Налоговый расчет по форме № 1ДФ в вопросах и ответах

Налоговый расчет по форме № 1ДФ в вопросах и ответах

Июль для бухгалтера — горячая пора сдачи квартальных отчетов. Среди них есть такой, с необходимостью заполнения которого сталкивались практически все, — это форма № 1ДФ. Процесс ее заполнения хоть и не представляет сложностей, однако требует особой внимательности и точности ввиду немалых штрафов за ошибки (даже в случае самоисправления).

Форме № 1ДФ мы посвятили два материала сегодняшнего номера: в представленном ниже — рассмотрели некоторые вопросы по ее заполнению, а в рубрике Справочник предпринимателя на с. 29 — привели в таб-личной форме перечень видов выплат и признаки дохода, которые соответствуют таким выплатам.

Подается ли форма № 1ДФ, если в текущем квартале не было выплат физическим лицам

ВОПРОС. Нужно ли субъекту хозяйствования подавать форму № 1ДФ, если в отчетном квартале он не начислял и не выплачивал доходы физическим лицам?

ОТВЕТ. Согласно пункту 176.2 НКУ форма № 1ДФ подается в органы ГНС лицами, имеющими статус налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц, а именно:

— юридическими лицами;

— самозанятыми лицами;

— представительствами нерезидентов — юридических лиц;

— инвесторами (операторами) по соглашению о разделе продукции,

которые обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, выплачиваемых такому лицу, вести налоговый учет, подавать налоговую отчетность налоговым органам и нести ответственность за нарушение норм раздела IV НКУ.

Если в течение отчетного квартала налоговый агент не начислял и не выплачивал доходы физическим лицам, то он форму № 1ДФ за данный отчетный период не подает. Если имело место начисление и/или выплата доходов физлицам, форма № 1ДФ подается в обязательном порядке.

В форме № 1ДФ отражаются как облагаемые, так и не облагаемые налогом доходы

ВОПРОС. Работнику был начислен и выплачен доход, который согласно НКУ не облагается налогом на доходы. Нужно ли такой доход отражать в форме № 1ДФ?

ОТВЕТ. Налоговые агенты — юридические и физические лица обязаны отражать в форме № 1ДФ всю информацию о начисленных и выплаченных в течение отчетного квартала физическим лицам доходах, а также удержанных и уплаченных с таких доходов суммах налога. При формировании Налогового расчета по форме № 1ДФ следует помнить, что в нем отражаются как облагаемые, так и необлагаемые доходы, начисленные (выплаченные) физическим лицам в отчетном квартале.

При этом по доходам, которые не включаются в состав налогооблагаемого дохода, налоговые агенты:

— в графах 3а и 3 формы № 1ДФ указывают суммы начисленного и фактически выплаченного соответственно в отчетном квартале не облагаемого налогом дохода в соответствии со справочником признаков доходов, приведенным в приложении к Порядку № 1020;

— в графах 4а и 4 проставляют прочерки.

Пример. Работнику в течение II квартала 2013 года были начислены и своевременно выплачены следующие доходы:

— заработная плата — 7500 грн., сумма удержанного НДФЛ — 1084,50 грн.;

— нецелевая благотворительная помощь в связи с семейными обстоятельствами — 1500 грн.

В форме № 1ДФ доход, начисленный (выплаченный) указанному работнику, предприятие отразит следующим образом:

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года

Как заполнить форму № 1ДФ, если предпринимателю начислен, но не выплачен доход

ВОПРОС. Предприятие оприходовало объект основных средств, приобретенный у физического лица — предпринимателя, в июне 2013 года. Оплата за него будет перечислена предпринимателю в июле 2013 года. Предприниматель предоставил копию извлечения из Госреестра. Нужно ли отражать такой доход в форме № 1ДФ за II квартал 2013 года, если он фактически будет выплачен предпринимателю в III квартале 2013 года?

ОТВЕТ. В случае начисления доходов физическим лицам, в том числе и физическим лицам — предпринимателям, налоговый агент обязан отразить такие доходы в форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в котором они были начислены (подпункт «б» пункта 176.2 НКУ). Причем обязанность по отражению в форме № 1ДФ доходов, начисленных в том отчетном квартале, за который данный расчет формируется и подается, не зависит от факта выплаты таких доходов в этом квартале.

