Как предоставить работнику отпуск «за свой счет»
Отпуск «за свой счет», как правило, предоставляется работникам в экстренных ситуациях и когда у них нет права на ежегодный отпуск. Причем в одних случаях работодатель обязан предоставить работнику свободные от работы дни, а в других — вправе действовать по своему усмотрению. О том, как отправить работника отдыхать или решать возникшие житейские проблемы, мы поговорим в данной статье.
Оксана ХМЕЛЕВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.
Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, которые пострадали вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII.
Закон № 1584 — Закон Украины «О жертвах нацистских преследований» от 23.03.2000 г. № 1584-III.
Закон № 2195 — Закон Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.2004 г. № 2195-IV.
Закон № 203 — Закон Украины «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов органов внутренних дел и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Причины ухода в отпуск «за свой счет»
Отпуск без сохранения заработной платы, который часто называют отпуском «за свой счет», предоставляется, как правило, в связи с какими-либо событиями в жизни работника, при условии, что он не успел отгулять или не заработал право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
При этом в статье 25 Закона об отпусках приведены случаи, когда предприниматель-работодатель обязан предоставить такой отпуск своему работнику, а в статье 26 данного Закона — когда он решает это на свое усмотрение, т. е. если работодателя не устроит перспектива внепланового отпуска работника, то он может его не отпустить.
Кроме того, отпуск «за свой счет» может предоставляться отдельным категориям «льготников» по специальным законам (чернобыльцам, детям войны и т. д.).
Обратите внимание, что на время предоставления отпуска без сохранения заработной платы за работником сохраняется его место работы (должность).
Приведем в виде таблиц возможные причины и продолжительность отпусков без сохранения зарплаты.
Условия предоставления отпусков без сохранения зарплаты
| Лица, имеющие право на отпуск без сохранения заработной платы | Продолжительность отпуска | Норма Закона об отпусках |
| 1 | 2 | 3 |
| Условие предоставления: желание работника и согласие работодателя | ||
| Всем работникам по семейным обстоятельствам | До 15 календарных дней в течение года | Ст. 26 |
| Условие предоставления: только желание работника (согласие работодателя не нужно) | ||
| Мать или отец, воспитывающий детей без матери (в том числе и при ее продолжительном пребывании в лечебном учреждении), которая (который) имеет двух или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида | До 14 календарных дней ежегодно | П. 1 ч. 1 ст. 25 |
| Муж, жена которого находится в послеродовом отпуске | До 14 календарных дней | П. 2 ч. 1 ст. 25 |
| Мать или отец ребенка, бабка, дед или другие родственники, фактически ухаживающие за ребенком, либо лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка (ч. 3 ст. 18 Закона | П. 3 ч. 1 ст. 25 | |
| — ребенок требует домашнего ухода | Определена в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком 6 лет | |
| — ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) | Не более чем до достижения ребенком 16 лет | |
| Мать или отец ребенка, бабка, дед или другие родственники, фактически ухаживающие за ребенком, либо лицо, которое усыновило или взяло под опеку ребенка (ч. 3 ст. 18 Закона об отпусках) в возрасте | На период объявления карантина на соответствующей территории | П. 31 ч. 1 ст. 25 |
| Ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, и те, на которых распространяется Закон Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII | До 14 календарных дней ежегодно | П. 4 ч. 1 ст. 25 |
| Лица, имеющие особые заслуги перед Родиной | До 21 календарного дня ежегодно | П. 5 ч. 1 ст. 25 |
| Пенсионеры по возрасту и инвалиды III группы | До 30 календарных дней ежегодно | П. 6 ч. 1 ст. 25 |
| Инвалиды I и II групп | До 60 календарных дней ежегодно | П. 7 ч. 1 ст. 25 |
| Лица, вступающие в брак | До 10 календарных дней | П. 8 ч. 1 ст. 25 |
| Работники в случае смерти родственников по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер | До 7 календарных дней без учета времени проезда к месту погребения и обратно | П. 9 ч. 1 ст. 25 |
