Підприємець-єдиноподатник змінив прізвище: які кроки потрібно зробити
Ситуація. Жінка — підприємець на єдиному податку групи 3 (зі ставкою 3 %, платник ПДВ) змінила прізвище у зв’язку із заміжжям. Вона займається роздрібною торгівлею, що не підлягає ліцензуванню, та використовує працю найманих працівників.
Як у цьому випадку їй здійснити заміну виписки з Єдиного держреєстру, свідоцтва єдиноподатника та платника ПДВ, чи потрібно вносити зміну до трудових договорів?
Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Що чекає підприємця
Перш за все стисло зорієнтуємо на алгоритм дій підприємця-єдиноподатника. Отже, при зміні прізвища підприємцю в обов’язковому порядку потрібно:
а) завітати до:
— податкового органу для внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків (далі — ДРФО), який ведеться щодо всіх фізичних особах згідно з пунктом 63.5 ПКУ та Положенням № 954 (цим документом установлено правила формування реєстраційних номерів облікових карток та видачі документів про такі номери (аналогів довідок про ІПН));
— держреєстратора для заміни виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — Єдиний держреєстр);
б) замінити в податковому органі видані документи (довідку про взяття на облік за формою № 4-ОПП, свідоцтва платника ПДВ та єдиного податку), надавши їх і необхідні заяви особисто або надіславши поштою.
Перший крок: повідомлення податкового органу для зміни відомостей у ДРФО
Як відомо, дані про всіх фізичних осіб — платників податків, незалежно від того, займаються вони підприємницькою діяльністю чи ні, містяться в ДРФО.
Якщо фізособа змінює прізвище, то відповідно до пункту 70.7 ПКУ та пункту 2 розділу IX Положення № 954 їй потрібно подати до податкового органу за місцем проживання довідка 1 (прописки або реєстрації) відомості про зміну даних протягом місяця з дня виникнення таких змін (згідно з новим паспортом) та отримати нову картку платника податків з ІПН. Для цього фізособа подає відповідну заяву за формою № 5ДР або № 5ДРП.
Дані про ім’я, по батькові та прізвище фізичної особи входять до переліку відомостей, які згідно з пунктом 70.2 ПКУ та Положенням № 954 уносяться до ДРФО і відображаються в обліковій картці (форма № 1ДР) або повідомленні (форма № 1П, для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку в паспорті).
Зверніть увагу, що ігнорувати порядок подання відомостей до податкового органу не варто, оскільки згідно з пунктом 119.1 ПКУ за неподання або порушення порядку подання платником податків інформації для формування та ведення ДРФО передбачено штраф у розмірі 85 грн. За ті ж дії, вчиненені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, — у розмірі 170 грн.
Другий крок: передача відомостей держреєстратору
З цього кроку починаються дії фізособи вже з урахуванням її підприємницького статусу. Оскільки всі суб’єкти підприємництва зареєстровані в Єдиному держреєстрі, то зміна відомостей, які містяться в реєстраційних документах, також підлягає державній реєстрації.
Зокрема, згідно з частиною 3 статті 4 Закону № 755 фізособи-підприємці зобов’язані реєструвати зміну прізвища. Документом, що підтверджє відомості, які вносяться до Єдиного держреєстру, є паспорт з новими даними.
Для реєстрації змін підприємець подає державному реєстратору особисто, пред’явивши паспорт, або надсилає рекомендованим листом з описом вкладення такі документи (частина 2 статті 45 Закону № 755):
— заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації змін у відомості про фізичну особу — підприємця;
— документ, що підтверджує сплату реєстраційного збору за державну реєстрацію змін у відомості про підприємця, — 10,20 грн. (частина 2 статті 10 Закону № 755).
Згідно з частиною 2 статті 8 Закону № 755, якщо документи прямують державному реєстратору рекомендованим листом, достовірність підпису заявника на реєстраційній картці (заяві, повідомленні) має бути нотаріально посвідчена.
Фізособа, яка за релігійними переконаннями відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і має відмітку в паспорті, подає документи лише особисто.
Держреєстрація змін у відомості про підприємця здійснюється за процедурами, передбачених статтею 43 Закону № 755, тобто аналогічно проведенню його первинної держреєстрації як суб’єкта підприємництва.
Згідно зі статтею 43 Закону № 755 не пізніше наступного робочого дня з дати державної реєстрації змін заявнику видається (надсилається поштовим відправленням) виписка з Єдиного держреєстру.
Строк держреєстрації змін не повинен перевищувати двох робочих днів з дати надходження необхідних документів.
Далі проводиться держреєстрація змін. Крім того, держреєстратор не пізніше наступного робочого дня з її дати повинен передати органам статистики, податкової служби та Пенсійного фонду повідомлення про зміни відомостей у реєстраційній картці (частина 5 статті 43 Закону № 755).
Чинним законодавством не встановлено строк подання підприємцями документів на реєстрацію змін відомостей у реєстраційній картці, як і штрафні санкції за її непроведення, проте зволікати з цим не варто, оскільки на підставі виписки та документів, які згодом повинні замінити інші органи, здійснюється їх госпдіяльність.
Третій крок: отримання нових податкових документів
Довідка за формою № 4-ОПП. Уже зазначалося, що відомості про зміну прізвища будуть передані держреєстратором до податкового органу. Відповідно до пункту 9.1 Порядку № 1588 саме на підставі цієї інформації, а також нових даних до ДРФО буде внесено нове прізвище підприємця в реєстр самозайнятих осіб. Отже, окремо повідомляти про це податковий орган (подавати заяву тощо.) від підприємця не вимагається, проте йому все одно необхідно буде замінити свої податкові документи.
Насамперед це стосується документа, який є у кожного платника податків, — довідки про взяття на облік у податковому органі за формою № 4-ОПП.
Для того щоб при зміні прізвища отримати нову довідку, підприємець, як це передбачено пунктом 9.4 Порядку № 1588, подає до своєї ДПІ (за місцем проживання) звернення (чи можна подати його в поштовому відправленні, там не зазначено, тому доведеться або уточнити це в своїй ДПІ, або завітати до неї самому). У зверненні зазначається причина заміни та додається стара довідка. Зверніть увагу, що в пункті 9.4 Порядку № 1588 не зазначено точний строк для звернення по нову довідку за формою № 4-ОПП, проте, виходячи з інших норм розділу IX Порядку № 1588, це потрібно зробити протягом 10 днів після реєстрації змін в Єдиному держреєстрі.
Орган ДПС протягом 2 робочих днів після такого звернення перевіряє інформацію про внесення відповідних змін до Єдиного держреєстру і видає (надсилає) платнику податків нову довідку.
Якщо підприємець не взятий на облік в іншому податковому органі (неосновне місце обліку), то більше жодних дій підприємцю робити не треба.
У той же час за наявності об’єкта оподаткування в іншій адміністративно-територіальній одиниці (не за місцем проживання) підприємець може перебувати на обліку за неосновним місцем в іншому податковому органі. Документом, що підтверджує цей факт, є повідомлення за формою № 16-ОПП. Воно є доповненням до довідки за формою № 4-ОПП та діє в межах бюджетного року. Проте згідно з пунктом 7.3 Порядку № 1588 спочатку підприємець міг отримати таке повідомлення не в обов’язковому порядку, а за своїм бажанням (на підставі письмового запиту), а, крім того, в Порядку № 1588 не зазначені правила для його повторного отримання у разі зміни прізвища.
Отже, звертатися до податкового органу для заміни повідомлення за формою № 16-ОПП разом з довідкою за формою № 4-ОПП немає сенсу, а за бажання можна просто дочекатися наступного бюджетного (календарного) року і зробити письмовий запит. Видачу такого повідомлення податковий орган здійснює протягом двох робочих днів після надходження звернення від платника податків.
Свідоцтво єдиноподатника та Книга обліку доходів і витрат. У разі зміни прізвища підприємця до Свідоцтва платника єдиного податку вносяться зміни, або ж за бажанням єдиноподатника воно підлягає заміні (пункти 6 і 7 Порядку № 1675).
Необхідні зміни до раніше виданого Свідоцтва вносяться податковим органом за місцем обліку в день подання платником єдиного податку заяви, яка може подаватися особисто або поштовим відправленням.
Згідно з пунктом 8 Порядку подання заяви при зміні прізвища заява подається платниками єдиного податку протягом місяця з дня виникнення таких змін. При цьому в пункті 3 заяви зазначається нове прізвище підприємця, в підпункті 5.3 ставиться відмітка про зміну прізвища. Пункти 10 — 13 єдиноподатнику групи 3 у цьому разі заповнювати не потрібно.
Зверніть увагу, що до подання заяви в зазначений строк підприємець повинен встигнути побувати у держреєстратора.
Додамо, що про те, як уноситимуться зміни до бланку Свідоцтва єдиноподатника, чітко в Порядку № 1675 не зазначено, найімовірніше, коригуватимуться просто в бланку і завірятимуться підписом працівника податкового органу.
У той же час, якщо підприємець вирішить замінити Свідоцтво, то його повинні будуть видати протягом 10 календарних днів з дня подання заяви. До отримання нового Свідоцтва єдиноподатник здійснює господарську діяльність на підставі раніше виданого Свідоцтва, яке повертається податковому органу в день отримання нового.
Що стосується виправлення прізвища в Книзі обліку доходів і витрат, то, на наш погляд, підприємець, керуючись пунктом 3 Порядку № 1637, може це зробити самостійно. Для цього він повинен закреслити старе прізвище, над ним написати нове і поставити підпис. Проте враховуючи, що цей момент у Порядку № 1637 чітко не визначений, підприємцю краще проконсультуватися у своїй ДПІ.
Свідоцтво платника ПДВ. Оскільки підприємець є платником ПДВ, то при зміні прізвища він повинен пройти перереєстрацію і отримати нове Свідоцтво платника ПДВ (далі — Свідоцтво) (пункт 4.1 Положення № 1394).
Для того щоб замінити Свідоцтво, підприємець повинен у 20-денний строк після виникнення змін (реєстрації змін в Єдиному держреєстрі) подати особисто до органу ДПС, у якому перебуває на обліку, додаткову реєстраційну заяву з відміткою «Перереєстрація» (форма № 1-ПДВ). До цієї заяви він додає старе Свідоцтво та всі його завірені копії.
Податковий орган у тому ж порядку, що й при реєстрації згідно з розділом III Положення № 1394, у 5-денний строк видає платнику ПДВ нове Свідоцтво за формою № 2-ПДВ (під новим номером) замість старого. При цьому дата реєстрації платником ПДВ не змінюється .
Датою початку дії нового Свідоцтва та датою анулювання старого є останній день строку в 10 робочих днів з дня отримання додаткової реєстраційної заяви з відміткою «Перереєстрація».
За бажанням підприємця та згідно з його заявою датою початку дії нового Свідоцтва і датою анулювання старого може бути встановлено день до закінчення цього строку.
Зауважимо, що до початку дії нового Свідоцтва (в період перереєстрації) платник ПДВ використовує реквізити старого Свідоцтва. У разі необхідності податковий орган повертає платнику ПДВ на цей час старе Свідоцтво та необхідну кількість його завірених копій зі спеціальними записами про строк дії:
«Свідоцтво дійсне до <дата, відповідна останньому дню строку в 10 робочих днів з дня отримання додаткової реєстраційної заяви> запис зроблено <дата>».
Також при використанні реквізитів старого Свідоцтва такий підприємець — платник ПДВ повинен зазначати одночасно нове і попереднє прізвище.
Четвертий крок: зміна облікових даних платника ЄСВ у Пенсійному фонді
Як відомо, всі підприємці є платниками ЄСВ за себе і перебувають на обліку в Пенсійному фонді. Тому при зміні прізвища, крім відвідин держреєстратора та повідомлення податкового органу про зміни, на єдиноподатника також чекає взаємодія з Пенсійним фондом.
Причому в цьому разі йому не потрібно подавати до Пенсійного фонду жодних заяв. Його дані будуть відкориговані в Пенсійному фонді на підставі відомостей, які подає держреєстратор.
У той же час підприємець має дочекатися нового повідомлення про взяття на облік з позначкою «Зміни» (його форму наведено в додатку 1 до Порядку № 21-6). Відповідно до пункту 2.5 Порядку № 21-6 Пенсійний фонд повинен направити його не пізніше наступного робочого дня після отримання від держреєстратора відомостей про реєстрацію зміни прізвища підприємця.