Отметим также, что анализ положений раздела IV НКУ дает возможность утверждать, что для неудержания НДФЛ с выплачиваемых предпринимателю доходов налоговому агенту достаточно получить от такого предпринимателя документ, подтверждающий его статус субъекта предпринимательской деятельности. Для общесистемщика таким документом может быть копия выписки или извлечения из Госреестра, для единоналожника — либо копия свидетельства об уплате единого налога, либо копия выписки или извлечения из Госреестра.

Касательно ситуации, описанной в вопросе, отметим следующее. В связи с тем что предприниматель предоставил копию извлечения из Госреестра, доход, начисленный (предоставленный, выплаченный) ему, не должен облагаться налоговым агентом на основании пункта 177.8 НКУ. Поскольку предприятие начислило доход предпринимателю в июне 2013 года (в данном случае начисление дохода произошло в момент оприходования товара), то оно обязано отразить сумму такого дохода в графе 3а формы № 1ДФ за II квартал 2013 года с признаком дохода «157». В графах 3, 4а и 4 формы № 1ДФ за II квартал 2013 года следует проставить прочерки, поскольку начисленный доход не был выплачен в отчетном квартале, а НДФЛ с предпринимательского дохода налоговыми агентами не удерживается.

В случае проведения расчетов с предпринимателем за приобретенный товар в июле 2013 года предприятие должно будет отразить сумму выплаченного ему дохода в графе 3 формы № 1ДФ за III квартал 2013 года.

Используя данные, приведенные в вопросе, допустим, что стоимость объекта основных средств составила 5000 грн. Тогда предприятие отразит начисленный предпринимателю доход в форме № 1ДФ за II квартал 2013 года следующим образом:

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года

В Налоговом расчете за III квартал 2013 года выплаченный предпринимателю доход будет отражен так:

Фрагмент формы № 1ДФ за III квартал 2013 года

Покупка товара у предпринимателя для личных нужд и форма № 1ДФ

ВОПРОС. Предприниматель со своего текущего предпринимательского счета заплатил другому предпринимателю за товар, который купил для личных непредпринимательских нужд. Нужно ли такую выплату указывать в отчете по форме № 1ДФ?

ОТВЕТ. Согласно подпункту «б» пункта 176.2 НКУ предприниматели как налоговые агенты обязаны ежеквартально подавать форму № 1ДФ.

Формально, поскольку товар приобретался для личных нужд, можно говорить, что по таким операциям предприниматель выступал как обычное физическое лицо, которое к налоговым агентам не относится. То есть обязанности налогового агента (в том числе подача формы № 1ДФ) выполняться не должны.

С другой стороны, учитывая, что расчеты производились с использованием предпринимательского счета, у проверяющих наверняка возникнет соблазн рассматривать действия предпринимателя именно как действия субъекта хозяйствования, т. е. налогового агента.

В этой связи считаем, что форму № 1ДФ лучше подать.

Поскольку денежные средства выплачивались физлицу-предпринимателю, то при наличии необходимых документов (копии извлечения или выписки из Единого госреестра) НДФЛ удерживать не нужно. В форме № 1ДФ достаточно просто указать факт выплаты дохода предпринимателю с признаком «157» (см. предыдущий вопрос).

Отражение в форме № 1ДФ возврата предпринимателем предоплаты за товар

ВОПРОС. Предприятие в марте 2013 года заключило с предпринимателем договор на поставку товара. В этом же месяце предпринимателю была перечислена предоплата за товар. В оговоренные в договоре сроки товар поставлен не был и в июне 2013 года договор на поставку товара был расторгнут. Предоплата за товар была возвращена предпринимателем в полном объеме. Нужно ли в данном случае подавать предприятию уточняющий Налоговый расчет по форме № 1ДФ за I квартал 2013 года, в котором была отражена сумма предоплаты за товар?

