Застосування РРО в запитаннях і відповідях

ДІЇ КАСИРА

До початку обслуговування покупців

1. Підготувати для розрахунків з покупцями РК. Перед початком її використання на реєстраційній сторінці необхідно вказати дату початку її використання.

2. Підрахувати готівкові кошти, що знаходяться на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО). Звірити цю суму з сумою виручки, отриманої за день (на підставі контрольної стрічки). При цьому вказані суми мають збігатися.

3. Суму готівки, що знаходиться у скриньці РРО на момент відключення електроенергії, потрібно записати в корінці першої розрахункової квитанції з позначкою «службове внесення».

4. Узяти контрольну стрічку РРО і переписати номери касових чеків до розділу 3 КОРО в такому порядку:

— графа 1 — номер першого на початок робочого дня фіскального чека;

— графа 2 — номер останнього фіскального чека, зробленого перед відключенням електроенергії;

— графа 3 — номер РК, яка використовуватиметься при розрахунках з покупцями;

— графа 4 — дата та час початку використання РК;

— графа 5 — серія і номер першої розрахункової квитанції, тобто наводяться серія та номер розрахункової квитанції, у корінці якої був зроблений запис «службове внесення»

У період обслуговування покупця

5. Заповнити розрахункову квитанцію, приймаючи від покупця гроші. Розрахункова квитанція складається з двох частин: корінця та відривної частини. Спочатку заповнюється корінець, а потім відривна частина. При цьому має бути дотримана ідентичність сум, зазначених у корінці та відривній частині.

6. Видати покупцю відривну частину квитанції, відокремивши її від корінця, не пізніше завершення розрахункової операції (у момент видачі здачі)

Наприкінці робочого дня або при вилученні коштів

7. Записати в корінець розрахункової квитанції з позначкою «службова видача» суму готівки, що вилучається наприкінці робочого дня з місця проведення розрахунків. Аналогічно необхідно діяти і в разі, коли протягом робочого дня з місця розрахунків вилучається готівка

Після відновлення подачі електроенергії

8. Підрахувати суму виручки, отриману за час відключення електроенергії (за корінцями розрахункових квитанцій).

9. Уключити РРО та провести через РРО суми розрахунків за час роботи із застосуванням розрахункових квитанцій окремо за кожною ставкою ПДВ. Для цього потрібно вибити чек на суму виручки, отриману під час відключення електроенергії.

Якщо через відключення електроенергії в РРО сталося обнуління оперативної пам’яті, то після того як електроенергію буде включено, потрібно буде провести через РРО також суму виручки, отриману до відключення електроенергії (на підставі даних контрольної стрічки) окремо за кожною ставкою ПДВ. Зробити Х-звіт і звірити суму на ньому із сумою, підрахованою за корінцями розрахункових квитанцій.

10. Виконати операцію «службова видача» на суму коштів, вилучених з місця проведення розрахунків за розрахунковими квитанціями.

11. Виконати Z-звіт і на підставі його даних заповнити розділ 2 КОРО (графи 5 — 8).

12. Заповнити графи 6, 7 і 8 розділу 3 КОРО. Вказати дату та час закінчення використання розрахункових квитанцій, серію та номер останньої використаної розрахункової квитанції, а також номер Z-звіту, роздрукованого після введення РРО в дію.

13. Провести операцію «службове внесення» на суму коштів, що зберігаються на місці проведення розрахунків, унесену до скриньки РРО. У РК на цю ж суму зробити запис «службова видача».

Після проведення зазначених вище операцій можна приступити до розрахунків з покупцями через РРО. Якщо протягом дня розрахунки з покупцями продовжувалися, то після закінчення робочого дня необхідно буде скласти ще один Z-звіт. Дані такого Z-звіту підлягають відображенню в КОРО окремим рядком.

У цьому випадку обидва Z-звіти мають бути підклеєні в КОРО.

Для підтвердження правомірності використання РК необхідно подбати про доказ відключення електроенергії (таким може бути, наприклад, довідка від відповідних служб), інакше використання РК може бути визнано незаконним.

При виході РРО з ладу його власнику необхідно зв’язатися з центром сервісного обслуговування, на який відповідно до статті 14 Закону про РРО покладаються обов’язки щодо забезпечення відновлення роботи РРО протягом 72 годин. При цьому в розділі 4 КОРО касир вказує час та дату виходу з ладу РРО і форму розрахунків, що використовувалась під час ремонту РРО.

