Як надати працівнику відпустку «за свій рахунок»
Відпустка «за свій рахунок», як правило, надається працівникам в екстрених ситуаціях та у разі, коли вони не мають права на щорічну відпустку. Причому в одних випадках роботодавець зобов’язаний надати працівнику вільні від роботи дні, а в інших — має право діяти на свій розсуд. Про те, як відправити працівника відпочивати або вирішувати життєві проблеми, що виникли, ми поговоримо в цій статті.
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.
Закон № 796 — Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII.
Закон № 1584 — Закон України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 р. № 1584-III.
Закон № 2195 — Закон України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV.
Закон № 203 — Закон України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від 24.03.98 р. № 203/98-ВР.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Причини для відпустки «за свій рахунок»
Відпустка без збереження заробітної плати, яку часто називають відпусткою «за свій рахунок», надається, як правило, у зв’язку з якимись подіями в житті працівника, за умови, що він не встиг відгуляти або не отримав право на щорічну оплачувану відпустку.
При цьому у статті 25 Закону про відпустки наведено випадки, коли підприємець-роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку своєму працівнику, а у статті 26 цього Закону — коли він вирішує це на власний розсуд, тобто якщо роботодавця не тішить перспектива позапланової відпустки працівника, то він може його не відпустити.
Крім того, відпустка «за свій рахунок» може надаватися окремим категоріям пільговиків за спеціальними законами (чорнобильцям, дітям війни тощо).
Зверніть увагу: на час надання відпустки без збереження заробітної плати за працівником зберігається його місце роботи (посада).
Наведемо в таблиці можливі причини та тривалість відпусток без збереження зарплати.
Умови надання відпусток без збереження зарплати
| Особи, які мають право на відпустку без збереження заробітної плати | Тривалість відпустки | Норма Закону про відпустки |
| 1 | 2 | 3 |
| Умова надання: бажання працівника та згода роботодавця | ||
| Усім працівникам за сімейними обставинами або з інших причин | До 15 календарних днів протягом року | Ст. 26 |
| Умова надання: лише бажання працівника (згода роботодавця не потрібна) | ||
| Мати або батько, який виховує дітей без матері (у тому числі в разі її тривалого перебування в лікувальній установі), яка (який) має двох або більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда | До 14 календарних днів щороку | П. 1 ч. 1 ст. 25 |
| Чоловік, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці | До 14 календарних днів | П. 2 ч. 1 ст. 25 |
| Мати або батько дитини, баба, дід або інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, або особа, яка усиновила чи взяла під опіку дитину (ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки) у разі, коли: | П. 3 ч. 1 ст. 25 | |
| — дитина потребує домашнього догляду | Визначена в медичному висновку, але не більше ніж до досягнення дитиною 6 років | |
| — дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежна) | Не більше ніж до досягнення дитиною 16 років | |
| Мати або батько дитини, баба, дід або інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, або особа, яка усиновила чи взяла під опіку дитину (ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки) віком до 14 років у разі оголошення карантину | На період оголошення карантину на відповідній території | П. 31 ч. 1 ст. 25 |
| Ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, і ті, на яких поширюється Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII | До 14 календарних днів щороку | П. 4 ч. 1 ст. 25 |
| Особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною | До 21 календарного дня щороку | П. 5 ч. 1 ст. 25 |
| Пенсіонери за віком та інваліди III групи | До 30 календарних днів щороку | П. 6 ч. 1 ст. 25 |
| Інваліди I і II груп | До 60 календарних днів щороку | П. 7 ч. 1 ст. 25 |
| Особи, які одружуються | До 10 календарних днів | П. 8 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники в разі смерті родичів по крові або за шлюбом: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчерки), братів, сестер | До 7 календарних днів без урахування часу проїзду до місця поховання та назад | П. 9 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники в разі смерті інших родичів | До 3 календарних днів без урахування часу проїзду до місця поховання та назад | П. 9 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, що доглядають за хворими родичами по крові або за шлюбом, які за висновком медустанови потребують постійного стороннього догляду | Визначена в медичному