Книга УДР общесистемщиков: снова об актуальном

Графа

Рекомендации по заполнению для

Примечания

предпринимателя

работника

1

2

3

4

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Указывается дата, когда велась деятельность, или период при подведении итогов, например, «Всего за сентябрь». Если деятельности не было, лучше дату все равно указать и поставить прочерк по графе доходов (чем просто пропустить дату)

—

Графа 2 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.)»

Отражается общая стоимость остатков товаров (или сырья и материалов) на начало отчетного налогового периода (года), рассчитанная исходя из цен приобретения.

Обратите внимание: указывается стоимость не всех товаров, имеющихся на складе, а только нереализованных, т. е. тех, оплата за которые еще не поступила.

Причем такая стоимость приводится общей суммой — наименование указывать не нужно

—

Выводить остатки ТМЦ на начало и конец каждого месяца п. 3.2 Порядка № 1025 не требует, нет таких требований и в разъяснениях от налоговиков.

В данной графе необходимо указать стоимость товаров (или сырья и материалов) на начало года

Графа 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)»

Если получены деньги (или доход в неденежной форме) от предпринимательской деятельности, отражается доход (заполняется графа 3), во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет. Если доход получен в иностранной валюте (от покупателя-нерезидента), то в графу 3 заносится сумма в гривневом эквиваленте, указанная в выписке банка о зачислении денежных средств на текущий валютный счет предпринимателя.

Доход, полученный лично предпринимателем в наличной или безналичной форме, указывается итоговой суммой за день (никаких расшифровок, от кого и за что получен доход, не требуется).

Плательщик НДС отражает доход без НДС. Неплательщик НДС — записывает всю сумму дохода, не выделяя отдельно НДС.

Раз в месяц (в последний день месяца) в данную графу нужно переносить сумму дохода из Книг УДР работников (независимо от того, как часто они сдают предпринимателю выручку). Итоги по данной графе следует подводить по окончании каждого месяца, квартала и в конце года.

По заполнению графы 3 также отметим, что посредник отражает в ней только сумму своего вознаграждения. Проходящие транзитом через предпринимателя-посредника суммы не отражаются ни в составе его доходов, ни в составе расходов.

Графа 3 заполняется со знаком «минус» в случае возврата товара покупателем. Причем, как разъяснили налоговики в разделе 180.08 ЕБНЗ, одновременно необходимо:
— вновь поставить возвращенный товар на учет у предпринимателя, т. е. отразить стоимость такого товара по цене его приобретения в графе 5 Книги УДР;
— указать реквизиты документа, подтверждающего возврат товара (акт возврата товара и т. п.) в графе 4 Книги УДР

Работник отражает доход в своей Книге после каждого факта продажи товара (работ, услуг). При этом указывается общая сумма по чеку (без расшифровки, за что получена выручка). Обратите внимание: наличие РРО (или КУРО с РК) не освобождает работника-продавца от необходимости записывать каждую продажу в графу 3 Книги УДР

Все, что получено физлицом как гражданином (зарплата, наследство, подарки и т. д.), в предпринимательские доходы (графа 3) включать нельзя.

Кроме того, не являются доходом предпринимателя, а потому не отражаются в графе 3:
— собственные средства, внесенные общесистемщиком на расчетный счет, предназначенный для предпринимательской деятельности (раздел 180.03 ЕБНЗ);
— сумма депозита, которая возвращается банком на расчетный счет общесистемщика (раздел 180.03 ЕБНЗ);
— средства от Фонда «временной нетрудоспособности», которые поступают на специальный счет предпринимателя для выплаты

больничных работникам, начиная с 6-го дня болезни. Отметим, что в Порядке № 1025 об этом не сказано, но такой вывод напрашивается из сути указанной операции, поскольку в данном случае предприниматель является просто посредником между Фондом и работником.

Также графа 3 не заполняется, если товары отгружены (или работы/услуги выполнены), а оплата за них еще не поступила

Графа 4 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Заполняется после того, как предприниматель уплатит денежные средства(разумеется, если такая уплата связана с предпринимательской деятельностью).

Сюда записываются реквизиты (номер, дата и название) документа, который подтверждает понесенные расходы, связанные с приобретением ТМЦ, выполнением работ и предоставлением услуг. При этом документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, товарно-транспортная и/или налоговая накладная, платежное поручение, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) и другие расчетные документы

—

—

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)»

В этой графе указываются расходы на приобретение товаров, запасов, сырья, других ТМЦ, но только при одновременном соблюдении двух условий: ТМЦ должны быть получены и оплачены*. Иными словами, заполнение осуществляется по «второму событию». Причем, если выручка была получена в одном месяце (или квартале), а расходы понесены в другом, то отражать их можно в месяце (квартале) осуществления.

Также в этой графе указывается стоимость товаров по цене приобретения и в случае:
— возврата товара покупателем (см. также комментарий к графе 3);
— переноса стоимости остатков товаров (или сырья и материалов) при переходе с общей системы налогообложения на упрощенную

Если предприниматель покупает товар с отсрочкой платежа, стоимость такого товара следует записывать в графу 5 Книги УДР после его оплаты. А в графе 4 Книги УДР по этой строке, на наш взгляд, логично указать реквизиты (номер, дату и название) сразу нескольких документов: платежного поручения на оплату товаров, товарно-транспортной накладной и налоговой накладной по ним.

