Новий звіт з ЄСВ за працівників і підрядників (додаток 4): що змінилося
Про зміни у звітності з ЄСВ для підприємців (за себе) ми писали у «ВД», 2013, № 1, с. 32; № 2, с. 15. У цій статті поговоримо про оновлену звітність з ЄСВ за працівників і підрядників і порядок її заповнення — додаток 4, які також зазнали змін відповідно до зміненого Порядку № 22-2. Зауважимо, що додаток 4 за новою формою підприємцям-страхувальникам потрібно буде подавати, починаючи зі звітності за січень.
Ольга ДІДЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
Перше подання додатка 4 за новою формою
Підприємці, які мають найманих працівників або які виплачують фізичним особам винагороди за надані послуги або виконані роботи за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД), набувають статусу страхувальників таких осіб у системі пенсійного та соціального страхування. Тому, виплачуючи доходи, вони повинні нараховувати ЄСВ («зверху» і «знизу») і щомісяця подавати щодо нього звітність до Пенсійного фонду за формою додатка 4 до Порядку № 22-2.
Постановою № 24-1 до Порядку № 22-2 було внесено зміни, які стосуються як звітності підприємців за себе, так і додатка 4, який здебільшого подають роботодавці. Зауважимо, що структура форми, показники її рядків і порядок заповнення в цілому не змінилися, вона просто доповнилася окремими показниками, тому підприємцям заповнити її буде нескладно.
Також нагадаємо, що підприємці, які не використовують працю найманих працівників і не здійснюють виплати звичайним фізичним особам за ЦПД, додаток 4 щомісяця не подають (звітують лише за себе).
Постанова № 24-1 набула чинності з 15.01.2013 р., а отже, з цієї дати діє нова форма додатка 4, яку потрібно подати починаючи зі звіту за січень 2013 року. Як і раніше, роботодавці (замовники) зобов’язані подавати додаток 4 не пізніше 20-го числа місяця, наступного за базовим звітним періодом. Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день (пункт 2.15 Порядку № 22-2). Звіт за січень 2013 року потрібно подати не пізніше 20 лютого 2013 року.
Способи подання звіту не змінилися. Як і раніше, додаток 4 можна подавати в електронній формі з використанням ЕЦП або на паперових носіях разом з електронною формою. Водночас, страхувальники з кількістю застрахованих осіб не більше 5 можуть подавати його лише в паперовій формі.
Як і раніше, не вважається поданим звіт, надісланий поштою (пункт 2.10 оновленого Порядку № 22-2).
Електронна версія звіту формується підприємцем за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, актуальні версії якого безоплатно надаються в органі Пенсійного фонду за місцем узяття на облік і розміщені на його офіційному сайті (http://www.pfu.gov.ua).
Паперовий звіт подається українською мовою:
— у друкованому вигляді;
— або заповнюється друкованими літерами без помарок і виправлень кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом.
Зверніть увагу: Порядок № 22-2 уже не містить положень, які зобов’язували формувати звіт на паперових носіях у двох примірниках. Тепер при прийнятті звіту, який подається особисто страхувальником або уповноваженою ним особою, відповідальна особа органу ПФУ зобов’язано візуально перевірити наявність заповнених усіх обов’язкових реквізитів, передбачених пунктом 2.8 Порядку № 22-2, на паперових носіях.
Звертаємо увагу страхувальників: за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою додатка 4 роботодавцю загрожує штраф у розмірі 170 грн. (пункт 4 частини 11 статті 25 Закону про ЄСВ). Крім того, згідно зі статтею 1651 КУпАП за ті самі порушення на підприємця з найманими працівниками може бути накладено адмінштраф від 340 до 510 грн. (за повторне порушення протягом року — від 510 до 680 грн.).
