року. При цьому в серпні працівниця не працювала 5 робочих днів через хворобу.

«Грязний» дохід працівниці за серпень становив 5917,30 грн., з них: 4500,00 грн. — заробітна плата, а 1417,30 грн. — лікарняні, сума яких для розрахунку вихідної допомоги не враховується.

За вересень працівниця отримала лише заробітну плату в розмірі 6000,00 грн.

Обчислимо середньомісячну заробітну плату для визначення розміру вихідної допомоги:

1. Сумарна кількість робочих днів, фактично відпрацьованих протягом двох місяців, що передують місяцю звільнення (за серпень і вересень):

17 + 20 = 37 (р. дн.).

2. Середньоденна заробітна плата:

10500,00 : 37 = 283,78 (грн.).

Середньомісячна кількість робочих днів згідно з установленим режимом роботи:

(22 + 20) : 2 = 21 (р. дн.).

Середньомісячна заробітна плата:

283,78 х 21 = 5959,38 (грн.).

Оскільки відповідно до законодавства (стаття 44 КЗпП) згідно з наказом працівниці в разі звільнення повинні виплатити вихідну допомогу в одинарному розмірі середньомісячної заробітної плати, то сума вихідної допомоги, нарахована працівниці в місяці звільнення, становитиме 5959,38 грн.

Компенсація за невикористані дні відпустки

Види відпусток,
що компенсуються

Статтею 83 КЗпП і статтею 24 Закону про відпустки визначено, що в разі звільнення працівнику виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні:
— щорічної відпустки (основної та додаткових);
— додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Нагадаємо, що всі наймані працівники підприємця мають право на щорічну відпустку мінімальною тривалістю 24 календарних дні (див. «ВД», 2012, № 10, с. 20).

Соціальні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються відповідно до статті 19 Закону про відпустки:
— жінці, яка має двох або більше дітей віком до 15 років;
— жінці, яка має дитину-інваліда;
— жінці, яка усиновила дитину;
— одинокій матері, батьку, який виховує дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальній установі);
— особі, яка взяла дитину під опіку;
— одному з прийомних батьків.

Інші види оплачуваних відпусток (наприклад, навчальні, творчі відпустки), не використані працівником, компенсації не підлягають.

Компенсації підлягають усі дні всіх невикористаних працівником щорічних відпусток незалежно від того, скільки років вони не надавалися. Також законодавство не встановлює строків давності, після яких втрачається право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей

Правила розрахунку суми компенсації за невикористані дні відпустки

Розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку здійснюється аналогічно розрахунку звичайних відпускних (див. «ВД», 2012, № 10, с. 24). Однак при цьому важливо визначити кількість днів, що підлягають компенсації

1. Визначається кількість невикористаних днів відпустки, що підлягають компенсації.

Розрахунок днів невикористаної щорічної відпустки можна здійснити за допомогою такої формули:

Д_комп = Д_відп х (К_відпр- С_відпр) : (К_рік- С_рік),

де Д_комп— кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;

Д_відп— загальна тривалість відпустки;

К_відпр— кількість календарних днів в поточному робочому році до дня звільнення, за які не надавалася відпустка;

С_відпр— кількість святкових і неробочих днів, які припадають на відпрацьований період, за який щорічна відпустка не надавалася;

К_рік— загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;

С_рік— загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році

2. Розраховується середньоденна зарплата. Середня заробітна плата визначається відповідно до Порядку № 100 виходячи із сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Працівнику, який пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу по 1-ше число місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Середньоденна заробітна плата в загальному випадку визначається за формулою:

ЗП_ср = ЗП : (К_рік - С_рік - Ч),

де ЗП — сума заробітної плати та інших виплат, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати, нарахована в розрахунковому періоді;

Ч — час, протягом якого працівник відповідно до законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався середній заробіток (наприклад, відпустка без збереження заробітної плати).

Що стосується виплат, які включаються до розрахунку середньої зарплати, то їх перелік наведено в пункті 3 Порядку № 100. Крім того, до розрахунку середньої зарплати для визначення суми компенсації за невикористану відпустку включаються також виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків тощо), і допомога по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий пункту 3 Порядку № 100). Не беруть участі в розрахунку середньої заробітної плати виплати, зазначені в пункті 4 Порядку № 100

3. Розраховується сума компенсації за невикористану відпустку. Цей розрахунок наведемо у вигляді формули:

К = Д_комп х ЗП_ср,

де К — сума компенсації за невикористану відпустку;

ЗП_ср— середньоденна заробітна плата.

