Теми статей
Обрати теми

Строки зберігання документів: важливі нюанси та новації

Редакція ВД
Стаття

Строки зберігання документів: важливі нюанси та новації

 

У процесі діяльності кожного підприємця надходить, створюється та обробляється чимала кількість різних документів.

Які документи підлягають зберіганню та протягом якого строку? Який порядок знищення документів зі строком зберігання, що минув? На ці та інші запитання читачі знайдуть відповіді в наведеній статті.

Ганна КАЛИНОВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»

 

Документи статті

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

ККУ — Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.

Закон про електронні документи — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Закон № 606 — Закон України «Про виконавче провадження» від 21.04.99 р. № 606-XIV.

Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Наказ № 1637 — наказ Мінфіну «Про затвердження форм книги обліку доходів і витрат
та порядків їх ведення» від 15.12.2011 р. № 1637.

Перелік № 41 — Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Правила № 833 — Правила торговельного обслуговування населення, затверджені постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.

 

Які документи утворюються в діяльності підприємця

Первинні документи. Стаття 44 ПКУ стосується всіх підприємців (у тому числі й спрощенців). Згідно з пунктом 44.1 ПКУ платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування на підставі первинних документів.

У свою чергу, фізичні особи — підприємці зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат і мати підтвердні документи щодо походження товару.

Крім того, підприємці — платники ПДВ повинні мати первинні документи на товар, щоб підтвердити своє право на податковий кредит з ПДВ, обов’язковим з яких є податкова накладна.

Документи, що підтверджують якість і безпечність товару. Пунктом 17 Порядку № 833 забороняється продавати товари, які надійшли без документів, передбачених законодавством, і посвідчують їх якість і безпечність. Ця заборона поширюється на всіх підприємців, які займаються торгівлею товарами. Тому торговці повинні мати документи, що посвідчують якість і безпечність товару.

Інші документи . Також у діяльності підприємця можуть утворюватися й інші документи юридичного та організаційного характеру (наприклад, договори купівлі-продажу, оренди, паспорти будівель, що перебувають у власності підприємця, різноманітне листування з контрагентами, держорганами, відомості нарахування зарплати тощо).

Для всіх документів, що утворюються в діяльності підприємця, законодавчо встановлено строки зберігання, про що далі й поговоримо.

 

Загальні строки зберігання документів

Строки зберігання документів, які утворюються в діяльності підприємця, передбачені різними нормативними документами.

Про строки зберігання документів, які пов’язані зі сплатою податків, ідеться у ПКУ. Так, згідно з пунктом 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.

З наведеного вище випливає, що документи, пов’язані зі сплатою податків, необхідно зберігати не менше 1095 днів (3 років) з дня подання податкової звітності. Щоб зрозуміти, від якої дати
потрібно відлічувати строк у 1095 днів, наведемо приклад. Так, податкова декларація подається протягом 20 календарних днів, наступних за останнім днем звітного (податкового) місяця (підпункт 49.18.1 ПКУ). Отже, декларація за липень 2012 року подається не пізніше 20 серпня 2012 року, тобто згідно з ПКУ строк у 1095 днів повинен відлічуватися з 21 серпня 2012 року.

Крім ПКУ, строки зберігання документів установлено Переліком № 41. З 12.04.2012 р. Перелік № 41 втратив чинність, а новий Перелік № 578 набуде чинності 01.01.2013 р. Ці переліки містять досить довгий список різних документів і строки їх зберігання. У Довіднику підприємця на с. 31 цього номера ми навели строки зберігання документів, пов’язаних з діяльністю підприємця та передбачених переліками № 41 і № 578.