Запись в графе 5 делается по каждому платежному документу (с одновременным заполнением графы 4). При этом купленные ТМЦ не расшифровываются по наименованиям — их стоимость указывается общей суммой, обозначенной в платежном документе.

Плательщик НДС должен отражать расходы без НДС. Неплательщик НДС записывает в данную графу всю сумму расходов, не выделяя отдельно НДС.

Отметим, что графа 5 может быть заполнена со знаком «минус» в случае, если:
— товар, учтенный в Книге УДР, использован общесистемщиком на личные (собственные) нужды (раздел 180.08 ЕБНЗ). Причем, как указали налоговики, стоимость товара определяется по цене не ниже цены приобретения, а указанное списание не включается в расходы;

— товар возвращен общесистемщиком поставщику.

Данные графы 5 не участвуют в расчете чистого дохода предпринимателя, который выводится в графе 12. Для этих целей используется графа 6.

Обратите внимание! Графы 5 и 6 не взаимозаменяемы: предприниматель обязан заполнять каждую в соответствии с их назначением

—

В графе не указывается сумма платежа за работы, услуги или другие платежи — только за товары.

Также предпринимателю (наемные работники эту графу не заполняют) отражать расходы нельзя, если товар получен, но не оплачен, или оплачен, но еще не получен. Впрочем, иногда (в частности, при торговле за наличные) лучше заполнять данную графу сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен)

* Если товар:
— получен, но не оплачен, покупатель не может отразить расходы, так как у него нет документа, подтверждающего факт уплаты средств;
— оплачен, но не получен, предприниматель-покупатель снова не может отразить расходы, поскольку действует запрет из п.п. 139.1.3 НКУ.

Приведем пример: допустим, предприниматель, изготавливающий мягкую мебель, оплатил авансом 13.09.2012 г. за 50 м ткани для обивки стульев 2000 грн. (без НДС), а получил ее на склад 24.09.2012 г. В таком случае запись в графе 5 на сумму 2000 грн. (без НДС) нужно осуществить 24.09.2012 г. (несмотря на то, что платежное поручение датировано 13.09.2012 г.).

Графа 6 «у тому числі, товарів, що реалізовані, товарно-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)»

В этой графе отражается сумма расходов, непосредственно связанная с получением дохода. Так, предприниматели, связанные с торговлей, отражают в этой графе покупную стоимость проданных за день товаров. При производстве продукции (работ, услуг) в эту графу вносятся данные о покупной стоимости запасов, сырья, других ТМЦ, фактически использованных в производстве*.

Записи в данной графе осуществляются после получения оплаты за товар от покупателей и при наличии документов, подтверждающих факт понесения расходов (перечень таких документов приведен в п. 3.4 Порядка № 1025). При этом факт отгрузки товара никакой роли не играет.

Отметим, что по-прежнему не решился вопрос с моментом отражения записей в графе 6. С одной стороны, в Порядке № 1025 не сказано, что графу 6 Книги УДР нужно заполнять непосредственно после каждого факта продажи или ежедневно. Значит в принципе нет запрета на то, чтобы заполнять эту графу раз в месяц (например, в последний день месяца). Для этого достаточно по окончании месяца записать в графу 6 Книги УДР себестоимость (покупную стоимость) всех товаров, оплата за которые поступала предпринимателю в текущем месяце (независимо от того, как давно такие товары были отгружены покупателям и были ли они отгружены вообще). С другой стороны, налоговики могут настаивать на том, чтобы графу 6 предприниматель заполнял непосредственно после каждого факта продажи, ведь так им удобнее осуществлять проверку**.

Еще раз напомним, что графы 5 и 6 не взаимозаменяемы и

предприниматель обязан заполнять каждую в соответствии
с их функциональным назначением

—

Графа 6 не заполняется, если выручка от реализации готовой продукции (работ, услуг) не получена

*Для правильного заполнения графы 6 предприниматель должен выбрать один из методов, по которому он будет учитывать выбытие запасов (метод идентифицированной себестоимости, ФИФО (первый пришел — первый ушел), средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат).

Подробно об этом мы писали в «СД», 2011, № 2, с. 5; № 6, c. 8.

Напомним, что очень осторожным предпринимателям мы рекомендуем оформлять хоть какой-то документ (произвольной формы), в котором бы содержался расчет сумм, заносимых в данную графу Книги УДР (графу 6).

** Продолжим пример, рассмотренный в примечании к графе 5. Предположим, что 24.09.2012 г. (в день отражения стоимости приобретенного материала (1000 грн. (без НДС)) в графе 5) предприниматель использовал в производстве 20 м ткани на сумму 400 грн. (без НДС), а 25.09.2012 г. продал за наличные 5 стульев, на производство которых ушло 10 м ткани на сумму 200 грн. Таким образом, графу 6 необходимо заполнить 25.09.2012 г. на сумму 200 грн.

«Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано)»:

Графа 7 «адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер пасп.»