Якщо суб’єкт господарювання має в запасі зареєстрований резервний РРО, то на період виходу з ладу основного РРО розрахунки з покупцями не відрізнятимуться від порядку розрахунків, що застосовувалися раніше. Звичайно, для продавця цей варіант є найпривабливішим. Однак далеко не кожний суб’єкт господарювання може дозволити собі придбати резервний РРО. За відсутності резервного РРО розрахунки з покупцями повинні здійснюватися із застосуванням РК. РК, що використовується під час розрахунків з покупцями на період виходу з ладу РРО, має бути зареєстрована в тому податковому органі, в якому зареєстровано КОРО. Розрахунки з покупцями в період, коли РРО вийшов з ладу, здійснюються в такому самому порядку, що й при відключенні електроенергії

Запитання

Відповідь

Ремонт РРО у витратах загальносистемника

Чи має право загальносистемник уключити до витрат вартість ремонту (поліпшення) касового апарату?

РРО (електронні контрольно-касові реєстратори, комп’ютерно-касові системи, електронні таксометри, автомати з продажу товарів (послуг) тощо) належать до групи 4 основних засобів (пункт 145.1 ПКУ).

Ведення бухгалтерського обліку витрат на придбання, виготовлення, ремонт (поліпшення) основних засобів (у тому числі орендованих) або нематеріальних активів для фізичних осіб — підприємців на загальній системі оподаткування законодавством не передбачено.

Ураховуючи це, на думку податківців, наведену в розділі 104.05 ЄБПЗ, витрати на здійснення ремонту (поліпшення) основних засобів (у тому числі касових апаратів) не включаються до складу витрат підприємця на загальній системі оподаткування.

Ми традиційно не згодні з такою думкою податківців, оскільки такі витрати належать до операційних і прямо зазначені в підпунктах 138.8.5, 138.10.2 і 138.10.3 ПКУ. Хоча вимушені попередити, що відстоювати право на такі витрати підприємцю, найімовірніше, доведеться в суді

Про програмування знижок

Підприємець має намір запровадити дисконтні картки для постійних клієнтів, яким надаватиметься знижка на товари. Як правильно запрограмувати РРО?

Існує два шляхи вирішення цієї проблеми.

По-перше, якщо кількість товарів, що реалізуються, є незначною, то можна кожне найменування товару запрограмувати декілька разів за різними цінами з різними кодами. При цьому в найменуванні товару можна передбачити ознаку знижки.

По-друге, сучасні моделі РРО дозволяють програмувати знижки на товари. Причому фіксовані націнки та знижки можуть нараховуватися не лише у відсотках, а й у фіксованих сумах, і до того ж вони можуть установлюватися на артикул, певну суму, відділ, період часу тощо.

Залежно від конкретної ситуації (кількості найменувань товарів, що реалізуються, кваліфікації продавців тощо) підприємець має право обрати той шлях, який більш слушний саме для нього.

Рішення про реалізацію товарів за різними цінами потрібно оформити наказом (розпорядженням), в якому слід чітко застерегти розмір знижок і порядок їх надання покупцям

Z-звіт

Підприємець здійснює роздрібну торгівлю із застосуванням РРО. Режим роботи магазину — цілодобовий. Коли правильно заповнювати Z-звіт при такому режимі роботи: о 00:00 чи наприкінці кожної зміни?

Згідно з пунктом 9 статті 3 Закону про РРО суб’єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахунки у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов’язані щодня друкувати на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) фіскальні чеки (Z-звіти) і забезпечувати їх зберігання в КОРО.

Яким чином забезпечити виконання цієї вимоги при цілодобовому режимі роботи?

Звернемося до Вимог № 199. Зокрема, у пункті 2 наведено таке визначення зміни: «…це період роботи реєстратора від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту». Виходить, що початок відліку тривалості зміни РРО починається з моменту реєстрації першої розрахункової операції після виконання попереднього Z-звіту.

Крім того, у додатку до Вимог № 199 міститься важливе уточнення: максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати 24 годин. Це обмеження введено з метою запобігання переповненню оперативної пам’яті та втраті поточних даних. Фіскалізацію підсумкових даних потрібно проводити за період, що не перевищує тривалість зміни РРО. Адже при заповненні Z-звіту підсумкова інформація про розрахункові (фіскальні) операції переноситься з оперативної пам’яті до фіскальної. Відповідна область оперативної пам’яті обнуляється.

Таким чином, при цілодобовій роботі магазину Z-звіт необхідно складати не пізніше ніж через 24 години з часу реєстрації першої розрахункової операції. Однак ДПСУ та часто навіть суди дотримуються іншої позиції, вважаючи, що відлік часу потрібно проводити від початку календарної доби, а не від часу реєстрації першої розрахункової операції. У ЄБПЗ податківці також розмістили консультацію, де зазначено таке: якщо підприємство працює цілодобово, то Z-звіт потрібно роздруковувати щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 годин цього дня.

