Сводная таблица сроков хранения документов предпринимателя
Сроки хранения документов на сегодняшний день регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главархивов при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), а после 01.01.2013 г. вступит в силу другой документ — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578). Сроки хранения несколько изменятся, поэтому мы привели их далее в таблице в двух колонках — актуальные сейчас и те, которые будут действовать после 01.01.2013 г.
Но сначала приведем сроки хранения важных документов предпринимателя, которые не предусмотрены перечнями № 41 и № 578 (подробнее см. с. 26 данного номера).
Книги УД (УДР) , которые ведут единоналожники, хранятся у предпринимателей в течение 3 лет.
Документы РРО рекомендуем хранить 5 лет, хотя перечни № 41 и № 578 предлагают хранить их 3 года.
Документы, которые свидетельствуют о фактах начисления и уплаты взносов в соцфонды и ЕСВ, надо хранить «от проверки до проверки».
Исполнительные листы по алиментам. По увольнении работника, который уплачивает алименты, или после истечения срока уплаты исполнительный лист нужно вернуть в орган государственной исполнительной службы, предварительно указав в нем сведения о полном перечислении взыскателю удержанных сумм алиментов (статья 74 Закона № 606).
| Вид документов | Срок хранения документов* | |
| до 01.01.2013 г. (Перечень № 41) | после 01.01.2013 г. (Перечень № 578) | |
| 1 | 2 | 3 |
| Отчетность | ||
| Первичные документы <…> (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.) | 3 года (при условии завершения проверки)** | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Свидетельство об уплате единого налога | 5 лет | 5 лет (после окончания срока действия свидетельства и при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства) |
| Документы (отчеты, расчеты, перерасчеты, расчетные книжки) о применении регистраторов расчетных операций | — | 5 лет |
| Отчеты субъекта малого предпринимательства — физического лица — плательщика единого налога (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства): | ||
| а) годовые | — | 5 лет |
| б) квартальные | — | 3 года |
| Доверенности (в том числе аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат | 3 года | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Гарантийные письма | 3 года | 3 года |
| Регистры счетов к оплате | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Сведения об использовании кредитов: | ||
| а) годовые | До ликвидации | До ликвидации |
| б) квартальные | 3 года | 3 года |
| в) месячные | 1 год | 1 год |
| Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования | Пока будет необходимость | 3 года |
| Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств | Пока будет необходимость | 3 года |
| Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получение льгот по налогам и т. п. | Пока будет необходимость | 5 лет |
| Паспорта зданий, сооружений***, оборудования | 3 года (после ликвидации основных средств) | 5 лет (после ликвидации основных средств) |
| Переписка о паспортизации зданий, сооружений | 3 года | 5 лет |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) <…> проверок <…>, в том числе проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п. | Общий случай — 5 лет (при условии завершения проверки). | 5 лет |
| Договоры о полной материальной ответственности | 5 лет (после увольнения материально ответственного лица) | 3 года (после увольнения материально ответственного лица) |
| Расчетно-платежные ведомости по заработной плате работников | 75 лет | 75 лет |
| Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды | 3 года | 3 года (при условии проведения проверки) |
| Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) | 3 года (после окончания срока действия договора) | 3 года (после окончания срока действия договора, соглашения и при условии проведения проверки) |
| Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.): | ||
| а) сводные годовые и с большей периодичностью | До ликвидации | До ликвидации |
| б) годовые и с большей периодичностью | ||
| в) полугодовые | 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — постоянно) | |
| г) квартальные | 3 года (при отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации) | |
| ґ) месячные | 1 год (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — | |
| Налоговые накладные | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Имущественные доверенности, поручительства третьего лица | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки | 3 года | 3 года |
| Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов | 3 года (при условии завершения проверки) | 3 года (при условии завершения проверки) |
| Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина | ||
| Журналы, листки учета рабочих, совмещающих профессии | 3 года | 3 года |
| Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и т. п.) | 3 года (после замены новыми) | 3 года (после замены новыми) |
| Документы (отчеты, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени | 3 года | 3 года |
| Табели учета использования рабочего времени | 1 год | 1 год |
| Охрана труда | ||
| Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 10 лет (связаны со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — | 45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет) |
| Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений | 45 лет | 45 лет |
| Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 лет (с человеческими жертвами — до ликвидации организации) | |
| Журналы регистрации аварий | 10 лет | 10 лет |
| Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 45 лет | 45 лет (связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет) |
| Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда | 75 лет — «В»**** | 75 лет |
| Журналы учета профессиональных заболеваний (отравлений) | 45 лет (после окончания журнала) | 45 лет (после окончания журнала) |
| Работа с кадрами | ||
| Документы (доклады, осмотры, отчеты, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами | 5 лет | 5 лет |
| Документы (заявления, докладные и пояснительные записки, справки) к приказам по кадровым вопросам | 3 года | 3 года |
| Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу | 1 год | 1 год |
| Журналы учета, алфавиты личных дел | 75 лет | 75 лет |
| Журналы, картотеки учета, приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) | 75 лет | 75 лет |
| Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат | 10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 50 лет) | 10 лет (при отсутствии приказов об установлении и изменении окладов — 75 лет) |
| Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением | 3 года (после окончания учебного заведения) | 1 год (после окончания учебного заведения) |
| Копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т. п. | 3 года | 3 года |
| * Сроки приведены для предпринимателей, в деятельности которых не образуются документы Национального архивного фонда. | ||
Обратите внимание! Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
