Применение РРО в вопросах и ответах

ДЕЙСТВИЯ КАССИРА

До начала обслуживания покупателей

1. Подготовить для расчетов с покупателями РК. Перед началом ее использования на регистрационной странице необходимо указать дату начала ее использования.

2. Подсчитать наличные средства, находящиеся на месте проведения расчетов (в ящике РРО). Сверить эту сумму с суммой выручки, полученной за день (на основании контрольной ленты). При этом указанные суммы должны быть равны.

3. Сумму наличных, находящуюся в ящике РРО на момент отключения электроэнергии, нужно записать в корешке первой расчетной квитанции с пометкой «служебное внесение».

4. Взять контрольную ленту РРО и переписать номера кассовых чеков в раздел 3 КУРО в следующем порядке:

— графа 1 — номер первого на начало рабочего дня фискального чека;

— графа 2 — номер последнего фискального чека, выполненного перед отключением электроэнергии;

— графа 3 — номер РК, которая будет использоваться при расчетах с покупателями;

— графа 4 — дата и время начала использования РК;

— графа 5 — серия и номер первой расчетной квитанции, т. е. приводятся серия и номер расчетной квитанции, в корешке которой была сделана запись «служебное внесение»

В период обслуживания покупателя

5. Заполнить расчетную квитанцию, принимая от покупателя деньги. Расчетная квитанция состоит из двух частей: корешка и отрывной части. Сначала заполняется корешок, а затем отрывная часть. При этом должна быть соблюдена идентичность сумм, указанных в корешке и отрывной части.

6. Выдать покупателю отрывную часть квитанции, отделив ее от корешка, не позднее завершенной расчетной операции (в момент выдачи сдачи)

В конце рабочего дня или при изъятии средств

7. Записать в корешок расчетной квитанции с отметкой «служебная выдача» сумму наличных, изымаемую в конце рабочего дня с места проведения расчетов. Аналогично необходимо поступить и в случае, когда в течение рабочего дня с места расчетов изымаются наличные деньги

После восстановления подачи электроэнергии

8. Подсчитать сумму выручки, полученную за время отключения электроэнергии (по корешкам расчетных квитанций).

9. Включить РРО и провести через РРО суммы расчетов за время работы с применением расчетных квитанций отдельно по каждой ставке НДС. Для этого нужно выбить чек на сумму выручки, полученную во время отключения электроэнергии.

Если из-за отключения электричества в РРО произошло обнуление оперативной памяти, то после того как электричество будет включено, нужно будет провести через РРО также сумму выручки, полученную до отключения электроэнергии (на основании данных контрольной ленты) отдельно по каждой ставке НДС. Сделать Х-отчет и сверить сумму по нему с суммой, подсчитанной по корешкам расчетных квитанций.

10. Выполнить операцию «служебная выдача» на сумму средств, изъятых из места проведения расчетов по расчетным квитанциям.

11. Выполнить Z-отчет и на основании его данных заполнить раздел 2 КУРО (графы 5 — 8).

12. Заполнить графы 6, 7 и 8 раздела 3 КУРО. Указать дату и время окончания использования расчетных квитанций, серию и номер последней использованной расчетной квитанции, а также номер Z-отчета, распечатанного после введения РРО в действие.

13. Провести операцию «служебное внесение» на сумму средств, сохраняемых на месте проведения расчетов, внесенную в ящик РРО. В расчетной книжке на эту же сумму сделать запись «служебная выдача».

После проведения вышеизложенных операций можно приступить к расчетам с покупателями через РРО. Если в течение дня расчеты с покупателями продолжались, то после окончания рабочего дня необходимо будет выполнить еще один Z-отчет. Данные такого Z-отчета подлежат отражению в КУРО отдельной строкой.

В этом случае оба Z-отчета должны быть подклеены в КУРО.

Для подтверждения правомерности использования РК необходимо позаботиться о доказательстве отключения электроэнергии (таковой может быть, например, справка от соответствующих служб). В противном случае использование РК может быть признано незаконным.

При выходе РРО из строя его собственнику необходимо связаться с центром сервисного обслуживания (ЦСО), на который в соответствии со статьей 14 Закона об РРО возлагаются обязанности по обеспечению возобновления работы РРО в течение 72 часов. При этом в разделе 4 КУРО кассир указывает время и дату выхода из строя РРО и форму расчетов, используемую во время ремонта РРО.

