Сроки хранения документов: важные нюансы и новшества
В процессе деятельности каждого предпринимателя поступает, создается и обрабатывается достаточно большое количество разных документов.
Какие документы подлежат хранению и в течение какого срока? Каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? На эти и другие вопросы читатели найдут ответы в данной статье.
Анна КАЛИНОВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
УКУ — Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III.
Закон об электронных документах — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.
Закон № 606 — Закон Украины «Об исполнительном производстве» от 21.04.99 г. № 606-XIV.
Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
Приказ № 1637 — приказ Минфина «Об утверждении форм книги учета доходов и расходов и порядка их ведения» от 15.12.2011 г. № 1637.
Перечень № 41 — Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
Перечень № 578 — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
Правила № 833 — Правила торгового обслуживания населения, утвержденные постановлением КМУ от 15.06.2006 г. № 833.
Какие документы образуются в деятельности предпринимателя
Первичные документы. Статья 44 НКУ касается всех предпринимателей (в том числе и упрощенцев). Согласно пункту 44.1 НКУ плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов .
В свою очередь, физические лица — предприниматели обязаны вести Книгу учета доходов и расходов и иметь подтверждающие документы относительно происхождения товара.
Кроме того, предприниматели — плательщики НДС должны иметь первичные документы на товар, чтобы подтвердить свое право на налоговый кредит по НДС, обязательным из которых является налоговая накладная.
Документы, подтверждающие качество и безопасность товара. Пунктом 17 Порядка № 833 запрещается продавать товары, которые поступили без документов, предусмотренных законодательством и удостоверяющих их качество и безопасность. Этот запрет распространяется на всех предпринимателей, занимающихся торговлей товарами. Поэтому у торговцев должны быть документы, удостоверяющие качество и безопасность товара.
Другие документы. Также в деятельности предпринимателя могут образовываться и другие документы юридического и организационного характера (например, договоры купли-продажи, аренды, паспорта зданий, находящихся в собственности предпринимателя, различного рода переписка с контрагентами, госорганами, ведомости начисления зарплаты и др.).
Для всех документов, образующихся в деятельности предпринимателя, законодательно установлены сроки хранения, о чем далее и поговорим.
Общие сроки хранения документов
Сроки хранения документов, которые образуются в деятельности предпринимателя, предусмотрены различными нормативными документами.
О сроках хранения документов, которые связаны с уплатой налогов, идет речь в НКУ. Так, согласно пункту 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления такой отчетности.
Из приведенного выше видно, что документы, связанные с уплатой налогов, необходимо хранить не менее 1095 дней (3 лет) со дня предоставления налоговой отчетности. Чтобы понять, от какой даты нужно отсчитывать срок в 1095 дней, приведем пример. Так, налоговая декларация предоставляется в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного (налогового) месяца (подпункт 49.18.1 НКУ). Тогда декларация за июль 2012 года подается не позднее 20 августа 2012 года. Значит, по НКУ срок в 1095 дней должен отсчитываться с 21 августа 2012 года.
Кроме НКУ, сроки хранения документов установлены Перечнем № 41. С 12.04.2012 г. Перечень № 41 утратил силу, а новый Перечень № 578 вступит в силу 01.01.2013 г. Эти перечни содержат довольно обширный список различных документов и сроки их хранения. В Справочнике предпринимателя на с. 31 данного номера мы привели сроки хранения документов, связанных с деятельностью предпринимателя и предусмотренные перечнями № 41 и № 578.
Обязательно ли предпринимателям придерживаться сроков хранения, установленных перечнями № 41 и № 578. Госархив в письме от 25.02.2002 г. № 02-160 рекомендовал предпринимателям соблюдать общие сроки хранения документов, установленные Перечнем № 41. С 01.01.2013 г. предприниматели могут соблюдать сроки хранения документов, указанные в Перечне № 578, о чем прямо сказано в пункте 1.4 самого Перечня № 578. Если предприниматель не соблюдает предусмотренные законодательством сроки хранения документов, ему грозят штрафные санкции, о которых поговорим в подразделе «Ответственность» данной статьи (см. с. 27).
Обратите внимание! Расчет срока хранения документов, связанных с уплатой налогов, согласно НКУ и перечням № 41 и № 578 производится по-разному. Выше мы говорили, что по НКУ началом отсчета такого срока является дата предоставления отчетности (дата предельного срока предоставления), а согласно пункту 2.9 Перечня № 41 (пункт 2.10 Перечня № 578) срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа. Так, если декларация была подана в налоговый орган 20 августа 2012 года, то по НКУ срок ее хранения надо отсчитывать с 21 августа, а по Перечню № 41 или № 578 — с 1 января 2013 года. Для своей же безопасности советуем отсчитывать срок с начала нового года, потому что этот срок больше, чем срок по НКУ.
Теперь приведем сроки хранения конкретных документов, которые нужно знать предпринимателю и которые предусмотрены перечнями № 41 и № 578.
Свидетельство об уплате единого налога нужно хранить 5 лет после окончания срока его действия и при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (перечни № 41 и № 578).