Чи обов’язково підприємцям дотримуватися строків зберігання, установлених переліками № 41 і № 578. Держкомархівів у листі від 25.02.2002 р. № 02-160 рекомендував підприємцям дотримуватися загальних строків зберігання документів, установлених Переліком № 41. З 01.01.2013 р. підприємці можуть дотримуватися строків зберігання документів, зазначених у Переліку № 578, про що прямо зазначено в пункті 1.4 самого Переліку № 578. Якщо підприємець не дотримується передбачених законодавством строків зберігання документів, йому загрожують штрафні санкції, про які поговоримо в підрозділі «Відповідальність» цієї статті (див. с. 27).

Зверніть увагу! Обчислення строку зберігання документів, пов’язаних зі сплатою податків, за ПКУ та за переліками № 41 і № 578 провадиться по-різному. Вище ми зазначали, що згідно з ПКУ початком відліку такого строку є дата подання звітності (дата граничного строку подання), а згідно з пунктом 2.9 Переліку № 41 (пунктом 2.10 Переліку № 578) строк зберігання відлічується з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодства документа. Так, якщо декларація була подана до податкового органу 20 серпня 2012 року, то за ПКУ строк її зберігання слід відлічувати з 21 серпня, а за Переліком № 41 або № 578 — з 1 січня 2013 року. Для своєї ж безпеки радимо відлічувати строк з початку нового року, оскільки цей строк перевищує строк за ПКУ.

Тепер наведемо строки зберігання конкретних документів, які потрібно знати підприємцю та які передбачені переліками № 41 і № 578.

Свідоцтво про сплату єдиного податку потрібно зберігати 5 років після закінчення строку його дії та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (переліки № 41 і № 578).

Книга відгуків і пропозицій . Книгу відгуків і пропозицій потрібно зберігати протягом 1 року (переліки № 41 і № 578).

Про строки зберігання документів ідеться не лише у ПКУ та переліках № 41 і № 578.

Книги ОД (ОДВ) , які ведуть єдиноподатники, зберігаються у підприємців протягом 3 років після внесення останнього запису (наказ № 1637).

Що стосується трудових книжок працівника, то оскільки фізичні особи — підприємці трудових книжок найманих працівників не мають (вони знаходяться у самих працівників), то не виникає і жодних проблем з обчисленням строків їх зберігання.

Підприємець, який у своїй діяльності використовує РРО та КОРО, зобов’язаний знати, що контрольні стрічки РРО, використані КОРО (у тому числі й Z-звіти), а також розрахункові книжки потрібно зберігати: з одного боку, 3 роки після їх закінчення (стаття 3 Закону про РРО), з іншого — 5 років (Перелік № 578). Тому можемо лише порадити підприємцям обрати найбільший з цих двох строків зберігання — 5 років.

Документи, які свідчать про факти нарахування та сплати внесків до соцфондів і ЄСВ. Що стосується зберігання документів, які свідчать про факти нарахування та сплати внесків, що утримуються до 01.01.2011 р. до Пенсійного фонду та інших соцфондів, а також ЄСВ, що утримується з 01.01.2011 р., слід мати на увазі таке. Строки зберігання таких первинних документів залежать від проведення перевірок, тобто такі документи потрібно зберігати «від перевірки до перевірки».

За пенсійними внесками Пенсійний фонд може перевірити за весь період з моменту проведення попередньої перевірки. Фонд тимчасової втрати працездатності також має право здійснити перевірку за попередні роки, а в разі виявлення порушень або зловживань — за більш ранні періоди. Фонд безробіття має право перевірити за будь-який рік без застосування строку давності. Фонд нещасного випадку в загальному випадку може перевірити за весь період з моменту проведення попередньої перевірки.

Стосовно ЄСВ, що справляється сьогодні, то згідно з частиною 16 статті 25 Закону про ЄСВ строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів і нарахованої пені не застосовується. Про це свідчить і лист ПФУ від 31.01.2012 р. № 2153/03-20.

Виконавчі листи щодо аліментів. Такі документи є бланками суворої звітності, тому зберігати їх потрібно старанно. Після звільнення працівника, який сплачує аліменти, або після закінчення строку сплати виконавчий лист потрібно повернути до органу державної виконавчої служби, попередньо зазначивши у ньому відомості про повне перерахування стягувачу утриманих сум аліментів (стаття 74 Закону № 606).