Если субъект хозяйствования имеет в запасе зарегистрированный резервный РРО, то на период выхода из строя основного РРО расчеты с покупателями не будут отличаться от порядка расчетов, применяемых ранее. Конечно, для продавца этот вариант является наиболее привлекательным. Однако далеко не каждый субъект хозяйствования может позволить себе приобрести резервный РРО. В случае отсутствия резервного РРО расчеты с покупателями должны осуществляться с применением РК. РК, используемая при расчетах с покупателями на период выхода из строя РРО, должна быть зарегистрирована в том налоговом органе, в котором зарегистрирована КУРО.
Расчеты с покупателями в период, когда РРО вышел из строя, осуществляются в таком же порядке, как при отключении электроэнергии

Вопрос

Ответ

Ремонт РРО в расходах общесистемщика

Имеет ли право общесистемщик включить в расходы стоимость ремонта (улучшения) кассового аппарата?

РРО (электронные контрольно-кассовые регистраторы, компьютерно-кассовые системы, электронные таксометры, автоматы по продаже товаров (услуг) и т. п.) относятся к группе 4 основных средств (пункт 145.1 НКУ).

Ведение бухгалтерского учета расходов на приобретение, изготовление, ремонт (улучшение) основных средств (в том числе арендованных) или нематериальных активов для физических лиц — предпринимателей на общей системе налогообложения законодательством не предусмотрены.

Учитывая это, по мнению налоговиков, приведенному в разделе 104.05 ЕБНЗ, расходы на осуществление ремонта (улучшения) основных средств (в том числе кассовых аппаратов) не включаются в состав расходов предпринимателя на общей системе налогообложения.

Мы традиционно не согласны с таким мнением налоговиков, потому что эти расходы относятся к операционным и прямо указаны
в подпунктах 138.8.5, 138.10.2 и 138.10.3 НКУ. Хотя вынуждены предупредить, что отстаивать право на такие расходы предпринимателю, скорее всего, придется в суде

О программировании скидок

Предприниматель собирается ввести дисконтные карты для постоянных клиентов, которым будет предоставляться скидка на товары. Как правильно запрограммировать РРО?

Существует два пути решения такой задачи.

Во-первых, если количество реализуемых товаров незначительное, то можно каждое наименование товара запрограммировать несколько раз по разным ценам с разными кодами. При этом в наименовании товара можно предусмотреть признак скидки.

Во-вторых, современные модели РРО позволяют программировать скидки на товары. Причем фиксированные наценки и скидки могут начисляться не только в процентах, но и в фиксированных суммах,
и к тому же они могут устанавливаться на артикул, определенную сумму, отдел, период времени и т. д.

В зависимости от конкретной ситуации (количества наименований реализуемых товаров, квалификации продавцов и т. д.) предприниматель вправе выбрать тот путь, который больше подходит именно для него.

Решение о реализации товаров по разным ценам нужно оформить приказом (распоряжением), в котором следует четко оговорить размер скидок и порядок их предоставления покупателям

Z-отчет

Предприниматель осуществляет розничную торговлю с применением РРО. Режим работы магазина — круглосуточный. Как правильно заполнять Z-отчет при таком режиме работы: в 0 ч 00 мин или в конце каждой смены?

Согласно пункту 9 статьи 3 Закона об РРО субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие расчеты в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны ежедневно печатать на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) фискальные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО.

Каким образом обеспечить выполнение данного требования при круглосуточном режиме работы?

Обратимся к Требованиям № 199, в пункте 2 которых приведено следующее определение смены: «…это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета». Получается, что начало отсчета продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции после выполнения предыдущего Z-отчета.

Кроме того, в приложении к Требованиям № 199 содержится важное уточнение: максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часов. Данное ограничение введено с целью предотвращения переполнения оперативной памяти и потери текущих данных. Фискализацию итоговых данных нужно проводить за период, не превышающий продолжительность смены РРО. Ведь при заполнении Z-отчета итоговая информация о расчетных (фискальных) операциях переносится из оперативной памяти в фискальную. Соответствующая область оперативной памяти обнуляется.

Таким образом, при круглосуточной работе магазина Z-отчет необходимо выполнять не позднее чем через 24 часа со времени регистрации первой расчетной операции. Однако ГНСУ и часто даже суды придерживаются иной позиции, считая, что отсчет времени нужно проводить от начала календарных суток, а не от времени регистрации первой расчетной операции. В ЕБНЗ налоговики также разместили консультацию, где сказано о том, что если предприятие работает круглосуточно, то Z-отчет нужно распечатывать ежедневно по окончании рабочей смены, но не позднее 24 часов этого дня.