висновку, але не більше 30 календарних днів | П. 10 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, яким необхідно завершити санаторно-курортне лікування | Визначена в медичному висновку | П. 11 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, допущені до вступних іспитів до вищих навчальних закладів | 15 календарних днів без урахування часу проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад | П. 12 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, допущені до складання вступних іспитів до аспірантури з відривом або без відриву від виробництва, а також ті, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки | Час, необхідний для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки та назад | П. 13 ч. 1 ст. 25 |
| Сумісники | До закінчення відпустки за основним місцем роботи | П. 14 ч. 1 ст. 25 |
| Ветерани праці | До 14 календарних днів щороку | П. 15 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, які не використали щорічну основну та додаткову відпустки повністю або частково за попереднім місцем роботи та отримали за них грошову компенсацію | До 24 календарних днів у перший рік роботи до настання 6-місячного строку безперервної роботи | П. 16 ч. 1 ст. 25 |
| Працівники, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості | 12 календарних днів без урахування часу проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад. За наявності двох або більше дітей такого віку відпустку надають окремо для супроводу кожної дитини | П. 17 ч. 1 ст. 25 |
Відпустка без збереження заробітної плати
для окремих категорій громадян
| Категорії осіб, які мають право на відпустку без збереження заробітної плати | Тривалість відпустки | Нормативно-правовий акт |
| 1 | 2 | 3 |
| Особи, які віднесені до 3 або 4 категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, мають неповнолітніх дітей і проживають на територіях зон радіоактивного забруднення | До 14 робочих днів щороку | П. 3 ч. 1 ст. 22 і п. 1 ч. 1 ст. 23 Закону № 796 |
| Батьки дітей, віднесених до потерпілих від Чорнобильської катастрофи, або особи, які їх замінюють, або особи, що доглядають за потерпілою дитиною, в період санаторно-курортного лікування дитини | Дорівнює різниці між кількістю днів, необхідних для санаторно-курортного лікування дітей, і тривалістю щорічної відпустки особи, яка супроводжує дитину на лікуванні | П. 5 ч. 1 ст. 30 Закону № 796 |
| Таким чином, зазначеним категоріям осіб додаткова відпустка без збереження заробітної плати надається в разі недостатньої тривалості їх щорічної відпустки для санаторно-курортного лікування дітей, потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи. Перелік дітей, які визнаються потерпілими внаслідок Чорнобильської катастрофи, наведено у ст. 27 Закону № 796. | ||
| Ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани податкової міліції, ветерани Державної кримінально-виконавчої служби України, ветерани державної пожежної охорони, ветерани служби цивільного захисту, ветерани Держспецзв’язку та захисту інформації України | До 14 календарних днів на рік | П. 13 ст. 6 Закону № 203 |
| Особи, які мають статус дітей війни | До 2 тижнів на рік | Ст. 5 Закону № 2195 |
| Колишні неповнолітні в’язні концтаборів, гетто, інших місць примусового утримання | До 2 тижнів на рік | П. 12 ст. 61 Закону № 1584 |
Як ідуть у відпустку «за свій рахунок»
Правила надання щорічної відпустки та відпустки «за свій рахунок» відрізняються. Тому, на відміну від щорічної відпустки, відпочинок «за свій рахунок»:
— не залежить від відпрацьованого часу в році (наприклад, на відпустку максимальної тривалості має право як працівник, який відпрацював цілий календарний рік, так і прийнятий на роботу протягом року працівник);
— не переноситься на наступний рік (якщо працівник протягом декількох років не брав відпустку за свій рахунок або використав її не повністю);
— не продовжується на святкові та неробочі дні (стаття 5 Закону про відпустки).
Наприклад, якщо працівнику надана відпустка без збереження зарплати з 19 червня по 3 липня 2013 року (15 календарних днів) згідно зі статтею 26 Закону про відпустки, то святкові дні, що припадають на цей період: 23 і 28 червня, — не вплинуть на тривалість неоплаченої відпустки. Отже, працівнику з відпустки необхідно вийти 4 липня 2013 року.
За необхідності працівник може протягом року оформити неоплачувану відпустку з декількох підстав, тобто декілька відпусток без збереження зарплати. Наприклад, якщо працівнику, який одружувався, було надано відпустку без збереження зарплати на 10 календарних днів, це не позбавляє його права на отримання відпустки за сімейними обставинами згідно зі статтею 26 Закону про відпустки або з інших підстав, передбачених статтею 25 Закону про відпустки.
