Податковий розрахунок за формою № 1ДФ у запитаннях і відповідях

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ у запитаннях і відповідях

Липень для бухгалтера — гаряча пора подання квартальних звітів. Серед них є такий, з необхідністю заповнення якого стикалися практично всі, — це форма № 1ДФ. Процес її заповнення хоча й не є складним, однак потребує особливої уважності і точності через чималі штрафи за помилки (навіть у разі самовиправлення).

Формі № 1ДФ ми присвятили два матеріали сьогоднішнього номера: у наведеному далі — розглянули деякі питання з її заповнення, а в рубриці «Довідник підприємця» на с. 29 — навели в табличній формі перелік видів виплат та ознаки доходу, які відповідають таким виплатам.

Чи подається форма № 1ДФ, якщо в поточному кварталі не було виплат фізичним особам

ЗАПИТАННЯ. Чи потрібно суб’єкту господарювання подавати форму № 1ДФ, якщо у звітному кварталі він не нараховував і не виплачував доходи фізичним особам?

ВІДПОВІДЬ. Згідно з  пунктом 176.2 ПКУ форма № 1ДФ подається до органів ДПС особами, які мають статус податкових агентів з податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), а саме:

— юридичними особами;

— самозайнятими особами;

— представництвами нерезидентів — юридичних осіб;

— інвесторами (операторами) за угодою про розподіл продукції,

які зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність до податкових органів і нести відповідальність за порушення норм розділу IV ПКУ.

Якщо протягом звітного кварталу податковий агент не нараховував і не виплачував доходи фізичним особам, то він форму № 1ДФ за цей звітний період не подає. Якщо мало місце нарахування та/або виплата доходів фізичним особам, форма № 1ДФ подається обов’язково.

У формі № 1ДФ відображаються як оподатковувані, так і неоподатковувані доходи

ЗАПИТАННЯ. Працівнику було нараховано та виплачено дохід, який згідно з ПКУ не обкладається податком на доходи. Чи потрібно такий дохід відображати у формі № 1ДФ?

ВІДПОВІДЬ. Податкові агенти — юридичні та фізичні особи зобов’язані відображати у формі № 1ДФ усю інформацію про нараховані та виплачені протягом звітного кварталу фізичним особам доходи, а також утримані та сплачені з таких доходів суми податку. При формуванні Податкового розрахунку за формою № 1ДФ слід пам’ятати, що в ньому відображаються як оподатковувані, так і неоподатковувані доходи, нараховані (виплачені) фізичним особам у звітному кварталі.

При цьому щодо доходів, які не включаються до складу оподатковуваного доходу, податкові агенти:

— у графах 3а і 3 форми № 1ДФ зазначають відповідно суми нарахованого і фактично виплаченого у звітному кварталі неоподатковуваного доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 1020;

— у графах 4а і 4 проставляють прокреслення.

Приклад. Працівнику протягом II кварталу 2013 року було нараховано та своєчасно виплачено такі доходи:

— заробітна плата — 7500,00 грн., сума утриманого ПДФО — 1084,50 грн.;

— нецільова благодійна допомога у зв’язку із сімейними обставинами — 1500,00 грн.

У формі № 1ДФ дохід, нарахований (виплачений) зазначеному працівнику, підприємство відобразить так:

Фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року

Як заповнити форму № 1ДФ, якщо підприємцю нараховано, але не виплачено дохід

ЗАПИТАННЯ. Підприємство оприбуткувало об’єкт основних засобів, придбаний у фізичної особи — підприємця, у червні 2013 року. Оплату за нього буде перераховано підприємцю в липні 2013 року. Підприємець надав копію витягу з Держреєстру. Чи потрібно відображати такий дохід у формі № 1ДФ за II квартал 2013 року, якщо його фактично буде виплачено підприємцю у III кварталі 2013 року?

ВІДПОВІДЬ. У разі нарахування доходів фізичним особам, у тому числі й фізичним особам — підприємцям, податковий агент зобов’язаний відобразити такі доходи у формі № 1ДФ за той звітний квартал, в якому їх було нараховано (підпункт «б» пункту 176.2 ПКУ). Причому обов’язок з відображення у формі № 1ДФ доходів, нарахованих у тому звітному кварталі, за який цей розрахунок формується та подається, не залежить від факту виплати таких доходів у цьому кварталі.

