Имеет ли право предприниматель перепоручить право подписи на первичных документах (в том числе налоговых накладных) другому лицу
У предпринимателя очень часто возникают различные обстоятельства, когда он лично не может присутствовать «на месте», а соответственно и подписывать документы: налоговые накладные, расходные накладные и т. п. Можно ли в этом случае перепоручить право подписи другому лицу? Как это сделать? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.
Влада КАРПОВА, консультант газеты «Собственное Дело»
Обязан ли предприниматель составлять первичные документы лично?
На этот вопрос сразу ответим — не обязан. В нормативных актах не предусмотрено каких-либо положений касаемо обязанности предпринимателя оформлять первичные документы исключительно лично. Иными словами, предприниматель имеет полное право поручить совершение определенных действий, в том числе и по оформлению первичных документов, другому лицу. При этом такое лицо необязательно должно являться его работником.
Главное — чтобы подпись лица на первичных документах соответствовала подписи именно того лица, которое было уполномочено их подписывать. Причем в некоторых случаях официальные органы проводят экспертизу подписей, и если они принадлежат «не тому лицу», которое было уполномочено на их подпись, признают такие документы недействительными (см., к примеру, постановление Киевского апелляционного административного суда от 01.03.2012 г. по делу № 2а-8353/10/1070).
Не разрешают официальные органы проставлять и факсимиле на первичных документах (см. Обобщающую налоговую консультацию по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденную приказом ГНСУ от 22.11.2012 г. № 1047, письма НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507, от 21.05.2010 г. № 28-309/1571-8697, Минфина от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991, Госкомпредпринимательства от 19.03.2004 г. № 1699, разъяснение в разделе 109.15 ЕБНЗ).
Кроме того, следует обратить внимание на ряд моментов, связанных с оформлением документов, подтверждающих полномочия конкретного лица на подписание документов. Эта процедура зависит от того, является ли уполномоченное лицо работником предпринимателя.
Ситуация 1. Уполномоченное лицо является работником предпринимателя
Прежде всего необходимо определить, включаются ли полномочия (обязанности) по оформлению и соответственно подписанию документов в должностные обязанности конкретного работника. Как правило, такие обязанности устанавливают в его должностной инструкции.
Можно также указать обязанности по оформлению соответствующих документов в разделе «Працівник зобов’язаний виконувати» трудового договора типовой формы, утвержденной приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Здесь даже не нужно вносить изменения в трудовой договор, поскольку возможность указания таких обязанностей предусмотрена его формой. Впрочем, официальные органы не возражают и против внесения корректив в типовую форму (см. письма Минтруда от 09.10.2001 г. № 06/2-4/133, Госкомпредпринимательства от 25.04.2002 г. № 1-311/2337).
Еще вариант — издать отдельный приказ, в котором уполномочить конкретное лицо на оформление первичных документов (в частности, налоговых накладных). Ведь хотя приказы и не являются обязательными для предпринимателей, они могут использоваться в качестве документов, подтверждающих полномочия работников.
А теперь рассмотрим особенности оформления отдельных первичных документов.
Накладная. Если получение товара оформляется накладной, то самому предпринимателю доверенность не нужна. А вот работнику предпринимателя необходимо предъявить поставщику доверенность. По разъяснениям официальных органов (см. письма Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151, от 06.11.2000 г. № 053-4154, от 07.08.2007 г. № 31-34000-20-10/15961, НБУ от 20.11.2000 г. № 12-111/1363) предприниматель может выдать работнику доверенность:
— оформленную в соответствии с требованиями ГКУ с указанием в ней данных Свидетельства о госрегистрации субъекта предпринимательской деятельности (сейчас выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей). Подробнее о порядке оформления доверенностей мы расскажем ниже;
— типовой формы № М-2, указанной в Инструкции № 99, с подписью и печатью физического лица.
Соответственно при наличии доверенности такой работник проставляет подпись в графе «Получил» накладной.
Важно
Не требуется предъявление доверенности при получении ТМЦ в таких случаях:
— если предприниматель получает ТМЦ лично (см. вышеприведенные письма, а также письмо ГлавКРУ от 18.01.2005 г. № 13-14/23);
— при наличной форме расчетов (см. письма Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151, от 06.11.2000 г. № 053-4154);
— при осуществлении централизованно-кольцевых перевозок, если получатель ТМЦ за подписью предпринимателя уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой уполномоченное лицо будет заверять свою подпись о получении ТМЦ на сопроводительных документах (накладной, акте и т. п.). По поводу толкования термина «централизованно-кольцевая перевозка» см. письма Минфина от 05.03.2002 г. № 053-2930, от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021, от 07.08.2007 г. № 31-34000-20-10/15961.
Между тем обязательно наличие доверенности при отпуске ТМЦ, в том числе по безналичному расчету, бартеру или бесплатно.
Налоговая накладная. В соответствии с пунктом 16 Порядка № 1379 все экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставку товаров/услуг, и скрепляются печатью такого плательщика налога — продавца. То есть по общему правилу налоговую накладную оформляет и соответственно подписывает то лицо, которое уполномочено предпринимателем осуществлять поставку товаров, услуг. К примеру, такие функции можно делегировать работнику-продавцу или менеджеру по сбыту.