Що стосується розподілу такої відпустки, то на відміну від щорічної відпустки, ні КЗпП, ні Законом про відпустки не встановлено мінімальну кількість днів, які повинен відгуляти працівник за одну відпустку. Її можна ділити на частини будь-якої тривалості (по декілька календарних днів, наданих протягом календарного року). Нагадаємо, що тільки для щорічної відпустки встановлена вимога, щоб одна її частина обов’язково становила не менше 14 календарних днів. Це стосується і відпустки на підставі статті 25 Закону про відпустки, і на підставі статті 26 цього Закону. Однак при поділу на частини неоплачуваних відпусток слід стежити, щоб їх загальна тривалість за кожною з підстав не перевищувала періоду, установленого законодавством.
Особливості надання відпустки «за свій рахунок» згідно зі статтею 25 Закону про відпустки
Правом на отримання відпустки без збереження зарплати на підставі статті 25 Закону про відпустки може скористатися працівник, який має певний соціальний статус або за умови настання подій, описаних у цій статті. При цьому роботодавець не має права відмовити в наданні відпустки, якщо працівник звертається з таким проханням. У разі відмови надати таку відпустку дії роботодавця слід розцінювати як порушення трудового законодавства, за що його можуть притягти до відповідальності у вигляді адміністративного штрафу в розмірі від 510 до 1700 грн.
Для того щоб піти у відпустку, працівник має подати роботодавцю письмову заяву в довільній формі із зазначенням строку відпустки, дати її початку та причини, через яку така відпустка потрібна. До заяви обов’язково додаються документи (їх копії), що підтверджують факт виникнення зазначених обставин.
Якщо відпустка пов’язана з якоюсь подією в житті працівника, то й дата її початку не повинна дуже відрізнятися від дати події. Наприклад, якщо відпустка надається тим, хто одружується, тобто тим, які перебувають у процесі одруження, а не тим, «які одружилися» або «які збираються одружитися». Право на цю відпустку мають працівники в період, який «прив’я-заний» до дати одруження. Тому відпустка може безпосередньо передувати дню реєстрації шлюбу, слідувати за ним або дата реєстрації шлюбу може припадати на будь-який день відпустки. Так, якщо реєстрацію шлюбу призначено на суботу, а працівник бажає використовувати відпустку після весілля, то цілком правомірним буде надання відпустки з п’ятниці або з найближчого понеділка. Однак надати таку відпустку через якийсь час після весілля вже не можна.
На підставі заяви працівника оформляється наказ (розпорядження) роботодавця із зазначенням підстави такої відпустки та її тривалості.
У табелях обліку використання робочого часу підприємець може зазначати літерний або цифровий код, що відповідає певному виду неоплачуваної відпустки:
— відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням — «НБ» (цифровий код «13»);
— додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» (цифровий код «14»);
— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку — «ДД» (цифровий код «17»).
Особливості надання відпустки «за свій рахунок» згідно зі статтею 26 Закону про відпустки
Скористатися правом на відпустку без збереження зарплати на підставі статті 26 Закону про відпустки може кожний працівник. Однак відпустка, яка надається за угодою сторін, передбачає обов’язкову двосторонню згоду (з одного боку — самого працівника, з іншого — роботодавця). Останнє слово залишається за роботодавцем. При цьому в разі відмови підприємець не повинен надавати будь-які пояснення щодо свого рішення. Відмова роботодавця не порушує норми трудового законодавства.
Для надання такої неоплачуваної відпустки працівник також повинен подати роботодавцю письмову заяву в довільній формі. У ній зазвичай зазначається причина — «за сімейними обставинами». При цьому працівник не зобов’язаний надавати будь-які підтвердні документи, хоча за бажанням може їх додати (виключно з метою переконання роботодавця).
Якщо роботодавець згоден на надання відпустки без збереження зарплати цьому працівнику, то на підставі заяви працівника також оформляється наказ (розпорядження) із зазначенням підстави такої відпустки та її тривалості. З наказом працівника знайомлять під підпис.
Водночас у табелі обліку використання робочого часу в рядку для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу зазначається літерний код «НА» (цифровий код «18»), а також вказується кількість днів і годин, проведених працівником у цій відпустці.