Зміни в кодах додатка 1 до Порядку № 22-2
У Довіднику категорій страхувальників, які сплачують ЄСВ (додаток 1 до Порядку № 22-2), з’явилися нові коди категорій страхувальників. Зокрема, уведено нові коди для страхувальників — фізичних осіб, наведемо цю інформацію далі.
| Код категорії страхувальника | Назва категорії страхувальників (наводиться скорочено) |
| 211 | Фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування |
| 211.1 | Фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування, які беруть участь на добровільних засадах у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні з тимчасової втрати працездатності |
| 211.2 | Фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування, які беруть участь на добровільних засадах у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні від нещасного випадку на виробництві |
| 211.3 | Фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування, які беруть участь на добровільних засадах у всіх видах загальнообов’язкового державного соціального страхування |
| 213 | Фізичні особи — підприємці на єдиному податку |
| 213.1 | Фізичні особи — підприємці на єдиному податку, які беруть участь на добровільних засадах у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні з тимчасової втрати працездатності |
| 213.2 | Фізичні особи — підприємці на єдиному податку, які беруть участь на добровільних засадах у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні від нещасного випадку на виробництві |
| 213.3 | Фізичні особи — підприємці на єдиному податку, які беруть участь на добровільних засадах у всіх видах загальнообов’язкового державного соціального страхування |
Загальний порядок заповнення додатка 4
Додаток 4, як і раніше, складається з титульного аркуша та дев’яти таблиць, з яких звичайні страхувальники-роботодавці заповнюють лише чотири, а саме:
— таблицю 1 «Нарахування єдиного внеску»;
— таблицю 5 «Відомості про трудові відносини осіб»;
— таблицю 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам»;
— таблицю 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».
Решту таблиць додатка 4 підприємці-роботодавці не формують і не подають, тому в цій статті ми не зупинятимемося на порядку їх заповнення.
При заповненні звіту на паперових носіях слід дотримуватись таких правил:
1) у разі незаповнення того чи іншого рядка звіту через відсутність операції цей рядок прокреслюється;
2) при заповненні полів, які складаються з клітинок, кожний із необхідних символів каліграфічно вписується до відповідної окремої клітинки;
3) символи не повинні виходити за межі клітинок, а також накладатися на сусідні клітинки;
4) символи: крапка, апостроф, кома, дефіс тощо — проставляються в окремих клітинках;
5) при заповненні поля без клітинок записи в цих полях не повинні накладатися на сусідні поля та перекривати службові написи бланка;
6) грошові суми в таблицях звіту заповнюються у гривнях з копійками.
Порядок заповнення титульного аркуша залишився таким самим. У «Переліку таблиць звіту» титульного аркуша напроти таблиць 2 — 4 у графі «Кількість аркушів» страхувальники-роботодавці завжди ставлять прокреслення, а напроти таблиць 8 і 9 прокреслення ставиться і у графі «Кількість аркушів», і у графі «Кількість рядків».
Також не змінився й порядок заповнення загальних реквізитів страхувальника, дати та інших даних, які наводяться в усіх таблицях.
Таблиця 1 додатка 4
Таблицю 1 формують і подають усі страхувальники-роботодавці, які використовували працю фізичних осіб на умовах трудового договору або за ЦПД у звітному місяці.
Таблиця 1 заповнюється у гривнях з копійками. У разі якщо відсутні дані для заповнення того чи іншого рядка через відсутність операцій, цей рядок прокреслюється.
У таблиці 1 змінилися деякі показники вступної частини, про що ітиметься далі, що стосується розрахункової частини та додатка 1, то порядок їх заповнення залишився тим самим, істотних змін у них не відбулося.