 

Знищення документів

Знищити документи підприємець може лише тоді, коли минув строк їх зберігання, одним з таких способів (переліки № 41 і № 578):

— якщо документи являють науково-історичну та культурну цінність (такі документи називаються внесеними до Національного архівного фонду, вони містяться і в Переліку № 41 і в Переліку № 578 зі строком зберігання «постійно», однак, як правило, звичайний підприємець таких документів не має), їх потрібно здати до архіву;

документи з тривалим строком зберігання (наприклад, відомості про зарплату працівників) після закінчення строку зберігання потрібно передати до архіву;

решту документів підприємець може сам знищити (причому Держкомархівів у листі від 28.07.2004 р. № 01-1113 зазначив, що підприємцям не потрібно створювати експертну комісію з визначення цінності документів).

Підприємець може обрати на власний розсуд спосіб знищення документів:

здебільшого їх краще здати на переробку організаціям із заготівлі вторсировини (факт такої передачі обов’язково потрібно оформити актом приймання-передачі або накладною);

якщо обсяг документів, що підлягають знищенню, незначний, можна їх спалити (лист Держкомархівів від 12.01.2001 р. № 05-26).

Щоб підтвердити законність знищення документів, рекомендуємо скласти акт на знищення документів (див. рисунок на с. 27).

 

ФОП Зотов М. А.

15.09.2012 р.

м. Харків

Акт

про виділення документів для знищення,
не внесених до Національного архівного фонду

На підставі Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, організацій та установ, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41, ФОП Зотовим М. А. вилучено до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, такі документи.

№ з/п

Назва документа або групи документів

Рік початку обчислення строку зберігання

Кількість справ

Строк зберігання

Примітка

1

Розрахункові книжки (№ 1 — 3)

2007

2

5 років

Планову податкову перевірку за період 2007 — 2009 рр. проведено

2

Договори про надання послуг № 222-03, № 145-07, № 112А/01

2008

1

3 роки

Планову податкову перевірку за період 2007 — 2009 рр. проведено

3

Акт податкової перевірки № 17/24

2005

1

5 років

Планову податкову перевірку за період 2005 — 2007 рр. проведено

Усього

2005 — 2009

4

Усього 4 (чотири) справи за 2005 — 2009 рр. здати на знищення організації із заготівлі вторинної сировини за накладною № 212 від 15.09.2012 р.

ФОП

Зотов М. А.

  Зотов
(підпис)

«15» вересня 2012 р.

 

Відповідальність

Відповідно до пункту 3.8 Переліку № 41 порушення строків зберігання документів є незаконним і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Насамперед про відповідальність за порушення у сфері зберігання документів згадується в пункті 121.1 ПКУ. Крім ПКУ, про порушення у сфері зберігання документів і відповідальності за такі порушення ідеться в КУпАП і ККУ.

У таблиці на с. 28 наведемо найбільш поширені порушення, пов’язані зі зберіганням документів, і відповідальність за них.

 

№ з/п

Порушення

Відповідальність

Законодавча норма

Хто накладає санкцію

1

Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених статтею 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій при здійсненні податкового контролю

Штраф у розмірі 510 грн.

Частина 1
пункту 121.1 ПКУ

Податкові органи

Повторне порушення протягом року

Штраф у розмірі 1020 грн.

Частина 2
пункту 121.1 ПКУ

2

Навмисне знищення, пошкодження або приховування, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах

Штраф до 850 грн. або обмеження волі на строк до 3 років

Частина 1 статті 357 ККУ

Суд

Ті самі дії, що призвели до порушення роботи підприємства, установи або організації або вчинені щодо особливо важливих документів

Штраф до 1190 грн., або обмеження волі строком до 3 років, або позбавлення волі на той самий строк

Частина 2 статті 357 ККУ

3

Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану

Попередження
або штраф от 51
до 119 грн.