Указываются* адрес места осуществления деятельности, Ф. И. О. наемного лица и его регистрационный номер (бывший ИНН), а в случае отсутствия такового — серия и номер паспорта.

—

—

Графа 8 «вартість товару, що переміщено (грн.)»

Указывается* общая (без разбивки по наименованиям) стоимость товара, переданного** работникам для реализации (по ценам приобретения такого товара у поставщиков)

Отражается стоимость товара, полученного для продажи по ценам реализации (не путать с предпринимателем, который в аналогичной графе своей Книги отражает стоимость того же товара, но по ценам закупки).

Расшифровывать полученный товар по наименованию Порядок № 1025 не требует, поэтому стоимость всей партии полученного товара можно отражать общей суммой

Ни в Книге предпринимателя-работодателя, ни в Книгах наемных работников не отражаются сведения о перемещении сырья и материалов.

В частности, если общесистемщик передает своим работникам материал (запчасти, полуфабрикаты, сырье, заготовки и т. д.), который не является товаром и не подлежит реализации покупателям в первоначальном виде.

Вместе с тем если часть переданного/полученного материала все же будет реализована потребителям в первоначальном виде за наличные, то безопаснее графу 8 и предпринимателю, и наемному работнику заполнять в общем порядке, т. е. на общую стоимость переданного/полученного товара

Если предприниматель и работник торгуют на одной и той же торговой точке, то они могут не заполнять графы 7 и 8 в своих книгах УДР. Но это смелый вариант, так как в Порядке № 1025 прямого разрешения на это нет. И все же исходя из формы Книги УДР графы 7 и 8 предусмотрены именно для тех случаев, когда товар перемещается, т. е. передается на торговую точку, расположенную по другому адресу. Поэтому заполнять их при каждой пересменке смысла нет. Но если предприниматель осторожный, лучше заполнить и эти графы

Если наемный работник возвращает предпринимателю нереализованный товар с торговой точки, то стоимость такого товара и в Книге предпринимателя, и в Книге наемного работника следует отражать в графе 8 со знаком «минус»

*Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого производят операции с наличными.

**Такую передачу следует оформлять внутренним документом (акт приема-передачи, акт внутреннего перемещения и т. п.).

Графа 9 «Понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)»

В данную графу заносится выплаченная зарплата (указывается именно начисленная сумма зарплаты, без вычета удержаний ЕСВ и НДФЛ), а также начисления ЕСВ на нее (36,76 — 49,70 %)

—

Такие расходы прямо не привязываются к получению выручки, их нужно учитывать в том месяце, в котором они осуществлены (т. е. записать в данную графу на дату выплаты средств)

Графа 10 «Понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)»

В данную графу вносятся все остальные расходы, понесенные предпринимателем в ходе хозяйственной деятельности, которые не отражаются в графах 6 и 9, но на которые уменьшается его налогооблагаемый доход. При этом работы (услуги, ТМЦ) должны быть оплачены и фактически выполнены (предоставлены, получены).

Кстати, добавим, что, по всей видимости, в данной графе могут быть отражены только расходы, понесенные в текущем отчетном году.

Как пример можно привести следующие расходы:
— стоимость приобретенных работ, услуг, но только после того, как они оплачены исполнителю и получены от него (подписан акт приема-передачи) (п.п. 139.1.3 НКУ). То есть, кроме документа об оплате, нужно иметь подписанный акт приема-передачи выполненных работ/услуг;
— арендная плата за офис, торговые площади, транспортные средства, оборудование и т. д.;

— командировочные расходы (но не забывайте, что сам себя предприниматель отправить в командировку не может);

— сумма уплаченных налогов, сборов (в частности, авансовые платежи по ЕСВ, уплаченные предпринимателем за себя); сбор за спецводопользование, эконалог,
плата за землю;

— оплата услуг банка, в том числе за расчетно-кассовое обслуживание;
— плата за электроэнергию, водоснабжение и др.

Подробнее о расходах, которые записываются в Книгу УДР, мы рассказывали в «СД», 2011, № 7, с. 5.

Причем, по нашему мнению, такие расходы можно вносить один раз (например, в конце месяца), но только не общей суммой, так как при заполнении данной графы одновременно нужно заполнить графу 4 (название, номер и дата платежного документа, подтверждающего факт расходов)

—

В данной графе не место суммам авансового платежа по НДФЛ (п.п. 139.1.6 НКУ), сбора за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (патента)

Графа 11 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.)»

В данной графе следует указать общую стоимость товаров (или сырья и материалов), которые остались на конец года на складе и еще не проданы (п. 3.2 Порядка № 1025). Такая стоимость выводится исходя из цен приобретения

—

Здесь не отражаются те товары, которые проданы (т. е. оплата за них поступила), несмотря на то что физически на 31 декабря они все еще могут находиться на складе (не отгружены)

Графа 12 «Чистий дохід (грн.) гр. 3 - гр. 6 - гр. 9 -
- гр. 1»

В этой графе выводится чистый доход, подлежащий налогообложению, по приведенной формуле.

Итоговые суммы выводятся за месяц, квартал, год

—

—