Правила заповнення нових і змінених показників вступної частини таблиці 1 наведемо далі.
| Найменування окремих показників | Що зазначається |
| 1 | 2 |
| Кількість створених нових робочих місць | Заповнюють страхувальники, які у звітному місяці створили нові робочі місця. Зауважимо, що згідно з п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про зайнятість нове робоче місце — робоче місце, створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім створеного шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації чи зміни технології виробництва, які потребують нових знань, навичок та вмінь працівника |
| Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб у тому числі: | Показник розраховуємо згідно з Інструкцією № 286 |
| працівників, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню | Це новий показник, поява якого пов’язана з набуттям чинності з 1 січня 2013 року новим Законом про зайнятість. Відповідно до ч. 1 ст. 14 Закону про зайнятість до категорій громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, належать: 1) один із батьків або особа, яка їх замінює і: 2) діти-сироти та діти, позбавлені батьківського піклування; 3) особи, звільнені після відбування покарання або примусового лікування; 4) молодь, яка закінчила або припинила навчання в загальноосвітніх, професійно-технічних і вищих навчальних закладах, звільнилася зі строкової військової або альтернативної (невійськової) служби (протягом шести місяців після закінчення або припинення навчання чи служби) і вперше приймається на роботу; 5) особи, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до ст. 26 Закону № 1058 залишилося 10 та менше років; 6) інваліди, які не досягли пенсійного віку, установленого ст. 26 Закону № 1058; 7) особи, яким виповнилося 15 років та які за згодою одного з батьків або особи, яка їх замінює, можуть, як виняток, прийматися на роботу |
| Штатна чисельність працівників | Цей показник є новим. Найімовірніше, його поява пов’язана з набуттям чинності Законом про зайнятість і необхідний він для реалізації положень ч. 3 ст. 24 Закону про зайнятість, які передбачають надання роботодавцям пільги з ЄСВ у разі дотримання низки умов. Розраховується показник згідно з Інструкцією № 286. Що стосується дати, на яку необхідно визначати цей показник, то згідно з усними роз’ясненнями ПФУ штатна чисельність працівників визначається на перше число звітного місяця |
| Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати у тому числі: чоловіків жінок | У назві цього показника відбулося лише незначне уточнення. По суті, у ньому, як і раніше, зазначається загальна кількість застрахованих осіб у звітному місяці, а саме: працівників, яким нарахована зарплата та/або лікарняні, фізичних осіб, яким нарахована винагорода за ЦПД. У тому числі окремо вказуються чоловіки та жінки |
Таблиця 5 додатка 4
Цю таблицю призначено для реєстрації застрахованих осіб у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — ДРФО). Що стосується випадків, коли страхувальникам необхідно подавати таблицю 5, то з набуттям чинності постановою № 24-1 їх перелік змінився. Згідно з оновленим пунктом 4.8 Порядку № 22-2 таблиця 5 подається, якщо протягом звітного місяця:
— було укладено або розірвано трудовий договір або ЦПД із застрахованою особою (крім ЦПД, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо роботи (послуги), що виконуються (надаються), відповідають видам діяльності, зазначеним у відомостях з Держреєстру);
— було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
— застрахованій особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
— застрахованій особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Якщо протягом звітного місяця не було зафіксовано згадані вище події, таблиця 5 не формується та не подається.
Зверніть увагу: з пункту 4.8 Порядку № 22-2 виключено положення, яке зобов’язувало страхувальника на подання таблиці 5 додатка 4 в разі, якщо протягом звітного періоду відбулися зміни у П. І. Б. або в номері застрахованої особи. Тобто із січня 2013 року в разі цих змін таблиця 5 додатка 4 на таку застраховану особу не подається.
Водночас додано умову, за якою страхувальники зобов’язані подати таблицю 5 додатка 4, а саме: якщо протягом звітного періоду було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце. Ця зміна пов’язана з набуттям чинності Законом про зайнятість, що надав пільги з ЄСВ роботодавцям, які створюють нові робочі місця для окремих категорій громадян та відповідають певним критеріям.
Кореспондує з цим нововведенням і додавання ще однієї графи — графи 11 «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник». Заповнювати її потрібно в разі працевлаштування особи на нове робоче місце, створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім створеного шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань і вмінь працівника.
Крім того, з Порядку 22-2 вилучено пункт 2.12, який зобов’язував страхувальників повідомляти органи ПФУ про зміну відомостей, що вносяться до системи персоніфікованого обліку про застраховану особу, за яку або на користь якої сплачуються страхові внески, у 10-денний строк із дня отримання цих відомостей.