| Работники в случае смерти других родственников | До 3 календарных дней без учета времени проезда к месту погребения и обратно | П. 9 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, ухаживающие за больными родственниками по крови или по браку, которые по заключению медучреждения нуждаются в постоянном постороннем уходе | Определена в медицинском заключении, но не более | П. 10 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, которым необходимо завершить санаторно-курортное лечение | Определена в медицинском заключении | П. 11 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения | 15 календарных дней без учета времени проезда к местонахождению учебного заведения и обратно | П. 12 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, допущенные к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также обучающиеся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняющие индивидуальный план подготовки | Время, необходимое для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или заведения науки и обратно | П. 13 ч. 1 ст. 25 |
| Совместители | До окончания отпуска по основному месту работы | П. 14 ч. 1 ст. 25 |
| Ветераны труда | До 14 календарных дней ежегодно | П. 15 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, не использовавшие ежегодный основной и дополнительный отпуска полностью или частично по предыдущему месту работы и получившие за них денежную компенсацию | До 24 календарных дней в первый год работы до наступления 6-месячного срока беспрерывной работы | П. 16 ч. 1 ст. 25 |
| Работники, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности | 12 календарных дней без учета времени проезда к местонахождению учебного заведения и обратно. При наличии двух или более детей такого возраста отпуск предоставляют отдельно для сопровождения каждого ребенка | П. 17 ч. 1 ст. 25 |
Отпуск без сохранения заработной платы для отдельных категорий граждан
| Категории лиц, имеющих право на отпуск | Продолжительность отпуска | Нормативно-правовой акт |
| 1 | 2 | 3 |
| Лица, которые отнесены к категории 3 или 4 пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы, имеют несовершеннолетних детей и проживают на территориях зон радиоактивного загрязнения | До 14 рабочих дней ежегодно | П. 3 ч. 1 ст. 22 и п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона № 796 |
| Родители детей, отнесенных к пострадавшим от Чернобыльской катастрофы, или лица, их заменяющие, либо лица, ухаживающие за пострадавшим ребенком, в период санаторно-курортного лечения ребенка | Равна разнице между количеством дней, необходимых для санаторно-курортного лечения детей, и продолжительностью ежегодного отпуска лица, сопровождающего ребенка на лечении | П. 5 ч. 1 ст. 30 Закона № 796 |
| Таким образом, указанным категориям лиц дополнительный отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в случае недостаточной продолжительности их ежегодного отпуска для санаторно-курортного лечения детей, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы. Перечень детей, которые признаются пострадавшими вследствие Чернобыльской катастрофы, приведен в ст. 27 Закона № 796. | ||
| Ветераны военной службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны налоговой милиции, ветераны Государственной уголовно-исполнительной службы Украины, ветераны государственной пожарной охраны, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Госспецсвязи и защиты информации Украины | До 14 календарных дней в год | П. 13 ст. 6 Закона № 203 |
| Лица, имеющие статус детей войны | До 2 недель в год | Ст. 5 Закона № 2195 |
| Бывшие несовершеннолетние узники концлагерей, гетто, других мест принудительного содержания в период Великой Отечественной войны и Второй мировой войны | До 2 недель в год | П. 12 ст. 61 Закона № 1584 |
Как уходят в отпуск «за свой счет»
Правила предоставления ежегодного отпуска и отпуска «за свой счет» отличаются. Поэтому, в отличие от ежегодного отпуска, отдых «за свой счет»:
— не зависит от отработанного времени в году (например, на отпуск максимальной продолжительности имеет право как работник, отработавший целый календарный год, так и принятый на работу в течение года работник);
— не переносится на следующий год (если работник в течение нескольких лет не брал отпуск за свой счет или использовал его не полностью);
— не продлевается на праздничные и нерабочие дни (статья 5 Закона об отпусках).
Например, если работнику предоставлен отпуск без сохранения зарплаты с 19 июня по 3 июля 2013 года (15 календарных дней) согласно статье 26 Закона об отпусках, то праздничные дни, которые приходятся на этот период — 23 и 28 июня, не повлияют на продолжительность неоплаченного отпуска. То есть работнику из отпуска необходимо выйти 4 июля 2013 года.