Если персонал магазина работает целые сутки (так называемые сутки — трое), то Z-отчет целесообразно заполнять во время пересменки (технологического перерыва). При этом пересменку можно проводить в любое удобное время, не обязательно в 0 часов 00 минут, а например, с 23:45 до 23:55, о чем следует указать во внутреннем распоряжении (приказе). Информация о технологическом перерыве должна быть размещена на видном для клиентов (покупателей) месте.

Если в магазине применяется 2- или 3-сменный режим работы персонала, то Z-отчет целесообразно заполнять в конце каждой рабочей смены. При распечатывании на РРО в течение рабочего дня нескольких фискальных отчетных чеков все они подклеиваются на соответствующей странице КУРО.

Следовательно, при круглосуточном режиме работы Z-отчет можно заполнять как после окончания каждой смены, так и один раз в день. Главное, чтобы интервал между распечаткой Z-отчетов не превышал 24 часов

Делать ли Z-отчеты при передаче смены от одного продавца другому?

Понятия смены для целей применения законодательства об РРО и смены при определении режима работы не должны рассматриваться как тождественные. Напомним, что согласно пункту 2 Требований № 199 смена при применении РРО — это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа, и это единственное ограничение, которое установлено законодательством. Каких-либо оговорок, касающихся режима работы продавца, для целей определения смены в отношении РРО нет.

Таким образом, делать Z-отчет при передаче смены от одного продавца другому необязательно. В то же время, как уже было отмечено выше, законодательство не запрещает распечатывать более одного Z-отчета в течение 24 часов. Поэтому, если предприятие посчитает это целесообразным, оно может внутренними документами обязать своих сотрудников распечатывать Z-отчет при передаче смены от одного продавца (либо кассира) другому с обязательным подклеиванием каждого Z-отчета в КУРО

Не считается ли нарушением распечатка Z-отчетов чаще одного раза в день?

Формулировка пункта 9 статьи 3 Закона об РРО о необходимости ежедневной печати фискальных отчетных чеков у субъектов хозяйствования иногда вызывает сомнения по поводу того, не будет ли нарушением данной обязанности печатать Z-отчеты чаще одного раза в день. Однако в подпункте 7.7 Порядка регистрации КУРО и РК специально оговорена ситуация, когда в течение рабочего дня на РРО было распечатано несколько фискальных отчетных чеков. Признают возможность печати нескольких Z-отчетов, ссылаясь на отсутствие в законодательстве соответствующих ограничений, и налоговики, указывая, что в этом случае все Z-отчеты подклеиваются в соответствующей КУРО, записи в разделе 2 КУРО делаются по каждому фискальному отчетному чеку отдельно (см. п.п. 2.2.99 обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572, а также консультацию в разделе 109.09 ЕБНЗ).

В отдельных случаях распечатка нескольких Z-отчетов за день может быть обусловлена необходимостью выполнения законодательных требований. Так, согласно пункту 4.9 Порядка регистрации РРО, если на период выхода из строя РРО либо в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и РК, то после установления отремонтированного (либо резервного) РРО или возобновления энергоснабжения необходимо провести через РРО суммы расчетов за время работы с использованием РК, а также в соответствии с контрольной лентой (в случае обнуления оперативной памяти) — за время работы, предшествовавшее выходу РРО из строя либо отключению электроэнергии, отдельно по каждой ставке НДС, после чего следует сделать Z-отчет. Кроме того, может случиться так, что уже после печати Z-отчета за день возникла необходимость провести еще одну расчетную операцию либо несколько операций. В этом случае также следует распечатать еще один Z-отчет и подклеить его в КУРО

Можно ли заменить Z-отчет X-отчетом?

Заменить Z-отчет Х-отчетом (документом, содержащим информацию о дневных итогах расчетных операций, проведенных с применением РРО, без обнуления информации в оперативной памяти), как это иногда делают субъекты хозяйствования в случае потери Z-отчета, нельзя (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 11.03.2009 г. № 4/36). Это объясняется тем, что итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета. Х-отчет функции внесения в фискальную память не выполняет. Кроме того, как разъясняют налоговики, Х-отчет вообще не подпадает под определение фискального отчетного чека в понимании Закона об РРО (см. раздел 109.20 ЕБНЗ), а это значит, что он по определению не может заменить собой Z-отчет

Отмена ошибочно проведенной суммы / выбитого чека через РРО

Каков порядок отмены ошибочно проведенной суммы (ошибочно выбитого чека) через РРО и какие данные суммы отразить в Отчете об использовании РРО и КУРО?

