Новый отчет по ЕСВ за работников и подрядчиков (приложение 4): что изменилось
Об изменениях в отчетности по ЕСВ для предпринимателей (за себя) мы писали в «СД», 2013, № 1, с. 32; № 2, с. 15. В этой статье поговорим об обновленной отчетности по ЕСВ за работников и подрядчиков и порядке ее заполнения — в частности о приложении 4, которое также претерпело изменения в соответствии с измененным Порядком № 22-2. Отметим, что приложение 4 по новой форме предпринимателям-страхователям нужно будет подавать начиная с отчетности за январь.
Ольга ДИДЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
Первое предоставление приложения 4 по новой форме
Предприниматели, у которых есть наемные работники или которые выплачивают физлицам вознаграждения за предоставленные услуги или выполненные работы по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД), имеют статус страхователей таких лиц в системе пенсионного и социального страхования. Поэтому, выплачивая доходы, они также должны начислять ЕСВ («сверху» и «снизу») и ежемесячно предоставлять по нему отчетность в Пенсионный фонд по форме приложения 4 к Порядку № 22-2.
Постановлением № 24-1 в Порядок № 22-2 были внесены изменения, которые затронули как отчетность предпринимателей за себя, так и приложение 4, которое в основном подают работодатели. Отметим, что структура формы, показатели строк и порядок заполнения в целом не поменялись, она просто дополнилась отдельными показателями, поэтому предпринимателям не составит труда ее заполнить.
Также напомним, что предприниматели, которые не используют труд наемных работников и не осуществляют выплаты обычным физлицам по ГПД, приложение 4 ежемесячно не подают (отчитываются только за себя).
Постановление № 24-1 вступило в силу с 15.01.2013 г., а следовательно, с этой даты действует новая форма приложения 4, которую нужно предоставить, начиная с отчета за январь 2013 года. Как и прежде, работодатели (заказчики) обязаны предоставлять приложение 4 не позднее 20-го числа месяца, следующего за базовым отчетным периодом. Если последний день срока предоставления отчета приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то последним днем предоставления отчета считается первый после него рабочий день (пункт 2.15 Порядка № 22-2). Отчет за январь 2013 года нужно предоставить не позднее 20 февраля 2013 года.
Способы предоставления отчета не изменились. Как и ранее, приложение 4 можно подавать в электронной форме с использованием ЭЦП или на бумажных носителях вместе с электронной формой. Вместе с тем страхователи с количеством застрахованных лиц не более 5 могут предоставлять его только в бумажной форме.
По-прежнему не считается поданным отчет, отправленный по почте (пункт 2.10 обновленного Порядка № 22-2).
Электронная версия отчета формируется предпринимателем с помощью специализированного программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются в органе Пенсионного фонда по месту взятия на учет и размещены на его официальном сайте (http://www.pfu.gov.ua).
Бумажный отчет подается на украинском языке:
— в печатном виде;
— или заполняется печатными буквами без помарок и исправлений шариковой ручкой с синими или черными чернилами.
Обратите внимание, что обновленный Порядок № 22-2 не содержит положений, которые обязывают формировать отчет на бумажных носителях в двух экземплярах. Теперь при принятии отчета, который подается лично страхователем или уполномоченным им лицом, ответственное лицо органа Пенсионного фонда обязано визуально проверить наличие заполненных всех обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2.8 Порядка № 22-2, на бумажных носителях.
Обращаем внимание страхователей: за неподачу, несвоевременную подачу, подачу не по установленной форме приложения 4 работодателю грозит штраф в размере 170 грн. (пункт 4 части 11 статьи 25 Закона о ЕСВ). Кроме того, согласно статье 1651 КУоАП за те же нарушения на предпринимателя с наемными работниками может быть наложен админштраф от 340 до 510 грн. (за повторное нарушение в течение года — от 510 до 680 грн.).