При необходимости работник может в течение года оформить неоплачиваемый отпуск по нескольким основаниям, т. е. несколько отпусков без сохранения зарплаты. Например, если работнику, который вступал в брак, был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на 10 календарных дней, это не лишает его права на получение отпуска по семейным обстоятельствам согласно статье 26 Закона об отпусках, или по другим основаниям, предусмотренным статьей 25 Закона об отпусках.
Что касается деления такого отпуска, то, в отличие от ежегодного отпуска, ни КЗоТ, ни Законом об отпусках не установлено минимальное количество дней, которые должен отгулять работник за один отпуск. Его можно делить на части любой продолжительности (по несколько календарных дней, предоставленных в течение календарного года). Напомним, что только для ежегодного отпуска установлено требование, чтобы одна его часть обязательно составила не менее 14 календарных дней. Это относится к отпуску на основании и статьи 25, и статьи 26 Закона об отпусках. Однако при разделении на части неоплачиваемых отпусков необходимо следить, чтобы их общая продолжительность по каждому из оснований не превышала периода, установленного законодательством.
Особенности предоставления отпуска «за свой счет» согласно статье 25 Закона об отпусках
Правом на получение отпуска без сохранения зарплаты на основании /font>статьи 25 Закона об отпусках может воспользоваться работник, имеющий определенный социальный статус или при наступлении событий, описанных в данной статье. При этом работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска, если работник обращается с такой просьбой. В случае отказа предоставить такой отпуск действия работодателя следует расценивать как нарушение трудового законодательства, за что его могут привлечь к ответственности в виде административного штрафа в размере от 510 до 1700 грн.
Для того чтобы уйти в отпуск, работник должен подать работодателю письменное заявление в произвольной форме с указанием срока отпуска, даты его начала и причины, по которой такой отпуск нужен. К заявлению обязательно прилагаются документы (их копии), подтверждающие факт возникновения указанных обстоятельств.
Если отпуск связан с каким-либо событием в жизни работника, то и дата его начала не должна сильно отличаться от даты события. Например, если отпуск предоставляется «вступающим в брак», т. е. тем, которые находятся в процессе вступления в брак, а не «которые вступили в брак» или «которые собираются вступить брак». Право на этот отпуск имеют работники в период, который «привязан» к дате вступления в брак. Поэтому отпуск может непосредственно предшествовать дню регистрации брака, следовать за ним, или дата регистрации брака может приходиться на любой день отпуска. Так, если регистрация брака назначена на субботу, а работник желает использовать отпуск после свадьбы, то вполне правомерным будет предоставление отпуска с пятницы или с ближайшего понедельника. Однако предоставить такой отпуск через какое-то время после свадьбы уже нельзя.
На основании заявления работника оформляется приказ (распоряжение) работодателя с указанием основания такого отпуска и его продолжительности.
В табелях учета использования рабочего времени предприниматель может указывать буквенный или цифровой код, соответствующий определенному виду неоплачиваемого отпуска:
— отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением — «НБ» (цифровой код «13»);
— дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке — «ДБ» (цифровой код «14»);
— отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста — «ДД» (цифровой код «17»).
Особенности предоставления отпуска «за свой счет» согласно статье 26 Закона об отпусках
Правом воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты на основании статьи 26 Закона об отпусках может каждый работник. Однако отпуск, предоставляемый по соглашению сторон, предполагает обязательное двухстороннее согласие (с одной стороны — самого работника, с другой — работодателя). Последнее слово остается за работодателем. При этом в случае отказа предприниматель не должен давать какие-либо объяснения относительно своего решения. Отказ работодателя не нарушает нормы трудового законодательства.
Для предоставления такого неоплачиваемого отпуска работник также должен подать работодателю письменное заявление в произвольной форме. В нем обычно указывается причина — «по семейным обстоятельствам». При этом работник не обязан предоставлять какие-либо подтверждающие документы, хотя по желанию может их приложить (исключительно с целью убедить работодателя).
Если работодатель согласен на предоставление отпуска без сохранения зарплаты данному работнику, то на основании заявления работника также оформляется приказ (распоряжение) с указанием основания такого отпуска и его продолжительности. С приказом работника ознакомляют под подпись.
