Практичні нюанси подання електронної звітності: для новачків і не тільки

Запитання

Відповідь

1

2

Яка існує різниця між закритим і відкритим ключами ЕЦП? Навіщо потрібний сертифікат ЕЦП?

Функціонування ЕЦП забезпечується ключовою парою — закритим (особистим) ключем користувача і відкритим ключем. Обидва ці ключі платник отримує в Акредитованому центрі сертифікації ключів (далі — АЦСК). Особистий ключ відомий лише його власнику-платникові. Саме він гарантує неможливість підробки документів від імені платника, тому його потрібно зберігати в таємниці.

Відкритий ключ обчислюється на підставі особистого ключа за спеціальним алгоритмом (але знання відкритого ключа не дає можливості обчислити особистий ключ власника ЕЦП). Цей ключ може бути опублікований і використаний будь-якою особою для перевірки достовірності документа, підписаного ЕЦП платника.

Сертифікат відкритого ключа є документом (в електронному чи паперовому вигляді), який підтверджує, що цей відкритий ключ належить його власнику. Він містить відомості про відкритий ключ, інформацію про його власника, назву АЦСК, призначення та сферу застосування відкритого ключа тощо. Сертифікат відкритого ключа є загальнодоступним.

При підписанні електронного документа (файлу звітності) платник за допомогою спеціального програмного забезпечення та особистих ключів накладає ЕЦП керівника, головбуха і печатку (підприємець накладає лише свій ЕЦП та ЕЦП печатки (якщо вона є), потім документ шифрується з використанням відкритого ключа адресата (наприклад, ДПІ). Розшифрувати цей документ можна лише за допомогою відкритих ключів платника та особистого ключа адресата. Саме тому важливо обмінятися сертифікатами відкритих ключів з органом ДПС, куди надаватиметься звітність

Чи відрізняються строки подання електронної звітності від строків подання звітності на папері?

Як роз’яснила ДПСУ в розділі 020.03 ЄБПЗ, строки подання електронної звітності не відрізняються від строків подання звітності на паперових носіях (про це зазначено також у пункті 1 розділу III Інструкції № 233) — звітність приймається щодня з 9:00 до 18:00, крім вихідних, святкових і неробочих днів. Виняток становить останній день граничного строку подання звітності, коли електронна звітність приймається до 24-ї години дня, в якому закінчується такий кінцевий строк.

У той же час у підпункті 4.13.5 Методрекомендацій № 516 зазначено, що Центр обробки електронної звітності працює щодня. Проте така щоденна робота Центру не скасовує дію пункту 49.20 ПКУ — якщо останній день строку подання звітності припадає на вихідний або святковий день, то платник має повне право подати таку звітність у наступний за вихідним або святковим робочий день

Яке призначення першої та другої квитанцій? Що робити, якщо друга квитанція не надійшла?

Перша квитанція підтверджує факт отримання переданої платником звітності органом ДПС. Якщо перша квитанція платнику не надійшла, то це означає, що переданий документ орган ДПС не отримав. У цьому випадку рекомендується надіслати звітність повторно.

Друга квитанція підтверджує прийняття відправленої звітності до бази даних ДПС або містить відмову в прийнятті звітності із зазначенням причини такої відмови.

Ідеальним варіантом є отримання першої та другої квитанцій, що підтверджують прийняття звітності органом ДПС, — у цьому випадку обов’язок платника щодо подання звітності вважається виконаним. Датою прийняття звітності вважається дата, зафіксована в першій квитанції (пункт 7 розділу III Інструкції № 233).

Якщо ж платник отримав другу квитанцію з відмовою в прийнятті звітності або друга квитанція зовсім не надійшла, то звітність вважається неподаною і платнику необхідно або повторно надіслати звітність в електронній формі, або надати її особисто на паперових носіях. При цьому можливістю подати паперову звітність можуть скористатися лише суб’єкти малого підприємництва (підприємці входять до їх числа). Великі та середні підприємства зобов’язані звітувати виключно в електронній формі (пункт 49.4 ПКУ). Тому радимо надсилати електронну звітність заздалегідь, не затягуючи до останнього дня граничного строку її подання

Протягом якого часу після відправки електронного звіту ДПІ повинна надіслати першу та другу квитанції?

Перша квитанція автоматично направляється сервером ДПС відразу після доставки електронного документа до поштової скриньки ДПС.

Друга квитанція надсилається платнику:
— протягом 2 годин з моменту прийняття (неприйняття) податкової звітності — якщо електронний документ надійшов до органу ДПС до 16 години;
— протягом перших двох годин наступного робочого дня — в інших випадках (пункт 4 Інструкції № 233)

Протягом якого строку потрібно зберігати відправлені до ДПІ файли звітності та отримані квитанції?

Архів надісланих до органу ДПС файлів документів з накладеними на них ЕЦП платника та отриманих електронних квитанцій зберігається протягом строку, передбаченого для зберігання звітності на паперових носіях, тобто протягом 1095 днів з дня подання звітності

Підприємець отримав безкоштовні ключі ЕЦП в АЦСК ІСД ДПСУ. У якій програмі підприємець може сформувати електронну звітність, накласти на неї ЕЦП та передати до ДПІ?