ОТВЕТ. Начнем с того, что сумму предоплаты за товар, перечисленную предпринимателю в марте 2013 года, предприятие должно было отразить в графе 3 «Сума виплаченого доходу» Налогового расчета по форме № 1ДФ за I квартал 2013 года с проставлением в графе 5 «Ознака доходу» признака «157».

Поскольку в июне 2013 года предоплата за товар была возвращена предпринимателем в связи с расторжением договора, то предприятие должно указать сумму возвращенной предоплаты в графе 3 «Сума виплаченого доходу» формы № 1ДФ за II квартал 2013 года с отрицательным значением.

Подавать в данном случае уточняющий расчет по форме № 1ДФ за I квартал 2013 года не нужно, поскольку при его формировании не была допущена ошибка (предпринимателю действительно был выплачен доход в этом отчетном периоде).

Допустим, что сумма предоплаты составила 20000 грн. Тогда в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ за I квартал 2013 года доход, полученный предпринимателем, предприятие должно было отразить следующим образом:

Фрагмент формы № 1ДФ за I квартал 2013 года

Если предприниматель возвращает сумму предварительной оплаты при расторжении договора, в форме № 1ДФ такую сумму возврата приводят с отрицательным значением.

Возврат предварительной оплаты за товар в июне 2013 года следует отразить так:

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года

Как уплачивать НДФЛ и как отражать арендную плату в форме № 1ДФ, если она выплачена сразу за весь период аренды

ВОПРОС. Предприниматель в апреле 2013 года заключил договор аренды помещения с физическим лицом. Согласно договору аренды плата за использование помещения вносится за период с 1 апреля 2013 года по 30 сентября 2013 года авансом до 15 апреля 2013 года. Акты, подтверждающие, что арендатором использовалось имущество, подписываются сторонами договора аренды ежемесячно.

Размер арендной платы составляет 4000 грн. в месяц. В апреле 2013 года арендодателю выплатили арендную плату за 6 месяцев (за период с апреля 2013 года по сентябрь 2013 года). Каков в данном случае порядок уплаты НДФЛ и как отражать арендную плату в форме № 1ДФ?

ОТВЕТ. Доходы физических лиц от сдачи в аренду недвижимости облагаются по правилам, установленным пунктом 170.1 НКУ. Объект налогообложения определяется с учетом требований абзаца второго подпункта 170.1.2 НКУ: исходя из размера арендной платы, указанной в договоре аренды, но не менее минимальной суммы арендного платежа за полный или неполный месяц аренды. Если минимальная стоимость не установлена или не опубликована до начала отчетного года, объект налогообложения определяется исходя из размера арендной платы, указанного в договоре аренды. Налогообложение арендной платы осуществляется по ставкам, установленным пунктом 167.1 НКУ (15 % и 17 %).

Уплата НДФЛ с арендной платы осуществляется в общем порядке, а именно:

— в день выплаты арендной платы, если денежные средства на выплату были получены в банке или если арендная плата перечислена на карточку арендодателя (подпункт 168.1.2 НКУ);

— в течение банковского дня, следующего за днем выплаты (начисления) дохода, если арендная плата выплачивается из кассы (подпункт 168.1.4 НКУ);

— в течение 30 дней, следующих за последним днем месяца начисления арендной платы, если такой доход был начислен, но не выплачен (подпункт 168.1.5 НКУ).

В связи с тем что в апреле 2013 года арендатор выплатил физическому лицу арендную плату авансом за 6 месяцев, со всей суммы выплаченной арендной платы необходимо было уплатить НДФЛ либо в день выплаты дохода, либо на следующий день (в зависимости от источника выплаты денежных средств). Сумма НДФЛ, которую арендатор должен был уплатить в апреле 2013 года, составляет 3600 грн. (4000 грн. х 15 % х 6 мес.).

В соответствии с требованиями Порядка № 1020 сумма арендной платы, выплаченная авансом в апреле 2013 года (24000 грн.), а также сумма арендной платы, начисленная за апрель — июнь 2013 года (12000 грн.), должны быть отражены в форме № 1ДФ за II квартал 2013 года. В графе 3а налоговый агент указывает сумму начисленной арендной платы за апрель — июнь 2013 года, в графе 3 — сумму выплаченной арендной платы за апрель — сентябрь 2013 года, в графе 4а — сумму НДФЛ, удержанного с арендной платы за апрель — июнь 2013 года, в графе 4 — сумму НДФЛ, уплаченного с выплаченной арендной платы, в графе 5 — признак дохода «106». Для наглядности приведем фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года.