Частина 1 статті 921 КУпАП

Суди
(стаття 221 КУпАП)

Ті самі дії, вчинені особою, яка протягом року піддавалася адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною 1 статті 921 КУпАП

Штраф від 119
до 340 грн.

Частина 2 статті 921 КУпАП

 

Актуальні запитання за строками зберігання документів

Скільки зберігати документи, якщо податкових перевірок не було?

Насамперед звертаємо вашу увагу на примітки, наведені у графах 5 переліків № 41 і № 578. Документи з незначним строком зберігання можна знищувати лише за умови завершення перевірки податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (наприклад, податкові накладні, майнові доручення). При виникненні спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ такі документи повинні зберігатися до прийняття остаточного рішення.
Згідно з пунктом 44.4 ПКУ якщо документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів. Отже, для таких документів мінімальний строк зберігання становить 3 роки (1095 днів), знищити їх можна лише після закінчення цього строку за умови закінчення перевірки або закінчення процедури оскарження чи судового розгляду.
Однак судячи з усього, навіть якщо за 3 роки підприємця не перевіряли, він, незважаючи на це, має право позбавитися від старих документів. Такий висновок можна зробити, проаналізувавши пункт 102.1 ПКУ. Так, контролюючий орган в загальному випадку має право самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених ПКУ, не пізніше закінчення 1095 дня, наступного за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо таку податкову декларацію було подано пізніше — за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків звільняється від такого грошового зобов’язання, а спір щодо такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку. Тому недоцільно зберігати документи, які вже не зможуть бути підставою для нарахування зобов’язань ні самим платником податків, ні податковим органом. Але якщо закінчення строку в 1095 днів раптом збіжиться з періодом перевірки підприємця, то в такому разі йому доведеться дочекатися закінчення перевірки, як того вимагає пункт 44.4 ПКУ

Що робити, коли «податковий» документ пошкоджено або втрачено?

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний в п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити податковий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПКУ для подання податкової звітності, і митний орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації (пункт 44.5 ПКУ). Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до податкового або митного органу.
Якщо було призначено перевірку платника податків та її проведення
стало неможливим через відсутність документації, то строки проведення перевірки переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки

Що робити з документами, за якими ще не минув строк зберігання, а підприємець ліквідовується?

Розрахунково-платіжні відомості по зарплаті та інші документи тривалого зберігання необхідно здати до архіву

В якому вигляді (паперовому чи електронному) повинна зберігатися звітність, надіслана до ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку, та отримані квитанції, що посвідчують час і факт прийняття звітності?

Підприємці можуть зберігати звітність, надіслану до ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку, і отримані квитанції, що посвідчують час і факт прийняття звітності, в електронному вигляді: у вигляді архіву переданих до органу ДПС файлів податкових документів з накладеними на них ЕЦП (див. консультацію в розділі 020.03 ЄБПЗ), тобто роздруковувати ці документи лише для зберігання не потрібно

Який строк зберігання архіву файлів про подання звітності органам ДПС в електронному вигляді (у тому числі якщо перевірка не проводилася 3 роки)?

Згідно зі статтею 13 Закону про електронні документи строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Тому архів файлів про подання звітності органам ДПС в електронному вигляді
(у тому числі якщо перевірка не проводилася 3 роки) повинен зберігатися у платника податків не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності
(див. консультацію в розділі 020.03 ЄБПЗ)

Чи можна знищити документи, якщо підприємець має їх копії в електронному вигляді?

Ні, у такому разі паперові оригінали документів доведеться зберігати протягом законодавчо встановлених строків. Це пов’язано з тим, що відскановані документи, тобто ті, які первісно створювалися не в електронному вигляді, не можуть бути визнані електронними документами як такими

 

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі