Практические нюансы подачи электронной отчетности: для новичков и не только

Вопрос

Ответ

1

2

Какая существует разница между закрытым и открытым ключами ЭЦП? Зачем нужен сертификат ЭЦП?

Функционирование ЭЦП обеспечивается ключевой парой — закрытым (личным) ключом пользователя и открытым ключом. Оба эти ключа плательщик получает в АЦСК. Личный ключ известен только его владельцу-плательщику. Именно он гарантирует невозможность подделки документов от имени плательщика, поэтому его нужно хранить в тайне.

Открытый ключ вычисляется на основании личного ключа по специальному алгоритму (но знание открытого ключа не дает возможности вычислить личный ключ владельца ЭЦП). Этот ключ может быть опубликован и использован любым лицом для проверки подлинности документа, подписанного ЭЦП плательщика.

Сертификат открытого ключа представляет собой документ (в электронном или бумажном виде), который подтверждает, что данный открытый ключ принадлежит его владельцу. Он содержит сведения об открытом ключе, информацию о его владельце, название АЦСК, назначение и область применения открытого ключа и т. д. Сертификат открытого ключа является общедоступным.

При подписании электронного документа (файла отчетности) плательщик с помощью специального программного обеспечения и личных ключей налагает ЭЦП руководителя, главбуха и печати (предприниматель налагает только свою ЭЦП и ЭЦП печати при ее наличии), затем документ шифруется с использованием открытого ключа адресата (например, ГНИ). Расшифровать этот документ можно только с помощью открытых ключей плательщика и личного ключа адресата. Именно поэтому важно обменяться сертификатами открытых ключей с органом ГНС, куда будет предоставляться отчетность

Отличаются ли сроки подачи электронной отчетности от сроков подачи отчетности на бумаге?

Как разъяснила ГНСУ в разделе 020.03 ЕБНЗ, сроки подачи электронной отчетности не отличаются от сроков подачи отчетности на бумажных носителях (об этом сказано также в пункте 1 раздела III Инструкции № 233) — отчетность принимается ежедневно с 9:00 до 18:00, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней. Исключение составляет последний день предельного срока подачи отчетности, когда электронная отчетность принимается до 24-го часа дня, в котором истекает такой предельный срок.

В то же время в подпункте 4.13.5 Методрекомендаций № 516 указано, что Центр обработки электронной отчетности работает ежедневно. Однако такая ежедневная работа Центра не отменяет действие пункте 49.20 НКУ — если последний день срока подачи отчетности приходится на выходной или праздничный день, то плательщик имеет полное право подать такую отчетность на следующий за выходным или праздничным рабочий день

Каково предназначение первой и второй квитанции? Что делать, если вторая квитанция не пришла?

Первая квитанция подтверждает факт получения переданной плательщиком отчетности органом ГНС. Если первая квитанция плательщику не пришла, то это означает, что переданный документ органом ГНС получен не был. В этом случае рекомендуется отправить отчетность повторно.

Вторая квитанция подтверждает прием отправленной отчетности в базу данных ГНС или содержит отказ в приеме отчетности с указанием причины такого отказа.

Идеальным вариантом является получение первой и второй квитанций, подтверждающих прием отчетности органом ГНС — в этом случае обязанность плательщика по подаче отчетности считается выполненной. Датой приема отчетности считается дата, зафиксированная в первой квитанции (пункт 7 раздела III Инструкции № 233).

Если же плательщик получил вторую квитанцию с отказом в приеме отчетности или вторая квитанция вовсе не пришла, то отчетность считается неподанной и плательщику необходимо либо повторно отправить отчетность в электронной форме, либо предоставить ее лично на бумажных носителях. При этом возможностью подать бумажную отчетность могут воспользоваться только субъекты малого предпринимательства (предприниматели входят в их число). Крупные и средние предприятия обязаны отчитываться исключительно в электронной форме (пункт 49.4 НКУ). Поэтому советуем отправлять электронную отчетность заранее, не затягивая до последнего дня предельного срока ее подачи

В течение какого времени после отправки электронного отчета ГНИ должна прислать первую и вторую квитанции?

Первая квитанция автоматически отправляется сервером ГНС сразу после доставки электронного документа в почтовый ящик ГНС.

Вторая квитанция направляется плательщику:
— в течение 2 часов с момента приема (неприема) налоговой отчетности — если электронный документ поступил в орган ГНС до 16 часов;
— в течение первых 2 часов следующего рабочего дня — в других случаях (пункт 4 Инструкции № 233)

В течение какого срока нужно хранить отправленные в ГНИ файлы отчетности и полученные квитанции?

Архив отправленных в орган ГНС файлов документов с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций хранится в течение срока, предусмотренного для хранения отчетности на бумажных носителях, т. е. в течение 1095 дней со дня подачи отчетности

Предприниматель получил бесплатные ключи ЭЦП в АЦСК ИСД ГНСУ. В какой программе он может сформировать электронную отчетность, наложить на нее ЭЦП и передать ее в ГНИ?

Самый экономный вариант — формировать налоговую отчетность в XML-формате
с помощью бесплатной программы «OPZ: Податкова звітність» (последняя версия 1.30.4). Эту программу можно получить в своей ГНИ или скачать с сайта ГНСУ
www.sts.gov.ua в разделе «Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Програмне забезпечення».

Для передачи отчетности в орган ГНС можно использовать программу «ДПС Захист звітності», которая доступна для скачивания на официальном сайте АЦСК ИСД ГНС www.cskidd.gov.ua в разделе «Програмне забезпечення». Эта программа позволяет:
— подписать отчет;
— зашифровать отчет на сертификат шлюза ГНС;
— сохранить зашифрованный отчет;
— отправить зашифрованный отчет в ГНС;
— получить квитанцию — подтверждение приема отчета или результат проверки отчета;
— расшифровать квитанцию;
— сохранить квитанцию для будущего просмотра и печати.

Для формирования отчетов и передачи их в органы ГНС можно использовать и другие программы, например, «M.E.Doc» или «Бест Звiт»

Нужно ли перезаключать договор о признании электронных документов после окончания срока его действия?

Договор о признании электронных документов действует до окончания срока действия усиленных сертификатов открытых ключей плательщика (как правило, 1 год). Если плательщик подает органу ГНС новые усиленные сертификаты ЭЦП, договор продлевается до окончания срока действия новых сертификатов ключей. То есть перезаключать договор о признании электронных документов не нужно

Предприниматель сменил адрес и перешел на учет в другую ГНИ. Надо ли перезаключать договор о признании электронных документов?

В пункте 4.19 Методрекомендаций № 516 механизм перехода в другой орган ГНС описан следующим образом.

До взятия на учет в органе ГНС по новому месту жительства плательщик уплачивает налоги, сборы и подает налоговую отчетность (в том числе в электронном виде) по предыдущему месту жительства. После взятия на учет в органе ГНС по новому месту жительства по процедуре, описанной в Порядке № 1588, плательщик перезаключает договор о признании электронных документов с новым органом ГНС. После этого орган ГНС по предыдущему месту жительства плательщика снимает такого плательщика с учета, формирует и отправляет в орган ГНС по новому месту жительства в электронном виде пакет документов, указанный в подпункте 10.1.7 Порядка № 1588, а также файлы налоговой отчетности плательщика за 3 последних года

Примечание. Подробно вопрос о том, как вообще нужно поступать предпринимателю при смене места жительства и какие действия нужно предпринять в этом случае, мы писали в «СД», 2012, № 6, с. 25.

Можно ли подавать отчетность в бумажном виде после заключения договора о признании электронных документов?

Такая возможность существует только для субъектов малого предпринимательства (в том числе частных предпринимателей), которые даже после заключения
с органом ГНС договора о признании электронных документов имеют право подавать отчетность как в электронном виде, так и на бумажных носителях (лично или по почте).

Крупные и средние предприятия обязаны подавать отчетность только в электронной форме (пункт 49.4 НКУ). Поэтому отчетность на бумажных носителях у крупных и средних предприятий налоговики не принимают

Как узнать, какие отчеты можно подать в электронном виде?

Реестр форм отчетных документов, которые можно подать в налоговые органы в электронном виде, можно найти на сайте ГНСУ www.sts.gov.ua в рубрике «Eлектронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Інформаційно-аналітичне забезпечення/Реєстр електронних форм податкових документів».

В случае возникновения вопросов по передаче электронной отчетности плательщики могут обращаться в органы ГНС по месту своей регистрации. Полный перечень лиц, ответственных за предоставление помощи в инсталляции «OPZ» и приеме электронной отчетности, приведен на том же сайте ГНСУ в рубрике «Eлектронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Допомога користувачам»

Можно ли подать в электронном виде заявления по формам № 1-ОПП, № 5-ОПП, № 8-ОПП и № 20-ОПП?

Нет, нельзя. Возможность подачи заявлений по формам № 1-ОПП, № 5-ОПП, № 8-ОПП, а также уведомления по форме № 20-ОПП в электронной форме действующим законодательством не предусмотрена (на это ГНСУ обращала внимание в консультации из раздела 040.01 ЕБНЗ)

Можно ли до окончания предельного срока подачи отчетности отправлять несколько раз одну и ту же декларацию (в том числе в связи с исправлением ошибок)?

Да, можно. Ограничений по количеству переданных деклараций в электронном виде до окончания предельного срока подачи такой декларации нет. Если плательщик отправил несколько экземпляров одной и той же декларации, то оригиналом признается документ, полученный последним до окончания предельного срока подачи отчетности (конечно, при условии, что прием декларации подтвержден двумя квитанциями). При этом первый отправленный документ получает статус «Звiтний», а всем последующим присваивается статус «Звiтний новий» (подпункт 4.13.8 Методрекомендаций № 516)

Может ли ГНИ после получения плательщиком второй квитанции уведомить его о непринятии декларации?

В разъяснении, размещенном в разделе 020.03 ЕБНЗ, сказано, что после получения плательщиком второй квитанции налоговый орган имеет право направить такому плательщику письмо о непризнании налоговой отчетности с указанием причин. При этом такое право сохраняется за налоговиками в течение 5 рабочих дней со дня получения отчетности (подпункт 49.11.1 НКУ)