Чи має право підприємець передоручити право підпису на первинних документах (у тому числі податкових накладних) іншій особі
У підприємця досить часто виникають різні обставини, коли він особисто не може бути присутнім «на місці», а відповідно не може й підписувати документи: податкові накладні, витратні накладні тощо. Чи можна в цьому випадку передоручити право підпису іншій особі? Як це зробити? Про це і йтиметься в сьогоднішній статті.
Влада КАРПОВА, консультант газети «Власне Діло»
Чи зобов’язаний підприємець складати первинні документи особисто?
На це запитання відразу відповімо: не зобов’язаний. У нормативних актах не передбачено будь-яких положень стосовно обов’язку підприємця оформляти первинні документи виключно особисто. Інакше кажучи, підприємець має повне право доручити вчинення певних дій, у тому числі й щодо оформлення первинних документів, іншій особі. При цьому така особа необов’язково має бути його працівником.
Головне, щоб підпис особи на первинних документах відповідав підпису саме тієї особи, яку було уповноважено їх підписувати. Причому в деяких випадках офіційні органи проводять експертизу підписів, і якщо вони належать «не тій особі», яку було уповноважено на їх підписання, визнають такі документи недійсними (див., наприклад, постанову Київського апеляційного адміністративного суду від 01.03.2012 р. у справі № 2а-8353/10/1070).
Не дозволяють офіційні органи проставляти і факсиміле на первинних документах (див. Узагальнюючу податкову консультацію з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджену наказом ДПСУ від 22.11.2012 р. № 1047, листи НБУ від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507, від 21.05.2010 р. № 28-309/1571-8697, МФУ від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991, Держкомпідприємництва від 19.03.2004 р. № 1699, роз’яснення в розділі 109.15 ЄБПЗ).
Крім того, слід звернути увагу на низку моментів, пов’язаних з оформленням документів, що підтверджують повноваження конкретної особи на підписання документів. Ця процедура залежить від того, чи є уповноважена особа працівником підприємця.
Ситуація 1. Уповноважена особа є працівником підприємця
Насамперед, необхідно визначити, чи належать повноваження (обов’язки) з оформлення і, відповідно, підписання документів до посадових обов’язків конкретного працівника. Як правило, такі обов’язки встановлюються в його посадовій інструкції.
Можна також зазначити обов’язки з оформлення відповідних документів у розділі «Працівник зобов’язаний виконувати» трудового договору типової форми, затвердженої наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Тут навіть не потрібно вносити зміни до трудового договору, оскільки можливість зазначення таких обов’язків передбачено його формою. Утім, офіційні органи не заперечують і проти внесення коректив до типової форми (див. листи Мінпраці від 09.10.2001 р. № 06/2-4/133, Держкомпідприємництва від 25.04.2002 р. № 1-311/2337).
Ще варіант — видати окремий наказ, в якому уповноважити конкретну особу на оформлення первинних документів (зокрема, податкових накладних). Адже хоча накази і не є обов’язковими для підприємців, вони можуть використовуватися як документи, що підтверджують повноваження працівників.
А тепер розглянемо особливості оформлення окремих первинних документів.
Накладна. Якщо отримання товару оформляється накладною, то самому підприємцю довіреність не потрібна. А ось працівнику підприємця необхідно пред’явити постачальнику довіреність. За роз’ясненнями офіційних органів (див. листи МФУ від 31.10.2000 р. № 053-29151, від 06.11.2000 р. № 053-4154, від 07.08.2007 р. № 31-34000-20-10/15961, НБУ від 20.11.2000 р. № 12-111/1363) підприємець може видати працівнику довіреність:
— оформлену відповідно до вимог ЦКУ із зазначенням у ній даних Свідоцтва про держреєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності (сьогодні — виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців). Детальніше про порядок оформлення довіреностей ми розповімо далі;
— за типовою формою № М-2, зазначеною в Інструкції № 99, з підписом і печаткою фізичної особи.
Відповідно, за наявності довіреності такий працівник проставляє підпис у графі «Отримав» накладної.
Важливо
Не потрібне пред’явлення довіреності при отриманні ТМЦ у таких випадках:
— якщо підприємець отримує ТМЦ особисто (див. зазначені вище листи, а також лист ГоловКРУ від 18.01.2005 р. № 13-14/23);
— при готівковій формі розрахунків (див. листи Мінфіну від 31.10.2000 р. № 053-29151, від 06.11.2000 р. № 053-4154);
— при здійсненні централізовано-кільцевих перевезень, якщо одержувач ТМЦ за підписом підприємця повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), яким уповноважена особа посвідчуватиме свій підпис про отримання ТМЦ на супровідних документах (накладній, акті тощо). З приводу тлумачення терміна «централізовано-кільцеве перевезення» див. листи Мінфіну від 05.03.2002 р. № 053-2930, від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021, від 07.08.2007 р. № 31-34000-20-10/15961.