Зауважимо також, що аналіз положень розділу IV ПКУ дозволяє стверджувати, що для неутримання ПДФО з виплачуваних підприємцю доходів податковому агентові достатньо отримати від такого підприємця документ, що підтверджує його статус суб’єкта підприємницької діяльності. Для загальносистемника таким документом може бути копія виписки або витягу з Держреєстру, для єдиноподатника — або копія свідоцтва про сплату єдиного податку, або копія виписки чи витягу з Держреєстру.

Щодо ситуації, описаної у запитанні, зауважимо таке. У зв’язку з тим, що підприємець надав копію витягу з Держреєстру, дохід, нарахований (наданий, виплачений) йому, не повинен обкладатися податковим агентом на підставі пункту 177.8 ПКУ. Оскільки підприємство нарахувало дохід підприємцю в червні 2013 року (у цьому випадку нарахування доходу відбулося у момент оприбуткування товару), то воно зобов’язане відобразити суму такого доходу у графі 3а форми № 1ДФ за II квартал 2013 року з ознакою доходу «157». У графах 3, 4а і 4 форми № 1ДФ за II квартал 2013 року слід проставити прокреслення, оскільки нарахований дохід не було виплачено у звітному кварталі, а ПДФО з підприємницького доходу податковими агентами не справляється.

У разі проведення розрахунків з підприємцем за придбаний товар у липні 2013 року підприємство має відобразити суму виплаченого йому доходу у графі 3 форми № 1ДФ за III квартал 2013 року.

Використовуючи дані, наведені в запитанні, припустимо, що вартість об’єкта основних засобів становила 5000,00 грн. Тоді підприємство відобразить нарахований підприємцю дохід у формі № 1ДФ за II квартал 2013 року так:

Фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року

У Податковому розрахунку за III квартал 2013 року виплачений підприємцю дохід буде відображений так:

Фрагмент форми № 1ДФ за III квартал 2013 року

Купівля товару у підприємця для особистих потреб і форма № 1ДФ

ЗАПИТАННЯ. Підприємець зі свого поточного підприємницького рахунка сплатив іншому підприємцю за товар, який придбав для особистих непідприємницьких потреб. Чи потрібно таку виплату зазначати у звіті за формою № 1ДФ?

ВІДПОВІДЬ. Згідно з підпунктом «б» пункту 176.2 ПКУ підприємці як податкові агенти зобов’язані щокварталу подавати форму № 1ДФ.

Формально, оскільки товар отримувався для особистих потреб, можна говорити, що за такими операціями підприємець виступав як звичайна фізична особа, яка до податкових агентів не належить. Тобто обов’язки податкового агента (у тому числі подання форми № 1ДФ) не повинні виконуватися.

З іншого боку, ураховуючи, що розрахунки здійснювалися з використанням підприємницького рахунка, у перевіряючих напевно виникне спокуса розглядати дії підприємця саме як дії суб’єкта господарювання, тобто податкового агента.

У зв’язку з цим вважаємо, що форму № 1ДФ краще подати.

Оскільки грошові кошти виплачувалися фізичній особі — підприємцю, то за наявності необхідних документів (копії витягу або виписки з Єдиного держреєстру) ПДФО утримувати не потрібно. У формі № 1ДФ достатньо просто зазначити факт виплати доходу підприємцю з ознакою «157».

Відображення у формі № 1ДФ повернення підприємцем передоплати за товар

ЗАПИТАННЯ. Підприємство в березні 2013 року уклало з підприємцем договір на постачання товару. У цьому ж місяці підприємцю було перераховано передоплату за товар. У застережені в договорі строки товар не було поставлено, і в червні 2013 року договір на постачання товару було розірвано. Передоплату за товар повернено підприємцем в повному обсязі. Чи потрібно в цьому випадку подавати підприємству уточнюючий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за I квартал 2013 року, в якому була відображена сума передоплати за товар?

ВІДПОВІДЬ. Почнемо з того, що суму передоплати за товар, перераховану підприємцю в березні 2013 року, підприємство повинно було відобразити у графі 3 «Сума виплаченого доходу» Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за I квартал 2013 року з проставлянням у графі 5 «Ознака доходу» ознаки «157».

