Определяем сумму больничных
Сумма больничных (и за счет работодателя, и за счет Фонда «временной нетрудоспособности», далее — Фонд) — это расчетная величина, которая определяется по формуле:
Б = ЗПср х С : 100 х К,
где ЗПср — размер среднедневной (среднечасовой) заработной платы;
С — процент оплаты листка нетрудоспособности, который устанавливается в зависимости от страхового стажа (см. с. 18);
К — количество пропущенных в связи с болезнью рабочих дней (часов) по графику работы, подлежащих оплате.
Пример 1. Работник болел с 4 по 8 августа 2014 года. Расчетный период — с февраля по июль 2014 года. Количество фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде — 122. Сумма выплат, начисленных в расчетном периоде, — 18000,00 грн. Страховой стаж работника — 4 года.
Среднедневная заработная плата составит:
18000,00 : 122 = 147,54 (грн.).
Сумма дневной выплаты с учетом страхового стажа работника равна:
147,54 х 60 : 100 = 88,52 (грн.).
Сумма оплаты первых пяти дней болезни за счет работодателя составит:
88,52 х 5 = 442,60 (грн.).
Однако существует специальный порядок определения показателей, которые необходимы для расчета больничных. В целом этот процесс можно представить в виде схемы на с. 26.
Итак, в первую очередь нужно правильно рассчитать сумму средней заработной платы. О том, как это сделать, читайте далее.
Определяем расчетный период и нужные выплаты
Начнем с расчетного периода, за который исчисляется средняя заработная плата. Порядок определения месяцев, которые в него входят, имеет свои особенности. Приведем их в таблице.
| Стаж работы | Правила определения расчетного периода |
| Более 6 календарных месяцев | 6 полных календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу болезни (пункт 4 Порядка № 1266) |
Пример 2. Работник трудится с декабря 2011 года. С 1 по 5 сентября 2014 года он болел. Расчетный период — с 1 марта по 31 августа 2014 года. | |
| Менее 6 календарных месяцев | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу болезни (пункт 5 Порядка № 1266) |
| Пример 3. Работница принята на работу со 2 июня 2014 года. С 26 августа по 5 сентября 2014 года она болела. У предпринимателя установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Несмотря на то что день приема на работу (2 июня 2014 года) является первым рабочим днем в этом месяце (1 июня 2014 года — выходной), такой месяц в расчетный период не включается (см. с.34 ). Поэтому для данной работницы расчетным периодом будет период с 1 по 31 июля 2014 года. | |
| Менее одного календарного месяца | Фактически отработанное время перед наступлением страхового случая (пункт 6 Порядка № 1266) |
| Пример 4. Работник принят с 18 августа 2014 года. С 4 по 9 сентября 2014 года он болел. Расчетный период — с 18 августа по 3 сентября 2014 года. | |
Однако бывают случаи, когда некоторые месяцы внутри расчетного периода нужно исключить. Это месяцы, которые полностью не отработаны работником по уважительным причинам (с 1-го до 1-го числа). Исчерпывающий перечень таких уважительных причин приведен в пункте 4 Порядка № 1266. Это:
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению.
Теперь поговорим о выплатах, которые нужно брать в расчет. Это суммы, начисленные работнику в расчетном периоде (см. выше), которые отвечают одновременно следующим требованиям:
1) начислены за отработанное время. Если выплата начислена за время, в течение которого работник не работал и за ним сохранялся средний заработок, то она в расчете не участвует (например, отпускные). А вот оплата дней командировки по среднему заработку учитывается, поскольку в этот период работник выполнял свою работу;
2) включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5;
3) включаются в базу для начисления и удержания ЕСВ.
Важно
Вы знаете, что из расчетного периода исключаются месяцы, полностью не отработанные работником по уважительным причинам. Так вот: если в таких исключенных месяцах работнику были начислены какие-либо выплаты, то они также не включаются в расчет средней зарплаты для определения больничных.
Предпринимателям, которые поощряют труд работников, нужно учесть следующее. Допустим в каком-то месяце работнику начислили поощрительную выплату разового характера (премию к юбилею, за успехи в труде, материальную помощь на оздоровление и т. д.). Если часть «премиального» месяца он отсутствовал по упомянутым ранее уважительным причинам, то такие выплаты должны учитываться пропорционально отработанному времени (абзац второй пункта 9 Порядка № 1266). Остальные выплаты, начисленные за фактически отработанное время в таком месяце, учитываются в сумме начисления.
