Трудовые книжки работников предпринимателя: отвечаем на ваши вопросы

Трудовые книжки работников предпринимателя: отвечаем на ваши вопросы

О вопросах ведения трудовых книжек работников мы писали неоднократно. Но поскольку предприниматель с трудовыми книжками дело имеет довольно часто, то и актуальности эта тема не теряет никогда.

Сегодня рассмотрим несколько интересных вопросов, связанных с ведением трудовых книжек: должен ли предприниматель заводить трудовую книжку для работника, который трудоустраивается впервые; как исправить ошибку, если неправильно указана должность в трудовой книжке работника, а также поговорим о других нюансах заполнения трудовых книжек предпринимателем.

Анна КАЛИНОВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»

Документы статьи

КУоАП — Кодекс об административных правонарушениях от 12.07.84 г. № 8073-Х.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58.

Порядок № 260 — Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.

Классификатор профессий — Национальный классификатор Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.2010 г. № 327.

Справочник — Справочник квалификационных характеристик профессий работников (Выпуск 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности»), утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336.

ФЛП — первый работодатель для работника

Должен ли предприниматель заводить трудовую книжку (далее — ТК) для работника, который трудоустраивается впервые?

К сожалению, до настоящего времени остается неурегулированным вопрос заполнения титульного листа ТК работников, первым работодателем которых является физическое лицо — предприниматель.

Прямые законодательные нормы (статья 48 КЗоТ, подпункт 1.1 Инструкции № 58) не запрещают предпринимателю заводить ТК на работника, который ее еще не имеет.

Но! Центры занятости на местах отказываются подтверждать записи в ТК, которую открыл частный предприниматель, указывая на то, что предприниматель не имеет права заполнять титульную страницу ТК.

О том, что предпринимателю не предоставлено такое право, говорится в письмах Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07. По мнению работников данного ведомства, предприниматель-работодатель и должностные лица государственной службы занятости (которые осуществляют свои функции по ведению ТК работников в пределах, определенных подпунктом 2.20-1 Инструкции № 58) не наделены правом оформления ТК работника. При этом неведение ТК в такой ситуации не является нарушением норм трудового законодательства и предприниматель-работодатель не может быть привлечен к ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 41 КУоАП. Период работы у физического лица в этом случае будет подтверждаться письменным трудовым договором.

Такое мнение Минтруда имеет под собой определенные основания: в подпункте 2.12 Инструкции № 58 указано, что первую страницу (титульный лист) ТК подписывает лицо, ответственное за выдачу ТК, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась ТК. Как видим, о печати физлица-предпринимателя в этом подпункте нет ни слова.

Получается, что до изменений в законодательной базе на работников, для которых место работы у предпринимателя является первым, ТК такой предприниматель не заводит, достаточно трудового договора (с регистрацией его в центре занятости). А трудовой стаж в таком случае может быть подтвержден тем же трудовым договором, экземпляр которого будет у работника на руках.

Нюансы заполнения ТК ФЛП-работодателем

Нужно ли предпринимателю заполнять ТК на наемных работников? И если да, то как?

Предприниматель должен заполнять ТК на своих работников. ТК ведутся на всех работников, работающих у предпринимателя свыше 5 дней (статья 48 КЗоТ и подпункт 1.1 Инструкции № 58).

В заполнении ТК наемных работников предпринимателя есть свои особенности.

Во-первых , согласно подпункту 2.20-1 Инструкции № 58 ТК работников предпринимателя хранятся непосредственно у работников.

Во-вторых , предприниматель делает запись в ТК работника о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенным с ним письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке в центре занятости.

Записи в ТК работника о приеме и увольнении вносит сам предприниматель (пункт 14 Порядка № 260). Запись, внесенная предпринимателем в ТК, подтверждается подписью должностного лица центра занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяется его печатью.

Другими словами, предприниматель только вносит запись о приеме на работу в ТК при заключении с работником трудового договора и сразу же возвращает ее работнику. В последующем работник предъявляет ТК своему работодателю-предпринимателю в случае необходимости внесения каких-либо записей в нее, в том числе об увольнении.

При приеме на работу в раздел ТК «Відомості про роботу» предприниматель вносит запись в графу 3 такого содержания: «Прийнятий на роботу [далее указывается профессия или должность наемного работника] за трудовим договором [указываются дата и номер договора], зареєстрованим у державній службі зайнятості [указывается полное название центра занятости]». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора центром занятости): «Трудовий договір [номер] зареєстровано [дата в формате ДД.ММ.ГГГГ]»).

При увольнении предприниматель делает запись в графе 3 ТК: «Звільнений [далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ ])». В графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации центром занятости: «Трудовий договір [номер] знято з реєстрації [дата]».

На рис. 1 (см. с. 35) приведем пример заполнения раздела ТК «Відомості про роботу».

Рис. 1. Заполнение раздела ТК «Відомості про роботу»

Неправильно указана должность в ТК работника: исправляем ошибку

В ТК работника была допущена ошибка — в записи о приеме на работу на украинском языке неправильно указано название должности: вместо «охоронник» (укр.), т. е. «охранник» на русском языке, вписано «охоронець» (укр.) — «телохранитель» (рус.). Фактически работник выполняет обязанности именно охранника, а не телохранителя. Нужно ли делать исправления, ведь в Классификаторе профессий есть обе эти должности? Каковы последствия такой записи?

Согласно подпункту 2.1 Инструкции № 58 ТК работника заполняют на украинском и русском языках.

В Классификаторе профессий есть обе эти должности — и «охоронець», и «охоронник» (укр.) под кодом 5169.

В то же время согласно Справочнику:

«охоронник» (укр.) — «охранник» (рус.) — охраняет имущество;

«охоронець» (укр.) — «телохранитель» (рус.) — охраняет граждан.

В ТК должна быть указана запись о приеме на работу, которую работник будет фактически выполнять. Дело в том, что, помимо формальных придирок проверяющих, такие неточные записи могут в последующем повлиять на права и обязанности работника (например, в будущем будут предусмотрены определенные льготы для лиц, которые работали как раз охранниками, или при приеме на следующую работу необходим будет стаж работы именно охранником, а не телохранителем).

Поэтому исправить допущенную неточность необходимо.

Исправить такую ошибку можно так:

— составить дополнительное соглашение к ранее заключенному трудовому договору, где указать правильное название должности наемного работника, и зарегистрировать это дополнительное соглашение в центре занятости. Форма дополнительного соглашения на нормативном уровне не предусмотрена, как это сделано для формы трудового договора, поэтому его оформляют в произвольной форме. Что касается регистрации допсоглашения в центре занятости по аналогии с регистрацией самого трудового договора, то ни КЗоТ, ни Порядком № 260 это не предусмотрено. В то же время Минтруда считает необходимым это делать (письмо от 23.10.2008 г. № 330/06/186-08);

— внести изменения в раздел «Відомості про роботу» ТК работника о признании прежней записи о приеме на работу на должность телохранителя недействительной и указать правильное название должности работника.

Пример внесения таких изменений в ТК приведен на рис. 2 (см. с. 36).

Рис. 2. Изменение в ТК