Таблиця 6 додатка 4
Ця таблиця призначена для формування відомостей про суми нарахованої заробітної плати (доходу) у звітному місяці в розрізі кожної застрахованої особи. Таблицю 6 формують і подають усі страхувальники-роботодавці, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору або за ЦПД.
Відомості в таблиці 6 формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, зазначених у додатку 2 до Порядку № 22-2. Додаток 2 із 15 січня 2013 року викладено в новій редакції. Однак для роботодавців зміни в кодах категорій застрахованих осіб не відбулися. Як і раніше, відповідно до пункту 4.9 Порядку № 22-2 у таблиці 6 на одну застраховану особу можна заповнити декілька рядків, наприклад, якщо у звітному місяці одній застрахованій особі нараховували доходи, які обкладаються ЄСВ за різними ставками. У цій ситуації у графі 9 вказуються різні коди категорії застрахованих осіб. Наприклад, якщо у звітному періоді працівнику нараховані і зарплата, і лікарняні, то один рядок на такого працівника заповнюється з вказівкою у графі 9 коду «1», а другий — із зазначенням коду «29».
До таблиці 6 унесено дві додаткові графи:
— графа 15, де необхідно вказувати кількість днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом календарного звітного місяця;
— графа 21, у якій проставляється ознака нового робочого місця (1 — так, 0 — ні).
Знову ж таки, поява графи 21 пов’язана з набуттям чинності з 01.01.2013 р. Законом про зайнятість. Заповнюється вона тими роботодавцями, які працевлаштували працівників на нове робоче місце.
Крім того, перелік кодів типів нарахувань доповнено ще одним кодом «10» — нарахована сума зарплати (доходу) за дні відпустки. Відповідно, якщо в одному місяці працівнику нараховані оплата за відпрацьований час і відпускні, то відпускні вказуються в окремому рядку (заповнюються два рядки).
Разом із цим у самому Порядку № 22-2 уточнено, що суми, нараховані за дні щорічних і додаткових відпусток, уносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця, з кодом типу нарахувань «10». Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, уключаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком також із кодом типу нарахувань «10».
Зверніть увагу: якщо раніше дозволялося незаповнення поля 11 «Місяць і рік, за який проведено нарахування» у деяких випадках, то тепер це поле підлягає обов’язковому заповненню для всіх сум нарахованої зарплати (доходу), у тому числі для лікарняних, сум нарахувань з кодами типу нарахувань «1» — «10», а також у разі відображення сторнованих сум відпускних і лікарняних, нарахованих у попередніх звітних періодах, кількості календарних днів тимчасової непрацездатності та днів без збереження зарплати.
Кількість календарних днів без збереження зарплати в полі 14 може бути зазначено зі знаком «мінус» («-») у разі потреби зменшення кількості таких днів, відображених у попередніх звітних періодах.
Крім того, пункт 4.9 Порядку № 22-2 віднині допускає внесення від’ємних значень сум нарахованої зарплати (доходу) у двох випадках:
— при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
— при відображенні сторнованих сум відпускних і допомоги по тимчасовій непрацездатності, нарахованих у попередніх періодах.
Таблиця 7 додатка 4
Таблиця 7 не зазнала істотних змін. Нагадаємо, що вона подається не завжди, оскільки формується в разі визначення страхувальниками періодів (строків) трудової або іншої діяльності, які встановлюють особливі умови пенсійного забезпечення і зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію, а також періоди страхового стажу, не пов’язані з трудовою та/або професійною діяльністю.
Якщо страхувальник не має робочих місць, робота на яких зараховується до спеціального стажу, таблиця 7 не формується та не подається.
Документи консультації
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір і облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.
Закон № 1058 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2.
Постанова № 24-1 — постанова Пенсійного фонду України «Про внесення змін до постанови правління Пенсійного фонду України від 08 жовтня 2010 року № 22-2» від 10.12.2012 р. № 24-1.
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286.