Если же работник часть месяца был в отпуске, то поощрительная выплата включается в расчет в полной сумме.
Пример 5. Работник болел с 28 августа по 4 сентября 2014 года. Расчетный период: февраль — июль 2014 года. В мае 2014 года работнику начислили зарплату за 15 отработанных дней в сумме 3000,00 грн., больничные за 4 рабочих дня в сумме 800,00 грн. и материальную помощь на оздоровление в сумме 800,00 грн.
Работник отработал май 2014 года не полностью по уважительной причине (временная нетрудоспособность). Следовательно, начисленную ему в этом месяце материальную помощь на оздоровление в расчете средней зарплаты для оплаты больничного будем учитывать пропорционально отработанному времени.
Число рабочих дней в мае 2014 года — 19. Фактически отработано работником 15 рабочих дней. Размер материальной помощи, включаемой в расчет, составит:
800,00 : 19 х 15 = 631,58 (грн.).
Кроме того, предприниматели, работники которых получают большие зарплаты, должны быть в курсе ограничения для включения суммы выплат в расчет. Так, начисленные выплаты включаются в пределах максимальной величины базы взимания ЕСВ (абзац первый пункта 9 Порядка № 1266). Она равна 17 прожиточным минимумам для трудоспособных лиц, в месяцах 2014 года — 20706,00 грн.
Но учтите, если работник в каком-либо месяце расчетного периода находился в отпуске и при этом общая сумма начисленного дохода превышала максимальную величину, то в расчет для больничных может попасть только часть его зарплаты. Покажем это на примере.
Пример 6. Работник болел с 4 по 11 сентября 2014 года. Расчетный период — с марта по август 2014 года. В июле 2014 года работнику начислили заработную плату в сумме 17000,00 грн. и отпускные в сумме 5000,00 грн.
Общая сумма выплат, начисленных работнику за июль 2014 года, — 22000,00 грн. (17000,00 грн. + 5000,00 грн.). Но ЕСВ взимался только с части этой суммы, равной 20706,00 грн.
Сумма отпускных, а также дни, приходящиеся на период отпуска, в расчете средней зарплаты для оплаты больничного не участвуют.
Рассчитаем сумму зарплаты за июль 2014 года, которая войдет в расчет средней зарплаты для определения суммы больничного. Для этого сначала определим долю заработной платы, с которой взимался ЕСВ в общей сумме начисленных выплат в июле 2014 года:
20706,00 : 22000,00 = 0,94.
Далее определим сумму заработной платы, которая включается в расчет средней зарплаты для расчета больничных: 17000,00 x 0,94 = 15980,00 (грн.).
В расчет средней зарплаты для определения суммы больничных зарплата за июль 2014 года войдет в сумме 15980,00 грн.
Если же работник в расчетном периоде часть месяца находился отпуске и сумма оплаты труда (с учетом оплаты отпуска) меньше максимальной величины базы взимания ЕСВ, в расчете средней зарплаты выплаты за отработанные дни включаются без пропорционального распределения.
Среднедневная (среднечасовая) заработная плата
Первым делом разберемся, в каких случаях нужно рассчитывать среднедневную, а в каких — среднечасовую заработную плату.
Показатель среднечасовой заработной платы используется при расчете сумм больничных, если (пункт 15 Порядка № 1266):
1) ведется суммированный учет рабочего времени;
2) учет рабочего времени ведется в часах;
3) в месяцах расчетного периода, за который исчисляется средняя зарплата, или в периоде, за который выплачиваются больничные, устанавливается неполный рабочий день.
Во всех остальных случаях используется среднедневная заработная плата.
Бухгалтер рассчитывает:
— среднечасовую заработную плату путем деления начисленной за расчетный период суммы заработной платы на количество отработанных часов застрахованным лицом в указанном периоде (пункт 16 Порядка № 1266);
— среднедневную зарплату (за отработанное время) путем деления начисленной за расчетный период суммы заработной платы на количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде (пункт 14 Порядка № 1266).