Книгу отзывов и предложений нужно хранить 1 год (перечни № 41 и № 548).
О сроках хранения документов идет речь не только в НКУ и перечнях № 41 и № 578.
Книги УД (УДР) , которые ведут единоналожники, хранятся у предпринимателей в течение 3 лет после выполнения последней записи (приказ № 1637).
Что касается трудовых книжек работника, то поскольку у физлица-предпринимателя трудовых книжек наемных работников нет (они находятся у самих работников), то и проблем с вычислением сроков их хранения никаких не возникает.
Предприниматель, который в своей деятельности использует РРО и КУРО, обязан знать, что контрольные ленты РРО, использованные КУРО (в том числе и Z-отчеты), а также расчетные книжки нужно хранить: с одной стороны, 3 года после их окончания (статья 3 Закона об РРО), с другой — 5 лет (Перечень № 578). Поэтому можем только порекомендовать предпринимателям выбрать наибольший из этих двух сроков хранения — 5 лет.
Документы, которые свидетельствуют о фактах начисления и уплаты взносов в соцфонды и ЕСВ. Что касается хранения документов, которые свидетельствуют о фактах начисления и уплаты удерживаемых до 01.01.2011 г. взносов в Пенсионный фонд и другие соцфонды, а также ЕСВ, удерживаемого с 01.01.2011 г., следует учитывать следующее. Сроки хранения таких первичных документов зависят от проведения проверок, т. е. такие документы надо хранить «от проверки до проверки».
По пенсионным взносам Пенсионный фонд может проверить за весь период с момента проведения предыдущей проверки. Фонд временной потери трудоспособности также вправе осуществить проверку за предыдущие годы, а в случае выявления нарушений или злоупотреблений — за более ранние периоды. Фонд безработицы вправе проверить за любой год без применения срока давности. Фонд несчастного случая в общем случае может проверить за весь период с момента проведения предыдущей проверки.
Что касается взимаемого ныне ЕСВ, то согласно части 16 статьи 25 Закона о ЕСВ срок давности по начислению, применению и взысканию сумм недоимки, штрафов и начисленной пени не применяется. Об этом свидетельствует и письмо ПФУ от 31.01.2012 г. № 2153/03-20.
Исполнительные листы по алиментам. Такие документы являются бланками строгой отчетности, поэтому хранить их нужно тщательно. По увольнении работника, который уплачивает алименты, или после истечения срока уплаты исполнительный лист нужно вернуть в орган государственной исполнительной службы, предварительно указав в нем сведения о полном перечислении взыскателю удержанных сумм алиментов (статья 74 Закона № 606).
Уничтожение документов
Уничтожить документы предприниматель может только когда истек срок их хранения одним из следующих способов (перечни № 41 и № 548):
— если документы представляют научно-историческую и культурную ценность (такие документы называются внесенными в Национальный архивный фонд, они указаны и в Перечне № 41, и в Перечне № 578 со сроком хранения «постоянно», но как правило, у обычного предпринимателя таких документов не бывает), их нужно сдать в архив;
— документы с длительным сроком хранения (например, ведомости по зарплате работников) по истечении срока хранения нужно передать в архив;
— остальные документы предприниматель может уничтожить сам (причем Госархив в письме от 28.07.2004 г. № 01-1113 сказал, что предпринимателям не нужно создавать экспертную комиссию по определению ценности документов).
Предприниматель может выбрать на свое усмотрение способ уничтожения документов:
— в большинстве случаев лучше сдать их на переработку организациям по заготовке вторсырья (факт такой передачи обязательно нужно оформить актом приема-передачи или накладной);
— если объем документов, подлежащих уничтожению, незначителен, можно их сжечь (письмо Госкомархивов от 12.01.2001 г. № 05-26).
Чтобы подтвердить законность уничтожения документов, рекомендуем составить акт на уничтожение документов (см. рисунок на с. 27).
ФЛП Зотов М. А.
15.09.2012 г.
г. Харьков
Акт
о выделении документов для уничтожения, не внесенных
в Национальный архивный фонд
На основании Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41, ФЛП Зотовым М. А. изъяты к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы.
| № п/п | Название документа или группы документов | Год начала исчисления срока хранения | Количество дел | Срок хранения | Примечание |
| 1 | Расчетные книжки (№ 1 — 3) | 2007 | 2 | 5 лет | Плановая налоговая проверка за период 2007 — 2009 гг. проведена |
| 2 | Договоры о предоставлении услуг № 222-03, № 145-07, № 112А/01 | 2008 | 1 | 3 года | Плановая налоговая проверка за период 2007 — 2009 гг. проведена |
| 3 | Акт налоговой проверки № 17/24 | 2005 | 1 | 5 лет | Плановая налоговая проверка за период 2005 — 2007 гг. проведена |
| Всего | 2005 — 2009 | 4 | — | — | |
Всего 4 (четыре) дела за 2005 — 2009 годы сдать на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по накладной № 212 от 15.09.2012 г.
| ФЛП | Зотов М. А. | Зотов |
«15» сентября 2012 г.
Ответственность
В соответствии с пунктом 3.8 Перечня № 41 нарушение сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству.