Виходить, що самому підприємцю відправляти старе повідомлення до Пенсійного фонду не потрібно. Це стосується і підприємців з найманими працівниками, за яких вони також сплачують ЄСВ при виплаті їм заробітної плати, тобто їх дані як роботодавців також будуть відкориговані автоматично.
Чи потрібно вносити зміни до трудового договору
Тепер що стосується підприємців, у яких є наймані працівники, а, отже, у них цілком імовірно виникне запитання: чи вносити та чи реєструвати зміни до трудових договорів.
Річ у тім, що в Порядку № 260, на підставі якого укладається і реєструється трудовий договір працівника з підприємцем, із цього приводу нічого не зазначено. Офіційних роз’яснень Мінпраці та Державного центру зайнятості щодо цього досі немає.
У той же час деякі працівники центрів зайнятості на місцях вважають, що можна почекати моменту, коли підприємцю доведеться відвідати центр зайнятості для розірвання трудового договору. Тоді й слід надати документ про укладення шлюбу, щоб зняти договір з реєстрації.
Проте ми все-таки рекомендували б підприємцям у такій ситуації звернутися до свого центру зайнятості, щоб мати усне роз’яснення або відповідь на офіційний запит, щоб потім уникнути непорозумінь.
Дозвільні документи інших держорганів
На закінчення нагадаємо: для провадження своєї діяльності підприємець може отримувати різні дозвільні документи інших державних органів, які при зміні прізвища підлягають переоформленню.
Для цього згідно з частиною 8 статті 41 Закону № 2806 підприємець протягом 5 робочих днів з дня виникнення підстав для переоформлення має звернутися до відповідного органу із заявою. Разом із заявою слід подати документ, що підлягає переоформленню, та виписку з Єдиного держреєстру як документ, що підтверджує зазначені зміни. Дозвільний орган протягом двох робочих днів з дня отримання заяви та документів, що додаються, зобов’язаний видати переоформлений на новому бланку документ.
Висновки
При зміні прізвища на підприємця-єдиноподатника чекають 4 ключові етапи.
По-перше, завітати, як і будь-якій фізособі, до податкового органу для зміни відомостей у ДРФО, тобто отримання картки платника податків з ІПН.
По-друге, звернутися до державного реєстратора, щоб унести нові дані до Єдиного держреєстру та отримати виписку, в якій буде зазначено нове прізвище.
По-третє, замінити в податковому органі за місцем проживання довідку про взяття на облік за формою № 4-ОПП, свідоцтва платника ПДВ та єдиного податку.
По-четверте, дочекатися нового повідомлення Пенсійного фонду про взяття на облік.
Що стосується трудових договорів з найманими працівниками, то Порядок № 260 не вимагає в цьому випадку вносити до них зміни, проте, на наш погляд, роботодавцям потрібно звернутися за роз’ясненням до центру зайнятості.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV.
Закон № 2806 — Закон України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 06.09.2005 р. № 2806-IV.
Положення № 1394 — Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затверджене наказом Мінфіну від 07.11.2011 р. № 1394.
Порядок № 1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588.
Положення № 954 — Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затверджене наказом ДПАУ від 17.12.2010 р. № 954.
Порядок № 21-6 — Порядок взяття на облік та зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-6.
Наказ № 1637 — наказ Мінфіну «Про затвердження форм книги обліку доходів і книги обліку доходів та витрат і порядків їх ведення» від 15.12.2011 р. № 1637.
Порядок № 1675 — Порядок видачі свідоцтва платника єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 20.12.2011 р. № 1675.
Порядок подання заяви — Порядок подання заяви про застосування спрощеної системи оподаткування, затверджений наказом Мінфіну від 20.12.2011 р. № 1675.
Порядок № 260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, що використовує найману працю, затверджений наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260.
Довідкова інформація (довідка)
1 Зауважимо: в пункті 2 Положення № 954 зазначено, що фізособа може надати такі відомості також за місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування. У той же час у підприємців місце основного обліку в податковому органі збігається з адміністративно-територіальною одиницею місця проживання, а місце неосновного обліку або джерело отримання інших доходів є не у всіх підприємців, тому найпростіше орієнтуватися саме на податковий орган за місцем проживання.