Для лиц, рабочее время которых не поддается точному учету в силу особенностей условий труда, и для тех, кто рабочее время распределяет по собственному усмотрению (работа на дому, страховой агент и т. п.), применяется среднедневная зарплата за один календарный день.
Таким образом, в расчет количества рабочих (часов) дней за расчетный период должны быть включены те рабочие дни (часы), которые фактически были отработаны в расчетном периоде. Поэтому при подсчете количества дней, отработанных работником в расчетном периоде, не учитываются:
1) дни, на протяжении которых работник не работал, но за ним сохранялся средний заработок;
2) дни болезни, отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет, до 6 лет по медицинскому заключению;
3) любое неотработанное время, которое не оплачивается работнику (например, прогулы, дни нахождения в отпуске без сохранения заработной платы);
4) праздничные, нерабочие и выходные дни, приходящиеся на расчетный период.
Пример 7. Работник предпринимателя болел с 1 по 5 сентября 2014 года. Расчетный период — с 1 марта по 31 августа 2014 года. В расчетном периоде работник:
1) с 19 по 23 мая 2014 года болел. Количество фактически отработанных дней в мае 2014 года — 14;
2) с 1 по 15 июля 2014 года находился в отпуске без сохранения заработной платы, а с 21 по 25 июля 2014 года — в служебной командировке. Количество отработанных дней в июле 2014 года (включая командировку) — 12.
Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
Дни болезни и отпуска без сохранения заработной платы не участвуют в расчете. А вот дни служебной командировки при подсчете отработанных дней следует учесть, поскольку в командировке работник также работал.
Количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде составит 106 раб. дн. (20 раб. дн. в марте + 21 раб. дн. в апреле + 14 раб. дн. в мае + 19 раб. дн. в июне + 12 раб. дн в июле + 20 раб. дн. в августе).
В расчетном периоде работнику были начислены основная заработная плата — 15123,57 грн., больничные — 714,30 грн., оплата за время нахождения в командировке — 814,15 грн., премия к юбилею — 300,00 грн. и материальная помощь в связи с семейными обстоятельствами — 800,00 грн.
В расчет включаем сумму заработной платы, оплату за время нахождения в командировке и сумму премии к юбилею. Суммы больничных и материальной помощи в связи с семейными обстоятельствами в расчете не участвуют, поскольку не включаются в фонд оплаты труда (пункты 3.2, 3.3 и 3.31 Инструкции № 5).
Определим сумму выплат, учитываемых при расчете средней заработной платы:
15123,57 + 814,15 + 300,00 = 16237,72 (грн.).
Величина среднедневной заработной платы составит:
16237,72 : 106 = 153,19 (грн.).
При расчете средней заработной платы следует учитывать ограничение, предусмотренное абзацем пятым пункта 14 Порядка № 1266. В чем оно заключается? Рассчитанная среднедневная (среднечасовая) зарплата для оплаты периода болезни не может превышать максимальную величину базы взимания ЕСВ из расчета на один день (час). Она определяется путем деления максимальной величины, действующей в последнем месяце расчетного периода, на норму рабочего времени в последнем месяце расчетного периода.
Больничные совместителям
Работникам-совместителям больничные по месту работы по совместительству назначаются на основании:
1) копии листка нетрудоспособности, заверенной подписью руководителя (предпринимателя) и печатью по основному месту работы;
2) справки о средней заработной плате с основного места работы;
3) справки о средней заработной плате по местам работы по совместительству (если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству);
4) копии соответствующих удостоверений или других документов, подтверждающих его право на льготу по размеру больничных.
При расчете средней зарплаты для определения суммы больничных по месту работы по совместительству берется расчетный период по основному месту работы перед наступлением болезни.
Поэтому, в общем случае, среднедневная (среднечасовая) заработная плата для расчета больничных по месту работы по совместительству будет исчисляться путем деления начисленной за расчетный период заработной платы по совместительству, с которой уплачивался ЕСВ, на количество отработанных рабочих дней (часов) в расчетном периоде по основному месту работы (абзац третий пункта 21 Порядка № 1266).