Изменения в кодах приложения 1 к Порядку № 22-2
В Справочнике категорий страхователей, уплачивающих ЕСВ (приложение 1 к Порядку № 22-2), появились новые коды категорий страхователей: в частности, введены новые коды для страхователей-физлиц. Приведем эту информацию ниже.
| Код категории страхователя | Название категории страхователей (приводится сокращенно) |
| 211 | Физлица-предприниматели на общей системе налогообложения |
| 211.1 | Физлица-предприниматели на общей системе налогообложения, принимающие участие на добровольных началах в общеобязательном государственном социальном страховании по временной потере трудоспособности |
| 211.2 | Физлица-предприниматели на общей системе налогообложения, принимающие участие на добровольных началах в общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве |
| 211.3 | Физлица-предприниматели на общей системе налогообложения, принимающие участие на добровольных началах во всех видах общеобязательного государственного социального страхования |
| 213 | Физлица-предприниматели на едином налоге |
| 213.1 | Физлица-предприниматели на едином налоге, принимающие участие на добровольных началах в общеобязательном государственном социальном страховании по временной потере трудоспособности |
| 213.2 | Физлица-предприниматели на едином налоге, принимающие участие на добровольных началах в общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве |
| 213.3 | Физлица-предприниматели на едином налоге, принимающие участие на добровольных началах во всех видах общеобязательного государственного социального страхования |
Общий порядок заполнения приложения 4
Приложение 4 по-прежнему состоит из титульного листа и девяти таблиц, из которых обычные страхователи-работодатели заполняют только четыре, а именно:
— таблицу 1 «Нарахування єдиного внеску»;
— таблицу 5 «Відомості про трудові відносини осіб»;
— таблицу 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам»;
— таблицу 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».
Остальные таблицы приложения 4 предприниматели-работодатели не формируют и не подают, поэтому в данной статье мы не будем останавливаться на порядке их заполнения.
При заполнении отчета на бумажных носителях следует соблюдать следующие правила:
1) в случае незаполнения той или иной строки отчета из-за отсутствия операции эта строка прочеркивается;
2) при заполнении полей, которые состоят из клеточек, каждый из необходимых символов каллиграфически вписывается в соответствующую отдельную клеточку;
3) символы не должны выходить за пределы клеточек, а также накладываться на соседние клеточки;
4) символы: точка, апостроф, запятая, дефис и тому подобное — проставляются в отдельных клеточках;
5) при заполнении поля без клеточек записи не должны накладываться на соседние поля и перекрывать служебные надписи бланка;
6) денежные суммы в таблицах отчета заполняются в гривнях с копейками.
Порядок заполнения титульного листа остался прежним. В «Переліку таблиць звіту» титульного листа напротив таблиц 2 — 4 в графе «Кількість аркушів» страхователи-работодатели всегда ставят прочерк, а напротив таблиц 8 и 9 прочерк ставится и в графе «Кількість аркушів», и в графе «Кількість рядків».
Также не изменился и порядок заполнения общих реквизитов страхователя, даты и других данных, которые приводятся во всех таблицах.
Таблица 1 приложения 4
Таблицу 1 формируют и подают все страхователи-работодатели, которые использовали труд физических лиц на условиях трудового договора или по ГПД в отчетном месяце.
Таблица 1 заполняется в гривнях с копейками. В случае если отсутствуют данные для заполнения той или иной строки вследствие отсутствия операций, эта строка прочеркивается.
В таблице 1 изменились некоторые показатели вступительной части, о чем мы скажем ниже. Что касается расчетной части и приложения 1, то порядок их заполнения остался прежним, существенных изменений в них не произошло.