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года

При условии, что в течение III квартала 2013 года арендодателю не будет производиться выплата арендной платы авансом, в форме № 1ДФ за указанный период необходимо будет отразить только сумму арендной платы, начисленной за июль — сентябрь 2013 года, и сумму удержанного с нее НДФЛ.

Фрагмент формы № 1ДФ за III квартал 2013 года

В новом отчетном расчете по форме № 1ДФ указываются только исправляемые строки

ВОПРОС. Предпринимателем в апреле 2013 года была обнаружена ошибка (в марте с работника недоудержан НДФЛ в размере 80,48 грн.). Расчет по форме № 1ДФ за II квартал уже подан в налоговый орган, но предельный срок подачи отчетности еще не наступил. Как нужно заполнять новый отчетный Налоговый расчет по форме № 1ДФ: заново приводить все строки (правильные данные с учетом исправлений) или заполнять в порядке, предусмотренном для подачи уточняющего расчета (приводить только неправильную строку, которую нужно исключить, и правильную, которую нужно включить)? Будут ли применены санкции к налоговому агенту?

ОТВЕТ. Данный вопрос полностью урегулирован разделом IV Порядка № 1020, согласно пункту 4.1 которого корректировки поданного и принятого расчета по форме № 1ДФ проводятся на основании самостоятельно выявленных налоговым агентом ошибок, а также на основании уведомлений об ошибках, выявленных налоговым органом.

Порядок заполнения отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов является одинаковым (подпункт 4.4 Порядка № 1020). Отчетный новый и уточняющий расчеты по форме № 1ДФ подаются на основании сведений из предварительно поданного Налогового расчета по форме № 1ДФ и содержат информацию лишь по строкам и реквизитам, которые уточняются:

— для исключения одной ошибочной строки из предварительно введенной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки;

— для введения новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — на введение строки;

— для замены одной ошибочной строки другой нужно исключить ошибочную строку и ввести правильную, т. е. полностью заполнить две строки, одна из которых исключает предварительно внесенную информацию, а вторая вносит правильную информацию. В таком случае в первой строке в графе 9 указывается «1» (строка на исключение), а во второй — «0» (строка на введение).

Подача нового отчетного Налогового расчета по форме № 1ДФ (это можно сделать до окончания предельных сроков подачи отчетности) не влечет за собой наложения штрафных санкций, предусмотренных статьей 119.2 НКУ, — 510 грн. за подачу не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками данной отчетности. В то же время, если результатом ошибки является недоплата НДФЛ, то предприниматель обязан перечислить в бюджет сумму недоплаты и пеню.

Случаи начисления пени перечислены в пункте 129.1 НКУ, согласно которому пеня начисляется, в частности:

1) в день наступления срока погашения налогового обязательства, начисленного контролирующим органом или плательщиком налогов при выявлении его занижения на сумму такого занижения и за весь период занижения (в том числе за период административного и/или судебного обжалования) — подпункт 129.1.2 НКУ;

2) в день наступления срока погашения налогового обязательства, определенного налоговым агентом при выплате (начислении) доходов в пользу плательщиков налогов — физических лиц, и/или контролирующим органом при проверке такого налогового агента — подпункт 129.1.3 НКУ.

Какая из этих норм должна применяться при самостоятельном исправлении ошибок по НДФЛ, однозначно сказать сложно. С точки зрения практического применения этих норм основное отличие состоит в определении ставки НБУ, которая используется при начислении пени (пункт 129.4 НКУ):

— пеня, определенная подпунктом 129.1.2 НКУ, начисляется из расчета 120 % учетной ставки НБУ, действующей на день занижения;

— пеня, определенная подпунктом 129.1.3 НКУ, начисляется из расчета 120 % учетной ставки НБУ, действующей на день выплаты (начисления) доходов в пользу плательщиков налогов — физических лиц.