В первую очередь об ответственности за нарушения в сфере хранения документов упоминается в пункте 121.1 НКУ. Кроме НКУ, о нарушениях в сфере хранения документов и ответственности за такие нарушения говорится в КУоАП и УКУ.
В таблице на с. 28 приведем наиболее распространенные нарушения, связанные с хранением документов, и ответственность за них.
| № п/п | Нарушение | Ответственность | Законодательная норма | Кто налагает санкцию |
| 1 | Необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 НКУ сроков их хранения и/или непредоставления налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов либо их копий при осуществлении налогового контроля | Штраф в размере 510 грн. | Часть 1 пункта 121.1 НКУ | Налоговые органы |
| Повторное нарушение в течение года | Штраф в размере 1020 грн. | Часть 2 пункта 121.1 НКУ | ||
| 2 | Умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие, совершенное из корыстных побуждений либо в других личных интересах | Штраф до 850 грн. или ограничение свободы на срок до 3 лет | Часть 1 статьи 357 УКУ | Суд |
| Те же действия, повлекшие нарушение работы предприятия, учреждения или организации либо совершенные в отношении особо важных документов | Штраф до 1190 грн., или ограничение свободы сроком до 3 лет, или лишение свободы на тот же срок | Часть 2 статьи 357 УКУ | ||
| 3 | Небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния | Предупреждение или штраф от 51 | Часть 1 статьи 921 КУоАП | Суды (статья 221 КУоАП) |
| Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года подвергалось административному взысканию за одно из нарушений, предусмотренных ч. 1 ст. 921 КУоАП | Штраф от 119 | Часть 2 статьи 921 КУоАП |
Актуальные вопросы по срокам хранения документов
| Сколько хранить документы, если налоговых проверок не было? | В первую очередь обращаем ваше внимание на примечания, которые приведены в графах 5 перечней № 41 и № 578. Документы с небольшим сроком хранения можно уничтожать только при условии завершения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (например, налоговые накладные, имущественные поручения). При возникновении споров, разногласий, следственных и судебных дел такие документы должны храниться до принятия окончательного решения. Согласно пункту 44.4 НКУ если документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, то они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней. То есть для таких документов минимальный срок хранения составляет 3 года (1095 дней), уничтожить их можно только после истечения этого срока при условии окончания проверки или окончания процедуры обжалования либо судебного разбирательства. Но судя по всему, даже если за 3 года предпринимателя не проверяли, он, несмотря на это, вправе избавиться от старых документов. Такой вывод можно сделать, проанализировав пункт 102.1 НКУ. Так, контролирующий орган в общем случае имеет право самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика в случаях, определенных НКУ, не позднее окончания 1095-го дня, следующего за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если такая налоговая декларация была подана позже, — за днем ее фактического предоставления. Если в течение указанного срока контролирующий орган не определяет сумму денежных обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого денежного обязательства, а спор по такой декларации и/или налоговому уведомлению не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке. Поэтому нецелесообразно хранить документы, которые уже не смогут послужить основанием для начисления обязательств ни самим налогоплательщиком, ни налоговым органом. Но если истечение срока в 1095 дней вдруг совпадет с периодом проверки предпринимателя, то в таком случае ему придется дождаться окончания проверки, как того требует пункт 44.4 НКУ |
| Что делать, если «налоговый» документ поврежден или утерян? | В случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить налоговый орган по месту учета в порядке, установленном НКУ для подачи налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации (пункт 44.5 НКУ). Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в налоговый или таможенный орган. Если была назначена проверка налогоплательщика и ее проведение стало невозможно ввиду отсутствия документации, то сроки проведения проверки переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке |
| Как быть с документами, по которым еще не истек срок хранения, а предприниматель ликвидируется? | Расчетно-платежные ведомости по зарплате и другие документы длительного хранения необходимо сдать в архив |
| В каком виде (бумажном или электронном) должна храниться отчетность, присланная в ГНС средствами телекоммуникационной связи, и полученные квитанции, удостоверяющие время и факт принятия отчетности? | Предприниматели могут хранить отчетность, отправленную в ГНС средствами телекоммуникационной связи, и полученные квитанции, удостоверяющие время и факт принятия отчетности, в электронном виде: в виде архива переданных в орган ГНС файлов налоговых документов |
| Каков срок хранения архива файлов о предоставлении отчетности органам ГНС в электронном виде (в том числе, если проверка не проводилась 3 года)? | Согласно ст. 13 Закона об электронных документах срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. Поэтому архив файлов о предоставлении отчетности органам ГНС в электронном виде (в том числе, если проверка не проводилась 3 года) должен храниться у налогоплательщика не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности (см. консультацию в разделе 020.03 ЕБНЗ) |
| Можно ли уничтожить документы, если у предпринимателя имеются их копии в электронном виде? | Нет, в таком случае бумажные оригиналы документов придется хранить в течение законодательно установленных сроков. Это связано с тем, что отсканированные документы, т. е. те, которые изначально создавались не в электронном виде, не могут быть признаны электронными документами как таковыми |
