Как провести годовой перерасчет зарплаты и НДФЛ
У работодателя множество обязанностей. Посудите сами: ему нужно регулярно выплачивать зарплату, начислять и удерживать ЕСВ и НДФЛ, оформлять отпуск, больничный и т. д.
Многое из этого перечня он делает автоматически, без напоминаний. Но есть и такие обязанности, которые не часто приходится выполнять, например годовой перерасчет зарплаты и НДФЛ. Напомним, что он касается всех работников, независимо от того, какие выплаты они получали и имели ли право на налоговую соцльготу.
О том, как правильно провести необходимые расчеты, читайте в этой статье.
Оксана ХМЕЛЕВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»
Годовой перерасчет: для чего он нужен и когда его проводить
Прежде всего давайте разберемся, что такое годовой перерасчет зарплаты и НДФЛ, обязательна ли эта процедура, когда и как лучше всего ее провести.
| Вопрос | Ответ (разъяснение) | |
| 1 | 2 | |
| Для чего пересчитывают заработную плату? | Перерасчет подразумевает, что работодатель проверяет, правильно ли он удерживал в каждом месяце НДФЛ с зарплаты (подпункты 169.4.2, 169.4.3 НКУ). Объектами пристального внимания станут месяцы болезни, отпуска. В одном из них работник мог получать «переходящие» выплаты, т. е. начисленные за дни разных месяцев. Также важно выделить работников, к зарплате которых применяли налоговую социальную льготу (далее — НСЛ) | |
| Когда проводят годовой перерасчет? | Во время начисления заработной платы за последний месяц отчетного года, т. е. в этом году за декабрь | |
| Какие доходы работника пересчитывают? | Перерасчету подлежат только те выплаты, которые относятся к понятию заработной платы. Их перечень вы найдете в разделе 2 «Фонд оплаты труда» Инструкции № 5 (см. «СД», 2013, № 4, с. 25). Кроме заработной платы, в нем премии, отпускные и т. д. Но это еще не все. НКУ дополнил этот перечень больничными* (абзац третий подпункта 169.4.1 НКУ) | |
| Нужно ли пересчитывать зарплату всех работников? | Да, причем независимо от того, применялась ли к их заработной плате НСЛ. По работникам, которые в течение 2013 года уволились, перерасчет не делают | |
| Что нужно помнить при перерасчете? | Пересчитывая зарплату и НДФЛ, важно помнит о том, что: 1) «переходящие» отпускные и больничные распределяются по месяцам, за которые они начислены; 2) НДФЛ взимается по двум ставкам 15 % и 17 %. По первой — с суммы до и равной 11470,00 грн. (в 2013 году), а по второй — с суммы превышения. Причем для сравнения берут не начисленную («грязную») зарплату, а базу для обложения НДФЛ (доход минус ЕСВ «снизу» (абзац второй пункта 167.1 НКУ)); 3) премию за квартал, полугодие, год (за период, отличный от месячного) не распределяют по месяцам, а включают в доход одного месяца. Например, в июле работник получил премию 600 грн. за трудовые успехи во II квартале. Она полностью войдет в доход июля. Ее не нужно распределять по месяцам II квартала (например, по 200 грн.); 4) существуют правила применения НСЛ (см. ниже) | |
| Вид НСЛ (норма НКУ) | Размер НСЛ в 2013 году, грн. | Предельный размер зарплаты, дающий право на применение НСЛ в 2013 году, грн. |
| Обычная НСЛ (п.п. 169.1.1 НКУ) | 573,50 | 1610,00 |
| Обычная НСЛ на детей (п.п. 169.1.2 НКУ) | 573,50 х количество детей в возрасте до 18 лет | Для одного из родителей — 1610,00 х количество детей в возрасте до 18 лет; для второго родителя — 1610,00 |
| Повышенная НСЛ на детей (пп. «а» и «б» п.п. 169.1.3 НКУ) | 860,25 х количество детей в возрасте до 18 лет | Для одного из родителей — 1610,00 х количество детей в возрасте до 18 лет; для второго родителя — 1610,00 |
| Повышенная НСЛ (пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3 НКУ) | 860,25 | 1610,00 |
| Максимальная НСЛ (пп. «а» — «ґ» п.п. 169.1.4 НКУ) | 1147,00 | 1610,00 |
* Пособие по временной нетрудоспособности и оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя.