Детальніше про порядок виплати компенсації за невикористану відпустку та приклади її розрахунку
див. у «ВД», 2011, № 4, с. 31

Перерахунок доходів і ПДФО

Перерахунок провадиться за кожний місяць звітного року до моменту звільнення. При проведенні перерахунку уточнюються нараховані та виплачені доходи з урахуванням сум, нарахованих безпосередньо за відповідний місяць (відпускних, лікарняних тощо), правильність розрахунку (утримання) ПДФО за кожний місяць, наявність підстав для застосування ПСП, після чого виправляються допущені помилки.

Наслідком проведення перерахунку може бути виявлення недоплати чи переплати ПДФО.

Недоплата стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу працівника, який звільняється, за відповідний місяць (після його оподаткування), а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина недоплати включається до складу податкового зобов’язання працівника за результатами звітного податкового року і сплачується самим працівником (підпункт 169.4.4 ПКУ).

Що стосується переплати з ПДФО, то роботодавцем на суму такої переплати зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання працівника в місяці звільнення. Якщо ж сума переплати перевищує суму податку, визначеного в останньому місяці роботи, то сума перевищення підлягає відшкодуванню з бюджету за результатами звітного року. Для цього працівник повинен вести спеціальну Книгу обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1022, і подати до 1 травня року, наступного за звітним, річну декларацію про майновий стан і доходи, в якій необхідно задекларувати суму переплати ПДФО

Строки проведення остаточного розрахунку з працівником

При звільненні працівника виплата всіх належних йому сум здійснюється в день звільнення, яким у загальному випадку є останній робочий день.

Про нараховані суми підприємець зобов’язаний письмово повідомити працівника перед виплатою, форму такого повідомлення встановлює сам підприємець, наприклад у вигляді розрахункового аркуша.

Якщо працівник у день звільнення не працював, зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

У разі спору щодо розміру сум, належних працівнику в разі звільнення, підприємець зобов’язаний у зазначений вище строк виплатити працівнику неоскаржувану суму.

У разі невиплати з вини роботодавця сум, що належать звільненому працівнику, у зазначені вище строки за відсутності спору щодо їх розміру роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (стаття 117 КЗпП), а в разі непроведення його до розгляду справи в суді — по день прийняття рішення, якщо роботодавець не доведе відсутність у цьому своєї провини (пункт 20 постанови № 13)

Обкладення виплат ПДФО та ЄСВ

ПДФО

Вихідна допомога обкладається за ставками 15 і 17 %.

Зауважимо, що з роз’яснень, наведених у листі ДПАУ від 09.03.2011 р. № 4628/6/17-0715, можна дійти висновку, що для цілей обкладення ПДФО вихідна допомога не є заробітною платою. Отже, ПСП до вихідної допомоги не застосовується і ця виплата не враховується при визначенні права на ПСП.

Вихідна допомога в разі звільнення відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «127».

Компенсація за невикористану відпустку оподатковується за ставками 15 і 17 % з урахуванням «зарплатних» правил:
— при визначенні бази оподаткування зменшується на суму ЄСВ «знизу» і на суму ПСП (за наявності права на неї);
— ураховується при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на ПСП.

У формі № 1ДФ вона відображається з ознакою доходу «101»

ЄСВ

Вихідна допомога не підлягає обкладенню ЄСВ ні «зверху», ні «знизу», оскільки:
— не входить до фонду оплати праці (пункт 3.8 Інструкції № 5);
— зазначена в пункті 4 розділу I Переліку № 1170 у складі виплат, на які не здійснюється нарахування ЄСВ.

Компенсація за невикористані дні відпустки включається до бази нарахування ЄСВ, оскільки згідно з підпунктом 2.2.12 Інструкції № 5 входить до складу фонду додаткової заробітної плати. Тому вона обкладається ЄСВ «зверху» і «знизу» за ставками, передбаченими для зарплати

Витрати у підприємця

Сума вихідної допомоги в розмірі, передбаченому чинним законодавством (тобто не вище розміру, зазначеного у статті 44 КЗпП), уключається до витрат підприємців, оскільки на підставі пункту 142.2 ПКУ сума перевищення над законодавчо встановленим розміром до складу витрат не включається.

Суму компенсації, а також суму ЄСВ у частині нарахувань («зверху») підприємці також можуть відобразити у витратах за фактом їх виплати або перерахування (сплати)