Вместе с тем в табеле учета использования рабочего времени в строке для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени указывается буквенный код «НА» (цифровой код «18»), а также отмечается количество дней и часов, проведенных работником в данном отпуске.
Начисление заработной платы и других выплат, если был отпуск «за свой счет»
Несложно догадаться, что отпуск без сохранения зарплаты предполагает, что за дни его предоставления за работником не сохраняется средний заработок (как, например, в случае основного ежегодного отпуска). Если работник находился в таком отпуске весь месяц, то за такой месяц ему не будет начислена зарплата. Это не будет нарушением законодательства о труде.
Если же работник был в отпуске «за свой счет» часть месяца, то в зависимости от уровня его зарплаты начисленная зарплата может быть меньше минимального размера. И это также не будет нарушением законодательства о труде.
В случае если работник в течение отчетного месяца находился в отпуске «за свой счет» и его зарплата за этот период не превысила суммы предельного дохода, который дает право на применение налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) (в общем случае в 2013 году — 1610,00 грн.), то при наличии поданного заявления на предоставление НСЛ он имеет право на НСЛ в размере 573,50 грн. (статья 169 НКУ).
При расчете отпускных, когда работник уходит в оплачиваемый ежегодный отпуск, дни отпуска «за свой счет» вычитаются из расчетного периода (см. «СД», 2013, № 10, с. 19).
Что касается расчета больничных и декретных, которые рассчитываются согласно Порядку № 1266, то в отношении их правила такие. В соответствии с пунктом 14 данного Порядка среднедневная заработная плата рассчитывается путем деления начисленной за расчетный период заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы (ЕСВ):
— для расчета оплаты дней болезни — на количество отработанных рабочих дней или часов в расчетном периоде. То есть в расчете будет учтено только фактически отработанное время. А поэтому период нахождения в отпуске без сохранения заработной платы не повлияет на размер оплаты;
— для пособия по беременности и родам — на количество календарных дней за расчетный период. При этом их количество за расчетный период уменьшается на календарные дни, не отработанные по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению). Таким образом, на неотработанные календарные дни по другим причинам оно не уменьшается. В связи с этим по причине нахождением в отпуске «за свой счет» будет выплачено пособие сравнительно меньшее, чем если бы в расчетный период не попали дни такого отпуска.
Обратите внимание: если работник заболеет, находясь в отпуске «за свой счет», и временная нетрудоспособность придется на этот период, то отпуск не продлевается и больничный ему не оплачивается (пункт 6 статьи 36 Закона № 2240). Если же период нетрудоспособности начинается во время нахождения работника в неоплачиваемом отпуске, а заканчивается в периоде, когда он должен уже работать, в таком случае действуют общие правила по оплате больничных. Так, на основании выданного листка нетрудоспособности рабочие дни после окончания отпуска, приходящиеся на первые 5 календарных дней временной нетрудоспособности, оплачиваются за счет средств предпринимателя, а рабочие дни начиная с 6-го календарного дня временной нетрудоспособности оплачиваются за счет средств Фонда «временной нетрудоспособности».
Выводы
Отпуск «за свой счет» может предоставляться:
— при наступлении определенных событий или отдельным категориям работников, перечисленным в статье 25 Закона об отпусках. Он может браться на установленное количество дней, а работодатель обязан отпустить в него работника;
— в любых других случаях (до 15 календарных дней), но только по согласованием с работодателем.
Для каждого вида отпуска без сохранения заработной платы предусмотрена определенная продолжительность. Если работник был в отпуске «за свой счет» часть месяца, то в зависимости от уровня его зарплаты начисленная зарплата может быть меньше минимального размера. И это не будет нарушением законодательства о труде.
В случае если работник в течение отчетного месяца находился в отпуске «за свой счет» и его зарплата за этот период не превысила суммы предельного дохода, который дает право на применение НСЛ (в общем случае в 2013 году — 1610,00 грн.), то при наличии поданного заявления на предоставление НСЛ он имеет право на такую льготу в размере 573,50 грн.
При расчете отпускных, когда работник уходит в оплачиваемый ежегодный отпуск, дни отпуска «за свой счет» вычитаются из расчетного периода.