Миндоходовцы на вопрос о делегировании функций по подписанию налоговых накладных в консультации из раздела 101.19 ЕБНЗ ответили так:
ВОПРОС. Какими документами плательщик налога может уполномочить лицо подписывать налоговые накладные?
ОТВЕТ. <…>
Таким образом, налоговая накладная подписывается лицом, уполномоченным на это учредительными документами плательщика налога, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.
Мы считаем, что на основании норм трудового законодательства предприниматель имеет право делегировать выписку налоговых накладных работнику в должностной инструкции, трудовом договоре или же в приказе.
В то же время, если предприниматель выписывает налоговые накладные, подлежащие регистрации в Едином реестре налоговых накладных, следует учесть еще такой нюанс. Налоговики настаивают на том, чтобы подпись на «бумажном» варианте налоговой накладной и электронная цифровая подпись лица, которое регистрирует налоговые накладные в Едином реестре налоговых накладных, принадлежала одному и тому же лицу (см. п. 3 письма ГНСУ от 28.03.2013 г. № 7454/7/15-33-17-04, разъяснения в разделах 101.19, 101.20 ЕБНЗ).
А в письме ГНСУ от 04.03.2013 г. № 3341/6/15-3115 было указано следующее:
«для делегирования права подписи налоговой накладной и/или расчета корректировки другому должностному лицу продавец получает средства электронной цифровой подписи в аккредитованных центрах сертификации ключей для такого лица и подает налоговому органу по месту регистрации усиленные сертификаты электронной цифровой подписи указанного лица. В таком случае электронные цифровые подписи должностных лиц продавца налагаются в следующем порядке: первой — электронная цифровая подпись должностного лица, которому делегировано право подписи налоговой накладной и/или расчета корректировки; второй — электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом оттиска печати продавца».
То есть у лица, оформляющего «бумажную» налоговую накладную, должна быть еще и электронная цифровая подпись.
Кассовые документы. Как известно, предприниматели не ведут кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637), им также не устанавливается лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (п. 2.7 Положения № 637). Соответственно и лица, работающего на должности кассира, у них тоже нет. Некоторые функции по приему наличности от покупателей может осуществлять продавец. К примеру, он имеет право ставить подпись под документами, которые подтверждают факт передачи товара покупателям и приема от них наличных средств без применения регистратора расчетных операций. В частности, на товарном чеке, расчетной квитанции и т. п. (см. по поводу их оформления письма ГНАУ от 30.12.2005 г. № 13365/6/23-8019, от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572).
Аналогично — если работник проводит закупку товаров у населения, он может проставлять свою подпись на соответствующих документах об уплате наличных средств (акт закупки, акт приема- передачи услуг и т. п.).
В то же время есть ряд операций, которые осуществляют исключительно кассиры (выплата заработной платы, выдача денег подотчетному лицу). По мнению автора, в рамках выполнения трудовых функций такие «кассовые» операции другими лицами выполняться не могут. Ведь наличие кассира у предпринимателя не предусмотрено нормативными документами, поэтому и осуществлять его функции другие работники не могут.
Проблемный вопрос возникает и с подписанием первичных документов бухгалтером предпринимателя. В частности, речь идет о платежных поручениях. Хотя есть основания полагать, что предприниматель не может принять лицо на должность бухгалтера, в письме Минтруда от 30.05.2001 г. № 03-3/2478-018-2 такая возможность была подтверждена.
С учетом изложенного, предприниматель, который принял на работу лицо на должность бухгалтера, может поручить ему оформление и подписание бухгалтерских документов.
Вместе с тем банки требуют для подтверждения подписи на платежных документах, принадлежащей уполномоченному лицу предпринимателя, предоставления нотариально удостоверенной доверенности (см. пп. 5.6 и 6.6 Инструкции № 492).
Впрочем, в пункте 7.1 Инструкции № 492 допускается возможность удостоверения доверенности уполномоченным работником банка, если она составляется в банке (в присутствии владельца счета и доверенных лиц). Такая доверенность дополнительного удостоверения не требует. А в пункте 18.18 Инструкции № 492 говорится, что образцы подписей владельца счета и/или его доверенных лиц удостоверяются уполномоченным лицом банка при условии их личного присутствия и предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего лицо, и документа, выданного органом Миндоходов, подтверждающего регистрацию физического лица — резидента в Государственном реестре физических лиц — налогоплательщиков.
То есть любому уполномоченному лицу, в том числе и бухгалтеру, для совершения банковских операций по счету предпринимателя необходимо иметь доверенность.
Органы миндоходов также не возражают против подписания отчетности предпринимателя бухгалтером, при наличии нотариально удостоверенной доверенности (разъяснение в разделе 135.02 ЕБНЗ).
ВОПРОС. Кто является уполномоченным лицом налогоплательщика (ЮЛ или ФЛП) в случае подачи отчетности согласно НКУ?
