Як провести річний перерахунок зарплати і ПДФО
У роботодавця безліч обов’язків. Розсудіть самі: йому треба регулярно виплачувати зарплату, нараховувати та утримувати ЄСВ і ПДФО, оформляти відпустку, лікарняний тощо.
Багато що з цього переліку він робить автоматично, без нагадувань. Але є й такі обов’язки, які не часто доводиться виконувати, наприклад річний перерахунок зарплати і ПДФО. Нагадаємо, що він стосується всіх працівників, незалежно від того, які виплати вони отримували і чи мали право на податкову соцпільгу.
Про те, як правильно провести необхідні розрахунки, читайте в цій статті.
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
Річний перерахунок: для чого він потрібний і коли його проводити
Передусім давайте розберемося, що таке річний перерахунок зарплати і ПДФО, чи обов’язкова ця процедура, коли і як краще за все її провести.
| Запитання | Відповідь (роз’яснення) | |
| 1 | 2 | |
| Для чого перераховують заробітну плату? | Під перерахунком розуміється, що роботодавець перевіряє, чи правильно він утримував у кожному місяці ПДФО із зарплати (підпункти 169.4.2, 169.4.3 ПКУ). Об’єктами пильної уваги стануть місяці хвороби, відпустки. У одному з них працівник міг отримувати «перехідні» виплати, тобто нараховані за дні різних місяців. Також важливо виділити працівників, до зарплати яких застосовували податкову соціальну пільгу (далі — ПСП) | |
| Коли проводять річний перерахунок? | Під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року, тобто цього року за грудень | |
| Які доходи працівника перераховують? | Перерахунку підлягають тільки ті виплати, що стосуються поняття заробітної плати. Їх перелік ви знайдете в розділі 2 «Фонд оплати праці» Інструкції № 5 (див. «ВД», 2013, № 4, с. 25). Крім заробітної плати, у ньому премії, відпускні тощо. Але це ще не все. ПКУ доповнив цей перелік лікарняними* (абзац третій підпункту 169.4.1 ПКУ) | |
| Чи треба перераховувати зарплату всіх працівників? | Так, причому незалежно від того, чи застосовувалася до їх заробітної плати ПСП. За працівниками, які впродовж 2013 року звільнилися, перерахунок не роблять | |
| Що треба пам’ятати при перерахунку? | Перераховуючи зарплату та ПДФО, важливо пам’ятати про те, що: 1) «перехідні» відпускні та лікарняні розподіляються за місяцями, за які вони нараховані; 2) ПДФО справляється за двома ставками 15 % і 17 %. За першою — із суми меншої та такої, що дорівнює 11470,00 грн. (у 2013 році), а за другою — із суми перевищення. Причому для порівняння беруть не нараховану («грязну») зарплату, а базу для обкладення ПДФО (дохід мінус ЄСВ «знизу» (абзац другий пункту 167.1 ПКУ)); 3) премію за квартал, півріччя, рік (за період, відмінний від місячного) не розподіляють за місяцями, а включають до доходу одного місяця. Наприклад, у липні працівник отримав премію 600 грн. за трудові успіхи у II кварталі. Вона повністю увійде до доходу липня. Її не треба розподіляти за місяцями II кварталу (наприклад, по 200 грн.); 4) існують правила застосування ПСП (див. нижче) | |
| Вид ПСП (норма ПКУ) | Розмір ПСП у 2013 році, грн. | Граничний розмір зарплати, що надає право на застосування ПСП у 2013 році, грн. |
| Звичайна ПСП (п.п. 169.1.1 ПКУ) | 573,50 | 1610,00 |
| Звичайна ПСП на дітей (п.п. 169.1.2 ПКУ) | 573,50 х кількість дітей віком до 18 років | Для одного з батьків — 1610,00 х х кількість дітей віком до 18 років; для другого з батьків — 1610,00 |
| Підвищена ПСП на дітей (пп. «а» і «б» п.п. 169.1.3 ПКУ) | 860,25 х кількість дітей віком до 18 років | Для одного з батьків — 1610,00 х х кількість дітей віком до 18 років; для другого з батьків — 1610,00 |
| Підвищена ПСП (пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3 ПКУ) | 860,25 | 1610,00 |
| Максимальна ПСП (пп. «а» — «г» п.п. 169.1.4 ПКУ) | 1147,00 | 1610,00 |
* Допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця.
Рахуємо та порівнюємо!