Найбільш економний варіант — формувати податкову звітність в XML-форматі за допомогою безкоштовної програми «OPZ: Податкова звітність» (остання версія 1.30.4). Цю програму можна отримати в своїй ДПІ або скачати з сайта ДПСУ www.sts.gov.ua у розділі «Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Програмне забезпечення».

Для передачі звітності до органу ДПС можна використовувати програму «ДПС Захист звітності», яка доступна для скачування на офіційному сайті АЦСК ІСД ДПС www.cskidd.gov.ua у розділі «Програмне забезпечення». Ця програма дозволяє:
— підписати звіт;
— зашифрувати звіт на сертифікат шлюзу ДПС;
— зберегти зашифрований звіт;
— відправити зашифрований звіт до ДПС;
— отримати квитанцію — підтвердження прийому звіту або результат перевірки звіту;
— розшифрувати квитанцію;
— зберегти квитанцію для майбутнього перегляду і друку.

Для формування звітів і передачі їх до органів ДПС можна використовувати й інші програми, наприклад, «M.E.Doc» або «Бест Звiт»

Чи потрібно переукладати договір про визнання електронних документів після закінчення строку його дії?

Договір про визнання електронних документів діє до закінчення строку дії посилених сертифікатів відкритих ключів платника (як правило, 1 рік). Якщо платник подає до органу ДПС нові посилені сертифікати ЕЦП, договір продовжується до закінчення строку дії нових сертифікатів ключів. Тобто переукладати договір про визнання електронних документів не потрібно

Підприємець змінив адресу і перейшов на облік до іншої ДПІ.
Чи треба переукладати договір про визнання електронних документів?

У пункті 4.19 Методрекомендацій № 516 механізм переходу до іншого органу ДПС описано так.

До взяття на облік в органі ДПС за новим місцем проживання платник сплачує податки, збори та подає податкову звітність (у тому числі в електронному вигляді) за попереднім місцем проживання. Після взяття на облік в органі ДПС за новим місцем проживання за процедурою, описаною в Порядку № 1588, платник переукладає договір про визнання електронних документів з новим органом ДПС. Після цього орган ДПС за попереднім місцем проживання платника знімає такого платника з обліку, формує та надсилає до органу ДПС за новим місцем проживання в електронному вигляді пакет документів, зазначений у п.п. 10.1.7 Порядку № 1588, а також файли податкової звітності платника за 3 останні роки

Примітка. Детально питання про те, як узагалі потрібно діяти підприємцю у разі зміни місця проживання та які дії потрібно вчинити в цьому випадку, йшлося у «ВД», 2012, № 6, с. 25.

Чи можна подавати звітність у паперовому вигляді після укладення договору про визнання електронних документів?

Така можливість існує тільки для суб’єктів малого підприємництва (у тому числі приватних підприємців), які навіть після укладення з органом ДПС договору про визнання електронних документів мають право подавати звітність як в електронному вигляді, так і на паперових носіях (особисто або поштою).

Великі та середні підприємства зобов’язані подавати звітність лише в електронній формі (пункт 49.4 ПКУ). Тому звітність на паперових носіях у великих та середніх підприємств податківці не приймають

Як дізнатися, які звіти можна подати в електронному вигляді?

Реєстр форм звітних документів, які можна подати до податкових органів в електронному вигляді, можна знайти на сайті ДПСУ www.sts.gov.ua у рубриці «Eлектронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Інформаційно-аналітичне забезпечення/Реєстр електронних форм податкових документів».

У разі виникнення питань щодо передання електронної звітності платники можуть звертатися до органів ДПС за місцем своєї реєстрації. Повний перелік осіб, відповідальних за надання допомоги в інсталяції «OPZ» та прийнятті електронної звітності, наведено на тому ж сайті ДПСУ в рубриці «Eлектронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Допомога користувачам»

Чи можна подати в електронному вигляді заяви за ф. № 1-ОПП,
ф. № 5-ОПП, ф. № 8-ОПП, а також ф. № 20-ОПП?

Ні, не можна. Можливість подання заяв за ф. № 1-ОПП, ф. № 5-ОПП,
ф. № 8-ОПП, а також повідомлення за ф. № 20-ОПП в електронній формі чинним законодавством не передбачена (на це ДПСУ звертала увагу в консультації розділу 040.01 ЄБПЗ)

Чи можна до закінчення граничного строку подання звітності відправляти кілька разів одну й ту саму декларацію (у тому числі у зв’язку з виправленням помилок)?

Так, можна. Обмежень щодо кількості переданих декларацій в електронному вигляді до закінчення граничного строку подання такої декларації немає. Якщо платник відправив кілька примірників тієї самої декларації, то оригіналом визнається документ, отриманий останнім до закінчення граничного строку подання звітності (звичайно, за умови, що прийняття декларації підтверджено двома квитанціями). При цьому перший відправлений документ отримує статус «Звiтний», а всім наступним присвоюється статус «Звiтний новий» (підпункт 4.13.8 Методрекомендацій № 516)

Чи може ДПІ після отримання платником другої квитанції повідомити платника про неприйняття декларації?

У роз’ясненні, розміщеному в розділі 020.03 ЄБПЗ, зазначено, що після отримання платником другої квитанції податковий орган має право надіслати такому платнику лист про невизнання податкової звітності із зазначенням причин. При цьому таке право зберігається за податківцями протягом 5 робочих днів з дня отримання звітності (підпункт 49.11.1 ПКУ)