Оскільки в червні 2013 року передоплату за товар було повернено підприємцем у зв’язку з розірванням договору, то підприємство повинне зазначити суму поверненої передоплати у графі 3 «Сума виплаченого доходу» форми № 1ДФ за II квартал 2013 року з від’ємним значенням.

Подавати у цьому випадку уточнюючий розрахунок за формою № 1ДФ за I квартал 2013 року не потрібно, оскільки при його формуванні не була допущена помилка (підприємцю дійсно був виплачений дохід у цьому звітному періоді).

Припустимо, що сума передоплати становила 20000,00 грн. Тоді в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за I квартал 2013 року дохід, отриманий підприємцем, підприємство повинне було відобразити так:

Фрагмент форми № 1ДФ за I квартал 2013 року

Якщо підприємець повертає суму попередньої оплати при розірванні договору, у формі № 1ДФ таку суму повернення наводять з від’ємним значенням.

Повернення попередньої оплати за товар у червні 2013 року слід відобразити так:

Фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року

Як сплачувати ПДФО та відображати орендну плату у формі № 1ДФ, якщо її виплачено відразу за весь період оренди

ЗАПИТАННЯ. Підприємець у квітні 2013 року уклав договір оренди приміщення з фізичною особою. Згідно з угодою оренди плата за використання приміщення вноситься за період з 1 квітня 2013 року по 30 вересня 2013 року авансом до 15 квітня 2013 року. Акти, які підтверджують, що орендарем використовувалося майно, підписуються сторонами договору оренди щомісяця.

Розмір орендної плати становить 4000,00 грн. на місяць. У квітні 2013 року орендодавцю виплатили орендну плату за 6 місяців (за період з квітня 2013 року по вересень 2013 року). Який у цьому випадку порядок сплати ПДФО та як відображати орендну плату у формі № 1ДФ?

ВІДПОВІДЬ. Доходи фізичних осіб від здавання в оренду нерухомості обкладаються за правилами, установленими пунктом 170.1 ПКУ. Об’єкт оподаткування визначається з урахуванням вимог абзацу другого підпункту 170.1.2 ПКУ: виходячи з розміру орендної плати, зазначеної в договорі оренди, але не менше мінімальної суми орендного платежу за повний чи неповний місяць оренди. Якщо мінімальна вартість не встановлена або не опублікована до початку звітного року, об’єкт оподаткування визначається виходячи з розміру орендної плати, зазначеного в договорі оренди. Оподаткування орендної плати здійснюється за ставками, установленими пунктом 167.1 ПКУ (15 % і 17 %).

Сплата ПДФО з орендної плати здійснюється в загальному порядку, а саме:

— у день виплати орендної плати, якщо грошові кошти на виплату були отримані в банку або якщо орендна плата перерахована на картку орендодавця (підпункт 168.1.2 ПКУ);

— протягом банківського дня, наступного за днем виплати (нарахування) доходу, якщо орендна плата виплачується з каси (підпункт 168.1.4 ПКУ);

— протягом 30 днів, наступних за останнім днем місяця нарахування орендної плати, якщо такий дохід було нараховано, але не виплачено (підпункт 168.1.5 ПКУ).

У зв’язку з тим, що у квітні 2013 року орендар виплатив фізичній особі орендну плату авансом за 6 місяців, зі всієї суми виплаченої орендної плати необхідно було сплатити ПДФО або в день виплати доходу, або наступного дня (залежно від джерела виплати грошових коштів). Сума ПДФО, яку орендар повинен був сплатити у квітні 2013 року, становить 3600,00 грн. (4000,00 грн. х х 15 % х 6 міс.).

Відповідно до вимог Порядку № 1020 сума орендної плати, виплачена авансом у квітні 2013 року (24000,00 грн.), а також сума орендної плати, нарахована за квітень — червень 2013 року (12000,00 грн.), мають бути відображені у формі № 1ДФ за II квартал 2013 року. У графі 3а податковий агент зазначає суму нарахованої орендної плати за квітень — червень 2013 року, у графі 3 — суму виплаченої орендної плати за квітень 2013 року — вересень 2013 року, у графі 4а — суму ПДФО, утриманого з орендної плати за квітень — червень 2013 року, у графі 4 — суму ПДФО, сплаченого з виплаченої орендної плати, у графі 5 — ознаку доходу «106». Для наочності наведемо фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року.

Фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року

За умови, що протягом III кварталу 2013 року орендодавцю не здійснюватиметься виплата орендної плати авансом, у формі № 1ДФ за зазначений період необхідно буде відобразити лише суму орендної плати, нарахованої за липень — вересень 2013 року, і суму утриманого з неї ПДФО.

Фрагмент форми № 1ДФ за III квартал 2013 року

У новому звітному розрахунку за формою № 1ДФ зазначаються лише рядки, що виправляються

ЗАПИТАННЯ. Підприємцем у квітні 2013 року було виявлено помилку (у березні з працівника недоутримано ПДФО в розмірі 80,48 грн.). Розрахунок за формою № 1ДФ за II квартал вже подано до податкового органу, однак граничний строк звітності ще не настав. Як потрібно запов-нювати новий звітний Податковий розрахунок за формою № 1ДФ: заново наводити всі рядки (правильні дані з урахуванням виправлень) чи заповнювати в порядку, передбаченому для подання уточнюючого розрахунку (наводити лише неправильний рядок, який потрібно вилучити, і правильний, який потрібно включити)? Чи будуть застосовані санкції до податкового агента?

ВІДПОВІДЬ. Це питання повністю врегульоване розділом IV Порядку № 1020, згідно з пунктом 4.1 якого коригування поданого та прийнятого розрахунку за формою № 1ДФ здійснюється на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені податковим органом.

Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків є однаковим (підпункт 4.4 Порядку № 1020). Звітний новий та уточнюючий розрахунки за формою № 1ДФ подаються на підставі відомостей із раніше поданого Податкового розрахунку за формою № 1ДФ і містять інформацію лише щодо рядків і реквізитів, які уточнюються:

для вилучення одного помилкового рядка з раніше введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка та у графі 9 зазначити «1» — на вилучення рядка;

для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи та у графі 9 зазначити «0» — на введення рядка;

для заміни одного помилкового рядка на інший потрібно вилучити помилковий рядок та включити правильний рядок, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких вилучає раніше внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку у графі 9 зазначається «1» (рядок на вилучення), а в другому — «0» (рядок на введення).

Подання нового звітного Податкового розрахунку за формою № 1ДФ (це можна зробити до закінчення граничних строків подання звітності) не тягне за собою накладення штрафних санкцій, передбачених пунктом 119.2 ПКУ — 510,00 грн. за подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками цієї звітності. Водночас якщо результатом помилки є недоплата ПДФО, то підприємець зобов’язаний перерахувати до бюджету суму недоплати та пеню.

Випадки нарахування пені перелічено в пункті 129.1 ПКУ, згідно з яким пеня нараховується, зокрема:

1) у день настання строку погашення податкового зобов’язання, нарахованого контролюючим органом або платником податків при виявленні його заниження на суму такого заниження та за весь період заниження (у тому числі за період адміністративного та/або судового оскарження) — підпункт 129.1.2 ПКУ;

2) у день настання строку погашення податкового зобов’язання, визначеного податковим агентом при виплаті (нарахуванні) доходів на користь платників податків — фізичних осіб та/або контролюючим органом при перевірці такого податкового агента — підпункт 129.1.3 ПКУ.

Яка з цих норм повинна застосовуватися при самостійному виправленні помилок з ПДФО, однозначно сказати важко. З точки зору практичного застосування цих норм головна відмінність полягає у визначенні ставки НБУ, що використовується при нарахуванні пені (пункт 129.4 ПКУ):

пеня, визначена підпунктом 129.1.2 ПКУ, нараховується з розрахунку 120 % облікової ставки НБУ, що діє на день заниження;

пеня, визначена підпунктом 129.1.3 ПКУ, нараховується з розрахунку 120 % облікової ставки НБУ, що діє на день виплати (нарахування) доходів на користь платників податків — фізичних осіб.

Ми схиляємося до того, що в цьому випадку слід керуватися підпунктом 129.1.3 ПКУ.