Тепер детальніше розглянемо механізм перерахунку, і ви дізнаєтеся про кожен його етап.
Крок 1. Перевіряємо, чи правильно нараховано заробітну плату в кожному місяці 2013 року.
Зверніть увагу
Припустимо, в якомусь місяці підприємець помилився і неправильно нарахував зарплату. Потім він виявив помилку і в наступному місяці збільшив або зменшив зарплату на суму недоплати чи переплати. У цьому випадку при перерахунку він бере правильні суми для кожного місяця.
Крок 2. Уточнюємо, хто мав право на ПСП і на яких підставах. Перевірити наявність заяви працівника про застосування ПСП і підтверджувальних документів.
Нагадаємо, що ПСП починають застосовувати із зарплати за місяць, в якому було подано заяву.
Крок 3. Якщо працівник має право на ПСП, то його зарплату за місяць порівнюємо з доходом, що надає на неї право (див. таблицю).
Крок 4. Особливу увагу приділяємо місяцям з «перехідними» виплатами (відпускними, лікарняними тощо). Щоб дізнатися, чи треба застосовувати до зарплати ПСП, такі виплати відносимо до місяців, за які вони нараховані. Також не варто забувати про нараховану в цих місяцях зарплату.
Крок 5. За кожним місяцем 2013 року:
— визначаємо базу оподаткування, тобто зменшуємо нараховану зарплату на суму ЄСВ і суму ПСП (якщо у працівника було на неї право);
— розраховуємо суму ПДФО.
Важливо
Визначати середньомісячну зарплату при перерахунку не треба. Навіть якщо в якомусь місяці база перевищила 11470,00 грн. і обкладалася за двома ставками ПДФО — 15 % і 17 %.
Крок 6. Підсумовуємо суми ПДФО, визначені окремо за доходом кожного місяця. Отримуємо річну суму ПДФО.
Крок 7. Порівнюємо суму ПДФО за результатами перерахунку та фактично утриману за рік.
Крок 8. Якщо вийшла недоплата ПДФО (розрахована сума податку перевищує утриману), її утримують за рахунок доходу за грудень. Якщо його бракує, то за рахунок доходів наступних місяців, до повного погашення (підпункт 169.4.4 ПКУ).
Крок 9. Якщо після перерахунку виявлено переплату ПДФО, то на її суму зменшують суму податку за грудень. Коли її недостатньо, зменшують ПДФО наступних податкових періодів (місяців) до повного повернення.
Далі ви побачите приклад перерахунку і його результати.
Приклад. У підприємця одна працівниця. З січня 2013 року вона має право на звичайну ПСП — 573,50 грн. Її зарплата — 1500,00 грн. на місяць. Упродовж 2013 року, крім зарплати, вона отримувала відпускні.
1. З 19 серпня по 4 вересня вона перебувала у щорічній відпустці 16 календарних днів (свято 24 серпня не оплачується та не враховується). Загальна сума відпускних склала 811,20 грн., з них за 12 днів серпня — 608,40 грн., за 4 дні вересня — 202,80 грн. Усю суму відпускних було нараховано працівниці в серпні 2013 року. Причому сума відпускних не розподілялася за місяцями для утримання ПДФО. Її зарплата за серпень — 857,14 грн., за вересень — 1285,71 грн. У серпні ПСП не застосовувалася. Загальна сума заробітної плати за серпень і відпускних склала 1668,34 грн., вона перевищила припустимий розмір доходу (1610,00 грн.).
2. У вересні 2013 року підприємець помилився і замість зарплати у сумі 1285,71 грн. нарахував 1385,71 грн., тобто на 100,00 грн. більше. На цю суму він зменшив зарплату в жовтні 2013 року, її розмір склав 1400,00 грн.
3. У грудні працівниці нараховано новорічну премію в розмірі 20 % від зарплати, тобто 300,00 грн. Ураховуючи, що її дохід за грудень складає 1800,00 грн., ПСП цього місяця не застосовується.