Мы склоняемся к тому, что в данном случае следует руководствоваться подпунктом 129.1.3 НКУ.

Как отразить переходящие отпуска в форме № 1ДФ

ВОПРОС. Работник ушел в отпуск на 24 календарных дня с 21.06.2013 г. по 16.07.2013 г. (на 23.06.2013 г. Троица и 28.06.2013 г. День Конституции Украины отпуск продлевается, но эти дни не оплачиваются). Общая сумма начисленных отпускных — 5700 грн. (за 8 дней июня — 2375 грн., за 16 дней июля — 3325 грн.). Зарплата работника, начисленная за июнь, составляет 4104 грн. Вся сумма отпускных выплачена работнику перед уходом в отпуск. Как правильно отразить в форме № 1ДФ отпускные, которые приходятся на июнь и июль 2013 года?

ОТВЕТ. На практике в бухучете переходящие отпускные начисляют двумя способами:

1) начисление всей суммы отпускных в месяце, в котором работник уходит в отпуск (суммы отпускных и за текущий, и за следующий месяцы отражаются в месяце выплаты отпускных);

2) отпускные начисляют частями, отдельно по каждому месяцу, на который приходятся дни отпуска (часть отпускных, приходящихся на текущий месяц, отражается в текущем месяце, а оставшаяся часть в следующем).

На наш взгляд, второй способ отражения переходящих отпускных более логичный и согласуется с подпунктом 1.6.1 Инструкции № 5. Кроме того, все равно начисленные суммы в месяце ухода в отпуск и для начисления НДФЛ, и для ЕСВ придется распределять между месяцами, на которые приходятся дни отпуска (согласно последнему абзацу подпункта 169.4.1 НКУ).

Согласно подпункту 1.6.1 Инструкции № 5 начисления отражаются за календарный месяц (с первого по последнее число). Например, суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце.

Отпускные выплачивают работнику до ухода в отпуск. При этом НДФЛ нужно уплатить в бюджет при выплате отпускных (подпункт 168.1.2 НКУ). Отпускные, как часть зарплаты, в форме № 1ДФ отражаются с признаком дохода «101».

Проблем с отпускными за июнь нет. Они начислены и выплачены в июне и отражаются в форме № 1ДФ за II квартал.

Сумма отпускных за июль 2013 года (грязная сумма — 3325 грн.) и НДФЛ с этой суммы хотя и начисляются в июле, фактически авансом уплачивают в июне. Поэтому можно было бы утверждать, что выплату отпускных (графа 3 — 3325 грн.) и НДФЛ, уплаченный в бюджет с такой суммы (графа 4 — 3325 х 15 %), нужно включить в показатели формы № 1ДФ за II квартал. Однако представители ГНСУ предложили более простой вариант: они советуют выплату этих отпускных и уплату НДФЛ в форме № 1ДФ за II квартал 2013 года не отражать, а показывать и начисление июльских отпускных (графа 3а), и их выплату (графа 3), а также удержание НДФЛ из этой суммы (графа 4а) и его уплату (графа 4) в форме № 1ДФ за III квартал 2013 года при условии, что заработная плата выплачивается регулярно.

Далее заполним форму № 1ДФ за II и III кварталы 2013 года по условиям примера, используя подход налоговиков, предварительно выполнив необходимые расчеты. При этом для наглядности доход работника и начисление НДФЛ покажем только исходя из суммы отпускных (без других начислений).

При выплате отпускных в июне 2013 года нужно было уплатить НДФЛ в размере 824,22 грн.

НДФЛ с суммы июньских отпускных и зарплаты совокупно составит:

(2375 + 4104 - 233,24) х 15 % = 936,86 (грн.),

где 233,24 — сумма ЕСВ с зарплаты и июньских отпускных ((2375 + 4104) х 3,6 %).

НДФЛ с июльских отпускных равен:

(3325 - 3325 х 3,6 %) х 15 % = 480,80 (грн.).

Фрагменты формы № 1ДФ за II и III кварталы 2013 года приведем ниже.

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2013 года

Документы консультации

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Порядок № 1020  — Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020.

Инструкция № 5  — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Материал подготовила А. Хмелевич, консультант газеты «Собственное Дело»