Предприниматель-единоналожник сменил фамилию: какие шаги нужно предпринять
Ситуация. Женщина — предприниматель на едином налоге группы 3 (со ставкой 3 %, плательщик НДС) изменила фамилию в связи с замужеством. Она занимается розничной торговлей, не подлежащей лицензированию, и использует труд наемных работников.
Как в данном случае ей осуществить замену выписки из Единого госреестра, свидетельств единоналожника и плательщика НДС, нужно ли вносить изменение в трудовые договоры?
Оксана ПИРОЖЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Что ожидает предпринимателя
Прежде всего кратко сориентируем на алгоритм действий предпринимателя-единоналожника. Итак, при смене фамилии предпринимателю в обязательном порядке нужно:
а) посетить:
— налоговый орган для внесения изменений в Государственный реестр физических лиц — налогоплательщиков (далее — ГРФЛ), который ведется по всем физическим лицам согласно пункту 63.5 НКУ и Положению № 954 (этим документом установлены правила формирования регистрационных номеров учетных карточек и выдачи документов о таких номерах (аналогов справок о ИНН));
— госрегистратора для замены выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (далее — Единый госреестр);
б) заменить в налоговом органе выданные документы (справку о постановке на учет по форме № 4-ОПП, свидетельства плательщика НДС и единого налога), предоставив их и необходимые заявления лично или с помощью почтового отправления.
Первый шаг: уведомление налогового органа для изменения сведений в ГРФЛ
Как известно, данные обо всех физических лицах — налогоплательщиках, независимо от того, занимаются ли они предпринимательской деятельностью или нет, содержатся в ГРФЛ.
Если физлицо меняет фамилию, то в соответствии с пунктом 70.7 НКУ и пунктом 2 раздела IX Положения № 954 ему нужно представить в налоговый орган по месту жительствасправка 1 (прописки или регистрации) сведения об изменении данных в течение месяца со дня возникновения таких изменений (согласно новому паспорту) и получить новую карточку налогоплательщика с ИНН. Для этого физлицо подает соответствующее заявление по форме № 5ДР или № 5ДРП.
Данные об имени, отчестве и фамилии физического лица входят в перечень сведений, которые согласно пункту 70.2 НКУ и Положению № 954 вносятся в ГРФЛ и отражаются в учетной карточке (форма № 1ДР) или уведомлении (форма № 1П, для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и имеют отметку в паспорте).
Обратите внимание, что игнорировать порядок подачи сведений в налоговый орган не стоит, так как согласно пункту 119.1 НКУ за непредставление или нарушение порядка представления налогоплательщиком информации для формирования и ведения ГРФЛ предусмотрен штраф в размере 85 грн. За те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, — в размере 170 грн.
Второй шаг: передача сведений госрегистратору
С этого шага начинаются действия физлица уже с учетом его предпринимательского статуса. Поскольку все субъекты предпринимательства зарегистрированы в Едином госреестре, то изменение сведений, которые содержатся в регистрационных документах, также подлежит государственной регистрации.
В частности, согласно части 3 статьи 4 Закона № 755 физлица-предприниматели обязаны регистрировать изменение фамилии. Документом, подтверждающим сведения, которые вносятся в Единый госреестр, является паспорт с новыми данными.
Для регистрации изменений предприниматель подает государственному регистратору лично, предъявив паспорт, или направляет заказным письмом с описью вложения следующие документы (часть 2 статьи 45 Закона № 755):
— заполненную регистрационную карточку на проведение государственной регистрации изменений в сведения о физическом лице — предпринимателе;
— документ, подтверждающий уплату регистрационного сбора за государственную регистрацию изменений в сведения о предпринимателе — 10,20 грн. (часть 2 статьи 10 Закона № 755).
Согласно части 2 статьи 8 Закона № 755, если документы направляются государственному регистратору заказным письмом, подлинность подписи заявителя на регистрационной карточке (заявлении, уведомлении) должна быть нотариально удостоверена.
Физлицо, которое по религиозным убеждениям отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и имеет отметку в паспорте, подает документы только лично.
Госрегистрация изменений в сведения о предпринимателе осуществляется по процедурам, предусмотренным статьей 43 Закона № 755, т. е. аналогично проведению его первоначальной госрегистрации в качестве субъекта предпринимательства.