Считаем и сравниваем!
Теперь подробнее рассмотрим механизм перерасчета, и вы узнаете о каждом его этапе.
Шаг 1. Проверяем, правильно ли начислена заработная плата в каждом месяце 2013 года.
Обратите внимание
Допустим, в каком-то месяце предприниматель ошибся и неправильно начислил зарплату. Затем, он обнаружил оплошность и в следующем месяце увеличил или уменьшил зарплату на сумму недоплаты или переплаты. В этом случае при перерасчете он берет правильные суммы для каждого месяца.
Шаг 2. Уточняем, кто имел право на НСЛ и на каких основаниях. Проверяем наличие заявления работника о применении НСЛ и подтверждающих документов.
Напомним: НСЛ начинают применять с зарплаты за месяц, в котором было подано заявление.
Шаг 3. Если работник имеет право на НСЛ, то его зарплату за месяц сравниваем с доходом, который дает на нее право (см. таблицу).
Шаг 4. Особое внимание уделяем месяцам с «переходящими» выплатами (отпускными, больничными и т. д.). Чтобы узнать, нужно ли применять к зарплате НСЛ, такие выплаты относим к месяцам, за которые они начислены. Также не стоит забывать о начисленной в этих месяцах зарплате.
Шаг 5. По каждому месяцу 2013 года:
— определяем базу налогообложения, т. е. уменьшаем начисленную зарплату на сумму ЕСВ и сумму НСЛ (если у работника было на нее право);
— рассчитываем сумму НДФЛ.
Важно
Определять среднемесячную зарплату при перерасчете не нужно. Даже если в каком-то месяце база превысила 11470,00 грн. и облагалась по двум ставкам НДФЛ — 15 % и 17 %.
Шаг 6. Суммируем суммы НДФЛ, определенные отдельно по доходу каждого месяца. Получаем годовую сумму НДФЛ.
Шаг 7. Сравниваем сумму НДФЛ по результатам перерасчета и фактически удержанную за год.
Шаг 8. Если получилась недоплата НДФЛ (рассчитанная сумма налога превышает удержанную), ее удерживают за счет дохода за декабрь. Если его не хватает, то за счет доходов следующих месяцев, до полного погашения (подпункт 169.4.4 НКУ).
Шаг 9. Если после перерасчета обнаружена переплата НДФЛ, то на ее сумму уменьшают сумму налога за декабрь. Когда ее недостаточно, уменьшают НДФЛ следующих налоговых периодов (месяцев), до полного возврата.
Далее вы увидите пример перерасчета и его результаты.
Пример. У предпринимателя одна работница. С января 2013 года она имеет право на обычную НСЛ — 573,50 грн. Ее зарплата — 1500,00 грн. в месяц. В течение 2013 года, кроме зарплаты, она получала отпускные.
1. С 19 августа по 4 сентября она находилась в ежегодном отпуске 16 календарных дней (праздник 24 августа не оплачивается и не учитывается). Общая сумма отпускных составила 811,20 грн., из них за 12 дней августа — 608,40 грн., за 4 дня сентября — 202,80 грн. Вся сумма отпускных была начислена работнице в августе 2013 года. Причем сумма отпускных не распределялась по месяцам для удержания НДФЛ. Ее зарплата за август — 857,14 грн., за сентябрь — 1285,71 грн. В августе НСЛ не примененялась. Общая сумма заработной платы за август и отпускных составила 1668,34 грн., она превысила допустимый размер дохода (1610,00 грн.).
2. В сентябре 2013 года предприниматель ошибся и вместо зарплаты 1285,71 грн. начислил 1385,71 грн., т. е. на 100,00 грн. больше. На эту сумму он уменьшил зарплату в октябре 2013 года, ее размер 1400,00 грн.
3. В декабре работнице начислена новогодняя премия в размере 20 % от зарплаты, т. е. 300,00 грн. Учитывая, что ее доход за декабрь 1800,00 грн., НСЛ в этом месяце не применяется.
