Трудові книжки працівників підприємця: відповідаємо на ваші запитання

Трудові книжки працівників підприємця: відповідаємо на ваші запитання

До питань ведення трудових книжок працівників ми зверталися неодноразово. Однак оскільки підприємець з трудовими книжками справу має досить часто, то й актуальності ця тема не втрачає ніколи.

Сьогодні розглянемо декілька цікавих запитань, пов’язаних з веденням трудових книжок: чи повинен підприємець заводити трудову книжку для працівника, який працевлаштується вперше; як виправити помилку, якщо неправильно зазначено посаду в трудовій книжці працівника, а також поговоримо про інші нюанси заповнення трудових книжок підприємцем.

Ганна КАЛИНОВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»

Документи статті

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 12.07.84 р. № 8073-Х.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Порядок № 260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджений наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260.

Класифікатор професій — Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держкомітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 р. № 327.

Довідник — Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності»), затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.

ФОП — перший роботодавець для працівника

Чи повинен підприємець заводити трудову книжку (далі — ТК) для працівника, який працевлаштується вперше?

На жаль, дотепер залишається неврегульованим питання заповнення титульного аркуша ТК працівників, першим роботодавцем яких є фізична особа — підприємець.

Прямі законодавчі норми (стаття 48 КЗпП, пункт 1.1 Інструкції № 58) не забороняють підприємцю заводити ТК на працівника, який її ще не має.

Але! Центри зайнятості на місцях відмовляються підтверджувати записи у ТК, яку відкрив приватний підприємець, зазначаючи на те, що підприємець не має права заповнювати титульний аркуш ТК.

Про те, що підприємцю не надано таке право, говориться в листах Мінпраці від 23.03.2006 р. № ДЦ-12-1528/0/6-06, від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07. На думку працівників цього відомства, підприємець-роботодавець і посадові особи державної служби зайнятості (які здійснюють свої функції з ведення ТК працівників у межах, визначених пунктом 2.20¹ Інструкції № 58) не наділені правом оформлення ТК працівника. При цьому неведення ТК у такій ситуації не є порушенням норм трудового законодавства і підприємця-роботодавця не може бути притягнуто до відповідальності, передбаченої частиною 1 статті 41 КУпАП. Період роботи у фізичної особи в цьому випадку підтверджуватиметься письмовим трудовим договором.

Така думка Мінпраці має під собою певне підґрунтя: у пункті 2.12 Інструкції № 58 вказано, що першу сторінку (титульний аркуш) ТК підписує особа, відповідальна за видачу ТК, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася ТК. Як бачимо, про печатку фізичної особи — підприємця у цьому пункті нічого не зазначено.

Виходить, що до змін у законодавчій базі на працівників, для яких місце роботи у підприємця є першим, ТК підприємець не заводить, достатньо трудового договору (з реєстрацією його в центрі зайнятості). А трудовий стаж у такому разі може бути підтверджено тим самим трудовим договором, примірник якого матиме на руках працівник.

Нюанси заповнення ТК ФОП-роботодавцем

Чи потрібно підприємцю заповнювати ТК на найманих працівників? І якщо потрібно, то як?

Підприємець повинен заповнювати ТК своїх працівників. ТК ведуться на всіх працівників, які працюють у підприємця понад 5 днів (стаття 48 КЗпП і пункт 1.1 Інструкції № 58).

Заповнення ТК найманих працівників підприємця має свої особливості.

По-перше , згідно з пунктом 2.20¹ Інструкції № 58 ТК працівників підприємця зберігаються безпосередньо у працівників.

По-друге , підприємець робить запис у ТК працівника про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладеного з ним письмового трудового договору, зареєстрованого в установленому порядку в центрі зайнятості.

Записи до ТК працівника про прийняття та звільнення вносить сам підприємець (пункт 14 Порядку № 260). Запис, унесений підприємцем до ТК, підтверджується підписом посадової особи центру зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і посвідчується його печаткою.

Інакше кажучи, підприємець лише вносить запис про прийняття на роботу у ТК під час укладання з працівником трудового договору та відразу ж повертає її працівнику. У подальшому працівник пред’являє ТК своєму роботодавцю-підприємцю в разі потреби внесення будь-яких записів до неї, у тому числі про звільнення.

При прийнятті на роботу до розділу ТК «Відомості про роботу» підприємець вносить запис до графи 3 такого змісту: «Прийнятий на роботу [далі зазначається професія або посада найманого працівника] за трудовим договором [зазначаються дата та номер договору], зареєстрованим у державній службі зайнятості [зазначається повна назва центру зайнятості]». При цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата та номер реєстрації трудового договору центром зайнятості): «Трудовий договір [номер] зареєстровано [дата у форматі ДД.ММ.РРРР]»).

При звільненні підприємець робить запис у графі 3 ТК: «Звільнений [далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП])». У графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації центром зайнятості: «Трудовий договір [номер] знято з реєстрації [дата]».

На рис. 1 (див. с. 35) наведемо приклад заповнення розділу ТК «Відомості про роботу».

Рис. 1. Заповнення розділу ТК «Відомості про роботу»

Неправильно вказана посада у ТК працівника: виправляємо помилку

У ТК працівника було допущено помилку — в записі про прийняття на роботу українською мовою неправильно вказана назва посади: замість «охоронник» уписано «охоронець». Фактично працівник виконує обов’язки саме охоронника, а не охоронця. Чи потрібно здійснювати виправлення, адже в Класифікаторі професій є ці обидві посади? Які наслідки такого запису?

Згідно з пунктом 2.1 Інструкції № 58 ТК працівника заповнюють українською та російською мовами.

У Класифікатору професій є ці обидві посади — і «охоронець», і «охоронник» під кодом 5169.

Водночас згідно з Довідником:

«охоронник» (укр.) — «охранник» (рус.) — охороняє майно;

«охоронець» (укр.) — «телохранитель» (рус.) — охороняє громадян.

У ТК має бути запис про прийняття на роботу, яку працівник фактично виконуватиме. Річ у тім, що, крім формальних зауважень перевіряючих, такі неточні записи можуть у подальшому вплинути на права та обов’язки працівника (наприклад, у майбутньому будуть передбачені певні пільги для осіб, які працювали саме охоронниками, або при прийнятті на наступну роботу необхідний буде стаж роботи саме охоронником, а не охоронцем).

Тому виправити допущену неточність необхідно.

Виправити таку помилку можна так:

— оформити додаткову угоду до раніше укладеного трудового договору, де зазначити правильну назву посади найманого працівника, і зареєструвати цю додаткову угоду в центрі зайнятості. Форми додаткової угоди на нормативному рівні не передбачено, як це зроблено для форми трудового договору, тому її оформляють у довільній формі. Що стосується реєстрації додаткової угоди в центрі зайнятості за аналогією з реєстрацією самого трудового договору, то ні КЗпП, ні Порядком № 260 це не передбачено. Водночас Мінпраці вважає за необхідне це робити (лист від 23.10.2008 р. № 330/06/186-08);

— унести зміни до розділу «Відомості про роботу» ТК працівника про визнання колишнього запису про прийняття на роботу на посаду охоронця недійсною та вказати правильну назву посади працівника.

Приклад внесення таких змін до ТК наведено на рис. 2 (див. с. 36).

Рис. 2. Зміна в розділі «Відомості про роботу» ТК