Согласно статье 43 Закона № 755 не позднее следующего рабочего дня с даты государственной регистрации изменений заявителю выдается (направляется почтовым отправлением) выписка из Единого госреестра.
Срок госрегистрации изменений не должен превышать двух рабочих дней с даты поступления необходимых документов.
Далее проводится госрегистрация изменений. Кроме того, госрегистратор не позднее следующего рабочего дня с ее даты должен передать органам статистики, налоговой службы и Пенсионного фонда уведомление об изменениях сведений в регистрационной карточке (часть 5 статьи 43 Закона № 755).
Действующим законодательством не установлены сроки представления предпринимателями документов на регистрацию изменений сведений в регистрационной карточке, как и штрафные санкции за ее непроведение, однако медлить с этим не стоит, так как на основании выписки и документов, которые впоследствии должны заменить другие органы, осуществляется их хоздеятельность.
Третий шаг: получение новых налоговых документов
Справка по форме № 4-ОПП. Выше мы сказали, что сведения об изменении фамилии будут переданы госрегистратором в налоговый орган. В соответствии с пунктом 9.1 Порядка № 1588 именно на основании этой информации, а также новых данных в ГРФЛ будет внесена новая фамилия предпринимателя в реестр самозанятых лиц. Следовательно, отдельно извещать об этом налоговый орган (подавать заявление и т. д.) предпринимателю не требуется, однако ему все равно нужно будет заменить свои налоговые документы.
Первым делом это коснется документа, который есть у каждого налогоплательщика, — справки о взятии на учет в налоговом органе по форме № 4-ОПП.
Для того чтобы при смене фамилии получить новую справку, предприниматель, как это предусмотрено пунктом 9.4 Порядка № 1588, подает в свою ГНИ (по месту жительства) обращение (можно ли подать его в почтовом отправлении в данном пункте не сказано, поэтому придется либо уточнить этот момент в своей ГНИ, либо посетить ее лично). В обращении указывается причина замены и прилагает старая справка. Обратите внимание, что в пункте 9.4 Порядка № 1588 не указан точный срок для обращения за новой справкой по форме № 4-ОПП, однако, следуя из других норм раздела IX Порядка № 1588, это нужно сделать в течении 10 дней после регистрации изменений в Едином госреестре.
Орган ГНС в течение 2 рабочих дней после такого обращения проверяет информацию о внесении соответствующих изменений в Единый госреестр и выдает (направляет) налогоплательщику новую справку.
Так, если предприниматель не взят на учет в другом налоговом органе (неосновное место учета), то больше никаких шагов в этой ситуации предпринимателю делать не нужно.
Вместе с тем при наличии объекта налогообложения в другой административно-территориальной единице (не по месту жительства) предприниматель может быть на учете по неосновному месту в другом налоговом органе. Документом, который подтверждает этот факт, является уведомление по форме № 16-ОПП. Оно является дополнением к справке по форме № 4-ОПП и действует в пределах бюджетного года. Однако согласно пункту 7.3 Порядка № 1588 изначально предприниматель мог получить такое уведомление не в обязательном порядке, а по своему желанию (на основании письменного запроса), а, кроме того, в Порядке № 1588 не прописаны правила для его повторного получения при смене фамилии.
Таким образом, обращаться в налоговый орган для замены уведомления по форме № 16-ОПП вместе со справкой по форме № 4-ОПП нет смысла, а при желании стоит просто дождаться следующего бюджетного (календарного) года и сделать письменный запрос. Выдачу такого уведомления налоговый орган осуществляет в течение двух рабочих дней после поступления обращения от налогоплательщика.
Свидетельство единоналожника и Книга учета доходов и расходов. При смене фамилии предпринимателя в Свидетельство плательщика единого налога вносятся изменения или по желанию единоналожника оно подлежит замене (пункты 6 и 7 Порядка № 1675).
Необходимые изменения в ранее выданное Свидетельство вносятся налоговым органом по месту учета в день подачи плательщиком единого налога заявления, которое может подаваться лично или почтовым отправлением.