Результати перерахунку наведемо в таблиці.
| Розрахунковий період 2013 року | Правильні суми заробітної плати та інших виплат, грн. | ЄСВ (3,6 % — зарплата, відпускні, 2 % — лікарняні), грн. | ПСП, грн. | ПДФО за результатами перерахунку (15 %), грн. | Сума фактично утриманого ПДФО (15 %), грн. | Сума ПДФО, що підлягає поверненню (+) / доплаті (-), грн. (гр. 6 - гр. 5) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Січень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Лютий | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Березень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Квітень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Травень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Червень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Липень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Серпень | 1465,54 | 52,76 | 573,50 | 125,89 | 241,24* | + 115,35 |
| Вересень | 1488,51 | 53,59 | 573,50 | 129,21 | 114,35** | - 14,86 |
| Жовтень | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 116,42*** | - 14,46 |
| Листопад | 1500,00 | 54,00 | 573,50 | 130,88 | 130,88 | — |
| Грудень | 1800,00 | 64,80 | — | 260,28 | 260,28 | — |
| Разом | 18254,05 | 657,15 | — | 1693,30 | 1779,33 | + 86,03 |
| * До доходу потрапила сума відпускних за вересень, тому не застосовувалася ПСП. ** До доходу не потрапила сума відпускних за вересень, а також помилково нарахована зарплата на 100,00 грн. більше: 1385,71 грн. замість 1285,71 грн. *** У жовтні нараховано на 100,00 грн. менше: 1400,00 грн. замість 1500,00 грн. (через помилку у вересні). | ||||||
За результатами перерахунку сума надмірно утриманого ПДФО — 86,03 грн. Її треба повернути працівниці, тому роботодавець зменшує суму ПДФО у грудні 2013 року: 260,28 - 86,03 = 174,25 (грн.).
Відображаємо результати перерахунку у формі № 1ДФ
Результати річного перерахунку роботодавець відобразить у формі № 1ДФ за IV квартал 2013 року. Її заповнюють таким чином:
— у графах 3 і 3а проставляють суму нарахованого та виплаченого доходу за звітний період;
— у графах 4 і 4а проставляють утриману суму ПДФО з урахуванням суми недоплати/переплати.
Тобто на суму виявленої недоплати з ПДФО збільшують показники граф 4 і 4а, а на суму надмірно утриманого ПДФО зменшують показники цих самих граф.
Якщо суми ПДФО за IV квартал 2013 року недостатньо для повного повернення платнику, то у графах 4 і 4а ставлять нулі, а непогашений залишок переноситься в рахунок зменшення майбутніх податкових зобов’язань.
Як заповнити звіт за даними нашого прикладу, ви можете побачити нижче.
Фрагмент форми № 1ДФ за 4 квартал 2013 року
| 1 | 2 | 3а* | 3* | 4а** | 4** | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 1 | 2536551113 | 4700 | 00 | 4700 | 00 | 421 | 55 | 421 | 55 | 101 | — | — | 01 | — |
| <…> | ||||||||||||||
| * 1400,00 + 1500,00 +1800,00 = 4700,00 (грн.). ** 116,42 + 130,88 + 174,25 = 421,55 (грн.). | ||||||||||||||
Відповідальність
Якщо роботодавець не провів перерахунок, то спеціальні санкції для нього не передбачені. Проте в його інтересах зробити такий перерахунок і виявити будь-які помилки до перевірки податківців. Якщо податківці виявлять недоплату ПДФО під час перевірки, то вони нарахують штрафні санкції (роз’яснення в розділі 103.26 Бази знань Міндоходів).
Хоча, на наш погляд, це стосується тих випадків, коли підприємець неправильно утримав ПДФО з фактично нарахованого доходу. Якщо під час перерахунку «перехідні» виплати розкидалися за місяцями і тому змінилася сума ПДФО, то штрафи не повинні застосовуватися. До речі, якщо підприємець виявить помилки при перерахунку, то йому треба подати уточнюючу форму № 1ДФ і заплатити 3 % самоштрафу та пеню.
Зауважимо, що з 1 січня 2014 року до ПКУ буде внесено зміни. Для недоплат, виявлених при перерахунку, штрафні санкції не застосовуватимуться.
Висновки
Річний перерахунок заробітної плати і ПДФО стосується всіх працівників підприємця. Роботодавець робить його у грудні поточного року.
Підприємець уточнює суми заробітної плати і ПДФО за кожен місяць. На особливу увагу заслуговують «перехідні» виплати: відпускні та лікарняні.
Сума ПДФО, отримана за результатами перерахунку, порівнюється з фактично утриманою. Недоплата віднімається з доходу працівника у грудні та наступних місяцях, а переплата, навпаки, зменшує зобов’язання з ПДФО.
Результати річного перерахунку відображаються у формі № 1ДФ за IV квартал поточного року.
Документи статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.