ОТВЕТ. <…> Физическое лицо, имеющее нотариально удостоверенное поручение по представлению интересов плательщика налогов и осуществлению соответствующих сделок в контролирующих органах, является уполномоченным лицом физического лица — предпринимателя и может подписать и предоставить органу доходов и сборов налоговую декларацию, расчет.
Подтвердил возможность подписания отчетности уполномоченным лицом по доверенности предпринимателя и Минфин в письме от 08.04.2011 г. № 31-28020-03-29/9247.
Ситуация 2. Лицо не является работником предпринимателя
В этом случае передаваемые предпринимателем лицу полномочия по оформлению и подписанию документов должны оформляться в соответствии с положениями ГКУ и НКУ.
Согласно части 3 статьи 244 ГКУ доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
Форма доверенности должна соответствовать форме, в которой должна совершаться сделка (ч. 1 ст. 245 ГКУ). Как правило, все сделки, на которые выписываются первичные документы, оформляются в простой письменной форме. Соответственно, и доверенность должна быть составлена тоже в простой письменной форме.
Особого оформления по ГКУ требуют такие доверенности:
1) выдаваемые в порядке передоверия. То есть в ситуации, когда предприниматель выдал доверенность лицу, а оно передает эти полномочия по доверенности другому лицу. Тогда доверенность удостоверяется нотариально (ч. 2 ст. 245 ГКУ);
2) на совершение сделок, подлежащих нотариальному удостоверению. В этом случае доверенность также удостоверяется нотариально (ч. 1 ст. 245 ГКУ);
3) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции (почтовых переводов, посылок и т. п.). Такие доверенности удостоверяются должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, или по месту его жительства (ч. 4 ст. 245 ГКУ).
На практике часто возникает вопрос, нужно ли в обязательном порядке проставлять печать на доверенности. По этому поводу можно отметить следующее.
В законодательных актах нет обязательных требований в части проставления печати на доверенностях для предпринимателей. Такая обязанность предусмотрена только для доверенностей юридических лиц (ч. 1 ст. 246 ГКУ). К тому же предприниматель может печать вообще не иметь, что подтверждают и официальные органы (см. письма Госкомпредпринимательства от 06.09.2005 г. № 7669, от 11.11.2005 г. № 10006, Минюста от 01.12.2005 г. № 19-48-92, Минэкономики от 02.08.2010 г. № 3602-23/276, разъяснение в разделе 135.01 ЕБНЗ).
Правда, на данный момент остался «открытым» вопрос относительно обязательности наличия печати у предпринимателей — плательщиков НДС. Хотя в пункт 201.1 НКУ были внесены уточнения, направленные на освобождение таких лиц от обязанности проставления печати, налоговики это не признали. В частности, там говорится, что:
«плательщик налога обязан предоставить покупателю (получателю) по его требованию подписанную уполномоченным плательщиком лицом и скрепленную печатью (при наличии) налоговую накладную».
Однако на данный момент не внесены соответствующие изменения в пункт 16 Порядка № 1379, а в консультации из раздела 101.19 ЕБНЗ налоговики намекают на то, что сейчас от обязанности проставления печати на налоговых накладных предприниматели не освобождены.
Между тем по-прежнему согласно положениям пункта 16 Порядка № 1379 для удостоверения налоговых накладных может быть изготовлена отдельная печать «Для налоговых накладных». Это было подтверждено в письмах ГНСУ от 29.12.2011 г. № 10768/7/15-3117, от 31.10.2012 г. № 4519/0/61-12/17-1216.
А в целом, если у предпринимателя есть печать, то заверить ею подпись на доверенности не помешает.
Следует также учесть, что согласно пункту 19.2 НКУ:
«Доверенность, выданная плательщиком налогов — физическим лицом на представительство его интересов и ведение дел, связанных с уплатой налогов, должна быть удостоверена в соответствии с действующим законодательством.»
На это обращалось внимание и в письме Минюста от 31.03.2011 г. № 176-0-2-11-20. Так что налоговики могут потребовать нотариального удостоверения доверенности, на основании которой стороннее лицо (не работник предпринимателя) оформляет налоговые документы (налоговые накладные, отчетность и т. п.).
Выводы
Предприниматели имеют право делегировать оформление первичных документов другим лицам, в том числе и не работникам.
Для работников в общем случае доверенность на оформление первичных документов не нужна (исключение — получение ТМЦ и оформление банковских документов). В иных ситуациях полномочия касаемо оформления первичных документов работниками можно указать в трудовом договоре, должностной инструкции, приказе.
Полномочия по оформлению первичных документов лицами, которые не являются работниками предпринимателя, следует указать в доверенности, которая может быть составлена в простой письменной форме. Для оформления налоговых и банковских документов потребуется доверенность, заверенная нотариально. Кроме того, «банковскую» доверенность можно оформить в самом банке. Тогда нотариальное удостоверение не требуется.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
Инструкция № 99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Порядок № 1379 — Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом Минфина от 01.11.2011 г. № 1379.
Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.