Согласно пункту 8 Порядка подачи заявления при изменении фамилии заявление подается плательщиками единого налога в течение месяца с дня возникновения таких изменений. При этом в пункте 3 заявления указывается новая фамилия предпринимателя, в подпункте 5.3 ставится отметка о смене фамилии, а пункты 10 — 13 единоналожнику группы 3 в этом случае заполнять не нужно.
Обратите внимание, что до подачи заявления в указанный срок предприниматель должен успеть побывать у госрегистратора.
Добавим, что о том, как будут вноситься изменения в бланк Свидетельства единоналожника, четко в Порядке № 1675 не говорится, вероятнее всего, корректироваться прямо в бланке и заверяться подписью работника налогового органа.
В то же время, если предприниматель решит заменить Свидетельство, то его должны будут выдать в течение 10 календарных дней со дня представления заявления. До получения нового Свидетельства единоналожник осуществляет хозяйственную деятельность на основании ранее выданного Свидетельства, которое возвращается налоговому органу в день получения нового.
Что касается исправления фамилии в Книге учета доходов и расходов, то, на наш взгляд, предприниматель, руководствуясь пунктом 3 Порядка № 1637, может это сделать самостоятельно. Для этого он должен зачеркнуть старую фамилию, сверху написать новую и поставить подпись. Однако учитывая, что этот момент в Порядке № 1637 четко не прописан, предпринимателю лучше проконсультироваться в своей ГНИ.
Свидетельство плательщика НДС. Поскольку предприниматель является плательщиком НДС, то при смене фамилии он должен пройти перерегистрацию и получить новое Свидетельство плательщика НДС (далее — Свидетельство) (пункт 4.1 Положения № 1394).
Для того чтобы поменять Свидетельство, предприниматель должен в 20-дневный срок после возникновения изменений (регистрации изменений в Едином госреестре) подать лично в орган ГНС, в котором находится на учете, дополнительное регистрационное заявление с отметкой «Перереєстрація» (форма № 1-ПДВ). К данному заявлению он прилагает старое Свидетельство и все его заверенные копии.
Налоговый орган в том же порядке, что и при регистрации согласно разделу III Положения № 1394, в 5-дневный срок выдает плательщику НДС новое Свидетельство по форме № 2-ПДВ (под новым номером) вместо старого. При этом дата регистрации плательщиком НДС не изменяется.
Датой начала действия нового Свидетельства и датой аннулирования старого является последний день срока в 10 рабочих дней со дня получения дополнительного регистрационного заявления с отметкой «Перереєстрація».
По желанию предпринимателя и согласно его заявлению датой начала действия нового Свидетельства и датой аннулирования старого может быть установлен день до окончания данного срока.
Отметим, что до начала действия нового Свидетельства (в период перерегистрации) плательщик НДС использует реквизиты старого Свидетельства. При необходимости налоговый орган возвращает плательщику НДС на это время старое Свидетельство и необходимое количество его заверенных копий со специальными записями о сроке действия:
«Свідоцтво дійсне до <дата, соответствующая последнему дню срока в 10 рабочих дней со дня получения дополнительного регистрационного заявления> запис зроблено <дата>».
Также при использовании реквизитов старого Свидетельства такой предприниматель — плательщик НДС должен указывать одновременно новую и предыдущую фамилии.
Четвертый шаг: изменение учетных данных плательщика ЕСВ в Пенсионном фонде
Как известно, все предприниматели являются плательщиками ЕСВ за себя и стоят на учете в Пенсионном фонде. Поэтому при смене фамилии, кроме посещения госрегистратора и уведомления налогового органа об изменениях, единоналожнику также предстоит взаимодействие с Пенсионным фондом.
Причем в этом случае ему не нужно подавать в Пенсионный фонд никаких заявлений. Его данные будут откорректированы в Пенсионном фонде на основании сведений, которые предоставляются госрегистратором.
Вместе с тем предпринимателю нужно дождаться нового уведомления о постановке на учет с пометкой «Зміни» (его форма приведена в приложении 1 к Порядку № 21-6). В соответствии с пунктом 2.5 Порядка № 21-6 Пенсионный фонд должен направить его не позднее следующего рабочего дня после получения от госрегистратора сведений о регистрации изменения фамилии предпринимателя.