Отмена ошибочно проведенной через РРО суммы расчета осуществляется путем регистрации отрицательной суммы только в случае обеспечения алгоритмом работы РРО отдельного накопления в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов (пункт 4.7 Порядка применения РРО). Если РРО не обеспечивает такого накопления, то регистрировать выдачу средств (отмену ошибочной суммы) следует с помощью операции «служебная выдача».

Причем важно помнить, что отменять ошибочную сумму, используя операцию «сторно», запрещается.

При необходимости нужно составить акт, где указываются данные об ошибочной сумме и реквизиты расчетного документа (пункт 4.8 Порядка применения РРО).

Акт передается в бухгалтерию субъекта хозяйствования и хранится в течение 3 лет. В случае отсутствия бухгалтерии акт подклеивается на последней странице КУРО.

Согласно пункту 5 Инструкции о заполнении отчета по РРО если в течение отчетного месяца через РРО были зарегистрированы ошибочно введенные суммы, то эти суммы не включаются в графы 4 — 7. По желанию к Отчету можно приложить пояснительную записку относительно ошибочно введенных сумм.

Что касается заполнения КУРО, то в ней должна отражаться реальная сумма выторга за день, т. е. без ошибочно выбитой суммы

Вместо операции продажи товара через РРО ошибочно проведена операция возврата этого же товара

Каков порядок действий лица, осуществляющего расчеты, если через РРО вместо операции продажи товара ошибочно проведена операция возврата этого же товара?

Как видно из вопроса, лицо, осуществляющее расчеты, вместо операции продажи товара через РРО ошибочно провело операцию возврата этого же товара. С целью выдачи лицу, получающему товар, расчетного документа на полную сумму проведенной операции следует:
— провести в РРО операцию продажи товара;
— составить акт об отмене ошибочно проведенной через РРО операции (см. предыдущий вопрос)

Продажа пива в кафе (единоналожник)

Обязан ли единоналожник использовать РРО
при продаже пива в собственном кафе?

При продаже пива на разлив, в банках или бутылках (в любом виде) ни РРО, ни КУРО с РК единоналожнику не нужны

Один РРО на двоих предпринимателей

Два предпринимателя работают в одном магазине. Могут ли они использовать один РРО на двоих?

Нет, поскольку регистрация РРО осуществляется на одного конкретного предпринимателя. Кроме того, в Порядке регистрации РРО нет никаких оговорок о возможности использования одного и того же РРО несколькими предпринимателями.

Поэтому если наличные расчеты через один и тот же РРО будут проводить два предпринимателя, то им обоим грозят штрафные санкции.

Так, на собственника РРО налоговики (недосчитавшись у него выручки) наложат штраф за несоответствие суммы наличных средств на месте проведения расчетов согласно пункту 1 статьи 17 Закона об РРО, т. е.:

— если нарушение совершено впервые, штраф составит 1 грн.;

— при повторном нарушении (как следует из данной статьи, повторным следует считать нарушение, совершенное второй раз в течение календарного года) — 100 % стоимости товаров, проданных через общий РРО;

— за каждое следующее нарушение — штраф в пятикратном размере стоимости товаров, проданных с нарушениями.

А на предпринимателя, который применял чужой РРО, будет наложен штраф за непроведение расчетных операций через РРО согласно тому же пункту 1 статьи 17 Закона об РРО

Оплата за товар по безналу, а возврат — наличными: возможно ли это

Имеет ли право предприниматель осуществить возврат наличности через РРО, если оплата за данный товар была осуществлена в безналичной форме (с применением POST-терминала)?

Если оплата за товар (услуги) осуществлялась в безналичной форме, то возврат средств за неполученный товар (непредоставленную услугу) осуществляется в безналичной форме через учреждение банка или в случае наличной формы расчетов или применения банковской платежной карточки — с применением РРО с оформлением соответствующего расчетного документа, однако в случае использования банковской платежной карточки без выдачи наличных средств, т. е. на расчетный счет покупателя, открытого в банке.

Такой ответ дали налоговики в разделе 109.02 ЕБНЗ

Проверки РРО

Каков порядок проведения документальных электронных проверок?

Вскоре планируется внедрение нового вида документальной проверки — документальная невыездная внеплановая электронная проверка. Этому поспособствовал Закон № 5503.