Нарахування заробітної плати та інших виплат, якщо була відпустка «за свій рахунок»
Неважко здогадатися, що відпустка без збереження зарплати передбачає, що за дні її надання за працівником не зберігається середній заробіток (як, наприклад, у разі основної щорічної відпустки). Якщо працівник перебував у такій відпустці протягом усього місяця, то за такий місяць йому не буде нараховано зарплату. Це не буде порушенням законодавства про працю.
Якщо ж працівник був у відпустці «за свій рахунок» частину місяця, то залежно від рівня його зарплати нарахована зарплата може бути менше мінімального розміру. І це також не буде порушенням законодавства про працю.
У разі якщо працівник протягом звітного місяця перебував у відпустці «за свій рахунок» і його зарплата за цей період не перевищила суму граничного доходу, який надає право на застосування податкової соціальної пільги (далі — ПСП) (у загальному випадку у 2013 році — 1610,00 грн.), то за наявності поданої заяви на надання ПСП він має право на ПСП у розмірі 573,50 грн. (стаття 169 ПКУ).
При розрахунку відпускних, коли працівник іде в оплачувану щорічну відпустку, дні відпустки «за свій рахунок» виключаються з розрахункового періоду (див. «ВД», 2013, № 10, с. 19).
Що стосується правил розрахунку лікарняних і декретних згідно з Порядком № 1266, то вони такі. Відповідно до пункту 14 Порядку № 1266 середньоденна заробітна плата розраховується шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувалися страхові внески (ЄСВ):
— для розрахунку оплати днів хвороби — на кількість відпрацьованих робочих днів або годин у розрахунковому періоді. Отже, у розрахунку буде враховано лише фактично відпрацьований час. А тому період перебування у відпустці без збереження заробітної плати не вплине на розмір оплати;
— для допомоги по вагітності та пологах — на кількість календарних днів за розрахунковий період. При цьому їх кількість за розрахунковий період зменшується на календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком). Таким чином, на не відпрацьовані календарні дні з інших причин вона не зменшується. У зв’язку з цим через перебування у відпустці «за свій рахунок» буде виплачено допомогу порівняно менше, ніж у випадку, коли б до розрахункового періоду не потрапили дні такої відпустки.
Зверніть увагу: якщо працівник захворіє, перебуваючи у відпустці «за свій рахунок», і тимчасова непрацездатність припаде на цей період, то відпустка не продовжується і лікарняний йому не оплачується (пункт 6 статті 36 Закону № 2240). Якщо ж період непрацездатності починається під час перебування працівника в неоплачуваній відпустці, а закінчується в періоді, коли він повинен вже працювати, у такому разі діють загальні правила оплати лікарняних. Так, на підставі виданого листка непрацездатності робочі дні після закінчення відпустки, що припадають на перші 5 календарних днів тимчасової непрацездатності, оплачуються за рахунок коштів підприємця, а робочі дні, починаючи з 6-го календарного дня тимчасової непрацездатності, оплачуються за рахунок коштів Фонду «тимчасової непрацездатності».
Висновки
Відпустка «за свій рахунок» може надаватися:
— при настанні певних подій або окремим категоріям працівників, зазначеним у статті 25 Закону про відпустки. Вона може братися на встановлену кількість днів, а роботодавець зобов’язаний надати її працівнику;
— у будь-яких інших випадках (до 15 календарних днів), але лише за погодженням з роботодавцем.
Для кожного виду відпустки без збереження заробітної плати передбачено певну тривалість. Якщо він відпустить працівника на більшу кількість календарних днів, то це вважатиметься порушенням прав працівників, яких змусили не працювати.
Якщо працівник перебував у відпустці «за свій рахунок» частину місяця, то залежно від рівня його зарплати нарахована зарплата може бути менше мінімального розміру. І це не буде порушенням законодавства про працю.
У разі якщо працівник протягом звітного місяця перебував у відпустці «за свій рахунок» і його зарплата за цей період не перевищила суми граничного доходу, який надає право на застосування ПСП (у загальному випадку у 2013 році — 1610,00 грн.), то за наявності поданої заяви на надання ПСП він має право на ПСП у розмірі 573,50 грн.
При розрахунку відпускних, коли працівник іде в оплачувану щорічну відпустку, дні відпустки «за свій рахунок» виключаються з розрахункового періоду.