Якщо персонал магазину працює цілу добу (так звана доба — троє), то Z-звіт доцільно заповнювати під час перезміни (технологічної перерви). При цьому перезміну можна проводити в будь-який слушний час, не обов’язково о 00:00, а наприклад, з 23:45 до 23:55, про що слід вказати у внутрішньому розпорядженні (наказі). Інформація про технологічну перерву має бути розміщена на видному для клієнтів (покупців) місці.

Якщо в магазині застосовується 2- або 3-змінний режим роботи персоналу, то Z-звіт доцільно заповнювати наприкінці кожної робочої зміни. При роздрукуванні на РРО протягом робочого дня декількох фіскальних звітних чеків усі вони підклеюються на відповідній сторінці КОРО.

Отже, при цілодобовому режимі роботи Z-звіт можна заповнювати
як після закінчення кожної зміни, так і один раз на день. Головне, щоб інтервал між роздрукуванням Z-звітів не перевищував 24 годин

Чи робити Z-звіти при передачі зміни від одного продавця іншому?

Поняття зміни для цілей застосування законодавства про РРО та зміни при визначенні режиму роботи не повинні розглядатися як тотожні. Нагадаємо, що згідно з пунктом 2 Вимог № 199 зміна при застосуванні РРО — це період роботи реєстратора від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати 24 годин, і це єдине обмеження, встановлене законодавством. Будь-яких застережень щодо режиму роботи продавця для цілей визначення зміни стосовно РРО немає.

Таким чином, робити Z-звіт при передачі зміни від одного продавця іншому необов’язково. Водночас, як вже зазначалося, законодавство не забороняє роздруковувати більш одного Z-звіту протягом 24 годин. Тому, якщо підприємство вважатиме це за доцільне, воно може внутрішніми документами зобов’язати своїх працівників роздруковувати Z-звіт при передачі зміни від одного продавця
(або касира) іншому з обов’язковим підклеюванням кожного Z-звіту до КОРО

Чи не вважається порушенням роздрукування Z-звітів частіше одного разу на день?

Формулювання пункту 9 статті 3 Закону про РРО про необхідність щоденного друкування фіскальних звітних чеків у суб’єктів господарювання інколи викликає сумніви з приводу того, чи не буде порушенням цього обов’язку друкування Z-звіту частіше одного разу на день. Однак у підпункті 7.7 Порядку реєстрації КОРО та РК спеціально застережено ситуацію, коли протягом робочого дня на РРО було роздруковано декілька фіскальних звітних чеків. Визнають можливість друкування декількох Z-звітів, посилаючись на відсутність в законодавстві відповідних обмежень, і податківці, вказуючи, що в цьому випадку усі Z-звіти підклеюються у відповідній КОРО, записи в розділі 2 КОРО робляться щодо кожного фіскального звітного чека окремо (див. підпункт 2.2.99 оглядового листа ДПАУ від 06.07.2009 р. № 14083/7/23-7017/572, а також консультацію в розділі 109.09 ЄБПЗ).

В окремих випадках роздрукування декілька Z-звітів за день може бути зумовлене необхідністю виконання законодавчих вимог. Так, згідно з пунктом 4.9 Порядку реєстрації РРО, якщо на період виходу з ладу РРО або в разі відключення електроенергії розрахункові операції проводяться з використанням КОРО та РК, то після встановлення відремонтованого (або резервного) РРО чи відновлення енергопостачання необхідно провести через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням РК, а також відповідно до контрольної стрічки (в разі обнуління оперативної пам’яті) — за час роботи, що передував виходу РРО з ладу або відключенню електроенергії, окремо за кожною ставкою ПДВ, після чого слід зробити Z-звіт. Крім того, може статися так, що вже після друкування Z-звіту за день виникла необхідність провести ще одну чи декілька розрахункових операцій. У цьому випадку також слід роздрукувати ще один Z-звіт і підклеїти його в КОРО

Чи можна замінити Z-звіт на X-звіт?