Правила заполнения новых и измененных показателей вступительной части таблицы 1 приведем ниже.
| Наименование отдельных показателей | Что указывается |
| 1 | 2 |
| Кількість створених нових робочих місць | Заполняют страхователи, которые в отчетном месяце создали новые рабочие места. Отметим, что согласно п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о занятости новое рабочее место — рабочее место, созданное в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при отсутствии сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также созданное путем модернизации или изменения технологии производства, которые требуют новых знаний, навыков и умений работника |
| Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб у тому числі: | Показатель рассчитываем согласно Инструкции № 286 |
| працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню | Это новый показатель, появление которого связано со вступлением в силу с 1 января 2013 года нового Закона о занятости. В соответствии с ч. 1 ст. 14 этого Закона к категориям граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, относятся: 1) один из родителей или лицо, которое их заменяет и: 2) дети-сироты и дети, лишенные родительской опеки; 3) лица, освобожденные после отбывания наказания или принудительного лечения; 4) молодежь, которая закончила или прекратила обучение в общеобразовательных, профессионально-технических и высших учебных заведениях, освободилась со срочной военной или альтернативной (невоенной) службы (в течение шести месяцев после окончания или прекращения учебы либо службы) и впервые принимается на работу; 5) лица, которым до наступления права на пенсию по возрасту в соответствии со ст. 26 Закона № 1058 осталось 10 и менее лет; 6) инвалиды, которые не достигли пенсионного возраста, установленного ст. 26 Закона № 1058; 7) лица, которым исполнилось 15 лет и которые по согласию одного из родителей или лица, которое их заменяет, могут, как исключение, приниматься на работу |
| Штатна чисельність працівників | Данный показатель новый. Вероятнее всего, что его появление связано со вступлением в силу Закона о занятости и необходим он для реализации положений ч. 3 ст. 24 этого Закона, которые предусматривают предоставление работодателям льготы по ЕСВ при выполнении ряда условий. Рассчитывается показатель согласно Инструкции № 286. Что касается даты, на которую необходимо определять данный показатель, то согласно устным разъяснениям специалистов Пенсионного фонда Украины штатная численность работников определяется на первое число отчетного месяца |
| Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати у тому числі: чоловіків жінок | В названии этого показателя произошло только небольшое уточнение. По сути, в нем, как и ранее, указывается общее количество застрахованных лиц в отчетном месяце, а именно: работников, которым начислена зарплата и/или больничные, физических лиц, которым начислено вознаграждение по ГПД. |
Таблица 5 приложения 4
Эта таблица предназначена для регистрации застрахованных лиц в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования (далее — ГРФЛ). Что касается случаев, когда страхователям необходимо подавать таблицу 5, то со вступлением в силу постановления № 24-1 их перечень изменился. Согласно обновленному пункту 4.8 Порядка № 22-2 таблица 5 подается, если в течение отчетного месяца:
— был заключен или расторгнут трудовой договор или ГПД с застрахованным лицом (кроме ГПД, заключенного с физическим лицом — предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в сведениях из Госреестра);
— был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;
— застрахованному лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
— застрахованному лицу предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.
Если в течение отчетного месяца не были зафиксированы вышеуказанные события, таблица 5 не формируется и не подается.
Обратите внимание: из пункта 4.8 Порядка № 22-2 исключено положение, обязывающее страхователя в подаче таблицы 5 приложения 4 в случае, если на протяжении отчетного периода произошли изменения в Ф. И. О. или в номере застрахованного лица. То есть с января 2013 года в случае данных изменений таблица 5 приложения 4 на такое застрахованное лицо не подается.
Вместе с тем добавлено условие, при котором страхователи обязаны подать таблицу 5 приложения 4, а именно: если в течение отчетного периода был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место. Данное изменение связано со вступлением в силу Закона о занятости, который предоставил льготы по ЕСВ работодателям, создающим новые рабочие места для отдельных категорий граждан и отвечающим определенным критериям.
Корреспондирует с этим нововведением и добавление еще одной графы — графы 11 «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник». Заполнять ее нужно в случае трудоустройства лица на новое рабочее место, созданное в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме созданного путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при условии отсутствия сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также созданное путем модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний и умений работника.
Кроме того, из Порядка № 22-2 исключен пункт 2.12, обязывавший страхователей уведомлять органы Пенсионного фонда об изменении сведений, вносимых в систему персонифицированного учета о застрахованном лице, за которое или в пользу которого уплачиваются страховые взносы, в 10-дневный срок со дня получения этих сведений.