Як відобразити перехідні відпустки у формі № 1ДФ

ЗАПИТАННЯ. Працівник пішов у відпустку на 24 календарні дні з 21.06.2013 р. по 16.07.2013 р. (на 23.06.2013 р. — Трійця і 28.06.2013 р. — День Конституції продовжується відпустка, але не оплачується). Загальна сума нарахованих відпускних — 5700,00 грн. (за 8 днів червня — 2375,00 грн., за 16 днів липня — 3325,00 грн.). Зарплата працівника, нарахована за червень, становить 4104,00 грн. Усю суму відпускних виплачено працівнику перед виходом у відпустку. Як правильно відобразити у формі № 1ДФ відпускні, які припадають на червень і липень 2013 року?

ВІДПОВІДЬ. На практиці в бухобліку перехідні відпускні нараховують двома способами:

1) нарахування всієї суми відпускних у місяці, в якому працівник іде у відпустку (суми відпускних і за поточний, і за наступний місяці відображаються в місяці виплати відпускних);

2) відпускні нараховують частинами, окремо за кожним місяцем, на який припадають дні відпустки (частина відпускних, що припадає на поточний місяць, відображається в поточному місяці, а частина, що залишилася, — у наступному).

На нашу думку, другий спосіб відображення перехідних відпускних є більш логічним і узгоджується з підпунктом 1.6.1 Інструкції № 5. Крім того, усе одно нараховані суми в місяці виходу у відпустку та для нарахування ПДФО та ЄСВ доведеться розподіляти між місяцями, на які припадають дні відпустки (згідно з останнім абзацом підпункту 169.4.1 ПКУ).

Згідно з підпунктом 1.6.1 Інструкції № 5 нарахування відображаються за календарний місяць (з першого по останнє число місяця). Наприклад, суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, який припадає на дні відпустки у відповідному місяці.

Відпускні виплачують працівнику до виходу у відпустку. При цьому ПДФО потрібно сплатити до бюджету при виплаті відпускних (підпункт 168.1.2 ПКУ). Відпускні, як частина зарплати, у формі № 1ДФ відображаються з ознакою доходу «101».

Проблем з відпускними за червень немає. Вони нараховані та виплачені в червні і відображаються у формі № 1ДФ за II квартал.

Сума відпускних за липень 2013 року («грязна» сума — 3325,00 грн.) і ПДФО з цієї суми хоча і нараховуються в липні, фактично авансом сплачуються в червні. Тому можна було б стверджувати, що їх виплату (графа 3 — 3325,00 грн.) і ПДФО, сплачений до бюджету з такої суми (графа 4 — 3325,00 х х 15 %), потрібно включити до показників форми № 1ДФ за II квартал. Однак представники ДПСУ запропонували простіший варіант: вони радять виплату цих відпускних і сплату ПДФО у формі № 1ДФ за II квартал 2013 року не відображати, а показувати і нарахування липневих відпускних (графа 3а), і їх виплату (графа 3), а також утримання ПДФО з цієї суми (графа 4а) і його сплату (графа 4) у формі № 1ДФ за III квартал 2013 року за умови, що заробітна плата виплачується регулярно.

Далі заповнимо форму № 1ДФ за II і III квартали 2013 року за умовами прикладу, використовуючи підхід податківців, попередньо виконавши необхідні розрахунки. При цьому для наочності дохід працівника та нарахування ПДФО покажемо лише виходячи із суми відпускних (без інших нарахувань).

При виплаті відпускних у червні 2013 року потрібно було сплатити ПДФО у розмірі 824,22 грн.

ПДФО з суми червневих відпускних і зарплати сукупно становитиме:

(2375,00 + 4104,00 - 233,24) х 15 % = 936,86 (грн.),

де 233,24 — сума ЄСВ із зарплати і червневих відпускних — ((2375,00 + 4104,00) х 3,6 %).

ПДФО з липневих відпускних дорівнює:

(3325,00 – 3325,00 х 3,6 %) х 15 % = 480,80 (грн.).

Фрагменти форми № 1ДФ за II і III квартали 2013 року

Фрагмент форми № 1ДФ за II квартал 2013 року

Фрагмент форми № 1ДФ за III квартал 2013 року

Документи консультації

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Порядок № 1020  — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020.

Інструкція № 5  — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.

Матеріал підготувала А. Хмелевич, консультант газети «Власне Діло»