Між іншим, обов’язковою є наявність довіреності при відпуску ТМЦ, у тому числі за безготівковим розрахунком, бартером або безоплатно.
Податкова накладна. Відповідно до пункту 16 Порядку № 1379 усі примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податку здійснювати постачання товарів/послуг, і скріплюються печаткою такого платника податку — продавця. Отже, за загальним правилом податкову накладну оформляє і, відповідно, підписує та особа, яку уповноважено підприємцем здійснювати постачання товарів, послуг. Наприклад, такі функції можна делегувати працівнику-продавцю або менеджеру зі збуту.
Міндоходівці на запитання щодо делегування функцій з підписання податкових накладних у консультації з розділу 101.19 ЄБПЗ відповіли так:
ЗАПИТАННЯ. Якими документами платник податку може уповноважити особу підписувати податкові накладні?
ВІДПОВІДЬ. <…>
Таким чином, податкова накладна підписується особою, уповноваженою на це установчими документами платника податку, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Ми вважаємо, що на підставі норм трудового законодавства підприємець має право делегувати виписку податкових накладних працівнику в посадовій інструкції, трудовому договорі або ж у наказі.
Водночас якщо підприємець виписує податкові накладні, що підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних, слід урахувати ще такий нюанс. Податківці наполягають на тому, щоб підпис на «паперовому» варіанті податкової накладної та електронний цифровий підпис особи, яка реєструє податкові накладні в Єдиному реєстрі податкових накладних, належали одній і тій самій особі (див. пункт 3 листа ДПСУ від 28.03.2013 р. № 7454/7/15-33-17-04, роз’яснення в розділах 101.19, 101.20 ЄБПЗ).
А в листі ДПСУ від 04.03.2013 р. № 3341/6/15-3115 було зазначено таке:
«для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає податковому органові за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця».
Таким чином, в особи, яка оформляє «паперову» податкову накладну, має бути ще й електронний цифровий підпис.
Касові документи. Як відомо, підприємці не ведуть касової книги (пункт 4.2 Положення № 637), їм також не встановлюється ліміт каси та строк здавання готівкової виручки (п. 2.7 Положення № 637). Відповідно й особи, яка працює на посаді касира, вони також не мають. Деякі функції з приймання готівки від покупців може здійснювати продавець. Наприклад, він має право ставити підпис під документами, які підтверджують факт передачі товару покупцям і приймання від них готівкових коштів без застосування реєстратора розрахункових операцій, зокрема, на товарному чеку, розрахунковій квитанції тощо (див. з приводу їх оформлення листи ДПАУ від 30.12.2005 р. № 13365/6/23-8019, від 06.07.2009 р. № 14083/7/23-7017/572).
Аналогічно — якщо працівник проводить закупівлю товарів у населення, він може проставляти свій підпис на відповідних документах про сплату готівкових коштів (акт закупівлі, акт приймання-передачі послуг тощо).
Водночас є низка операцій, які здійснюють виключно касири (виплата заробітної плати, видача грошей підзвітній особі). На думку автора, у межах виконання трудових функцій, такі «касові» операції іншими особами не можуть виконуватися. Адже наявність касира у підприємця не передбачено нормативними документами, тому й здійснювати його функції інші працівники не можуть.
Проблемним є питання і з підписанням первинних документів бухгалтером підприємця. Зокрема, ідеться про платіжні доручення. Хоча є підстави вважати, що підприємець не може прий-няти особу на посаду бухгалтера, у листі Мінпраці від 30.05.2001 р. № 03-3/2478-018-2 таку можливість було підтверджено.
З урахуванням викладеного, підприємець, який прийняв на роботу особу на посаду бухгалтера, може доручити йому оформлення та підписання бухгалтерських документів.
Водночас банки вимагають для підтвердження підпису на платіжних документах, що належить уповноваженій особі підприємця, надання нотаріально посвідченої довіреності (див. пункти 5.6, 6.6 Інструкції № 492).
Утім, у пункті 7.1 Інструкції № 492 допускається можливість посвідчення довіреності уповноваженим працівником банку, якщо вона складається в банку (у присутності власника рахунка та довірених осіб). Така довіреність додаткового посвідчення не потребує. А в пункті 18.18 Інструкції № 492 зазначено, що зразки підписів власника рахунка та/або його довірених осіб посвідчуються уповноваженою особою банку за умови їх особистої присутності та пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, і документа, виданого органом Міндоходів, що підтверджує реєстрацію фізичної особи — резидента в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків.
Тобто будь-якій уповноваженій особі, у тому числі й бухгалтеру, для здійснення банківських операцій за рахунком підприємця, необхідно мати довіреність.
Органи Міндоходів також не заперечують проти підписання звітності підприємця бухгалтером за наявності нотаріально посвідченої довіреності (роз’яснення в розділі 135.02 ЄБПЗ).
ЗАПИТАННЯ. Хто є уповноваженою особою платника податків (ЮО або ФОП) у випадку подання звітності згідно з ПКУ?