Таблица 6 приложения 4
Данная таблица предназначена для формирования сведений о суммах начисленной заработной платы (дохода) в отчетном месяце в разрезе каждого застрахованного лица. Таблицу 6 формируют и подают все страхователи-работодатели, использующие труд физических лиц на условиях трудового договора или по ГПД.
Сведения в таблице 6 формируются с учетом кодов категорий застрахованных лиц, указанных в приложении 2 к Порядку № 22-2. Приложение 2 с 15 января 2013 года изложено в новой редакции. Однако для работодателей изменения в кодах категорий застрахованных лиц не произошли. Как и ранее, в соответствии с пунктом 4.9 Порядка № 22-2 в таблице 6 на одно застрахованное лицо можно заполнить несколько строк, например, если в отчетном месяце одному застрахованному лицу начисляли доходы, которые облагаются ЕСВ по разным ставкам. В данной ситуации в графе 9 указываются разные коды категории застрахованных лиц. Например, если в отчетном периоде работнику начислены и зарплата, и больничные, то одна строка на такого работника заполняется с указанием в графе 9 кода «1», а вторая — с указанием кода «29».
В таблицу 6 внесены две дополнительные графы:
— графа 15, где необходимо указывать количество дней нахождения в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение календарного отчетного месяца;
— графа 21, в которой проставляется признак нового рабочего места (1 — да, 0 — нет).
Опять же, появление графы 21 связано со вступлением в силу с 01.01.2013 г. Закона о занятости. Заполняется она теми работодателями, которые трудоустроили работников на новое рабочее место.
Кроме того, перечень кодов типов начислений дополнен еще одним кодом «10» — начисленная сумма зарплаты (дохода) за дни отпуска. Соответственно, если в одном месяце работнику начислена оплата за отработанное время и отпускные, то отпускные указываются в отдельной строке (заполняются две строки).
Наряду с этим в самом Порядке № 22-2 уточнено, что суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений «10». Суммы, приходящиеся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой также с кодом типа начислений «10».
Обратите внимание: если ранее разрешалось незаполнение поля 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» в некоторых случаях, то теперь это поле подлежит обязательному заполнению для всех сумм начисленной зарплаты (дохода), в том числе для больничных, сумм начислений с кодами типа начислений «1» — «10», а также в случае отражения сторнированных сумм отпускных и больничных, начисленных в предыдущих отчетных периодах, количества календарных дней временной нетрудоспособности и дней без сохранения зарплаты.
Количество календарных дней без сохранения зарплаты в поле 14 может быть указано со знаком «минус» («-») в случае необходимости уменьшения количества таких дней, отраженных в предыдущих отчетных периодах.
Кроме того, пункт 4.9 Порядка № 22-2 отныне допускает внесение отрицательных значений сумм начисленной зарплаты (дохода) в двух случаях:
— при отражении сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью;
— при отражении сторнированных сумм отпускных и пособия по временной нетрудоспособности, начисленных в предыдущих периодах.
Таблица 7 приложения 4
Таблица 7 не претерпела существенных изменений. Напомним, что она подается далеко не всегда, так как формируется в случае определения страхователями периодов (сроков) трудовой или другой деятельности, которые устанавливают особые условия пенсионного обеспечения и зачисляются при определении права на соответствующую пенсию, а также периоды страхового стажа, не связанные с трудовой и/или профессиональной деятельностью.
Если у страхователя отсутствуют рабочие места, работа на которых зачисляется в специальный стаж, таблица 7 не формируется и не подается.
Документы консультации
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
Закон о занятости — Закон Украины « О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI.
Закон № 1058 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.
Порядок № 22-2 — Порядок формирования и подачи страхователями отчета по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2.
Постановление № 24-1 — постановление Пенсионного фонда Украины «О внесение изменений в постановление правления Пенсионного фонда Украины от 08 октября 2010 года № 22-2» от 10.12.2012 г. № 24-1.
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.