Получается, что самому предпринимателю отправлять старое уведомление в Пенсионный фонд не нужно. Это касается и предпринимателей с наемными работниками, за которых они также уплачивают ЕСВ при выплате им заработной платы, т. е. их данные как работодателей также будут откорректированы автоматически.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор
Теперь что касается предпринимателей, у которых есть наемные работники, а, следовательно, у них вполне возможно возникнет вопрос: вносить ли и регистрировать ли изменения в трудовые договоры.
Дело в том, что в Порядке № 260, на основании которого заключается и регистрируется трудовой договор работника с предпринимателем, на этот счет ничего не говорится. Официальные разъяснения Минтруда и Государственного центра занятости по этому вопросу пока отсутствуют.
В то же время некоторые работники центров занятости на местах считают, что можно подождать до момента, когда предпринимателю придется посетить центр занятости для расторжения трудового договора. Тогда и стоит предоставить документ о заключении брака, чтобы снять договор с регистрации.
Однако мы все же рекомендовали бы предпринимателям в такой ситуации обратиться в свой центр занятости за устным разъяснением или с официальным запросом, чтобы впоследствии избежать недоразумений.
Разрешительные документы других госорганов
В заключение напомним, что для осуществления своей деятельности предприниматель мог получать различные разрешительные документы других государственных органов, которые при смене фамилии подлежат переоформлению.
Для этого согласно части 8 статьи 41 Закона № 2806 предприниматель в течение 5 рабочих дней со дня возникновения оснований для переоформления должен обратиться в соответствующий орган с заявлением. С заявлением следует подать документ, подлежащий переоформлению, и выписку из Единого госреестра в качестве документа, подтверждающего указанные изменения. Разрешительный орган в течение 2 рабочих дней со дня получения заявления и прилагаемых документов обязан выдать переоформленный на новом бланке документ.
Выводы
При смене фамилии предпринимателя-единоналожника ожидают 4 ключевых этапа.
Во-первых, посетить, как и любому физлицу, налоговый орган для изменения сведений в ГРФЛ, т. е. получения карточки налогоплательщика с ИНН.
Во-вторых, отправиться к государственному регистратору, чтобы внести новые данные в Единый госреестр и получить выписку, в которой будет указана новая фамилия.
В-третьих, заменить в налоговом органе по месту жительства справку о постановке на учет по форме № 4-ОПП, свидетельства плательщика НДС и единого налога.
В-четвертых, дождаться нового уведомления Пенсионного фонда о постановке на учет.
Что касается трудовых договоров с наемными работниками, то Порядок № 260 не требует в данном случае вносить в них изменения, однако, на наш взгляд, работодателям нужно обратиться за разъяснением в центр занятости.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц-предпринимателей» от 15.05.2003 г. № 755-IV.
Закон № 2806 — Закон Украины «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности» от 06.09.2005 г. № 2806-IV.
Положение № 1394 — Положение о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденное приказом Минфина от 07.11.2011 г. № 1394.
Порядок № 1588 — Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588.
Положение № 954 — Положение о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — налогоплательщиков, утвержденное приказом ГНАУ от 17.12.2010 г. № 954.
Порядок № 21-6 — Порядок постановки на учет и снятия с учета в органах Пенсионного фонда Украины плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 27.09.2010 г. № 21-6.
Приказ № 1637 — Приказ Минфина «Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения» от 15.12.2011 г. № 1637.
Порядок № 1675 — Порядок выдачи свидетельства плательщика единого налога, утвержденный приказом Минфина от 20.12.2011 г. № 1675.
Порядок подачи заявления — Порядок подачи заявления о применении упрощенной системы налогообложения, утвержденный приказом Минфина от 20.12.2011 г. № 1675.
Порядок № 260 — Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.
Справочная информация (справка)
1 Отметим, что в пункте 2 Положения № 954 указано, что физлицо может предоставить такие сведения также по месту получения доходов или местонахождению другого объекта налогообложения. Вместе с тем у предпринимателей место основного учета в налоговом органе совпадает с административно-территориальной единицей места жительства, а место неосновного учета или источник получения иных доходов есть не у всех предпринимателей, поэтому проще всего ориентироваться именно на налоговый орган по месту жительства.