Результаты перерасчета представим в таблице.
| Расчетный период 2013 года | Правильные суммы заработной платы и других выплат, грн. | ЕСВ (3,6 % — зарплата, отпускные, 2 % — больничные), грн. | НСЛ, грн. | НДФЛ по результатам перерасчета (15 %), грн. | Сумма фактически удержанного НДФЛ (15 %), грн. | Сумма НДФЛ, подлежащая возврату (+)/ доплате (-), грн. (гр. 6 - гр. 5) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Январь | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Февраль | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Март | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Апрель | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Май | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Июнь | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Июль | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Август | 1465,54 | 52,76 | 573,50 | 125,89 | 241,24* | +115,35 |
| Сентябрь | 1488,51 | 53,59 | 573,50 | 129,21 | 114,35** | -14,86 |
| Октябрь | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 116,42*** | -14,46 |
| Ноябрь | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Декабрь | 1800,00 | 64,80 | — | 260,28 | 260,28 | — |
| Итого | 18254,05 | 657,15 | — | 1693,30 | 1779,33 | +86,03 |
| * В доход попала сумма отпускных за сентябрь, поэтому не применялась НСЛ. ** В доход не попала сумма отпускных за сентябрь, а также ошибочно начислена зарплата на 100,00 грн. больше: 1385,71 грн. вместо 1285,71 грн. *** В октябре начислено на 100,00 грн. меньше: 1400,00 грн. вместо 1500,00 грн. (из-за ошибки в сентябре). | ||||||
По результатам перерасчета сумма излишне удержанного НДФЛ — 86,03 грн. Ее нужно вернуть работнице, поэтому работодатель уменьшает сумму НДФЛ в декабре 2013 года: 260,28 - 86,03 = = 174,25 (грн.).
Отражаем результаты перерасчета в форме № 1ДФ
Результаты годового перерасчета работодатель отражает в форме № 1ДФ за IV квартал 2013 года. Ее заполняют следующим образом:
— в графах 3 и 3а проставляют сумму начисленного и выплаченного дохода за отчетный период;
— в графах 4 и 4а проставляют удержанную сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты/переплаты.
То есть на сумму выявленной недоплаты по НДФЛ увеличивают показатели граф 4 и 4а, а на сумму излишне удержанного НДФЛ — уменьшают показатели этих же граф.
Если суммы НДФЛ за IV квартал 2013 года недостаточно для полного возврата плательщику, то в графах 4 и 4а ставят нули, а непогашенный остаток переносится в счет уменьшения будущих налоговых обязательств.
Как заполнить отчет по данным нашего примера, вы можете увидеть ниже.
Фрагмент формы № 1ДФ за 4 квартал 2013 года
| 1 | 2 | 3а* | 3* | 4а** | 4** | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 1 | 2536551113 | 40000 | 00 | 40000 | 00 | 421 | 55 | 421 | 55 | 101 | — | — | 01 | — |
| <…> | ||||||||||||||
| * 1400,00 + 1500,00 +1800,00 = 4700,00 (грн.). ** 116,42 +130,88 + 174,25 = 421,55 (грн.). | ||||||||||||||
Ответственность
Если работодатель не провел перерасчет, то специальные санкции для него не предусмотрены. Однако в его интересах сделать такой перерасчет и выявить какие-либо ошибки до проверки налоговиков. Если налоговики обнаружат недоплату НДФЛ в ходе проверки, то они начислят штрафные санкции (разъяснение в разделе 103.26 Базы знаний Миндоходов).
Хотя, на наш взгляд, это касается тех случаев, когда предприниматель неправильно удержал НДФЛ из фактически начисленного дохода. Если же в ходе перерасчета «переходящие» выплаты разбрасывались по месяцам и поэтому изменилась сумма НДФЛ, то штрафы не должны применяться. Кстати, если предприниматель обнаружит ошибки при перерасчете, то ему нужно подать уточняющую форму № 1ДФ и заплатить 3 % самоштрафа и пеню.
Заметим, что с 1 января 2014 года в НКУ будут внесены изменения. Для недоплат, выявленных при перерасчете, штрафные санкции применяться не будут.
Выводы
Годовой перерасчет заработной платы и НДФЛ касается всех работников предпринимателя. Работодатель делает его в декабре текущего года.
Предприниматель уточняет суммы заработной платы и НДФЛ за каждый месяц. Особого внимания заслуживают «переходящие» выплаты: отпускные и больничные.
Сумма НДФЛ, полученная по результатам перерасчета, сравнивается с фактически удержанной. Недоплата вычитается из дохода работника в декабре и следующих месяцах, а переплата, наоборот, уменьшает обязательство по НДФЛ.
Результаты годового перерасчета отражаются в форме № 1ДФ за IV квартал текущего года.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.