Замінити Z-звіт на Х-звіт (документ, що містить інформацію про денні підсумки розрахункових операцій, проведених із застосуванням РРО, без обнуління інформації в оперативній пам’яті), як це інколи роблять суб’єкти господарювання в разі втрати Z-звіту, не можна (див. постанову Окружного адміністративного суду м. Києва від 11.03.2009 р. № 4/36). Це пояснюється тим, що підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті саме при формуванні Z-звіту. Х-звіт функції внесення до фіскальної пам’яті не виконує. Крім того, як роз’яснюють податківці, Х-звіт узагалі не підпадає під визначення фіскального звітного чека в розумінні Закону про РРО (див. розділ 109.20 ЄБПЗ), а це означає, що він за визначенням не може замінити собою Z-звіт

Скасування помилково проведеної суми/вибитого чека через РРО

Який порядок скасування помилково проведеної суми (помилково вибитого чека) через РРО та які дані суми відобразити у Звіті про використання РРО та КОРО?

Скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюється шляхом реєстрації від’ємної суми лише в разі забезпечення алгоритмом роботи РРО окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків (пункт 4.7 Порядку застосування РРО). Якщо РРО не забезпечує такого накопичення, то реєструвати видачу коштів (скасування помилкової суми) слід за допомогою операції «службова видача».

Причому важливо пам’ятати, що скасовувати помилкову суму, використовуючи операцію «сторно», забороняється.

За необхідності потрібно скласти акт, де зазначаються дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа (пункт 4.8 Порядку застосування РРО).

Акт передається до бухгалтерії суб’єкта господарювання та зберігається протягом 3 років. За відсутності бухгалтерії акт підклеюється на останній сторінці КОРО.

Згідно з пунктом 5 Інструкції із заповнення звіту з РРО, якщо протягом звітного місяця через РРО були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 4 — 7. За бажанням до Звіту можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.

Що стосується заповнення КОРО, то в ній повинна відображатися реальна сума виручки за день, тобто без помилково вибитої суми

Замість операції продажу товару через РРО помилково проведено операцію повернення цього самого товару

Який порядок дій особи, яка здійснює розрахунки, якщо через РРО замість операції продажу товару помилково проведено операцію повернення цього самого товару?

Як випливає із запитання, особа, яка здійснює розрахунки, замість операції продажу товару через РРО помилково провела операцію повернення цього самого товару. З метою видачі особі, яка одержує товар, розрахункового документа на повну суму проведеної операції слід:
— провести в РРО операцію продажу товару;
— скласти акт про скасування помилково проведеної через РРО операції (див. попереднє запитання)

Продаж пива в кафе (єдиноподатник)

Чи зобов’язаний єдиноподатник використовувати РРО при продажу пива у власному кафе?

При продажу пива на розлив, у бляшанках або пляшках (будь-якого виду) ні РРО, ні КОРО з РК єдиноподатнику не потрібні

Один РРО на двох підприємців

Два підприємці працюють в одному магазині.
Чи можуть вони використовувати один РРО на двох?

Ні, оскільки реєстрація РРО здійснюється на одного конкретного підприємця. Крім того, в Порядку реєстрації РРО немає жодних застережень про можливість використання одного й того РРО декількома підприємцями.

Тому, якщо готівкові розрахунки через один і той самий РРО проводитимуть два підприємці, то їм обом загрожують штрафні санкції.

Так, на власника РРО податківці (недорахувавшись у нього виручки) накладуть штраф за невідповідність суми готівкових коштів на місці проведення розрахунків згідно з пунктом 1 статті 17 Закону про РРО, тобто:
— якщо порушення вчинене вперше, штраф становитиме 1 грн.;
— у разі повторного порушення (як випливає зі статті, повторним слід вважати порушення, вчинене вдруге протягом календарного року) — 100 % вартості товарів, проданих через загальний РРО;
— за кожне наступне порушення — штраф у п’ятикратному розмірі вартості товарів, проданих з порушеннями.

А на підприємця, який застосовував чужий РРО, буде накладено штраф за непроведення розрахункових операцій через РРО за тим самим пунктом 1 статті 17 Закону про РРО

Оплата за товар безготівкою, а повернення — готівкою: чи можливо це

Чи має право підприємець здійснити повернення готівки через РРО, якщо оплата за товар була здійснена у безготівковій формі (із застосуванням POST-терміналу)?

Якщо оплата за товар (послуги) здійснювалась у безготівковій формі, то повернення коштів за не отриманий товар (не надану послугу) здійснюється у безготівковій формі через установу банку або у разі готівкової форми розрахунків чи застосування банківської платіжної картки — із застосуванням РРО з оформленням відповідного розрахункового документа, але у випадку використання банківської платіжної картки без видачі готівкових коштів, тобто на розрахунковий рахунок покупця, відкритий у банку.

Таку відповідь надали податківці в розділі 109.02 ЄБПЗ

Перевірки РРО

Який порядок проведення документальних електронних перевірок?