В соответствии с пунктом 16 подраздела 10 раздела ХХ «Переходные положения» НКУ электронные проверки предполагается проводить относительно:

— налогоплательщиков, которые применяют упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, — с 01.01.2014 г.;

— субъектов хозяйствования микро-, малого и среднего бизнеса — с 01.01.2015 г.;

— прочих налогоплательщиков — с 01.01.2016 г.

Согласно абзацу шестому подпункта 75.1.2 НКУ документальной невыездной внеплановой электронной проверкой считается проверка, которая проводится на основании заявления, поданного налогоплательщиком с незначительной степенью риска в орган ГНС, в котором он состоит на налоговом учете. Такое заявление подается за 10 календарных дней до ожидаемого начала проведения электронной проверки.

Для проведения электронной проверки налогоплательщик должен предоставить в налоговый орган в электронной форме (с соблюдением условий относительно регистрации электронной подписи должностных лиц) документы, которые в соответствии с НКУ связаны с исчислением и уплатой налогов и сборов (если эти документы создаются таким налогоплательщиком в электронной форме и хранятся на машинных носителях информации).

То есть такие проверки не будут обязательными (плановыми), а будут проводиться налоговиками исключительно по заявлению плательщиков налогов и осуществляться дистанционно (на основании электронных документов) без отрыва плательщика от работы.

Как они будут применяться и будут ли вообще применимы в сфере контроля РРО, пока непонятно — налоговики этот вопрос еще не разъясняли. Поэтому вернемся к нему по мере поступления информации и появления регулирующих этот вопрос подзаконных актов

Каковы полномочия налоговиков при проведении фактических проверок РРО?

Контрольные расчетные операции. Ели предметом проверки является соблюдение порядка проведения наличных расчетов и применения РРО,
то проверяющими перед фактической проверкой может проводиться контрольная закупка. Товары, которые были получены служебными (должностными) лицами налоговых органов во время проведения контрольной расчетной операции, подлежат возврату субъекту хозяйствования в неповрежденном виде. При невозможности возврата такого товара субъекту хозяйствования должны возместить расходы в соответствии с законодательством по вопросам защиты прав потребителей.

Хронометраж. В соответствии с пунктом 80.8 НКУ во время проведения фактической проверки налоговики могут проводить хронометраж хозяйственных операций. В свою очередь, согласно подпункту 14.1.264 НКУ хронометраж представляет собой процесс наблюдения за ведением хозяйственной деятельности налогоплательщика, который осуществляется в ходе фактических проверок и применяется органами государственной налоговой службы в целях установления реальных показателей деятельности налогоплательщика, осуществляемой на соответствующем месте ее проведения.

По его результатам налоговикам необходимо составить справку соответствующей формы, которую должны подписывать не только они сами, но и предприниматель либо его представитель и/или лицо, непосредственно осуществляющие хозяйственные операции (кассир).

Инвентаризация. Подпункт 20.1.5 НКУ предусматривает право налоговых органов требовать от субъектов хозяйствования в ходе их проверки провести инвентаризацию основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов.

При этом инвентаризацию проводит субъект хозяйствования (или лицо, фактически осуществляющее расчетные операции), а не сами проверяющие (подпункт 20.1.5 НКУ).

НКУ не предусматривает, в каких случаях и в какие сроки субъект хозяйствования обязан провести инвентаризацию по требованию проверяющих.

По мнению налоговиков, субъект хозяйствования должен провести инвентаризацию по требованию налогового органа до окончания проверки (см. письмо ГНАУ от 26.05.2011 г. № 6322/5/23-4016).

Однако, как мы уже отметили, НКУ не содержит прямой нормы, которая обязывала бы налогоплательщика провести инвентаризацию по требованию налогового органа до окончания проверки. Поэтому налогоплательщик может не спешить с ее проведением, но и отказываться выполнить требования проверяющих тоже не следует, поскольку это может повлечь наложение админареста на активы предприятия.

В то же время есть вероятность, что, во-первых, налоговый орган может использовать такое поведение налогоплательщика как основание для продления сроков проведения проверки и, скорее всего, суды такие действия налоговиков будут признавать правомерными; во-вторых, не исключено, что даже если налоговый орган составит акт проверки до получения результатов инвентаризации, их последующее предоставление в налоговую инспекцию может послужить основанием для направления налогоплательщику запроса в рамках подпункта 78.1.1 НКУ с последующим проведением документальной внеплановой налоговой проверки.

Подробнее о фактических проверках см. «СД», 2013, № 5, с. 35