ВІДПОВІДЬ. <…> Фізична особа, яка має нотаріально посвідчене доручення щодо представлення інтересів платника податків в контролюючих органах та здійснення відповідних правочинів, є уповноваженою особою фізичної особи — підприємця та може підписати і надати органу доходів і зборів податкову декларацію, розрахунок.
Підтвердив можливість підписання звітності уповноваженою особою за довіреністю підприємця і Мінфін у листі від 08.04.2011 р. № 31-28020-03-29/9247.
Ситуація 2. Особа не є працівником підприємця
У цьому випадку повноваження з оформлення та підписання документів, що передаються підприємцем особі, повинні оформлятися відповідно до положень ЦКУ і ПКУ.
Згідно з частиною 3 статті 244 ЦКУ довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.
Форма довіреності має відповідати формі, в якій повинна здійснюватися операція (частина 1 статті 245 ЦКУ). Як правило, усі операції, на які виписуються первинні документи, оформляються у простій письмовій формі. Відповідно і довіреність має бути складена також у простій письмовій формі.
Особливого оформлення за ЦКУ потребують довіреності, що видаються:
1) у порядку передоручення, тобто за ситуації, коли підприємець видав довіреність особі, а вона передає ці повноваження за довіреністю іншій особі. Тоді довіреність посвідчується нотаріально (частина 2 статті 245 ЦКУ);
2) на здійснення операцій, що підлягають нотаріальному посвідченню. У цьому випадку довіреність також посвідчується нотаріально (частина 1 статті 245 ЦКУ);
3) на отримання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів і поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо). Такі довіреності посвідчуються посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання (частина 4 статті 245 ЦКУ).
На практиці часто виникають також запитання: чи потрібно в обов’язковому порядку проставляти печатку на довіреності. Із цього приводу можна зазначити таке.
У законодавчих актах немає обов’язкових вимог у частині проставляння печатки на довіреностях для підприємців. Такий обов’язок передбачений лише для довіреностей юридичних осіб (частина 1 статті 246 ЦКУ). До того ж підприємець може печатки взагалі не мати, що підтверджують і офіційні органи (див. листи Держкомпід-приємництва від 06.09.2005 р. № 7669, від 11.11.2005 р. № 10006, Мін’юсту від 01.12.2005 р. № 19-48-92, Мінекономіки від 02.08.2010 р. № 3602-23/276, роз’яснення в розділі 135.01 ЄБПЗ).
Щоправда, на сьогодні залишилося відкритим питання щодо обов’язкової наявності печатки у підприємців — платників ПДВ. Хоча до пункту 201.1 ПКУ були внесені уточнення, спрямовані на звільнення таких осіб від обов’язку проставляння печатки, податківці це не визнали. Зокрема, там зазначено:
«платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу підписану уповноваженою платником особою та скріплену печаткою (за наявності) податкову накладну».
Однак досі не внесено відповідні зміни до пункту 16 Порядку № 1379, а в консультації з розділу 101.19 ЄБПЗ податківці натякають на те, що сьогодні від обов’язку проставляння печатки на податкових накладних підприємців не звільнено.
Між тим, як і раніше, згідно з положеннями пункту 16 Порядку № 1379 для посвідчення податкових накладних може бути виготовлено окрему печатку «Для податкових накладних». Це було підтверджено в листах ДПСУ від 29.12.2011 р. № 10768/7/15-3117, від 31.10.2012 р. № 4519/0/61-12/17-1216.
А в цілому, якщо підприємець має печатку, то посвідчити нею підпис на довіреності не буде зайвим.
Слід також урахувати, що згідно з пунктом 19.2 ПКУ:
«Довіреність, видана платником податків — фізичною особою на представництво його інтересів та ведення справ, пов’язаних із сплатою податків, має бути засвідчена відповідно до чинного законодавства.»
На це зверталася увага і в листі Мін’юсту від 31.03.2011 р. № 176-0-2-11-20. Отже, податківці можуть вимагати нотаріального посвідчення довіреності, на підставі якої стороння особа (непрацівник підприємця) оформляє податкові документи (податкові накладні, звітність тощо).
Висновки
Підприємці мають право делегувати оформлення первинних документів іншим особам, у тому числі й непрацівникам.
Для працівників у загальному випадку довіреність на оформлення первинних документів не потрібна (виняток — отримання ТМЦ та оформлення банківських документів). У решті ситуацій повноваження щодо оформлення первинних документів працівниками можна зазначити у трудовому договорі, посадовій інструкції, наказі.
Повноваження з оформлення первинних документів особами, які не є працівниками підприємця, слід зазначити в довіреності, яка може бути складена у простій письмовій формі. Для оформлення податкових і банківських документів буде потрібна довіреність, посвідчена нотаріально. Крім того, «банківську» довіреність можна оформити в самому банку, при цьому нотаріальне посвідчення не потрібне.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
Інструкція № 99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання цінностей, затверджена наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
Порядок № 1379 — Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом МФУ від 01.11.2011 р. № 1379.
Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.
