Зведена таблиця строків зберігання документів підприємця
Строки зберігання документів на сьогодні регламентуються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головархівів при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41), а після 01.01.2013 р. набуде чинності інший документ — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578). Строки зберігання декілька зміняться, тому ми навели їх далі у таблиці у двох колонках — актуальні на сьогодні та ті, які діятимуть після 01.01.2013 р.
Однак спочатку наведемо строки зберігання важливих документів підприємця, які не передбачені переліками № 41 і № 578 (детальніше за с. 26 цього номера).
Книги ОД (ОДВ) , які ведуть єдиноподатники, зберігаються в підприємців протягом 3 років.
Документи РРО рекомендуємо зберігати 5 років, хоча переліки № 41 і № 578 пропонують зберігати їх 3 роки.
Документи, які свідчать про факти нарахування та сплати внесків до соцфондів та ЄСВ , слід зберігати «від перевірки до перевірки».
Виконавчі листи за аліментами. Після звільнення працівника, який сплачує аліменти, або після закінчення строку сплати виконавчий лист потрібно повернути до органу державної виконавчої служби, попередньо зазначивши в ньому відомості про повне перерахування стягувачу утриманих сум аліментів (стаття 74 Закону № 606).
| Вид документів | Строк зберігання документів* | |
| до 01.01.2013 р. (Перелік № 41) | після 01.01.2013 р. | |
| 1 | 2 | 3 |
| Звітність | ||
| Первинні документи <…> (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і вимоги на переказ, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна і матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | 3 роки (за умови завершення перевірки)** | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Свідоцтво про сплату єдиного податку | 5 років | 5 років (після закінчення строку дії свідоцтва та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства) |
| Документи (звіти, розрахунки, перерахунки, розрахункові книжки) про застосування реєстраторів розрахункових операцій | — | 5 років |
| Звіти суб’єкта малого підприємництва — фізичної особи — платника єдиного податку | ||
| а) річні | — | 5 років |
| б) квартальні | — | 3 роки |
| Довіреності (у тому числі анульовані) на отримання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на отримання заробітної плати та інших виплат | 3 роки | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Гарантійні листи | 3 роки | 3 роки |
| Регістри рахунків до оплати | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Відомості про використання кредитів: | ||
| а) річні | До ліквідації | До ліквідації |
| б) квартальні | 3 роки | 3 роки |
| в) місячні | 1 рік | 1 рік |
| Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) | Поки не зникне необхідність | 3 роки |
| Договори-зобов’язання за товари, отримані в кредит, листи щодо оформлення договорів-зобов’язань | Поки не зникне необхідність | 3 роки |
| Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, отримання пільг за податками тощо | Поки не зникне необхідність | 5 років |
| Паспорти будівель, споруд***, обладнання | 3 роки (після ліквідації основних засобів) | 5 років (після ліквідації основних засобів) |
| Листування щодо паспортизації будівель, споруд | 3 роки | 5 років |
| Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) <…> перевірок <…>, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо | Загальний випадок — 5 років (за умови завершення перевірки). Акти перевірок каси, правильності стягнення податків — 3 роки | 5 років |
| Договори про повну матеріальну відповідальність | 5 років (після звільнення матеріально відповідальної особи) | 3 роки (після звільнення матеріально відповідальної особи) |
| Розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі працівників | 75 років | 75 років |
| Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 роки | 3 роки (за умови проведення перевірки) |
| Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) | 3 роки (після закінчення строку дії договору) | 3 роки (після закінчення строку дії договору, угоди та за умови проведення перевірки) |
| Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо): | ||
| а) зведені річні та з більшою періодичністю | До ліквідації | До ліквідації |
| б) річні та з більшою періодичністю | ||
| в) піврічні | 5 років (за відсутності річних, піврічних — постійно) | |
| г) квартальні | 3 роки (за відсутності річних, піврічних — до ліквідації) | |
| ґ) місячні | 1 рік (за відсутності річних, піврічних, квартальних — | |
| Податкові накладні | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Майнові довіреності, поручительства третьої особи | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження | 3 роки | 3 роки |
| Документи (акти, процентівки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів | 3 роки (за умови завершення перевірки) | 3 роки (за умови завершення перевірки) |
| Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна | ||
| Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії | 3 роки | 3 роки |
| Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо) | 3 роки (після заміни на нові) | 3 роки (після заміни на нові) |
| Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу | 3 роки | 3 роки |
| Табелі обліку використання робочого часу | 1 рік | 1 рік |
| Охорона праці | ||
| Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій і нещасних випадків на виробництві | 10 років (пов’язані | 45 років (пов’язані зі значними матеріальними збитками |
| Акти розслідування професійних захворювань і отруєнь | 45 років | 45 років |
| Відомості про аварії та нещасні випадки | 5 років (з людськими жертвами — до ліквідації організації) | 5 років (з людськими жертвами — до ліквідації організації) |
| Журнали реєстрації аварій | 10 років | 10 років |
| Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій і нещасних випадків на виробництві | 45 років | 45 років (пов’язані зі значними матеріальними збитками |
| Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці | 75 років — «В»**** | 75 років |
| Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь) | 45 років (після закінчення журналу) | 45 років (після закінчення журналу) |
| Робота з кадрами | ||
| Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про стан і перевірку роботи з кадрами | 5 років | 5 років |
| Документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, довідки) до наказів з кадрових питань | 3 роки | 3 роки |
| Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу | 1 рік | 1 рік |
| Журнали обліку, алфавіти особистих справ | 75 років | 75 років |
| Журнали, картотеки обліку, прийняття, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових) | 75 років | 75 років |
| Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат | 10 років | 10 років (за відсутності наказів про встановлення |
| Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням | 3 роки (після закінчення навчального закладу) | 1 рік (після закінчення навчального закладу) |
| Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо | 3 роки | 3 роки |
| * Строки наведені для підприємців, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду. ** Тут і далі примітка «за умови завершення перевірки» означає: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства <…>. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення». У Переліку № 578 ця примітка дещо перефразована і звучить так: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства <…>. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення». Однак, як бачите, загальний зміст не змінився. *** Паспорти будівель, споруд — архітектурних пам’яток, що перебувають під охороною держави, зберігаються постійно. **** «В» — вік особи на момент завершення справи. | ||
Зверніть увагу! Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