Важно
Общая сумма заработной платы, начисленная в каждом из месяцев расчетного периода по основному месту работы и по совместительству, не может превышать размера максимальной величины для взимания ЕСВ. Узнать размер зарплаты по основному месту можно из предоставленной справки.
Если в каком-либо месяце расчетного периода общая сумма зарплаты превысит максимальную величину, то в расчет средней заработной платы по месту работы по совместительству принимается разница между этой величиной и зарплатой по основному месту работы.
Налогообложение больничных
Сумма больничных как за счет средств работодателя (оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности), так и за счет средств Фонда облагается ЕСВ в части начислений «сверху» по ставке 33,2 % и удержаний «снизу» по ставке 2 %.
Сроки уплаты ЕСВ с больничных такие же, как и для ЕСВ с заработной платы. Если предприниматель снимает с текущего счета деньги на оплату первых 5 дней временной нетрудоспособности и пособия за счет Фонда:
— ЕСВ в части начислений «сверху» перечисляется одновременно с получением денежных средств в банке;
— ЕСВ в части удержаний «снизу» должен быть уплачен не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены больничные, хотя удобнее перечислить ЕСВ одновременно со снятием денег со счета.
Если же средства на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности предприниматель выплачивает из кассы, то ЕСВ «сверху» он должен перечислить в день выплаты, а ЕСВ «снизу» — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены больничные.
Для сравнения с максимальной величиной для взимания ЕСВ (20706,00 грн.) больничные распределяют по месяцам, на которые приходится период нетрудоспособности.
Причем для сравнения дохода работника с максимальной величиной вначале учитывают зарплату, потом вознаграждения по ГП-договору, а в третью очередь больничные.
Со всей суммы больничных также удерживается НДФЛ по ставкам 15 и 17 %. При этом, больничные:
— уменьшают на сумму ЕСВ в части удержаний (2%) и на сумму налоговой социальной льготы (при наличии права на нее) при определении базы налогообложения;
— учитывают при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу (в 2014 году — 1710,00 грн.).
Уплатить удержанный с больничных НДФЛ необходимо в день снятия их суммы с текущего или спецсчета. Если первые 5 дней временной нетрудоспособности оплачиваются из выручки, то налог на доходы можно уплатить на протяжении банковского дня, следующего за днем такой выплаты.
Также с целью обеспечения финансирования мероприятий по повышению обороноспособности государства с 3 августа 2014 года до 1 января 2015 года был введен военный сбор в размере 1,5 % (подробнее об этом см. с. 10 этого номера).
Указанный сбор взимается с доходов физических лиц в форме заработной платы, других поощрительных и компенсационных выплат или других выплат и вознаграждений, которые начисляются (выплачиваются, предоставляются) плательщику в связи с трудовыми отношениями.
Так, военный сбор должен взиматься и с суммы больничных. Причем умножать на ставку 1,5 % нужно всю сумму без уменьшения на ЕСВ «снизу» и НСЛ.
В остальном правила взимания военного сбора такие же, как и для НДФЛ, т. е. удерживать и перечислять его должен налоговый агент (работодатель).
Что касается учета расходов предпринимателя на общей системе, то в их состав попадет сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности на основании «зарплатной» ведомости и пункта 142.2 НКУ. Такжев расходы предпринимателей на общей системе попадут суммы ЕСВ в части начислений «сверху» со всей суммы больничных согласно пункту 143.1 НКУ при наличии платежного документа и расчетной ведомости.
Выводы
При расчете больничных вначале определяют расчетный период и размер полученной работником зарплаты за его дни. По этим данным рассчитывают среднедневную (среднечасовую) зарплату за отработанное время.
Далее сумму среднедневной заработной платы умножают на количество рабочих дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности.
Расчетным периодом для исчисления больничных являются последние 6 полных календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу, в котором произошел страховой случай (или меньшее количество полных месяцев с 1-го до 1-го числа).
В расчете среднедневной заработной платы для определения суммы больничных учитываются выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5
и с которых уплачивался ЕСВ.
В то же время выплаты за неотработанное время не учитываются, например, отпускные или больничные.
Больничные облагаются ЕСВ «сверху» по ставке 33,2 % и «снизу» по ставке 2 %, НДФЛ и военным сбором.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.