Незабаром планується запровадження нового виду документальної перевірки — документальна невиїзна позапланова електронна перевірка. Цьому посприяв Закон № 5503.

Відповідно до пункту 16 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ електронні перевірки передбачається проводити стосовно:
— платників податків, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку та звітності, — з 01.01.2014 р.;
— суб’єктів господарювання мікро-, малого і середнього бізнесу — з 01.01.2015 р.;
— інших платників податків — з 01.01.2016 р.

Згідно з абзацом шостим підпункту 75.1.2 ПКУ документальною невиїзною позаплановою електронною перевіркою вважається перевірка, яка проводиться на підставі заяви, поданої платником податків з незначним ступенем ризику до органу ДПС, в якому він перебуває на податковому обліку. Така заява подається
за 10 календарних днів до очікуваного початку проведення
електронної перевірки.

Для проведення електронної перевірки платник податків повинен надати до податкового органу в електронній формі (з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису посадових осіб) документи, які відповідно до ПКУ пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються таким платником податків у електронній формі та зберігаються на машинних носіях інформації).

Отже, такі перевірки не будуть обов’язковими (плановими), а проводитимуться податківцями виключно за заявою платників податків і здійснюватимуться дистанційно (на підставі електронних документів) без відволікання платника від роботи.

Як вони застосовуватимуться та чи будуть взагалі такими, що застосовуються у сфері контролю РРО, поки незрозуміло — податківці це питання ще не роз’яснювали. Тому повернемося до нього у міру надходження інформації та появи підзаконних актів, що регулюють це питання

Які повноваження податківців при проведенні фактичних перевірок РРО?

Контрольні розрахункові операції. Якщо предметом перевірки є дотримання порядку проведення готівкових розрахунків і застосування РРО, то перевіряючими перед фактичною перевіркою може проводитися контрольна закупівля. Товари, які були отримані службовими (посадовими) особами податкових органів під час проведення контрольної розрахункової операції, підлягають поверненню суб’єктові господарювання в непошкодженому вигляді. За неможливості повернення такого товару суб’єктові господарювання повинні відшкодувати витрати відповідно до законодавства з питань захисту прав споживачів.

Хронометраж. Відповідно до пункту 80.8 ПКУ під час проведення фактичної перевірки податківці можуть проводити хронометраж господарських операцій. У свою чергу, згідно з підпунктом 14.1.264 ПКУ хронометраж є процесом спостереження за веденням господарської діяльності платника податків, який здійснюється під час фактичних перевірок і застосовується органами державної податкової служби для цілей установлення реальних показників діяльності платника податків на відповідному місці її проведення.

За його результатами податківцям необхідно скласти довідку відповідної форми, яку повинні підписувати не лише вони самі, а й підприємець або його представник, та/або особа, яка безпосередньо здійснює господарські операції (касир).

Інвентаризація. Підпункт 20.1.5 ПКУ передбачає право податкових органів вимагати від суб’єктів господарювання під час їх перевірки провести інвентаризацію основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків.

При цьому інвентаризацію проводить суб’єкт господарювання (або особа, яка фактично здійснює розрахункові операції), а не самі перевіряючі (підпункт 20.1.5 ПКУ).

ПКУ не передбачає, в яких випадках і в які строки суб’єкт господарювання зобов’язаний провести інвентаризацію на вимогу перевіряючих.

На думку податківців, суб’єкт господарювання повинен провести інвентаризацію на вимогу податкового органу до закінчення перевірки (див. лист ДПАУ від 26.05.2011 р. № 6322/5/23-4016).

Однак, як уже зазначалося, ПКУ не містить прямої норми, яка зобов’язувала би платника податків провести інвентаризацію на вимогу податкового органу до закінчення перевірки. Тому платник податків може не поспішати з її проведенням, однак і відмовлятися від виконання вимог перевіряючих також не слід, оскільки це може загрожувати накладенням адмінарешту на активи підприємства.

Водночас є імовірність, що, по-перше, податковий орган може використати таку поведінку платника податків як підставу для продовження строків проведення перевірки та, найімовірніше, суди такі дії податківців визнаватимуть правомірними; по-друге, не виключено, що навіть якщо податковий орган складе акт перевірки до отримання результатів інвентаризації, їх подальше надання до податкової інспекції може бути підставою для направлення платнику податків запиту в межах дії підпункту 78.1.1 ПКУ з подальшим проведенням документально позапланової податкової перевірки.

Детальніше про фактичні перевірки див. «ВД», 2013, № 5, с. 35